新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與服務(wù)的創(chuàng)新變革研究

付霞

摘 要：事業(yè)單位管理工作之中，檔案管理不僅是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作而且是一項(xiàng)非常重要的工作，其能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的決策實(shí)施以及經(jīng)營(yíng)管理提供幫助。新形勢(shì)下，對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作的要求不斷提升，由于之前事業(yè)單位檔案管理工作中存在認(rèn)知不足、人員素質(zhì)不足、管理手段缺乏科學(xué)性等問(wèn)題，故有待進(jìn)一步的研究予以解決。由此本文針對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作以及服務(wù)模式的方法，繼而有效發(fā)揮檔案管理工作的真正價(jià)值。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；事業(yè)單位檔案管理；服務(wù)；創(chuàng)新變革；研究

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位重要的無(wú)形資產(chǎn)，其能夠真實(shí)且全面地反映事業(yè)單位歷史發(fā)展以及現(xiàn)實(shí)情況，對(duì)于事業(yè)單位而言，通過(guò)保存此類文件資料的方式達(dá)到了解事業(yè)單位開(kāi)展活動(dòng)以及服務(wù)的整個(gè)發(fā)展過(guò)程，由此可見(jiàn)，加強(qiáng)對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作的順利有序進(jìn)行提供保障。伴隨信息時(shí)代化這一新形勢(shì)，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作中的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，如認(rèn)知不足、人員素質(zhì)不足、管理手段缺乏科學(xué)性等，針對(duì)上述問(wèn)題，本文提出了通過(guò)創(chuàng)新變革事業(yè)單位管理與服務(wù)模式的方式解決問(wèn)題。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作認(rèn)知不足

由于檔案管理工作在事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)運(yùn)行中具有十分重要的作用，因此，開(kāi)展科學(xué)且合理的檔案管理工作不僅能夠顯著提高事業(yè)單位的工作效率，而且能夠顯著踢動(dòng)事業(yè)單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展[1]。受到傳統(tǒng)理念的影響，目前，多數(shù)事業(yè)單位并未將工作重心置于業(yè)務(wù)之中，其中事業(yè)單位檔案管理模塊被諸多事業(yè)單位忽視，工作人員認(rèn)為檔案管理工作并不能夠直接為事業(yè)單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。受到這一錯(cuò)誤理念的嚴(yán)重影響，事業(yè)單位并未在檔案管理工作中投入大量的人力以及物力，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作由于人手和物資不足出現(xiàn)工作效率低下的現(xiàn)象。其次，事業(yè)單位檔案管理工作多比較枯燥乏味，在缺乏監(jiān)督的時(shí)候工作人員并未嚴(yán)格遵照相關(guān)工作要求開(kāi)展工作，進(jìn)而造成了事業(yè)單位檔案管理工作中存在諸多操作不規(guī)范的情況。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)不足

檔案管理是一項(xiàng)比較系統(tǒng)的工作，其對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，即要求工作人員必須具有耐心細(xì)致的工作素質(zhì)以及專業(yè)的管理知識(shí)[2]。但是，由于事業(yè)單位檔案管理人員多為其他部門(mén)人員兼任，故容易出現(xiàn)工作積極性不高的情況，即使是全職人員也可能因?yàn)榇鲚^低影響工作積極性。面對(duì)此類情況，事業(yè)單位檔案管理工作的效率大打折扣。此外，部分檔案管理人員從事工作主要是通過(guò)向其他人學(xué)習(xí)的方式進(jìn)行，此類人員多缺乏專業(yè)知識(shí)，且并不熟悉檔案歸檔的操作流程以及操作規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致在檔案分類以及檔案保管劃分方面出現(xiàn)差錯(cuò)。

1.3 檔案管理手段缺乏科學(xué)性

近年來(lái)，信息技術(shù)得到了快速的發(fā)展且傳播日益廣泛，因而以信息技術(shù)作為技術(shù)支撐的檔案管理系統(tǒng)被廣泛運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理工作中。但是，事業(yè)單位在利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，并未同步發(fā)展電子檔案管理和軟硬件匹配工作，即忽視了硬件設(shè)施以及管理人才在檔案管理中的作用。即是存在部分事業(yè)單位建立了電子檔案系統(tǒng)，但由于檔案管理人員不熟悉正確的操作，導(dǎo)致電子檔案系統(tǒng)建立之后形成擺設(shè)，而無(wú)法規(guī)范化使用電子檔案開(kāi)展檔案管理工作，導(dǎo)致先進(jìn)系統(tǒng)無(wú)法投入的實(shí)際運(yùn)用之中。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和變革路徑

通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作中的諸多問(wèn)題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)完善檔案管理制度，引進(jìn)和培養(yǎng)人才、提高人員對(duì)于檔案管理工作的重視程度，已經(jīng)從成為開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新和改革的關(guān)鍵所在[3]。因此，本文提出了從以下三個(gè)方面出發(fā)，重點(diǎn)創(chuàng)新各改革檔案管理工作以及服務(wù)模式。

