職工檔案記載信息與實(shí)際不符，“以本人檔案最先記載的為準(zhǔn)”

王克煥

職工檔案記載著職工本人成長(zhǎng)的軌跡，記載著身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審情況以及職工能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。職工轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說(shuō)話”，它的作用不可被取代。但是，由于各種原因?qū)е侣毠n案記載與實(shí)際存在一定的出入，給當(dāng)事人帶來(lái)諸多不便，更直接影響職工的養(yǎng)老權(quán)益諸多事項(xiàng)。

1 檔案記載與實(shí)際不符的幾種情況及原因分析

職工檔案記載內(nèi)容與實(shí)際情況不符，雖然每個(gè)人的情況不盡相同，但是歸納起來(lái)大致有以下幾種情況：

（1）檔案記載年齡與實(shí)際不一致。檔案中記載的年齡與實(shí)際年齡不一致是職工檔案管理中最常見(jiàn)的問(wèn)題。在工作中，筆者發(fā)現(xiàn)，檔案年齡與實(shí)際年齡相差的歲數(shù)大小不一，最小的相差幾個(gè)月，最多的相差數(shù)十年。計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制時(shí)代，企業(yè)招工是需要報(bào)勞動(dòng)部門批指標(biāo)，而且有名額、年齡的限制。有的人為了實(shí)現(xiàn)招工、征兵、接班頂替以及各種臨時(shí)工（集體工）轉(zhuǎn)正的年齡限制而導(dǎo)致部分人員年齡造假。有的是企業(yè)工作人員或職工本人為職工填寫檔案時(shí)，陰歷陽(yáng)歷混淆，造成出生日期不準(zhǔn)。

（2）檔案記載信息前后不一致。職工檔案是職工連續(xù)的身份證明，前后記載的信息應(yīng)該是一致的。但是，在同一份檔案中記載職工信息也存在差異。例如，姓名用字的不一致、履歷不一致、入黨（團(tuán)）時(shí)間不一致等情況。有的職工檔案記載音同字不同的現(xiàn)象，導(dǎo)致同姓同音的檔案互相混亂不清。原因也是多方面的，有其自身造成的原因，也有單位和組織造成的原因。有書寫的失誤，在當(dāng)初填寫檔案時(shí)，填寫者隨意填寫，沒(méi)有認(rèn)真進(jìn)行個(gè)人信息的核對(duì)，導(dǎo)致填寫的錯(cuò)誤；也有信息收集的失誤，相關(guān)人員沒(méi)提供準(zhǔn)確的資料，只提供大概、模糊的信息而造成的原因。

（3）檔案記載從事特殊工種原始材料不全。根據(jù)《國(guó)務(wù)院關(guān)于工人退休退職的暫行辦法》規(guī)定，全民所有制企業(yè)事業(yè)單位和黨政機(jī)關(guān)群眾團(tuán)體的工人或基層干部，從事井下高空高溫特別繁重體力勞動(dòng)或者其他有害身體健康的工作，男年滿55周歲女年滿45周歲，連續(xù)工齡滿10年的，應(yīng)該退休。有的職工在企業(yè)從事的是“有毒有害”、“井下”“高空”和“特別繁重”等職業(yè)工種，按規(guī)定應(yīng)該提前退休。但是，由于企業(yè)勞資人員不掌握政策和程序，沒(méi)有在職工工資表中體現(xiàn)出“特殊工種”，導(dǎo)致檔案中沒(méi)有記載，影響了職工的合法權(quán)益。

2 現(xiàn)行政策存在的問(wèn)題及影響

目前，地方行政部門在處理“職工檔案記載信息與實(shí)際不符”的問(wèn)題上，大部分是按照《勞動(dòng)和社會(huì)保障部關(guān)于制止和糾正違反國(guó)家規(guī)定辦理企業(yè)職工提前退休的有關(guān)問(wèn)題的通知》（勞社部發(fā)〔1999〕8號(hào)）規(guī)定辦理，“對(duì)職工出生時(shí)間的認(rèn)定，實(shí)行居民身份證與職工檔案相結(jié)合的辦法。當(dāng)本人身份證與檔案記載的出生時(shí)不一致時(shí)，以本人檔案最先記載的出生時(shí)間為準(zhǔn)?！?/p>

中組部、原人事部、公安部《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字〔2006〕41號(hào)）第一條：“對(duì)個(gè)別干部的出生日期，檔案記載與戶籍登記不一致的，應(yīng)當(dāng)以干部檔案或戶籍檔案中最先記載的出生日期為依據(jù)”。

綜合以上兩個(gè)通知可以確定，目前干部、職工辦理退休等相關(guān)事業(yè)是以檔案“最先記載的出生日期為準(zhǔn)”。

一是與我黨實(shí)事求是的原則相違背。實(shí)事求是是我們黨的基本思想方法、工作方法和領(lǐng)導(dǎo)方法。堅(jiān)持實(shí)事求是，最基本的工作在于搞清楚“實(shí)事”，就是了解實(shí)際、掌握實(shí)情。如果將這一法則用到職工檔案認(rèn)定上，只要職工本人能提出“檔案記載與實(shí)際不符”合理、合法的證據(jù)，就應(yīng)該采用正確的依據(jù)。

