建筑工程檔案資料管理中的問題及措施研究

石美玲

摘 要：眾所周知，建筑工程檔案在建筑工程管理中扮演著不可或缺的角色，高效率的工程檔案管理不僅有助于工程水平的提高，而且還能為企業(yè)帶來可觀的經(jīng)濟效益。建筑工程檔案可以說是技術(shù)與經(jīng)驗的高度概括，屬于企業(yè)的寶貴財富。鑒于此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗提出合理化建議，供以借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理；問題；措施

從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看，我國建筑行業(yè)得到了突飛猛進的發(fā)展，然而在實際發(fā)展的進程中，大部分企業(yè)都將目光放在了經(jīng)濟效益的上面，這樣就會致使檔案管理工作存在某些問題。因此，建筑企業(yè)應(yīng)當(dāng)在日后工作中對檔案資料引起必要的重視，對其進行科學(xué)的管理，只有這樣才能促使其發(fā)揮出應(yīng)有的價值。

1 當(dāng)前建筑工程資料管理工作中存在的問題

1.1 檔案資料管理質(zhì)量不高

一些建筑企業(yè)往往對檔案數(shù)量的收集引起重視，但是卻沒有做好資料鑒定工作，這樣久而久之就會致使檔案混入一些沒有價值的資料，這對檔案的科學(xué)管理與長期保存都會帶來不利影響。除此之外，在管理工程檔案資料的時候，很容易出現(xiàn)資料分量不足或者是資料遺失的現(xiàn)象，一些含金量比較高的文件等材料在實際管理的時候過于隨意，這樣就會致使已經(jīng)形成的檔案資料質(zhì)量無法達到預(yù)期的目的。由此可見，上述這些問題都會對檔案資料管理水平帶來不利影響，甚至還會在很大程度上影響到檔案資料的有效性。

1.2 管理制度不完善

從當(dāng)前的發(fā)展趨勢來看、建筑企業(yè)與施工企業(yè)在意識形態(tài)的認識不足，這樣就會在很大程度上致使工程檔案資料管理無法得到應(yīng)有的重視，很多企業(yè)將目光放在了施工建設(shè)的上面，出現(xiàn)“輕管理、重建設(shè)”的現(xiàn)象時有發(fā)生。還有一些管理人員片面的認為不需要將精力和時間花費到這項工作中，甚至無法意識到工程質(zhì)量和檔案資料存在的關(guān)系，這樣在實際開展工作的時候就不能做好監(jiān)督工作，施工監(jiān)理也無法落實到實處，管理流程存在較多問題。

1.3 相關(guān)人員的檔案意識薄弱

眾所周知，工程檔案資料具有一定的復(fù)雜性，尤其是當(dāng)工程完工驗收以后需要轉(zhuǎn)交到業(yè)主手上的資料更是數(shù)不勝數(shù)。假如在第一時間沒有發(fā)現(xiàn)工程質(zhì)量問題，那么這個時候就可以正常交付工作，施工團隊也會停止后續(xù)活動。反之，如果不能在最短的時間將所有的資料整理好，那么就會對檔案管理工作帶來直接的影響。通常在翻閱檔案的時候，相關(guān)人員都會對驗收證書、竣工圖等引起重視，但是其他檔案資料常常被忽視掉，這樣就無法提高檔案的利用率，同時也無法保障檔案資料的完整性。

2 建筑工程檔案資料管理問題的解決措施

2.1 完善檔案管理機制

一些建筑企業(yè)沒有建立切實可行的檔案管理制度，導(dǎo)致該項工作變得隨意化。因此，相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對資料管理工作予以高度重視，將其滲透于管理工作中。在開展檔案管理工作的時候一定要安排專業(yè)人員負責(zé)，并對項目的實施加以優(yōu)化。不僅如此，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)要有目的、有組織的進行，制定出切實可行的管理機制，并滿足相關(guān)規(guī)定要求。建筑企業(yè)還應(yīng)當(dāng)把檔案管理目標(biāo)有效落實到每一個流程當(dāng)中，對檔案資料水平進行科學(xué)的控制，加大資料收集管理監(jiān)督的力度，與各個部門之間保持親密的溝通，優(yōu)化管理機制，進而將服務(wù)范圍加以拓寬。

