城建檔案管理信息化建設(shè)探究

魏宏梅

摘 要：城市建設(shè)的快速發(fā)展有賴于經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展與進(jìn)步，城建檔案管理也是城鄉(xiāng)發(fā)展中的重要一環(huán)，反映了城市發(fā)展的過程，記錄了這個(gè)過程中的有關(guān)歷史檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于城市之后的發(fā)展非常重要，具有指導(dǎo)性的作用，電腦相關(guān)技術(shù)以及電子信息技術(shù)的發(fā)展使得城建檔案管理更加簡(jiǎn)便和多元化，這種信息化的模式使得城建管理的效率和準(zhǔn)確率得以增加，為城市的發(fā)展提供了依據(jù)。

關(guān)鍵詞：信息化；城建檔案管理；管理

改革開放以后，城市建設(shè)逐步加快，城市化的發(fā)展速度水平逐年加快，并逐步完善，城市發(fā)展和城市建設(shè)檔案作為一個(gè)重要的信息，記錄著城市的起源和發(fā)展，可以為城市規(guī)劃和建設(shè)提供數(shù)據(jù)并作為歷史基礎(chǔ)，使得城市得以變好和發(fā)展。而由于科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，城市建設(shè)檔案管理的模式朝著的信息化方向改變，通過信息化的建設(shè)研究，使得我國(guó)新時(shí)期城建檔案管理的模式得以改進(jìn)，水平得以增加。

1 城建檔案管理信息化的概況

1.1 城建檔案管理信息化的概述

城市建設(shè)檔案作為城市規(guī)劃、建設(shè)和信息管理過程中所創(chuàng)造的記錄，包括圖像、文字、照片等，無疑可以說是城市發(fā)展日記。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)新時(shí)期和科技發(fā)展新趨勢(shì)下，城市建設(shè)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)也需要適應(yīng)時(shí)代的變化，利用現(xiàn)代信息技術(shù)使得城市建設(shè)檔案管理信息化得以實(shí)現(xiàn)。另外，還需要實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案的信息化。隨著我國(guó)不斷擴(kuò)張的城市規(guī)模和不斷增加的城市建設(shè)工程數(shù)量，城市建設(shè)檔案的數(shù)量將繼續(xù)增加，檔案管理的困難也會(huì)升級(jí)，因此城市建設(shè)檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)具有歷史必然性和現(xiàn)實(shí)可行性。

1.2 信息化管理城建檔案的主要內(nèi)容。1）城市建設(shè)檔案信息化的資源建設(shè)。主要包括數(shù)字化實(shí)現(xiàn)現(xiàn)有城市建設(shè)檔案，對(duì)各類電子文獻(xiàn)進(jìn)行收集整理，最后將其整合到信息數(shù)據(jù)庫中。2）為了實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理信息化，還需要構(gòu)建城市建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)和基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要是通過收集、整理和利用城市建設(shè)檔案的各種信息來增加城市建設(shè)檔案的使用效率?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是指建設(shè)城市建設(shè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)和數(shù)字的設(shè)備。3）對(duì)培養(yǎng)城市建設(shè)檔案管理信息化人才隊(duì)伍進(jìn)行培養(yǎng)，儲(chǔ)備城市建設(shè)檔案管理人才，增加城市建設(shè)檔案管理的專業(yè)化水平。4）完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。城市建設(shè)檔案的電子文獻(xiàn)收集、文獻(xiàn)歸檔、分揀和圖書館信息電子檔案資源的存儲(chǔ)、查閱等，都需要提前設(shè)定詳細(xì)的過程，以保證信息化管理城市建設(shè)檔案的進(jìn)行。

2 完成信息化管理城建檔案的必要性

2.1 增加城市建設(shè)檔案的效率。新時(shí)期城市建設(shè)檔案信息管理有利于增加城市建設(shè)檔案的效率。城市建設(shè)檔案管理信息化，實(shí)際工作時(shí)可以只輸入一個(gè)信息，以便通過計(jì)算機(jī)軟件生產(chǎn)不同的目錄，所以可以滿足不同文件使用時(shí)的需要，也有利于城市建設(shè)檔案信息資源共享，增加城市建設(shè)檔案的利用效率。

2.2 多樣化信息輸出方式。一般進(jìn)行的城建檔案管理時(shí)，主要任務(wù)是手工整理和收集檔案。但隨著城市建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，需要對(duì)城市建設(shè)檔案信息進(jìn)行整理，這就會(huì)耗費(fèi)很多的人和時(shí)間成本，致使生產(chǎn)率降低，工作精度也會(huì)降低。如果實(shí)現(xiàn)信息化管理城市建設(shè)檔案，計(jì)算機(jī)技術(shù)可以用于對(duì)大量的數(shù)據(jù)收集和整理，這樣不但可以減少工作的工作量，增加工作效率和檔案的準(zhǔn)確性安排，實(shí)時(shí)查詢檢索的城市建設(shè)檔案管理信息，且輸出方式多樣化，有利于提高城市建設(shè)檔案信息管理效率。

2.3 提供參考。城市建設(shè)檔案作為記錄在城市發(fā)展和建設(shè)的重要信息平臺(tái)和數(shù)據(jù)平臺(tái)，涉及城市規(guī)劃、建筑施工、文化環(huán)境以及許多其他方面的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理城市建設(shè)檔案，提供信息和數(shù)據(jù)查詢的方便，可以為研究工作提供更多的信息。城市建設(shè)檔案信息管理有利于城市建設(shè)檔案規(guī)范現(xiàn)有的資源，可以為城市發(fā)展提供依據(jù)和參考，有利于增加數(shù)據(jù)采集的效率，并促進(jìn)城市建設(shè)檔案管理科學(xué)技術(shù)人員檔案的使用。

