新形勢下事業(yè)單位檔案管理與服務的創(chuàng)新變革研究

付霞

摘 要：事業(yè)單位管理工作之中，檔案管理不僅是一項基礎性的工作而且是一項非常重要的工作，其能夠為事業(yè)單位的決策實施以及經營管理提供幫助。新形勢下，對于事業(yè)單位檔案管理工作的要求不斷提升，由于之前事業(yè)單位檔案管理工作中存在認知不足、人員素質不足、管理手段缺乏科學性等問題，故有待進一步的研究予以解決。由此本文針對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，提出了創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作以及服務模式的方法，繼而有效發(fā)揮檔案管理工作的真正價值。

關鍵詞：新形勢；事業(yè)單位檔案管理；服務；創(chuàng)新變革；研究

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位重要的無形資產，其能夠真實且全面地反映事業(yè)單位歷史發(fā)展以及現(xiàn)實情況，對于事業(yè)單位而言，通過保存此類文件資料的方式達到了解事業(yè)單位開展活動以及服務的整個發(fā)展過程，由此可見，加強對于事業(yè)單位的檔案管理能夠為相關工作的順利有序進行提供保障。伴隨信息時代化這一新形勢，我國事業(yè)單位檔案管理工作中的問題逐漸暴露出來，如認知不足、人員素質不足、管理手段缺乏科學性等，針對上述問題，本文提出了通過創(chuàng)新變革事業(yè)單位管理與服務模式的方式解決問題。

1 當前事業(yè)單位檔案管理工作中的問題

1.1 檔案管理工作認知不足

由于檔案管理工作在事業(yè)單位經營運行中具有十分重要的作用，因此，開展科學且合理的檔案管理工作不僅能夠顯著提高事業(yè)單位的工作效率，而且能夠顯著踢動事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展[1]。受到傳統(tǒng)理念的影響，目前，多數(shù)事業(yè)單位并未將工作重心置于業(yè)務之中，其中事業(yè)單位檔案管理模塊被諸多事業(yè)單位忽視，工作人員認為檔案管理工作并不能夠直接為事業(yè)單位創(chuàng)造經濟效益。受到這一錯誤理念的嚴重影響，事業(yè)單位并未在檔案管理工作中投入大量的人力以及物力，進而導致事業(yè)單位檔案管理工作由于人手和物資不足出現(xiàn)工作效率低下的現(xiàn)象。其次，事業(yè)單位檔案管理工作多比較枯燥乏味，在缺乏監(jiān)督的時候工作人員并未嚴格遵照相關工作要求開展工作，進而造成了事業(yè)單位檔案管理工作中存在諸多操作不規(guī)范的情況。

1.2 檔案管理人員素質不足

檔案管理是一項比較系統(tǒng)的工作，其對工作人員的專業(yè)知識和專業(yè)素質提出了較高的要求，即要求工作人員必須具有耐心細致的工作素質以及專業(yè)的管理知識[2]。但是，由于事業(yè)單位檔案管理人員多為其他部門人員兼任，故容易出現(xiàn)工作積極性不高的情況，即使是全職人員也可能因為待遇較低影響工作積極性。面對此類情況，事業(yè)單位檔案管理工作的效率大打折扣。此外，部分檔案管理人員從事工作主要是通過向其他人學習的方式進行，此類人員多缺乏專業(yè)知識，且并不熟悉檔案歸檔的操作流程以及操作規(guī)范，進而導致在檔案分類以及檔案保管劃分方面出現(xiàn)差錯。

1.3 檔案管理手段缺乏科學性

近年來，信息技術得到了快速的發(fā)展且傳播日益廣泛，因而以信息技術作為技術支撐的檔案管理系統(tǒng)被廣泛運用于事業(yè)單位檔案管理工作中。但是，事業(yè)單位在利用計算機信息技術開展檔案管理工作的時候，并未同步發(fā)展電子檔案管理和軟硬件匹配工作，即忽視了硬件設施以及管理人才在檔案管理中的作用。即是存在部分事業(yè)單位建立了電子檔案系統(tǒng)，但由于檔案管理人員不熟悉正確的操作，導致電子檔案系統(tǒng)建立之后形成擺設，而無法規(guī)范化使用電子檔案開展檔案管理工作，導致先進系統(tǒng)無法投入的實際運用之中。

