事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)分析

王樂萍 宋曉蕾

摘 要：事業(yè)單位中檔案資料管理很重要，這些檔案資料在很多業(yè)務(wù)辦理開展方面有極高的參考價值，在其他方面也能發(fā)揮用武之地?；诖?，事業(yè)單位要強(qiáng)化檔案管理，還要使其與信息化時代的產(chǎn)物，信息技術(shù)和信息設(shè)備結(jié)合起來，使檔案管理更加現(xiàn)代化、智能化。在檔案信息化管理中，檔案資料管理的很多流程都可以快速高效完成。因此事業(yè)單位有必要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)人員要加強(qiáng)對檔案管理和信息技術(shù)的研究，以使兩者結(jié)合更好。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化；建設(shè)措施；

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)正處于方興未艾節(jié)段，在信息技術(shù)層出不窮，信息設(shè)備不斷問世的背景下，檔案管理只有不斷進(jìn)行信息化創(chuàng)新和建設(shè)，檔案管理才會更加現(xiàn)代化。在檔案管理信息化建設(shè)中，事業(yè)單位必定會遇到很多問題，相關(guān)人員應(yīng)從多角度出發(fā)，解決問題。本文主要針對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析。

1 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題

1.1 檔案管理不規(guī)范

只有規(guī)范化管理檔案，檔案的管理流程、檔案本身資料的編輯整理質(zhì)量才會得到保證，檔案利用效率才更高。在實(shí)際中，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)的時間雖然不短，但建設(shè)力度比較小，建設(shè)進(jìn)程比較慢，有很多流程在開展過程中，人為參與痕跡比較重，信息技術(shù)和設(shè)備利用效率低。所以最終會出現(xiàn)很多人為誤差，比如檔案序號編目沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也不規(guī)范，目錄內(nèi)容和實(shí)際資料無法對應(yīng)起來，這樣不規(guī)范的檔案資料利用價值是低下的[1]。事業(yè)單位應(yīng)重視這種情況。

1.2 檔案檢索差，檔案統(tǒng)一管理水平低

檔案檢索完全可以通過相關(guān)的信息技術(shù)和設(shè)備完成，但在實(shí)際中，事業(yè)單位因?yàn)槿藛T素質(zhì)問題或設(shè)備軟件建設(shè)力度差等，在大多數(shù)情況下，一般選擇人工檢索，這極大降低了檔案檢索效率，在檢索過程中，甚至?xí)霈F(xiàn)人工誤差，這些都是檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)該解決的問題。

1.3 檔案管理專業(yè)隊(duì)伍有待建設(shè)

事業(yè)單位檔案管理專業(yè)隊(duì)伍還處于有待建設(shè)狀態(tài)，現(xiàn)有的管理人員在數(shù)量和質(zhì)量上往往不能滿足檔案信息化管理要求。在檔案管理中，崗位培訓(xùn)以及其他業(yè)務(wù)與檔案管理工作都應(yīng)獨(dú)立存在，相關(guān)的工作人員也要做好區(qū)分。在實(shí)際中，檔案管理部門人員有限，他們往往身兼數(shù)職，所以不能將全部身心投入到檔案管理中來。另外檔案信息化管理中，需要應(yīng)用到很多信息技術(shù)和設(shè)備軟件，這些都要有專業(yè)的信息知識作為支持，管理人員往往不能勝任該工作，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案資料損壞問題。

1.4 資金投入不足

事業(yè)單位資金主要來自國家財(cái)政，所以資金本身就有限，資金使用預(yù)算計(jì)劃中，檔案管理信息化建設(shè)資金只占其中一小部分，這些資金難以購置優(yōu)質(zhì)信息設(shè)備和軟件，所以事業(yè)單位檔案管理信息化硬件和軟件還有待健全[2]。

2 事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

針對不規(guī)范的檔案管理現(xiàn)象，事業(yè)單位應(yīng)建立專門的管理制度，在該制度下，事業(yè)單位在檔案信息化管理方面，應(yīng)以國家信息化管理標(biāo)準(zhǔn)為參考，建立符合自身發(fā)展的管理標(biāo)準(zhǔn)。在檔案信息化管理中，更是要加大信息技術(shù)和信息設(shè)備的利用率，人員只是起到輔助作用。在檔案管理流程進(jìn)行中，這些人員可對檔案資料的格式、檔案信息完整度、檔案資料目錄編制情況以及與正文內(nèi)容的符合度等進(jìn)行檢查，看其是否正確，是否規(guī)范。此外，事業(yè)單位還要對每種檔案管理軟件和設(shè)備的運(yùn)用建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使其在應(yīng)用時不會出現(xiàn)錯誤。

2.2 實(shí)行數(shù)字化檔案管理，提高檢索效率

數(shù)字化技術(shù)是信息時代的產(chǎn)物，該技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)大量數(shù)據(jù)信息的快速傳遞、分享和處理，事業(yè)單位完全可以將其與檔案檢索和檔案管理結(jié)合起來。在數(shù)字化管理中，完整的檔案原資料會被完好無損保存下來，這可以滿足用戶的檔案檢索需求，提高檢索效率[3]。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在檔案資料儲存中，該技術(shù)會先對檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，在保存的過程中，檔案目錄會自動生成，并與全文內(nèi)容共同保存在數(shù)據(jù)庫中，在該技術(shù)應(yīng)用中，不會發(fā)生目錄與內(nèi)容不對應(yīng)情況。此外事業(yè)單位還要建立專門的檔案管理信息化網(wǎng)站，該網(wǎng)站會為檔案資料共享提供平臺，為檔案人員交流聯(lián)系提供渠道，為用戶檢索檔案資料提供途徑。這些都會提高檔案的檢索效率和利用效率。

2.3 建設(shè)專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位要加大檔案管理信息化建設(shè)力度，首先要建立一支專業(yè)的管理隊(duì)伍，將信息化管理工作交代給他們，由他們?nèi)硇呢暙I(xiàn)自身力量，輔助檔案管理信息化建設(shè)。這支隊(duì)伍中，每個人員都要自己的職責(zé)，每個崗位都有專屬人員，避免一人多崗現(xiàn)象。在管理隊(duì)伍建設(shè)中，事業(yè)單位中的崗位培訓(xùn)人員還要定期培訓(xùn)這些管理人員，使其具備管理素質(zhì)外，還要掌握足夠的信息技術(shù)和設(shè)備軟件操作知識。

2.4 加大檔案管理信息化建設(shè)投入

完善的檔案管理信息設(shè)備和軟件是管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，事業(yè)單位應(yīng)在建設(shè)之前，就做好總體規(guī)劃，在規(guī)劃中，要對檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容和流程以及階段等進(jìn)行規(guī)定，還要對信息化建設(shè)預(yù)算資金進(jìn)行規(guī)劃，使相關(guān)的軟硬件都能得到完善。

3 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中，需要解決的問題或需要實(shí)施的建設(shè)措施還有很多，比如信息管理安全問題和信息安全防護(hù)措施等。這些都需要事業(yè)單位做好引導(dǎo)作用，而其他的部門都要輔助檔案管理部門做好信息化建設(shè)工作和檔案信息化管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]丁會峰.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2017，16（18）：242-243.

[2]陳濤.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144.

[3]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013（16）：128-129.