基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革初探

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位運(yùn)行管理的重要基礎(chǔ)，其具體的管理與服務(wù)模式應(yīng)更好的適應(yīng)當(dāng)前新形勢的發(fā)展要求。本文分析了新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題，從信息化改革、重要性認(rèn)識、健全管理制度、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程以及完善人才培養(yǎng)等方面，針對事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革提出相應(yīng)優(yōu)化措施，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

在事業(yè)單位的日常運(yùn)行中，檔案管理不僅承擔(dān)著記錄單位活動與服務(wù)過程的基礎(chǔ)任務(wù)，更為事業(yè)單位的決策與經(jīng)營提供著重要依據(jù)。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的有效創(chuàng)新、通過改革優(yōu)化服務(wù)模式，不僅有助于緩解人力資源部門的工作負(fù)擔(dān)，也能夠提高其服務(wù)職能的履行

效果。

1 基于新形勢下事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問題

如今仍有許多事業(yè)單位在檔案管理上處于被動狀態(tài)，在日常檔案的收集、整理與存檔等過程中存在嚴(yán)重的滯后性，并未意識到對檔案資料搜集的及時(shí)性要求，忽視了檔案管理工作的重要性。同時(shí)，還缺乏完備的檔案監(jiān)管機(jī)制，在檔案收集過程中時(shí)常缺乏及時(shí)到位的跟蹤監(jiān)督，進(jìn)一步造成檔案資料的零散、混亂與遲滯性等問題出現(xiàn)。雖然如今很多事業(yè)單位已經(jīng)引進(jìn)了信息化的電子檔案管理模式，但其實(shí)際的利用率與查詢效率仍保持在較低水平。由于電子檔案屬于新型檔案管理模式，原有的檔案管理人員缺乏專業(yè)培訓(xùn)，無法對其進(jìn)行及時(shí)的了解與掌握，導(dǎo)致在實(shí)際運(yùn)用的過程中存在不熟練等問題，進(jìn)而導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理的技術(shù)水平處于落后狀態(tài)。

如今許多事業(yè)單位缺乏負(fù)責(zé)檔案管理的專業(yè)人才，通常由其他部門人員兼職進(jìn)行管理。而兼職人員既要忙于其本職工作，又缺乏專業(yè)技能的掌握，從而忽視了檔案管理的相應(yīng)工作，影響工作質(zhì)量，導(dǎo)致檔案工作效果難以立竿見影，常被其他工作擠掉[1]。

2 事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的優(yōu)化措施

2.1 推動檔案管理信息化改革

要想切實(shí)順應(yīng)新形勢對于檔案管理所提出的要求，要應(yīng)用靈活化手段進(jìn)行規(guī)范建設(shè)，推動檔案管理朝向信息化方向發(fā)展。首先，應(yīng)利用數(shù)字化技術(shù)建設(shè)檔案管理模式，如數(shù)字加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)以及掃描技術(shù)等，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，提高檔案信息資料的整合力度與更新速度，有利于事業(yè)單位重要資料的及時(shí)補(bǔ)充，也可作為無形財(cái)產(chǎn)為事業(yè)單位創(chuàng)造更高的社會效益。其次，應(yīng)利用自動化技術(shù)進(jìn)行檔案管理，借助數(shù)碼掃描識別、OCR文字識別以及電子標(biāo)簽等技術(shù)為檔案管理提供便捷，不僅可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動收集、整理、篩選，還能夠利用關(guān)鍵詞進(jìn)行自動檢索與提取，實(shí)現(xiàn)檔案信息的批量處理，提高檔案處理效率。再次是體系化建設(shè)，突破傳統(tǒng)檔案單一的管理模式，將檔案文檔、部門銜接以及內(nèi)部流程等內(nèi)容進(jìn)行一體化設(shè)計(jì)，借助數(shù)據(jù)集成、數(shù)據(jù)融合等技術(shù)，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)信息的通用性。最后是增添檔案管理的互動性，傳統(tǒng)檔案管理呈現(xiàn)單向性模式，檔案信息之間只建立唯一的對應(yīng)關(guān)系，而應(yīng)用信息化檔案管理系統(tǒng)可以有效提升檔案管理的互動性，不僅有助于提升檔案服務(wù)質(zhì)量，還能夠使得檔案管理系統(tǒng)得以優(yōu)化。

2.2 深化檔案管理重要性認(rèn)識

在事業(yè)單位日常經(jīng)營各項(xiàng)業(yè)務(wù)的過程中，檔案管理工作承擔(dān)著必不可少的基礎(chǔ)作用，有助于保證事業(yè)單位的長效運(yùn)轉(zhuǎn)、提升工作效率。因此要提高單位管理人員對于檔案管理重要性的認(rèn)識，明確檔案管理所承擔(dān)的對單位各項(xiàng)工作與職工日常活動進(jìn)行記錄的功能，便于隨時(shí)將單位領(lǐng)導(dǎo)、內(nèi)部職工以及各項(xiàng)工作流程實(shí)際狀況進(jìn)行記錄，起到對工作行為的監(jiān)督作用，也有助于對于后續(xù)的決策實(shí)施、工作評價(jià)以及改進(jìn)措施的發(fā)布等貢獻(xiàn)重要的評估依據(jù)。因此，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)督與教育，定期舉辦專業(yè)的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與知識培訓(xùn)，立足于單位內(nèi)部檔案管理現(xiàn)狀，深入分析如今檔案管理所面臨的新形勢，吸收先進(jìn)事業(yè)單位的優(yōu)秀檔案管理經(jīng)驗(yàn)，從而不斷提升單位內(nèi)部的檔案管理工作水平，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識與使命感，推動檔案管理朝向規(guī)范化方向發(fā)展。

