淺淡房地產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用與推廣

梁淑儀

隨著經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的高速發(fā)展，信息技術(shù)日益廣泛地滲透到人們的工作、學(xué)習(xí)和生活中。作為國(guó)家重要信息資源之一的檔案信息，受到越來(lái)越多的重視和關(guān)注，尤其是房地產(chǎn)企業(yè)的檔案。那么房地產(chǎn)檔案如何進(jìn)行有效、安全、系統(tǒng)的管理，正是房地產(chǎn)企業(yè)面臨的一個(gè)機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

如何讓房地產(chǎn)企業(yè)能準(zhǔn)確、全面、系統(tǒng)地將檔案儲(chǔ)存與利用，使資源有效濃縮儲(chǔ)存，提供方便快捷的查找？那重點(diǎn)就在于運(yùn)用。運(yùn)用，是現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)。而傳統(tǒng)運(yùn)用中，檔案工作者面對(duì)眾多檔案信息，完全是依靠手工操作。特別是借閱檔案時(shí)，借助分類目錄進(jìn)行人工查找速度慢、效率低，達(dá)不到100%的準(zhǔn)確程度。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)提供了卓越的查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析的功能。因此，在今后的檔案資源加工中，應(yīng)盡可能地利用現(xiàn)代技術(shù)，彌補(bǔ)手工操作的不足，注重檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化應(yīng)用與推廣變得尤為重要。

所謂檔案數(shù)字化（digitization）是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。以下是一些有關(guān)房地產(chǎn)企業(yè)檔案數(shù)字化管理的認(rèn)識(shí)、應(yīng)用與推廣。

1 企業(yè)檔案管理目前的狀態(tài)

檔案管理部門(mén)在企業(yè)的整個(gè)體系來(lái)看，一般是不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的，鑒于這個(gè)特點(diǎn)，大多數(shù)企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門(mén)也不是特別的重視。從而出現(xiàn)不及時(shí)收集相關(guān)的文件，不按規(guī)范整理，不在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交應(yīng)該歸檔的文件，甚至覺(jué)得移交到了檔案室以后，利用起來(lái)很麻煩等等的情況。使得企業(yè)檔案的管理陷入一個(gè)尷尬的局面。

2 建設(shè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要性

企業(yè)中各職能部門(mén)，基至企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)檔案的管理會(huì)存在不了解，為什么檔案還要用檔案數(shù)字化管理，像傳統(tǒng)的人工管理不也是挺好的？這就有必要在這里說(shuō)說(shuō)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的重要性。具體有以下幾點(diǎn)：

1）節(jié)省成本：查找速度大幅提高，人工和時(shí)間成本也大幅降低。數(shù)字化管理檔案通過(guò)新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，極大地減少了保管存儲(chǔ)費(fèi)用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來(lái)也就節(jié)約了大量時(shí)間，從而避免因反復(fù)印刷復(fù)印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

2）提高工作效率：檔案數(shù)字化能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負(fù)擔(dān)。檔案庫(kù)也從原來(lái)的文件實(shí)體存儲(chǔ)，擴(kuò)展成為既能存儲(chǔ)實(shí)物，也把損傷降致最低，同時(shí)也是提供信息存儲(chǔ)調(diào)用的管理中心。

3）提高服務(wù)性：檔案數(shù)字化通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)等進(jìn)行高效檢索、儲(chǔ)存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案面向企業(yè)及其自身內(nèi)部管理提供了更為全面的服務(wù)工作。

3 檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的特點(diǎn)

1）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠保護(hù)檔案原有的模樣，建立可靠的海量電子檔案庫(kù)，能和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)。

2）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠提供多種途徑，建立電子化流程，在線檔案檢索，支持檔案借閱、發(fā)布等管理，使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。

3）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠更好地讓檔案專題發(fā)布，建立檔案的關(guān)聯(lián)，方便知識(shí)的獲取。

4）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠使固定的檔案庫(kù)變?yōu)椤耙苿?dòng)的檔案庫(kù)”，讓舊有的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，現(xiàn)有的電子檔案合理化。