2.2 加大管理人員培訓(xùn)的力度

第一，建筑企業(yè)如果想要確保檔案資料管理工作的整體水平，那么就要在指定的時間內(nèi)加大培訓(xùn)工作開展的力度，確保其全面了解檔案資料管理工作的整個流程。當(dāng)培訓(xùn)工作結(jié)束以后還要進行考核，只有考核合格的人才能勝任該崗位；第二，為了促使檔案資料管理工作可以達到合理化的目的，那么就要對相關(guān)管理人員做好培訓(xùn)工作，為該項工作內(nèi)容與施工內(nèi)容保持一致提供應(yīng)有的保障；第三，相關(guān)部門也應(yīng)當(dāng)在指定的時間對管理人員做好培訓(xùn)工作，并主動宣傳新型的管理理念。不僅如此，各建筑企業(yè)也應(yīng)當(dāng)主動參與其中，把學(xué)習(xí)成果逐漸轉(zhuǎn)變成企業(yè)發(fā)展的動力，不斷提高企業(yè)在市場中的綜合實力，進而推動企業(yè)的不斷發(fā)展。

2.3 重視質(zhì)量控制工作

檔案資料管理工作水平滲透到檔案管理工作的每一個流程當(dāng)中，同時還包含很多方面，如針對工程準備流程來說，依據(jù)工程特征制定出切實可行的管理機制，并制定出相應(yīng)的文件表單。這是因為標(biāo)準統(tǒng)一以后會對后期管理工作的開展提供方便，所以在實際開展施工的時候，一定要做好資料收集工作與整理工作。通常情況下，很多因素都會對資料收集和整理工作帶來不利影響，這樣就要求相關(guān)管理人員應(yīng)當(dāng)對施工相關(guān)知識做到熟練掌握，參與到一線工作中，為資料的真實性提供應(yīng)有的保障。對于技術(shù)資料來說，應(yīng)當(dāng)保障其完整性，只有確保技術(shù)材料的完整性，才能真實的反映出工程的實際狀況。在對技術(shù)資料進行收集的過程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)與技術(shù)人員之間保持親密的交流，并對管理人員的數(shù)量進行科學(xué)配置，例如其中至少應(yīng)該有相關(guān)技術(shù)人員。

2.4 充分運用各種現(xiàn)代化技術(shù)，實現(xiàn)檔案資料管理的信息化

基于信息時代的背景下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛的運用，這也為工程檔案資料工作的開展創(chuàng)造有利條件。在實際管理的過程中，應(yīng)當(dāng)積極運用各種現(xiàn)代化技術(shù)對檔案資源做好管理工作，還可以在建筑企業(yè)當(dāng)中建立相應(yīng)的信息庫，將其逐漸演變成建筑企業(yè)管理中的一個分支，并和企業(yè)發(fā)展建設(shè)進行同步化管理。積極運用現(xiàn)代化技術(shù)，將施工流程中的資料、相關(guān)數(shù)據(jù)等做好編制工作，這樣當(dāng)相關(guān)管理人員需要相關(guān)資料的時候就會變得非常便利，進而為提高工作水平以及促進企業(yè)的發(fā)展打下扎實的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

隨著我國國民經(jīng)濟水平的提高，促使建筑行業(yè)得到了蓬勃的發(fā)展，在實際發(fā)展的進程中應(yīng)當(dāng)對各方面工作的發(fā)展予以高度重視?，F(xiàn)階段，相關(guān)管理人員已經(jīng)對檔案資源管理工作予以了高度重視，這是因為該項工作能夠帶動工程的施工管理工作。所以，應(yīng)當(dāng)將更多的目光放在這項工作的上面，并采取有效措施制定出切實可行的管理制度，積極引進新型管理模式，繼而促使建筑行業(yè)可以邁入新的臺階。

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