2 新形勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和變革路徑

通過對事業(yè)單位檔案管理工作中的諸多問題進行分析，發(fā)現(xiàn)完善檔案管理制度，引進和培養(yǎng)人才、提高人員對于檔案管理工作的重視程度，已經從成為開展事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和改革的關鍵所在[3]。因此，本文提出了從以下三個方面出發(fā)，重點創(chuàng)新各改革檔案管理工作以及服務模式。

2.1 完善檔案管理制度

電子信息技術高速發(fā)展的新環(huán)境下，事業(yè)單位遭受了多方面的沖擊，檔案管理工作出現(xiàn)了責任劃分不明、結構松散以及流程混亂等多方面的情況[4]。為防止在事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)上述現(xiàn)象，并保障檔案管理工作能夠有序進行，應立即建立并完善相應的規(guī)章制度， 從以下幾個方面出發(fā)完善檔案管理制度：其一，完善制度建設工作，制定與各個單位實際情況向契合的文件檔案管理制度，并明確具體的操作標準，其后制定同時也單位歸檔范圍以及保管期限表（均需要經統(tǒng)計檔案行政管理部門審核）以及相應的檔案分類方案；其二，明確責任機制，細化檔案的收集整理、鑒定保管、保密以及統(tǒng)計共享等工作流程，并將責任落實到具體人員身上，其主要目的在于增加工作人員的責任感；其三，完善考核以及建立監(jiān)督機制，員工工作考核需要從過程以及結果兩方面出發(fā)，將十佳員工評優(yōu)、評職稱以及晉升同工作情況相聯(lián)系，進而充分調動員工工作積極性，組織部門負責人以及領導一同構建監(jiān)督小組，指導并監(jiān)督檔案管理工作，及時地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題并快速解決問題。

2.2 強化檔案管理設施建設

新形勢下對于事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，為滿足要求事業(yè)單位應在改進檔案管理工作的基礎上開展設施建設工作[5]。其一，增加傳統(tǒng)場地的建設以及工作設備的投入，建設檔案管理接待室、辦公室以及檔案庫房，并將此三類房建獨立，以便達到顯著提高檔案管理工作服務質量的目的；為購置檔案管理部門的電腦等所需設備提供資金，進而達到提高檔案管理工作效率的目的。其二，增加數(shù)字檔案建設設備的資金投入，設備不僅包括了網絡連接以及網絡環(huán)境構建設備、檔案信息加工儲存設備，而且包括了數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等，進而保障事業(yè)單位檔案信息化工作，以達到顯著提高檔案利用率的目的。

2.3 提高管理人員的專業(yè)素質

檔案管理工作人員作為檔案管理創(chuàng)新和服務模式改革的主體，不僅需要具有較高的專業(yè)知識而且需要具備較高的專業(yè)技能，因此，事業(yè)單位采取多種方式提高檔案管理人員的自身素質具有重要意義。其一，重視人才的引進工作，在聘用員工的時候，盡量選擇具有專業(yè)能力、高學歷以及經驗豐富的人才，進而達到優(yōu)化檔案管理隊伍和提高工作效率的目的。其二，重視對于人才的培養(yǎng)工作，事業(yè)單位通過開展崗位培訓的方式加強在職檔案管理人員的專業(yè)知識以及專業(yè)技能，積極推進檔案管理創(chuàng)新工作的開展。

3 結束語

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位重要的無形資產，通過保存檔案文件資料的方式了解事業(yè)單位開展活動以及服務過程。伴隨不斷發(fā)展的科學信息技術，事業(yè)單位檔案管理工作在得到發(fā)展的同時暴露出諸多問題，通過不斷創(chuàng)新工作和改革服務模式的方式轉變原有的工作狀態(tài)。本文通過對新形勢下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進行分析，發(fā)現(xiàn)其存在認知不足、人員素質不足、管理手段缺乏科學性等問題。針對目前存在的問題，文章提出從完善檔案管理制度、強化檔案管理設施建設、提高管理人員的專業(yè)素質三方面解決，以期能夠發(fā)揮檔案管理工作的真正價值。

參考文獻

[1]李愛美，劉玉章.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革新策略[J].科學與財富，2017，21（17）：18-19.

[2]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務，2015，23（12）：74-75.

[3]王若琳.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究[J].人間，2016，224（29）：34-35.

[4]黨立萍.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014，5（07）：157.

[5]夏楓.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務模式的改革研究 [J].企業(yè)改革與管理，2015，6（18）：20.