淺談新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決辦法

王瑩

摘 要：隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的不斷改革，我國對醫(yī)院的管理提出了更高的要求。檔案管理工作作為醫(yī)院的重要工作之一，在新醫(yī)改環(huán)境下暴露出了許多問題，也由此面臨著巨大的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院的檔案管理工作必須依照醫(yī)院的實際情況進行管理，結(jié)合當(dāng)今時代發(fā)展和新醫(yī)改的要求，不斷調(diào)整改進。完善醫(yī)院檔案管理制度，引進現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備，積極組織員工業(yè)務(wù)培訓(xùn)，從而提升醫(yī)院的整體管理水平。本文主要論述了在新醫(yī)改環(huán)境下醫(yī)院在檔案管理方面所面臨的問題以及根據(jù)這些問題所提出的解決辦法。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；醫(yī)院檔案管理；問題；措施

檔案管理是所有單位或企業(yè)都不可或缺的成分，與一般檔案管理相比，醫(yī)院的檔案管理有著明顯的特殊性和重要性。醫(yī)院檔案主要包括醫(yī)院簽訂的合同、協(xié)議書等法律文件、醫(yī)院重大事件的數(shù)據(jù)資料、醫(yī)院人事信息、患者病例等。它記載了醫(yī)院的發(fā)展歷史，是醫(yī)院在長期發(fā)展中積累的寶貴財富，為醫(yī)院的長遠發(fā)展提供了良好保障。醫(yī)院可以借助檔案信息，對醫(yī)療情況作出分析，便于重大事項的決策。基于醫(yī)院掌有患者病例的特殊性，需要對患者的個人資料與隱私進行保護，避免應(yīng)信息泄露而導(dǎo)致醫(yī)療糾紛。因此，在新醫(yī)改的背景下，加強醫(yī)院檔案管理工作迫在眉睫。

1 醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.1 管理人員專業(yè)水平低，檔案意識不足

醫(yī)院的運行與發(fā)展需要各個方面的協(xié)調(diào)努力，尤其是檔案管理這一方面。其內(nèi)部工作人員的專業(yè)能力和檔案意識都不容小覷。但是到目前為止，許多醫(yī)院尤其是一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)或縣級醫(yī)院仍未設(shè)置專門的檔案管理人員，而是招用一些兼職檔案員。這些檔案管理人員普遍學(xué)業(yè)水平低，缺乏專業(yè)素養(yǎng)，對檔案的收集、處理、存檔、立卷等業(yè)務(wù)相對生疏，經(jīng)常會引起檔案數(shù)據(jù)錯誤、紊亂等技術(shù)性問題，一定程度上影響了醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量[1]。

醫(yī)院檔案的價值是對檔案資源實行深刻的挖掘利用，為臨床、科研等事業(yè)提供依據(jù)，達到更好地服務(wù)每一位患者的要求。然而，即使有些大型醫(yī)院設(shè)有專門的檔案管理員，在他們中間也存在對檔案管理的重視程度不高的現(xiàn)象。他們錯誤地認為醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展沒有實際性的作用，以至于他們在處理檔案文件時總是敷衍了事，沒有深刻挖掘檔案中的信息。從而導(dǎo)致了檔案利用率低，體現(xiàn)不出檔案的價值，阻礙醫(yī)院的長遠發(fā)展。

1.2 缺乏相關(guān)制度建設(shè)

無論是社會的哪一方面，要想順利開展相關(guān)工作就必須建立良好的制度體系。現(xiàn)如今，醫(yī)院的相關(guān)建設(shè)注重于圍繞醫(yī)療、護理、人事等方面，在檔案管理制度建設(shè)方面還不是很完善，不滿足新醫(yī)改所提出的的檔案管理工作創(chuàng)新的要求。在此條件下，許多醫(yī)院已經(jīng)認識到不足之處并根據(jù)實際情況作出相應(yīng)調(diào)整。但仍未針對檔案管理的內(nèi)容、形式、方法制定統(tǒng)一的標準，對納入檔案管理的范圍和內(nèi)容沒有明確要求，導(dǎo)致各個醫(yī)院之間的檔案不能有效地相互銜接[2]。這在一定程度上阻礙了醫(yī)院的建設(shè)管理，無法實現(xiàn)醫(yī)院之間的資源共享。

1.3 缺乏檔案管理硬件設(shè)施的建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已占據(jù)了時代的主體地位，檔案的信息化管理成為時代的必然趨勢。但如今很多醫(yī)院的檔案管理仍以人工為主，計算機技術(shù)設(shè)備的引進還未普及到這一部門，缺乏硬件設(shè)施的建設(shè)。這種情況下很容易因管理人員的失誤而造成檔案數(shù)據(jù)的缺失、錯誤等情況，給醫(yī)院的檔案管理增加了工作量和難度。此外，很多小型醫(yī)院因可用房間有限，就將醫(yī)院的檔案室建立在一個狹小的空間里，這在一定程度上對醫(yī)院檔案管理建設(shè)的規(guī)范和落實增加了難度。

