職工檔案記載信息與實際不符，“以本人檔案最先記載的為準”

王克煥

職工檔案記載著職工本人成長的軌跡，記載著身份、黨團組織關系、學歷、經(jīng)歷、職稱、政審情況以及職工能力、性格、工作作風、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價值”和“參考價值”。職工轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代。但是，由于各種原因?qū)е侣毠n案記載與實際存在一定的出入，給當事人帶來諸多不便，更直接影響職工的養(yǎng)老權益諸多事項。

1 檔案記載與實際不符的幾種情況及原因分析

職工檔案記載內(nèi)容與實際情況不符，雖然每個人的情況不盡相同，但是歸納起來大致有以下幾種情況：

（1）檔案記載年齡與實際不一致。檔案中記載的年齡與實際年齡不一致是職工檔案管理中最常見的問題。在工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，檔案年齡與實際年齡相差的歲數(shù)大小不一，最小的相差幾個月，最多的相差數(shù)十年。計劃經(jīng)濟體制時代，企業(yè)招工是需要報勞動部門批指標，而且有名額、年齡的限制。有的人為了實現(xiàn)招工、征兵、接班頂替以及各種臨時工（集體工）轉(zhuǎn)正的年齡限制而導致部分人員年齡造假。有的是企業(yè)工作人員或職工本人為職工填寫檔案時，陰歷陽歷混淆，造成出生日期不準。

（2）檔案記載信息前后不一致。職工檔案是職工連續(xù)的身份證明，前后記載的信息應該是一致的。但是，在同一份檔案中記載職工信息也存在差異。例如，姓名用字的不一致、履歷不一致、入黨（團）時間不一致等情況。有的職工檔案記載音同字不同的現(xiàn)象，導致同姓同音的檔案互相混亂不清。原因也是多方面的，有其自身造成的原因，也有單位和組織造成的原因。有書寫的失誤，在當初填寫檔案時，填寫者隨意填寫，沒有認真進行個人信息的核對，導致填寫的錯誤；也有信息收集的失誤，相關人員沒提供準確的資料，只提供大概、模糊的信息而造成的原因。

（3）檔案記載從事特殊工種原始材料不全。根據(jù)《國務院關于工人退休退職的暫行辦法》規(guī)定，全民所有制企業(yè)事業(yè)單位和黨政機關群眾團體的工人或基層干部，從事井下高空高溫特別繁重體力勞動或者其他有害身體健康的工作，男年滿55周歲女年滿45周歲，連續(xù)工齡滿10年的，應該退休。有的職工在企業(yè)從事的是“有毒有害”、“井下”“高空”和“特別繁重”等職業(yè)工種，按規(guī)定應該提前退休。但是，由于企業(yè)勞資人員不掌握政策和程序，沒有在職工工資表中體現(xiàn)出“特殊工種”，導致檔案中沒有記載，影響了職工的合法權益。

2 現(xiàn)行政策存在的問題及影響

目前，地方行政部門在處理“職工檔案記載信息與實際不符”的問題上，大部分是按照《勞動和社會保障部關于制止和糾正違反國家規(guī)定辦理企業(yè)職工提前退休的有關問題的通知》（勞社部發(fā)〔1999〕8號）規(guī)定辦理，“對職工出生時間的認定，實行居民身份證與職工檔案相結(jié)合的辦法。當本人身份證與檔案記載的出生時不一致時，以本人檔案最先記載的出生時間為準?！?/p>

中組部、原人事部、公安部《關于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41號）第一條：“對個別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應當以干部檔案或戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)”。

綜合以上兩個通知可以確定，目前干部、職工辦理退休等相關事業(yè)是以檔案“最先記載的出生日期為準”。

一是與我黨實事求是的原則相違背。實事求是是我們黨的基本思想方法、工作方法和領導方法。堅持實事求是，最基本的工作在于搞清楚“實事”，就是了解實際、掌握實情。如果將這一法則用到職工檔案認定上，只要職工本人能提出“檔案記載與實際不符”合理、合法的證據(jù)，就應該采用正確的依據(jù)。

