人事檔案材料的收集與整理初探

賀小偉

摘 要：人事檔案管理對(duì)于任何單位來(lái)說(shuō)都是一項(xiàng)非常重要的工作，其中人事檔案材料的收集與整理是基礎(chǔ)和前提，必須要確保及時(shí)準(zhǔn)確全面的收集材料，并且進(jìn)行科學(xué)化的規(guī)范整理，這樣才能確保人事檔案價(jià)值，為組織人事部門提供準(zhǔn)確的參考。對(duì)于新時(shí)期的人事檔案材料收集與整理工作，必須要及時(shí)革新工作理念和工作方法，注重科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，不斷提高工作效率和工作質(zhì)量。筆者主要從事人事檔案和流動(dòng)人員大中專畢業(yè)生檔案管理工作，針對(duì)人事檔案材料的收集與整理工作談一談自己的看法，以供參考。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料；收集整理；意義；問(wèn)題；措施

人事檔案是相關(guān)人事信息的載體，當(dāng)下社會(huì)對(duì)其著重視程度較高，已經(jīng)逐步成為人事衡量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)認(rèn)定評(píng)定具有關(guān)鍵性。由于相關(guān)人事信息多元化，復(fù)雜性較高，因此該領(lǐng)域相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)性路徑對(duì)相關(guān)人事資料進(jìn)行收集，并采用科學(xué)性路徑對(duì)其進(jìn)行整合，材料的收取應(yīng)當(dāng)具有規(guī)范性，并且應(yīng)當(dāng)具有較強(qiáng)的完善性，提升該環(huán)節(jié)質(zhì)量，從而使人事檔案管控質(zhì)量得以優(yōu)化。

1 人事檔案材料收集及整理工作的意義

1.1 對(duì)組織部門提供參考

組織部門在對(duì)各級(jí)員工及人員單位調(diào)動(dòng)或升降職時(shí)，原有部門的人事檔案具備很高的參考意義，能夠使組織部門人員對(duì)該人員的真實(shí)情況有一個(gè)完整詳細(xì)的掌握，從而將其調(diào)至其適合的崗位，是他的才能真正為社會(huì)的發(fā)展做出貢獻(xiàn)。但是如果人事檔案由于檔案整理人員的水平、意識(shí)等等原因而使檔案的不夠完整、失真等情況，那么人事檔案對(duì)組織部門的參考意義就大大降低，從而使人員的真實(shí)情況無(wú)法展現(xiàn)出來(lái)，造成人才利用不合理，這對(duì)整個(gè)社會(huì)也是一種損失。

1.2 有利于選拔出優(yōu)秀人才

一份完整、真實(shí)的人事檔案能夠顯示出該工作人員的能力水平以及身體素質(zhì)、心理素質(zhì)等等的情況，對(duì)于一些活動(dòng)選拔、特殊任務(wù)選拔時(shí)能夠起到迅速掌握人員情況的作用，再加上面試，基本就可以確定哪些人員是本次活動(dòng)需要的人員。完成這種便捷選拔的前提條件就是我們的檔案建立人員一定要建立出完整、真實(shí)的人事檔案[1]。

2 目前人事資料收集與整理中存在的主要問(wèn)題

2.1 工作意識(shí)淡薄

現(xiàn)階段，人事檔案由專人掌控，由人事管控部門進(jìn)行管控，但相關(guān)工作人員對(duì)該環(huán)節(jié)重要性認(rèn)識(shí)不足，在資料獲取和工作中存在忽視性的問(wèn)題，對(duì)檔案相關(guān)問(wèn)題的明確度不足，對(duì)何種資料應(yīng)當(dāng)通過(guò)檔案路徑進(jìn)行保存，何種資料自行進(jìn)行保存的判斷度不足[2]。由于檔案意識(shí)構(gòu)建不足，導(dǎo)致面對(duì)相關(guān)問(wèn)題不知采用何種路徑解決，從而不利于人事評(píng)定及管控工作的開(kāi)展，增加了工作量。

2.2 材料不夠完整

要使一份人事檔案起到其該起的作用，必須保證其內(nèi)部材料的完整。例如，一份完整的大學(xué)畢業(yè)生檔案，應(yīng)包括入學(xué)登記表、高考考生檔案、大學(xué)錄取通知書(shū)、在讀學(xué)習(xí)期間歷年學(xué)習(xí)成績(jī)單、在校期間的獎(jiǎng)勵(lì)和處分情況、畢業(yè)實(shí)習(xí)鑒定，畢業(yè)生鑒定表等等，這些材料是缺一不可的，對(duì)于學(xué)生在大學(xué)乃至以后的發(fā)展都是不可缺少的，這就要求我們檔案制作人員一定要嚴(yán)格把關(guān)，不能使學(xué)生檔案發(fā)生遺漏、缺失的情況。但是對(duì)于一些企業(yè)及單位來(lái)說(shuō)，往往內(nèi)部檔案整理人員缺乏相關(guān)材料，再加上其他部門的漠視不配合，就會(huì)導(dǎo)致整個(gè)檔案的不夠完整，對(duì)后期的使用也會(huì)有很大的影響。

