檔案管理信息化在高速公路建設(shè)中的應(yīng)用概述

孟靜

摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理掀開(kāi)了新的篇章，對(duì)于高速公路的建設(shè)工作而言，檔案信息化能夠?yàn)樾畔⒌慕涣鞴蚕韼?lái)便捷性，有效提升工作效率，具有較多應(yīng)用價(jià)值及應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。本文以筆者的工作實(shí)踐為基礎(chǔ)，對(duì)當(dāng)前我國(guó)高速公路建設(shè)過(guò)程當(dāng)中對(duì)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用進(jìn)行了論述，以現(xiàn)狀、特點(diǎn)、應(yīng)用及應(yīng)用設(shè)想為主要內(nèi)容，力求為高速公路建設(shè)及檔案管理信息化提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；高速公路；建設(shè)；應(yīng)用

我國(guó)近年來(lái)的經(jīng)濟(jì)水平正在竹節(jié)攀升，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作如火如荼。高速公路是構(gòu)建地區(qū)經(jīng)濟(jì)文化溝通的物理節(jié)點(diǎn)，屬于基礎(chǔ)建設(shè)過(guò)程當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容。高速公路自建設(shè)以來(lái)具有為數(shù)眾多的檔案信息記錄，這些存檔的信息內(nèi)容在后續(xù)的建設(shè)當(dāng)中既是經(jīng)驗(yàn)參考也是歷史教訓(xùn)，檔案管理的信息化能夠在高速公路建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮出重要作用，讓高速公路相關(guān)的檔案發(fā)揮出更大的作用。

1 高速公路建設(shè)中檔案管理現(xiàn)狀

高速公路建設(shè)中有為數(shù)眾多的資料需要進(jìn)行存檔，這些工程的文件記錄的管理工作大體存在以下幾方面的問(wèn)題。一是通過(guò)檔案管理人員的人工管理活動(dòng)，這種依賴于人力進(jìn)行信息的收集、分類、處理和存放等類型的相關(guān)管理實(shí)踐造成了傳統(tǒng)檔案管理的效率低下。這種類型的管理活動(dòng)存在于傳統(tǒng)檔案管理的諸多領(lǐng)域當(dāng)中，不僅需要消耗較多的時(shí)間和精力，而且沒(méi)有較強(qiáng)的安全保障，在進(jìn)行信息的查找、傳遞或共享時(shí)復(fù)雜且困難。此外，高速公路建設(shè)中的檔案信息主要記錄在紙質(zhì)文件當(dāng)中，當(dāng)然也有很多照片等影像文件，這些文件均保存在檔案室當(dāng)中，隨著時(shí)間的推移，檔案室當(dāng)中存儲(chǔ)的信息內(nèi)容逐年增多，傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式導(dǎo)致工作愈加繁瑣復(fù)雜。而且高速公路的建設(shè)過(guò)程相對(duì)較長(zhǎng)，需要收集存儲(chǔ)的資料及信息較多，傳統(tǒng)的檔案管理方式容易造成疏漏導(dǎo)致信息資料等重要內(nèi)容的遺失。就高速公路建設(shè)的特點(diǎn)看來(lái)，信息化的檔案管理相對(duì)而言無(wú)法避免資料分散性，而傳統(tǒng)的檔案管理在資料的統(tǒng)一性方面存在一定的缺失，所以，在應(yīng)用的過(guò)程當(dāng)中應(yīng)結(jié)合高速公路建設(shè)的特點(diǎn)和實(shí)際情況進(jìn)行具體的判別，將信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來(lái)。

2 高速公路工程建設(shè)檔案特點(diǎn)

高速公路屬于重要的項(xiàng)目工程，在設(shè)計(jì)、施工等方面的質(zhì)量要求相對(duì)較高，工程具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、科學(xué)性及綜合性。所以，在進(jìn)行檔案管理信息化的應(yīng)用時(shí)，應(yīng)結(jié)合高速公路建設(shè)的相關(guān)特點(diǎn)，下面就對(duì)高速公路工程建設(shè)類檔案的特點(diǎn)進(jìn)行具體的論述。

2.1 資料形成的跨越時(shí)間長(zhǎng)

從耗時(shí)角度看來(lái)，高速公路的施工用時(shí)相對(duì)較長(zhǎng)，從設(shè)計(jì)、施工到驗(yàn)收需要跨越較長(zhǎng)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，工程當(dāng)中的每一個(gè)項(xiàng)目當(dāng)中都有很多需要進(jìn)行記錄的內(nèi)容，這就導(dǎo)致各個(gè)項(xiàng)目工程的建設(shè)每一項(xiàng)工程所耗費(fèi)的時(shí)間都比較長(zhǎng)，一般都需要六到七年的時(shí)間。就以上時(shí)間節(jié)點(diǎn)方面的問(wèn)題看來(lái)，高速公路建設(shè)的檔案管理具有時(shí)間跨越性較長(zhǎng)的問(wèn)題，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)以此為根據(jù)，時(shí)刻緊跟工程的整體進(jìn)度，將檔案信息化的價(jià)值發(fā)揮出來(lái)。