二是與現(xiàn)行的法律相抵觸?！吨腥A人民共和國(guó)居民身份證法》規(guī)定：“公民從事有關(guān)活動(dòng)，需要證明身份的，有權(quán)使用居民身份證證明身份，有關(guān)單位及其工作人員不得拒絕?！薄吨腥A人民共和國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)法》第五十八條規(guī)定，“國(guó)家建立全國(guó)統(tǒng)一的個(gè)人社會(huì)保障號(hào)碼。個(gè)人社會(huì)保障號(hào)碼為公民身份號(hào)碼”?！吨腥A人民共和國(guó)居民身份證法》是全國(guó)人大常委會(huì)頒布的法律，原勞動(dòng)部發(fā)勞社部發(fā)〔1999〕8號(hào)文是其自身作為規(guī)章以下效力層次的規(guī)范性文件規(guī)定，明顯不屬于同一階位特別法與一般法的適用問(wèn)題。對(duì)于不同階位特別法與一般法的適用問(wèn)題，前提條件是不得與上位法相抵觸。最高人民法院關(guān)于貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)民法通則》若干問(wèn)題的意見(jiàn)（試行）（1988年1月26日最高人民法院審判委員會(huì)討論通過(guò)）第一條：“公民的民事權(quán)利能力自出生時(shí)開(kāi)始。出生的時(shí)間以戶籍為準(zhǔn)”。

三是與“維護(hù)群眾利益”的觀念不一致?！熬S護(hù)群眾利益，把群眾利益放在第一位”是我們黨群眾路線工作的一大法寶。檔案記載與實(shí)際不一致，是在當(dāng)時(shí)特定的時(shí)間、因?yàn)樘囟ǖ脑蛟斐傻?，如果?jiān)持“以錯(cuò)制錯(cuò)”的工作原則對(duì)職工檔案進(jìn)行認(rèn)定，會(huì)影響職工的切身利益，脫離了黨的群眾路線基本要求。

3 以事實(shí)為依據(jù)，做好“與實(shí)際不符”檔案的認(rèn)定和利用工作

職工檔案記載信息與實(shí)際不符，給當(dāng)事人帶來(lái)諸多不便，直接影響到了職工養(yǎng)老等方面權(quán)益的實(shí)現(xiàn)，導(dǎo)致了公平的失衡。筆者認(rèn)為，在遇見(jiàn)檔案與實(shí)際不符的情況應(yīng)該本著實(shí)事求是的原則做好認(rèn)定工作。

一是改變認(rèn)定方式。對(duì)于歷史上形成的檔案與身份證不一致的問(wèn)題，要本著實(shí)事求是的態(tài)度和尊重法律的精神，按照實(shí)際年齡辦理退休。無(wú)法確定的可以采納身份證的信息為職工辦理退休手續(xù)，避免因檔案與身份證信息不一致造成的矛盾，切實(shí)維護(hù)職工的利益。

二是加強(qiáng)檔案信息管理。對(duì)職工檔案要規(guī)范管理，依法接收和收集、保存職工檔案資料，禁止丟棄、涂改檔案。因涂改、偽造等原因造成無(wú)法認(rèn)定職工視同繳費(fèi)年限的，按實(shí)際繳費(fèi)年限辦理退休手續(xù)，核發(fā)養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇。

三是做好檔案材料的收集。必須對(duì)所收集整理的材料進(jìn)行細(xì)致地甄別，才能真實(shí)、準(zhǔn)確反映當(dāng)事人成長(zhǎng)歷程和基本情況。在整理檔案過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)材料明顯與履歷不符、印章不清晰、沒(méi)有落款日期或者不能提供原件等，遇到此類情況，不可隨意將材料入檔。對(duì)沒(méi)有核準(zhǔn)前材料一律不得入檔，以免誤導(dǎo)查閱人員對(duì)信息準(zhǔn)確度的把握，影響該檔案的參考價(jià)值。

四是加強(qiáng)職工檔案的真實(shí)性與時(shí)效性。首先要加強(qiáng)職工檔案材料的審查工作，確保材料的名副其實(shí)。其次，充分利用法律法規(guī)，制定嚴(yán)格的審查規(guī)章制度，對(duì)于弄虛作假行為，嚴(yán)懲不貸。職工檔案不是固定不變的，應(yīng)該隨著職工的變動(dòng)而及時(shí)的變動(dòng)。應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)職工檔案的動(dòng)態(tài)管理，定期對(duì)原有檔案進(jìn)行審核鑒定工作，保證檔案中及時(shí)填充新內(nèi)容，保證職工檔案的時(shí)效性。

五是抓好檔案的宣傳工作?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》是國(guó)家為加強(qiáng)對(duì)檔案的收集、整理、有效保護(hù)和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律。具有普遍性，對(duì)全體社會(huì)成員具有普遍的約束力，任何個(gè)人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會(huì)檔案意識(shí)和檔案法制意識(shí)還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會(huì)各界所認(rèn)知，對(duì)于涂改、制假檔案的后果不夠重視。應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，提高全民意識(shí)，提高職工檔案的公信力。