檔案管理科學化分析

張忠

摘 要：社會主義建設新時期，事業(yè)單位擔負著服務民生的重要歷史使命。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位的重要組成部分，要順應時代發(fā)展潮流，服從于單位大局，加速實現(xiàn)檔案管理工作的科學化，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化，實現(xiàn)明顯的質(zhì)量效益與社會效益。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；科學化

社會主義建設新時期，我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，社會不斷進步，這就要求事業(yè)單位承擔起更多的發(fā)展經(jīng)濟、服務民生的職責。為此，事業(yè)單位要順應社會發(fā)展潮流，加快管理的科學化進程。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位的重要組成部分，要服從于單位大局，加速實現(xiàn)檔案管理工作的科學化，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化，實現(xiàn)明顯的質(zhì)量效益與社會效益。

1 科學化在檔案管理中的重要性

當今社會，人類已經(jīng)邁入了數(shù)字信息時代，社會現(xiàn)代化水平不斷發(fā)展，數(shù)字信息技術廣泛應用，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能滿足社會發(fā)展需要，必須充分利用現(xiàn)代化信息技術，加強對檔案的科學管理，只有這樣，才能促使現(xiàn)階段檔案管理工作效率的不斷提高，提升檔案管理信息化水平。所以是，檔案管理的科學化能夠使檔案管理部門提升工作的效率，加快信息的傳遞，更好地服務于民生，加快為事業(yè)單位發(fā)展；需要強調(diào)的是，檔案管理的科學化是檔案管理工作不斷發(fā)展的需要。雖然近年來我國檔案管理水平有了一定的提升，但檔案管理的科學化水平與國家的發(fā)展與人民群眾的需要還不能保持一致，這需要還需要相關檔案管理機構人員進行不斷的探究。檔案管理工作具有一定的復雜性，必須對其進行現(xiàn)代化的管理方法，使管理難度降低，提高檔案的利用效率，因此，促使檔案管理工作更具科學化，是檔案管理工作不斷發(fā)展的具體需要與發(fā)展方向；提高國家文化軟實力，符合科學發(fā)展的具體需要。檔案不論采用何種形式，都體現(xiàn)了國家的社會經(jīng)濟、政治以及國家的精神文化，檔案管理屬于我國文化建設的工作的重要組成部分。檔案管理科學化水平的不斷提高，在文化層面角度，對國家快速發(fā)展，促使國家文化軟實力不斷提高有著重要的意義。

2 檔案管理科學化解析

事業(yè)單位的檔案管理是一個綜合性工程，包含諸多流程，因此，其管理的科學化也是一個綜合性的系統(tǒng)工程，具體而言：

2.1 檢索與目錄管理的科學化

檔案檢索和目錄管理在檔案管理中有著舉足輕重的作用，它們是實施檔案管理的基礎性環(huán)節(jié)，在檢索和目錄管理中，使用計算機技術對相關的目錄進行系統(tǒng)的生成，從而大幅提高檔案的管理效率。檔案部門要積極引進先進的計算機技術，在使用的過程中，要使用專門的軟件進行檔案管理。事業(yè)單位的檔案管理需要通過標準進行分類，按照相關的標準進行記錄，將相關的信息記錄到檔案管理中，計算機能夠自動的進行識別，輸入后就可以顯示。利用計算機技術，可以最大限度的提高使用的效率，從而極大方便讀者和用戶信息檢索，在極短的時間內(nèi)就可以將需要的檔案信息檢索出來，這樣就減少了事業(yè)單位檔案管理的工作，縮短了時間。利用現(xiàn)代化的科學技術手段，可以充分的發(fā)揮事業(yè)單位工作人員的效率，增加檔案管理的深度和廣度。

2.2 庫房管護的科學化

庫房管護是檔案管理流程的重要一環(huán)，使用計算機技術進行系統(tǒng)的采集和整理，從而達到高效化管理。隨著計算機技術的廣泛應用，事業(yè)單位檔案部門要根據(jù)自身實際摸索出屬于自身發(fā)展的新的檔案管護方式，實現(xiàn)對庫房管理手段的更新。計算機技術的應用打破了傳統(tǒng)的理念，能夠進行實時監(jiān)控等功效，能夠?qū)照{(diào)設備、干燥、加濕等予以控制，從而控制庫房濕度、溫度、防盜報警以及火警報災等。

2.3 輔助環(huán)節(jié)的科學化

事業(yè)單位檔案管理有著眾多的流程，包括檔案的收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計分析、銷毀等。這需要管理人員采用檔案管理相應的軟件對檔案借閱以及歸還進行統(tǒng)計，使檔案工作者能夠及時對檔案存儲的實時信息進行把握，一方面減少工作量，一方面大幅提升管理效益。

2.4 構建科學化的互聯(lián)系統(tǒng)

事業(yè)單位檔案管理只有突破傳統(tǒng)，建立起科學化的互聯(lián)系統(tǒng)，才能夠滿足用戶需求。事業(yè)單位檔案部門要與上級部門和兄弟單位互聯(lián)互通，有利于對資源及時共享，實現(xiàn)檔案信息資源的最優(yōu)配置。

3 建構檔案科學化管理的保障體系

事業(yè)單位檔案管理的科學化是一個系統(tǒng)性的綜合工程，不是一蹴而就，需要建立起一套完整的保障體系。需要強調(diào)的是，雖然現(xiàn)代化的技術將計算機以及網(wǎng)絡技術應用于事業(yè)單位的檔案管理能夠在很大程度上節(jié)約工作時間，提高工作效率以及準確率，但是，計算機管理也存在著一定的網(wǎng)絡風險，因此，需要加強技術性保障，具體說來，首先做好文檔分離。不少單位文檔工作在其通過文檔口時，將文件的前面兩個階段視作文件，而只將后面兩個階段視作檔案，而且管理標準也不統(tǒng)一，這樣使文檔運動各個階段相互獨立，致使文檔分離；其次，高度重視網(wǎng)絡安全。由于網(wǎng)絡技術不斷升級，對檔案信息實施網(wǎng)絡管理時，其可靠性以及安全性問題越來越受到關注。而大部分檔案管理者又缺乏必要的計算機技術，如果只對電子文檔相應的邏輯歸檔進行了設計，而并未考慮到其物理歸檔，網(wǎng)絡一旦遭到破壞，檔案也會消失，設備利用率較低，復合型人才較為缺乏。檔案室對計算機進行應用時，功能單一，大部分僅用于文件打字或者檔案著錄，對財力、物力和人力無疑是一種浪費。這就需要檔案部門做好文檔進行一體化管理，真正解決文檔分離問題。

4 結(jié)語

事業(yè)單位要順應社會發(fā)展潮流，加快管理的科學化進程。事業(yè)單位檔案部門作為事業(yè)單位的重要組成部分，要服從于單位大局，加速實現(xiàn)檔案管理工作的科學化，實現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化，實現(xiàn)明顯的質(zhì)量效益與社會效益。

參考文獻

[1]田麗立.淺析行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新[J].現(xiàn)代國企研究，2015（14）.

[2]徐微.探討如何做好事業(yè)單位檔案管理工作[J].人才資源開發(fā)，2015（24）.