二是與現(xiàn)行的法律相抵觸。《中華人民共和國居民身份證法》規(guī)定：“公民從事有關活動，需要證明身份的，有權使用居民身份證證明身份，有關單位及其工作人員不得拒絕?！薄吨腥A人民共和國社會保險法》第五十八條規(guī)定，“國家建立全國統(tǒng)一的個人社會保障號碼。個人社會保障號碼為公民身份號碼”?！吨腥A人民共和國居民身份證法》是全國人大常委會頒布的法律，原勞動部發(fā)勞社部發(fā)〔1999〕8號文是其自身作為規(guī)章以下效力層次的規(guī)范性文件規(guī)定，明顯不屬于同一階位特別法與一般法的適用問題。對于不同階位特別法與一般法的適用問題，前提條件是不得與上位法相抵觸。最高人民法院關于貫徹執(zhí)行《中華人民共和國民法通則》若干問題的意見（試行）（1988年1月26日最高人民法院審判委員會討論通過）第一條：“公民的民事權利能力自出生時開始。出生的時間以戶籍為準”。

三是與“維護群眾利益”的觀念不一致?！熬S護群眾利益，把群眾利益放在第一位”是我們黨群眾路線工作的一大法寶。檔案記載與實際不一致，是在當時特定的時間、因為特定的原因造成的，如果堅持“以錯制錯”的工作原則對職工檔案進行認定，會影響職工的切身利益，脫離了黨的群眾路線基本要求。

3 以事實為依據(jù)，做好“與實際不符”檔案的認定和利用工作

職工檔案記載信息與實際不符，給當事人帶來諸多不便，直接影響到了職工養(yǎng)老等方面權益的實現(xiàn)，導致了公平的失衡。筆者認為，在遇見檔案與實際不符的情況應該本著實事求是的原則做好認定工作。

一是改變認定方式。對于歷史上形成的檔案與身份證不一致的問題，要本著實事求是的態(tài)度和尊重法律的精神，按照實際年齡辦理退休。無法確定的可以采納身份證的信息為職工辦理退休手續(xù)，避免因檔案與身份證信息不一致造成的矛盾，切實維護職工的利益。

二是加強檔案信息管理。對職工檔案要規(guī)范管理，依法接收和收集、保存職工檔案資料，禁止丟棄、涂改檔案。因涂改、偽造等原因造成無法認定職工視同繳費年限的，按實際繳費年限辦理退休手續(xù)，核發(fā)養(yǎng)老保險待遇。

三是做好檔案材料的收集。必須對所收集整理的材料進行細致地甄別，才能真實、準確反映當事人成長歷程和基本情況。在整理檔案過程中，如果發(fā)現(xiàn)材料明顯與履歷不符、印章不清晰、沒有落款日期或者不能提供原件等，遇到此類情況，不可隨意將材料入檔。對沒有核準前材料一律不得入檔，以免誤導查閱人員對信息準確度的把握，影響該檔案的參考價值。

四是加強職工檔案的真實性與時效性。首先要加強職工檔案材料的審查工作，確保材料的名副其實。其次，充分利用法律法規(guī)，制定嚴格的審查規(guī)章制度，對于弄虛作假行為，嚴懲不貸。職工檔案不是固定不變的，應該隨著職工的變動而及時的變動。應該進一步加強職工檔案的動態(tài)管理，定期對原有檔案進行審核鑒定工作，保證檔案中及時填充新內(nèi)容，保證職工檔案的時效性。

五是抓好檔案的宣傳工作?！吨腥A人民共和國檔案法》是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用，為現(xiàn)代化建設服務而制定的法律。具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔相應的法律責任。當前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會檔案意識和檔案法制意識還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會各界所認知，對于涂改、制假檔案的后果不夠重視。應該加強宣傳，提高全民意識，提高職工檔案的公信力。