2 醫(yī)院檔案管理問題的解決措施

2.1 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案意識

醫(yī)院檔案管理的水平一定程度上取決于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和檔案意識。與其他行業(yè)相比，醫(yī)院的檔案管理員需要更加專業(yè)，尤其是在整理歸納大量復(fù)雜瑣碎的信息時，要求檔案管理員必須了解基本醫(yī)療知識，嚴謹認真，而且具備一定的信息素養(yǎng)和電子技術(shù)運用能力，以免在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中被淘汰。因此，醫(yī)院在招聘相關(guān)檔案管理人員時，應(yīng)嚴格要求其專業(yè)水平，積極開展相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓專職人員能有繼續(xù)學(xué)習(xí)的機會，也讓非專職人員能了解檔案的基本知識，增強檔案意識，便于檔案管理工作的協(xié)調(diào)開展。

此外，新醫(yī)改的目的是實現(xiàn)對醫(yī)療機構(gòu)和醫(yī)療系統(tǒng)的創(chuàng)新和改革，為了適應(yīng)新醫(yī)改要求就需要管理者具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力，淘汰保守、陳舊的管理理念。醫(yī)院在有一定條件支持的情況下，應(yīng)多邀請一些檔案管理方面的專家來進行講座或當(dāng)面指導(dǎo)或外派專職人員去學(xué)習(xí)。這樣一來，久而久之，醫(yī)院的檔案管理員不僅有較高的專業(yè)水平，還能有良好的檔案意識與創(chuàng)新意識，有利于醫(yī)院的檔案管理建設(shè)逐漸滿足新醫(yī)改的要求。

2.2 健全檔案管理的相關(guān)制度體系建設(shè)

健全的制度體系是做好醫(yī)院檔案管理的制度保障，使得醫(yī)院在進行檔案管理時可以有章可循?，F(xiàn)階段醫(yī)院的檔案管理相對分散，存在各個科室管理各自檔案的現(xiàn)象，嚴重造成醫(yī)院檔案管理不統(tǒng)一的問題。因此，醫(yī)院的檔案管理需要各方面的相互溝通協(xié)調(diào)，對檔案進行集中處理，統(tǒng)一規(guī)定要求。要重視檔案信息科的建設(shè)，發(fā)揮其主體作用，根據(jù)醫(yī)院實際情況和發(fā)展趨勢對進檔材料進行審核（從手續(xù)、表述、觀點等方面進行嚴格把關(guān)），認真鑒別、科學(xué)歸檔[3]。讓各個科室與檔案信息科密切交流，進一步規(guī)范檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理與醫(yī)院管理相結(jié)合。

此外，醫(yī)院在對于檔案的收集、審核、鑒別、整理、歸納、儲存等方面內(nèi)容應(yīng)按時對管理員進行績效考核，制定相應(yīng)的獎懲制度，激發(fā)管理員的工作積極性，督促管理人員認真完成相關(guān)工作，使其能為醫(yī)院的檔案發(fā)展做出保障。

2.3 加大醫(yī)院檔案管理建設(shè)力度

提高醫(yī)院檔案管理水平的重要措施之一就是對醫(yī)院的硬件設(shè)施進行創(chuàng)新升級。醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理的資金投入，專門為檔案管理開設(shè)科室，將檔案都整合到一個房間，設(shè)立專業(yè)人員進行管理，做好防火、防潮、防盜措施，最大程度上減少會影響檔案管理質(zhì)量的因素。

新醫(yī)改的方針是主張?zhí)峁┳銐虬踩?、便利、快捷的基礎(chǔ)性醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)[4]。在信息化的時代，醫(yī)院的信息化建設(shè)是迎合時代發(fā)展的必要途徑。醫(yī)院應(yīng)對各種文件進行數(shù)字化處理，并能通過網(wǎng)絡(luò)進行資源的共享與傳輸。加強檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)，淘汰老舊設(shè)備，升級電腦等一系列硬件設(shè)施的配置，購置打印機、掃描儀、采集器等配套設(shè)施，保持網(wǎng)絡(luò)暢通，定期檢查維修設(shè)備……此外，軟件的購置也應(yīng)該緊跟時代步伐，可購買國家統(tǒng)一標準的檔案管理軟件，從而提高檔案的安全性、穩(wěn)定性，更好地完善醫(yī)院檔案管理建設(shè)。

3 結(jié)束語

綜上所述，在新醫(yī)改的背景下，醫(yī)院的檔案管理工作起著極其重要的作用。因此，醫(yī)院應(yīng)結(jié)合實際情況及時發(fā)現(xiàn)改革過程中的不足之處并加以分析修正。檔案管理員應(yīng)充分利用新醫(yī)改這個契機，透過體、思想、創(chuàng)新等方面更新管理理念，創(chuàng)新管理方式，使得醫(yī)院的檔案管理更加標準化、規(guī)范化。這樣不僅能提高工作人員工作效率，優(yōu)化檔案利用，還能有效提高醫(yī)院檔案管理質(zhì)量。從而順應(yīng)新醫(yī)改要求，為我國醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展做出貢獻。

參考文獻

[1]呂琳琳.新醫(yī)改背景下提高醫(yī)院檔案管理有效性的對策研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（08）：134.

[2]謝蕾.基于新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：129.

[3]王琦琦.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法及策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（24）：150.

[4]官瑞霞，李冬盎.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理存在的問題和解決方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2017，14（05）：132-133.