2.3 檔案的不夠有效

目前我國(guó)各級(jí)單位進(jìn)行檔案的收集整理時(shí)，往往會(huì)發(fā)生只為了完成上級(jí)任務(wù)而敷衍操作的情況，導(dǎo)致檔案材料與實(shí)際情況不符，最終發(fā)生單位檔案千篇一律，每個(gè)人的經(jīng)歷都差不多，不能真正反映每位員工的真實(shí)情況，而在檔案進(jìn)行使用時(shí)只能廢棄不用。

3 加強(qiáng)人事檔案材料收集與整理工作的措施

3.1 及時(shí)革新管控意識(shí)，增強(qiáng)責(zé)任感

當(dāng)下，由于該領(lǐng)域相關(guān)人員的相關(guān)意識(shí)科學(xué)性不強(qiáng)，陳舊化較為嚴(yán)重，這使相關(guān)管理困難度提升。相關(guān)部門針對(duì)信息收集和整理環(huán)節(jié)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，引導(dǎo)相關(guān)人員進(jìn)行意識(shí)革新，從而使檔案管控意識(shí)提升，認(rèn)真地做好本職工作，樹(shù)立較強(qiáng)的工作責(zé)任感，從而不斷優(yōu)化工作質(zhì)量。

3.2 優(yōu)化材料收集，注重真?zhèn)舞b別

檔案收集管理人員要對(duì)收集的材料進(jìn)行基本的真?zhèn)舞b別，鑒別之后才能將材料收集進(jìn)檔案中，缺少蓋章簽字都要及時(shí)將簽字或蓋章補(bǔ)上，對(duì)人員真實(shí)情況反應(yīng)不夠清晰的材料不能收集，將其及時(shí)銷毀，不能使那些有著明顯差錯(cuò)的檔案歸檔，對(duì)表面不夠清晰，字跡模糊的材料要及時(shí)進(jìn)行重新打印，不清楚的地方要及時(shí)與當(dāng)事人核對(duì)，防止檔案失去其參考借鑒意義，真正地做好檔案管理服務(wù)。

3.3 規(guī)范化整理材料，確保查閱便利

對(duì)檔案的整理要嚴(yán)格遵守相關(guān)檔案標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不同單位有不同的規(guī)定，但是大致不過(guò)是要使用相同大小的紙張，字體使用多少大小，行間距，段落與紙邊緣間距多少等等要嚴(yán)格按照規(guī)定來(lái)做，做好調(diào)資表，考核表等工作報(bào)表，這樣才能在查閱檔案時(shí)，能夠迅速、有效得找到所需的資料，并使檔案閱讀人員在閱讀時(shí)能夠清楚的掌握材料所要表達(dá)的內(nèi)容，確保檔案材料的價(jià)值[3]。

3.4 采用計(jì)算機(jī)管理路徑，提高工作效率和質(zhì)量

當(dāng)下，科技革新速度較快，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)在管控路徑中采用信息化路徑對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收取及分析，也要采用數(shù)字路徑對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行保存，只有這樣，該工作有效度才能夠提升。在進(jìn)行相關(guān)資料收集和整合時(shí)，采用計(jì)算機(jī)路徑對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行收取，并且采用計(jì)算機(jī)對(duì)其盡心整合，提升其準(zhǔn)確性[4]。相關(guān)人員通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行材料整合時(shí)，應(yīng)當(dāng)將相關(guān)內(nèi)容網(wǎng)絡(luò)化，人們可以在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行調(diào)去，從而提升其方便性。采用該路徑能夠使相關(guān)材料收集有效性增加，也使材料整合精準(zhǔn)度增加，從而使檔案管控有效性提升，其質(zhì)量得以優(yōu)化。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，對(duì)于新形勢(shì)下的人事檔案材料收集與整理工作，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)采用科學(xué)性路徑進(jìn)行收集，并且要根據(jù)該資料內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)性整合，從而使檔案管控質(zhì)量得以提升，確保檔案的查閱檢測(cè)方便性，為人才選拔和人員調(diào)動(dòng)工作提供高質(zhì)量的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]張曉波.獨(dú)立院校人事檔案管理與高校人力資源管理的探析[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2016（03）：173.

[2]高麗.從全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作看科研院所人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（10）：164.

[3]戴曉妹.堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)完善機(jī)制扎實(shí)做好住建系統(tǒng)干部人事檔案工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（19）：90.

[4]朱喬芙，崔麗志.人事檔案材料的收集與整理[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（02）：58-59.