4 啟動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的必要性

企業(yè)的檔案管理部門(mén)應(yīng)有效地增強(qiáng)檔案管理工作的效率，保障檔案材料的安全性，提升對(duì)檔案材料的處理速度與相關(guān)人員查詢使用檔案的速度。借助現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，結(jié)合適合自身企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)，為企業(yè)各部門(mén)提供準(zhǔn)確到位、穩(wěn)定快捷的服務(wù)，從而讓檔案管理工作真正服務(wù)于房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。應(yīng)積極利用計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源的自動(dòng)化管理，提升檔案材料的利用效率，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況打造檔案信息化管理平臺(tái)，讓企業(yè)各部門(mén)能夠借助于這一平臺(tái)來(lái)查詢相關(guān)信息，為房地產(chǎn)項(xiàng)目的順利實(shí)施提供有力保障。

4.1 企業(yè)檔案收集工作發(fā)展所需

房地產(chǎn)企業(yè)收集的檔案材料，需要面向的不單是在同一個(gè)地方或同一個(gè)部門(mén)，還要面向不同地方的不同項(xiàng)目，甚至是不同的行業(yè)所產(chǎn)生的檔案材料等等。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，把原始的檔案材料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化后，可以有效及時(shí)地收集到重要的信息，并下達(dá)重要的指示。

4.2 企業(yè)檔案存儲(chǔ)工作發(fā)展所需

從人類歷史文明角度來(lái)說(shuō)，檔案是具有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)，而傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式主要以紙質(zhì)、縮微膠片和照片音像等形式存在，由于其載體本身的固有性質(zhì)容易對(duì)檔案原件造成損壞甚至丟失，保存安全系數(shù)不高。但將其數(shù)字化處理后，經(jīng)由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲(chǔ)，一方面既可以代替原檔案使用，又可以最大程度延長(zhǎng)其存儲(chǔ)時(shí)間。

4.3 企業(yè)檔案利用工作發(fā)展所需

檔案數(shù)字化能夠使原檔案在更大的范圍中得到利用、甚至改變其使用方式。不再拘泥于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“一份一地”，也免去了檔案復(fù)制、轉(zhuǎn)移的繁瑣程序，一份檔案可以同時(shí)提供給多個(gè)需要的人使用，覆蓋面大大提高，有效地實(shí)現(xiàn)了資源共享。同時(shí)在不同地域之間的傳輸、不同時(shí)間空間的調(diào)閱也成為可能。不同形式的檔案文件可以利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行不同地域之間的傳輸，以此來(lái)擴(kuò)大檔案的利用空間，同時(shí)也縮短檔案的傳送時(shí)間、節(jié)約傳送費(fèi)用，提高檔案查詢、檢索速度。利用計(jì)算機(jī)所具有的高速檢索功能和高科技的處理能力，短時(shí)間內(nèi)它能從海量的數(shù)據(jù)中迅速準(zhǔn)確地找到數(shù)據(jù)。

5 完善企業(yè)檔案數(shù)字化管理與服務(wù)模式

數(shù)字化說(shuō)是當(dāng)今社會(huì)很多行業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)，也是數(shù)字化應(yīng)用發(fā)展的一個(gè)重要表現(xiàn)，而檔案管理作為社會(huì)發(fā)展極為關(guān)鍵的一個(gè)組成部分也應(yīng)該獲得相應(yīng)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用恰好能夠在較大程度上提高檔案管理的水平，具體到房地產(chǎn)企業(yè)來(lái)看，雖然說(shuō)檔案管理的數(shù)字化已經(jīng)成為了一種必然的趨勢(shì)，并且當(dāng)前很多的房地產(chǎn)企業(yè)也都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，但是對(duì)于這種數(shù)字化應(yīng)用的安全性卻需要引起房地產(chǎn)企業(yè)管理人員的足夠重視，并且還應(yīng)該促進(jìn)房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的全面發(fā)展，從管理人員到管理制度，再到具體的數(shù)字化管理技術(shù)，都需要有關(guān)人員進(jìn)行密切的關(guān)注，切實(shí)保障數(shù)字化技術(shù)能夠在房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理將會(huì)進(jìn)入一個(gè)創(chuàng)新與先進(jìn)并舉的管理與服務(wù)模式。

本人在檔案工作中不停地探索與創(chuàng)新，在堅(jiān)持各項(xiàng)檔案管理原則的前題下，結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，希望能使房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的數(shù)字化加快腳步，更快更好地進(jìn)行應(yīng)用，讓企業(yè)得到更全面的發(fā)展，從而讓數(shù)字化技術(shù)得到加速推廣并有效利用，更好地保證檔案管理與時(shí)俱進(jìn)。