2.3 健全檔案管理機(jī)制與制度

要想切實(shí)推進(jìn)檔案管理的有效創(chuàng)新、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量，必須要將各項(xiàng)制度予以完善，維護(hù)單位內(nèi)部員工的合法利益，以科學(xué)發(fā)展觀為依托轉(zhuǎn)變舊有管理理念，針對制度所作出的每一項(xiàng)要求都予以系統(tǒng)嚴(yán)格的落實(shí)，建立符合新形勢需要的檔案管理制度。在制定的過程中還要注意應(yīng)具備靈活機(jī)動的特征，依據(jù)實(shí)際工作的發(fā)展軌跡進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整與革新，更好的適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作需求[2]。同時(shí)，在健全檔案管理制度的過程中，要確保檔案管理人員切實(shí)履行工作職能，提高管理人員的工作積極性，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)的精準(zhǔn)覆蓋。尤其要注意的是要確保檔案管理的安全性，既要確保物理設(shè)備安全、系統(tǒng)平臺安全，更要注重檔案信息的安全性。因此應(yīng)建立完善的安全管理機(jī)制與措施，將相關(guān)措施納入整體安全體系中，提高電子檔案與重要信息資料的安全性。以相關(guān)安全措施為前提保障，還應(yīng)提高檔案信息的利用率，在符合相關(guān)程序要求的前提下，積極舉辦展覽、書刊出版等活動，提高檔案資源面向社會的服務(wù)職能。

2.4 優(yōu)化檔案管理業(yè)務(wù)流程

舊有的檔案管理業(yè)務(wù)流程已無法滿足當(dāng)前新形勢的發(fā)展需要，因此業(yè)務(wù)流程的重組優(yōu)化已成為必不可少的工序。要以信息化技術(shù)作為切入點(diǎn)，將各個(gè)檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行針對性的客觀分析，切實(shí)尋求到工作中存在的典型問題，從而利用信息技術(shù)予以重新的整合與系統(tǒng)規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的升級。一方面，要優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。要求事業(yè)單位的管理層發(fā)揮其自身職能，以既定的管理流程為依據(jù)，聯(lián)合檔案管理部門、人力資源等其他部門進(jìn)行協(xié)作，針對日常工作內(nèi)容進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟進(jìn)、整理，將其及時(shí)錄入到檔案管理信息系統(tǒng)中，并且進(jìn)行編制與更新，定期維護(hù)數(shù)據(jù)庫，確保其正常運(yùn)轉(zhuǎn)與服務(wù)。同時(shí)，還應(yīng)切實(shí)分析檔案查閱者的實(shí)際需求，明確其所要查閱資料的具體內(nèi)容，建立針對性、目標(biāo)明確的流程，提供精準(zhǔn)化服務(wù)，從而最大限度滿足各個(gè)部門對于檔案的需求。另一方面，還應(yīng)執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，依照規(guī)定程序完成檔案管理工作，同時(shí)也依據(jù)實(shí)際工作效果判斷該流程的可行性與實(shí)用價(jià)值，明確權(quán)責(zé)劃分、重組流程結(jié)構(gòu)，從而實(shí)現(xiàn)可持續(xù)的長足發(fā)展理念。

2.5 完善專業(yè)素質(zhì)人才培養(yǎng)

歸根結(jié)底，專業(yè)人才是保障事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)改革與創(chuàng)新的主體力量，因此更需強(qiáng)化對檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的要求。首先要擴(kuò)大人才引進(jìn)的途徑，可與各大高校相關(guān)專業(yè)建立人才對接合作，按照“學(xué)以致用、重視實(shí)效”的基本原則培養(yǎng)更加適應(yīng)崗位要求的專業(yè)人才[3]。確保檔案管理人才接受過專業(yè)的教育、具備與工作匹配的學(xué)歷與能力，從而在實(shí)際執(zhí)行工作的過程中能夠優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升檔案管理人員的整體素質(zhì)與服務(wù)水平，提高檔案管理的效率。其次要加大對在崗人員的培訓(xùn)力度，定期組織培訓(xùn)與學(xué)習(xí)活動，考察檔案管理人員的實(shí)際工作能力，確保在崗管理人員能夠接受到最先進(jìn)的理念與技術(shù)知識，提高綜合能力，促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。最后還要推動檔案管理人員的溝通交流，定期舉辦經(jīng)驗(yàn)交流會與座談會，要求檔案管理人員總結(jié)工作中遇到的實(shí)際問題，分享優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)在崗人員之間的充分溝通，加深彼此的工作聯(lián)系與情感關(guān)系，從而在各部門的溝通交流中提高檔案管理工作的水平。

3 結(jié)論

總而言之，面對新形勢，事業(yè)單位應(yīng)緊緊圍繞當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展要求，創(chuàng)新檔案管理模式，推動管理服務(wù)改革，提升事業(yè)單位的工作效率。

參考文獻(xiàn)

[1]王玲玲.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015，（12）：74-75.

[2]王建春.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].人力資源管理，2017，（09）：316-317.

[3]夏楓.新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].企業(yè)改革與管理，2015，（18）：20.

作者簡介

丁慧（1984-），女，上海人，本科，研究方向：檔案。