2.1 完善檔案管理制度

電子信息技術(shù)高速發(fā)展的新環(huán)境下，事業(yè)單位遭受了多方面的沖擊，檔案管理工作出現(xiàn)了責(zé)任劃分不明、結(jié)構(gòu)松散以及流程混亂等多方面的情況[4]。為防止在事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)上述現(xiàn)象，并保障檔案管理工作能夠有序進(jìn)行，應(yīng)立即建立并完善相應(yīng)的規(guī)章制度， 從以下幾個(gè)方面出發(fā)完善檔案管理制度：其一，完善制度建設(shè)工作，制定與各個(gè)單位實(shí)際情況向契合的文件檔案管理制度，并明確具體的操作標(biāo)準(zhǔn)，其后制定同時(shí)也單位歸檔范圍以及保管期限表（均需要經(jīng)統(tǒng)計(jì)檔案行政管理部門(mén)審核）以及相應(yīng)的檔案分類方案；其二，明確責(zé)任機(jī)制，細(xì)化檔案的收集整理、鑒定保管、保密以及統(tǒng)計(jì)共享等工作流程，并將責(zé)任落實(shí)到具體人員身上，其主要目的在于增加工作人員的責(zé)任感；其三，完善考核以及建立監(jiān)督機(jī)制，員工工作考核需要從過(guò)程以及結(jié)果兩方面出發(fā)，將十佳員工評(píng)優(yōu)、評(píng)職稱以及晉升同工作情況相聯(lián)系，進(jìn)而充分調(diào)動(dòng)員工工作積極性，組織部門(mén)負(fù)責(zé)人以及領(lǐng)導(dǎo)一同構(gòu)建監(jiān)督小組，指導(dǎo)并監(jiān)督檔案管理工作，及時(shí)地發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問(wèn)題并快速解決問(wèn)題。

2.2 強(qiáng)化檔案管理設(shè)施建設(shè)

新形勢(shì)下對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作提出了更高的要求，為滿足要求事業(yè)單位應(yīng)在改進(jìn)檔案管理工作的基礎(chǔ)上開(kāi)展設(shè)施建設(shè)工作[5]。其一，增加傳統(tǒng)場(chǎng)地的建設(shè)以及工作設(shè)備的投入，建設(shè)檔案管理接待室、辦公室以及檔案庫(kù)房，并將此三類房建獨(dú)立，以便達(dá)到顯著提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的目的；為購(gòu)置檔案管理部門(mén)的電腦等所需設(shè)備提供資金，進(jìn)而達(dá)到提高檔案管理工作效率的目的。其二，增加數(shù)字檔案建設(shè)設(shè)備的資金投入，設(shè)備不僅包括了網(wǎng)絡(luò)連接以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境構(gòu)建設(shè)備、檔案信息加工儲(chǔ)存設(shè)備，而且包括了數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)等，進(jìn)而保障事業(yè)單位檔案信息化工作，以達(dá)到顯著提高檔案利用率的目的。

2.3 提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理工作人員作為檔案管理創(chuàng)新和服務(wù)模式改革的主體，不僅需要具有較高的專業(yè)知識(shí)而且需要具備較高的專業(yè)技能，因此，事業(yè)單位采取多種方式提高檔案管理人員的自身素質(zhì)具有重要意義。其一，重視人才的引進(jìn)工作，在聘用員工的時(shí)候，盡量選擇具有專業(yè)能力、高學(xué)歷以及經(jīng)驗(yàn)豐富的人才，進(jìn)而達(dá)到優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍和提高工作效率的目的。其二，重視對(duì)于人才的培養(yǎng)工作，事業(yè)單位通過(guò)開(kāi)展崗位培訓(xùn)的方式加強(qiáng)在職檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)技能，積極推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新工作的開(kāi)展。

3 結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位檔案是事業(yè)單位重要的無(wú)形資產(chǎn)，通過(guò)保存檔案文件資料的方式了解事業(yè)單位開(kāi)展活動(dòng)以及服務(wù)過(guò)程。伴隨不斷發(fā)展的科學(xué)信息技術(shù)，事業(yè)單位檔案管理工作在得到發(fā)展的同時(shí)暴露出諸多問(wèn)題，通過(guò)不斷創(chuàng)新工作和改革服務(wù)模式的方式轉(zhuǎn)變?cè)械墓ぷ鳡顟B(tài)。本文通過(guò)對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其存在認(rèn)知不足、人員素質(zhì)不足、管理手段缺乏科學(xué)性等問(wèn)題。針對(duì)目前存在的問(wèn)題，文章提出從完善檔案管理制度、強(qiáng)化檔案管理設(shè)施建設(shè)、提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)三方面解決，以期能夠發(fā)揮檔案管理工作的真正價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

[1]李愛(ài)美，劉玉章.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革新策略[J].科學(xué)與財(cái)富，2017，21（17）：18-19.

[2]王玲玲.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，23（12）：74-75.

[3]王若琳.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人間，2016，224（29）：34-35.

[4]黨立萍.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革新思路研究[J].黑龍江史志，2014，5（07）：157.

[5]夏楓.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究 [J].企業(yè)改革與管理，2015，6（18）：20.