2.2 資料涉及范圍較廣

高速公路建設(shè)屬于大型項(xiàng)目工程，其中的各個(gè)設(shè)計(jì)及施工環(huán)節(jié)當(dāng)中都會(huì)涉及到一些具有參考性價(jià)值的相關(guān)信息，需要在過(guò)程當(dāng)中進(jìn)行收集、記錄、分類及存儲(chǔ)。在施工過(guò)程當(dāng)中，為了提供技術(shù)支持和基礎(chǔ)性保障，需要進(jìn)行梳理、農(nóng)業(yè)、土地等方面信息的收集和整理，而且還需要對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程當(dāng)中涉及到的各種行政工作內(nèi)容和流程進(jìn)行信息的收集和記錄。所以，其資料涉及的領(lǐng)域和范圍相對(duì)較廣，檔案管理相關(guān)的工作內(nèi)容較為龐雜，需要考慮到這方面的特點(diǎn)整合檔案信息化的相關(guān)工作。

2.3 資料整理工作量大

結(jié)合以上兩方面的特點(diǎn)看來(lái)，高速公路建設(shè)中的檔案管理工作耗時(shí)較長(zhǎng)，涉及到的領(lǐng)域相對(duì)較廣，資料的收集及整理等方面的工作量巨大，而且傳統(tǒng)的人工檔案管理的工作效率又相對(duì)較低，所以，信息化建設(shè)應(yīng)盡快推行，調(diào)整并改善當(dāng)前的工作樣態(tài)。

3 檔案管理信息化在高速公路建設(shè)中的應(yīng)用及設(shè)想

就高速公路建設(shè)當(dāng)中檔案資料的相關(guān)特點(diǎn)看來(lái)，傳統(tǒng)的以人工作業(yè)為主要手段的工作方式效率較低，獲得的效果相對(duì)較差，存在著很多叩待解決的問(wèn)題。所以，應(yīng)嘗試將先進(jìn)的信息技術(shù)手段應(yīng)用到工作當(dāng)中，以自動(dòng)代替手動(dòng)，以機(jī)器作業(yè)代替人工作業(yè)，用信息化的管理手段提升檔案管理工作的實(shí)效性。

為了解決高速公路建設(shè)全過(guò)程當(dāng)中的檔案管理問(wèn)題，提升管理的有效性，應(yīng)當(dāng)結(jié)合高速公路建設(shè)中的各項(xiàng)特點(diǎn)，以此為基礎(chǔ)，根據(jù)需求進(jìn)行檔案管理工作的信息化設(shè)計(jì)，建立起專門(mén)的信息存儲(chǔ)中心及集成化管理系統(tǒng)，提升工作進(jìn)程的專業(yè)程度及安全、便捷、可控性。應(yīng)當(dāng)將建設(shè)當(dāng)中的設(shè)計(jì)方、施工方、承包方等相關(guān)組織部門(mén)及人員所掌握的信息融匯到資料存儲(chǔ)系統(tǒng)當(dāng)中，匯聚力量，讓更多人能夠?yàn)闄n案信息的收集和整理做出貢獻(xiàn)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)方面之間的有效交流及溝通，達(dá)到資料信息共建、共享的目的、效果。

檔案管理信息化的應(yīng)用應(yīng)當(dāng)結(jié)合高速公路工程建設(shè)的要點(diǎn)及特點(diǎn)，協(xié)調(diào)項(xiàng)目工程和相關(guān)部門(mén)及法律法規(guī)之間的關(guān)系，讓國(guó)家建設(shè)當(dāng)中的重點(diǎn)內(nèi)容在項(xiàng)目工程當(dāng)中得到體現(xiàn)。應(yīng)建立起施工當(dāng)中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)即依據(jù)，利用檔案信息當(dāng)中提供的參考依據(jù)，提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)性及規(guī)范性。而且在高速公路的建設(shè)中，其中信息和資料具有一定的法律效力及原生性。在進(jìn)行系統(tǒng)的創(chuàng)建時(shí)應(yīng)對(duì)權(quán)限及應(yīng)用功能進(jìn)行全面的考量和設(shè)計(jì)，提升信息化管理在實(shí)踐過(guò)程當(dāng)中的可行性，提升工作效率。

當(dāng)信息系統(tǒng)構(gòu)建完畢之后，應(yīng)設(shè)立專門(mén)的組別及人員進(jìn)行信息系統(tǒng)的日常維護(hù)及更新，將信息化管理作為日常工作內(nèi)容加入到任務(wù)規(guī)定中去。應(yīng)結(jié)合高速公路檔案管理的相關(guān)特點(diǎn)及實(shí)踐當(dāng)中的具體要求，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行修訂。

4 結(jié)語(yǔ)

高速公路是連接區(qū)域經(jīng)濟(jì)文化的重要紐帶，在國(guó)家建設(shè)過(guò)程當(dāng)中占據(jù)著重要的地位，發(fā)揮著不可替代的作用。在項(xiàng)目工程的建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，各級(jí)主管部門(mén)都應(yīng)及時(shí)對(duì)重要的信息內(nèi)容進(jìn)行收集和記錄，合理利用信息化檔案管理的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)更新軟硬件設(shè)備，提升工作人員的認(rèn)識(shí)和技術(shù)，敦促高速公路工程的長(zhǎng)足發(fā)展。

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