3 城市建設(shè)檔案管理信息化存在的不足

3.1 對(duì)城市建設(shè)檔案管理信息認(rèn)識(shí)問題。城市建設(shè)檔案管理是城市工作的重要組成部分，在城市規(guī)劃和后期建設(shè)中發(fā)揮著重要作用。但城市的一部分領(lǐng)導(dǎo)人和建筑商在治理的過程中，關(guān)注城市擴(kuò)張和硬件設(shè)施建設(shè)，極容易忽視城市建設(shè)檔案管理信息化的實(shí)行，理解城市建設(shè)檔案管理信息化不足，部分領(lǐng)導(dǎo)人和文件管理的意識(shí)不夠，使城市建設(shè)檔案管理和城市建設(shè)滯后，滯后概念不利于實(shí)施城市建設(shè)檔案管理信息化。

3.2 資本投資不足。城市規(guī)劃的發(fā)展和建設(shè)是在一定的預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行的，但是由于一些原因?qū)е铝藢?duì)城市建設(shè)檔案管理信息的認(rèn)識(shí)有限，所以資金有限，缺乏資金導(dǎo)致了設(shè)備管理信息化的缺乏。而實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理信息化的過程中需要配備打印機(jī)、電腦、掃描儀和其他硬件設(shè)備，還需要購(gòu)置有關(guān)信息數(shù)據(jù)庫、構(gòu)建局域網(wǎng)，如軟件，這將需要大量的資金支持，但由于較小的資金投入力度，嚴(yán)重影響了城市建設(shè)檔案管理信息化。

4 滿足城市建設(shè)檔案管理信息化的舉措

4.1 樹立檔案管理的新理念。城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)由硬件、軟件和數(shù)據(jù)三部分構(gòu)成，通過外部購(gòu)買可以形成硬件和軟件設(shè)施，城市建設(shè)檔案管理的核心是數(shù)據(jù)，需要認(rèn)真的建設(shè)和維護(hù)管理。因此，為了更好地適應(yīng)時(shí)代的進(jìn)步和社會(huì)的變化，檔案管理人員應(yīng)建立新的檔案管理模式，對(duì)檔案管理信息化擁有樂觀的態(tài)度。按照提出問題、分析問題解決問題的思路。首先，根據(jù)檔案管理的訴求，列舉檔案管理信息化的整體規(guī)劃和實(shí)施辦法，使城市建設(shè)檔案管理信息化得以系統(tǒng)性、漸進(jìn)性地實(shí)現(xiàn)。然后，利用信息技術(shù)手段，搭建城市建設(shè)檔案管理平臺(tái)，推進(jìn)檔案信息數(shù)字化建設(shè)，逐漸實(shí)現(xiàn)對(duì)城市建設(shè)檔案信息化的管理。

4.2 全面提高管理人員的素質(zhì)。城市建設(shè)檔案管理人員作為影響管理信息化最活躍的因素，應(yīng)充分發(fā)揮人員在信息化管理過程中的積極因素，堅(jiān)持以人為本，運(yùn)用人才培養(yǎng)。逐步實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理信息化，對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了改進(jìn)，更好地要求了檔案管理人員。一是對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員再教育，開展崗位和信息化管理技能培訓(xùn)。二是招聘城市建設(shè)和檔案信息管理專業(yè)人士。人才培養(yǎng)計(jì)劃要循序漸進(jìn)。最后，必須制定合理的激勵(lì)措施。該政策鼓勵(lì)管理者為實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理信息發(fā)揮作用，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性。

4.3 完善建設(shè)有關(guān)法律法規(guī)。城市建設(shè)檔案管理作為檔案管理的一個(gè)分支，具有檔案管理的基本特征和根本屬性?，F(xiàn)在，《檔案法》是城市建設(shè)檔案管理遵循法律，所以在實(shí)際實(shí)踐中，城市建設(shè)檔案管理信息化的建設(shè)應(yīng)該加強(qiáng)城市建設(shè)檔案管理法律法規(guī)，城市的發(fā)展應(yīng)該結(jié)合自己的特點(diǎn)和實(shí)際需求，適應(yīng)城市建設(shè)檔案管理政策的發(fā)展需求，制定嚴(yán)格的城市建設(shè)檔案管理、工作流程等收費(fèi)規(guī)章，以保障信息化有序進(jìn)行。

4.4 增加投入的財(cái)政資金。財(cái)務(wù)支持對(duì)于實(shí)施城市建設(shè)檔案管理信息化是基礎(chǔ)性的舉措，而足夠的資金支持是購(gòu)置建設(shè)過程中所需的硬件、軟件等設(shè)備的必要條件和基礎(chǔ)性條件，因此，在預(yù)算中要考慮到城市建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)，以保證順利有序的進(jìn)行信息管理。經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)社會(huì)生產(chǎn)領(lǐng)域的進(jìn)步，城市建設(shè)檔案館是城市發(fā)展和記錄信息的載體，重視城市的發(fā)展，城市建設(shè)檔案管理也應(yīng)該符合時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，使用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，創(chuàng)新化城市建設(shè)檔案管理的模式，對(duì)城市建設(shè)檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，有利于提高城市建設(shè)檔案管理水平和城市的長(zhǎng)久發(fā)展。

總之，在現(xiàn)代社會(huì)背景下的科技和經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展，穩(wěn)步推進(jìn)，城市建設(shè)和城市建設(shè)檔案信息記錄下整個(gè)城市快速發(fā)展過程中數(shù)據(jù)和信息載體，促進(jìn)城市發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。所以，有必要加強(qiáng)新時(shí)期建設(shè)城市建設(shè)檔案管理信息化，全面提高現(xiàn)代城市建設(shè)檔案管理水平，促進(jìn)城市穩(wěn)定持久發(fā)展。

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