基于大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉變

鄧鳳玲

摘 要：檔案是直接形成的歷史紀錄，在漫長的發(fā)展過程中，形成了不計其數(shù)的各種記錄數(shù)據(jù)，數(shù)量非常多。當今時代展示出了大數(shù)據(jù)的特征，每一個行業(yè)都需要處理非常龐大復雜的數(shù)據(jù)，如何有效地管理這些數(shù)據(jù)是各行各業(yè)面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。因此，人們越來越認識到，有效地管理這些大數(shù)據(jù)，是非常重要和迫切的，并且，檔案管理行業(yè)更需正視這個問題，并對管理工作進行改革，使檔案管理行業(yè)往新的更好的方向發(fā)展。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；思維轉變

大數(shù)據(jù)是指那些體量大，類別多，不能用陳舊的數(shù)據(jù)庫工具分析整理的數(shù)據(jù)集。如今是個信息化的時代，發(fā)展迅速的科技和先進的技術使我們的社會不斷地前進，每個行業(yè)幾乎都涉及到了大數(shù)據(jù)技術、云計算技術和人工智能技術，享受著技術帶來的便捷。在檔案管理當中，大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對此有了一定的沖擊，在如今的大數(shù)據(jù)時代，如何在檔案信息管理中轉變思維方式就變得十分重要了。

1 檔案管理在大數(shù)據(jù)時代遇到的障礙和時機

1.1 檔案管理在大數(shù)據(jù)時代所涉及的技術

近年來隨著計算機技術的興起，先前的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)管理方式因此發(fā)生了非常大的改變。從前的人們用紙質記載數(shù)據(jù)，工作量大，不易儲存，并且記載的數(shù)據(jù)還有丟失的風險，消耗了一定的人力物力財力。但如今社會發(fā)展很快，人們充分利用科學技術，將檔案數(shù)據(jù)電子化，這是人們運用一種全新的技術，高效快捷地處理那些多而復雜的數(shù)據(jù)。現(xiàn)在人們都是使用數(shù)據(jù)處理軟件，讓計算機對數(shù)據(jù)進行分析，方便快捷地采集、存儲、檢索、加工、變換和傳輸數(shù)據(jù)，然后匯總出對人們最有價值的信息，整合成檔案。運用科學技術通過電子設備處理數(shù)據(jù)，已經(jīng)成為檔案管理工作非常重要的一個環(huán)節(jié)。人工智能技術在我們的實際生活中應用得十分廣泛，指的是讓機器完成只有人類才可以實現(xiàn)的一系列復雜的動作，這些機器都是由類似或大于人類智能的電子設備組成，能識別很多種東西，比如語言和圖像。實際上，人工智能技術是計算機技術的一個分支，是計算機技術的更高級的表現(xiàn)形式，隨著檔案的幾何式增長，人工智能技術會成為檔案信息化的有力支柱。計算機網(wǎng)絡技術將全球聯(lián)通，不同地區(qū)的人們都能進行信息檢索，網(wǎng)絡通信，辦公自動化等，數(shù)字化的發(fā)展讓我們有了更好的生活工作體驗，同樣，檔案管理工作也因此獲益甚多。這三種技術，相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作，不再使人們受到時間上和空間上的限制，讓人們能更加高效地檢索和利用，并永久儲存，不必擔心丟失的風險。

1.2 機遇與挑戰(zhàn)

當前我國的檔案增長速度快，且總量很大，涉及的類型也是多種多樣，有教育的，有政府的，有企業(yè)的，不同的檔案都存在著差異性，但是相同的是，因為龐大的檔案資源，單位們都會選擇讓檔案數(shù)字化，將紙質版轉化為使用方便的電子版，

在價值方面，最為珍重的就是國家級的檔案，國家級的檔案一般都是對社會有重大影響的，資源價值很高，對社會有著非凡的意義。大部分的檔案雖然價值總量高，但是價值密度低，判斷一個檔案價值的高低，可從檔案是否真實可靠，檔案是否經(jīng)過權威認證，檔案是否被經(jīng)常使用這幾個方面出發(fā)。近幾年來因為社會變得越來越信息化、智能化，各層級的的檔案管理也變得越來越信息化和智能化，電子檔案也越來越多，人們充分利用先進的科學技術，對繁雜原始的各種信息進行挖掘，整合其他不同的信息，充分分析歸類各種信息之間的聯(lián)系，省去人類復雜的大腦思考過程，在短時間內完成龐大的工作量，生成新的綜合性極強的信息，從而使人們從中受益。原先的檔案行業(yè)是對全社會的檔案進行管理，先是對信息采集，鑒定，整頓，檢索等，再對社會檔案保存，讓社會的成員進行利用，但是在如今的大數(shù)據(jù)時代下，信息如此之多，種類也是多種多樣，再運用傳統(tǒng)的檔案管理工作會讓工作量加大加難，實際操作起來會十分棘手，因此，這種情況是對檔案管理工作的一大挑戰(zhàn)。在檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)技術具有兩面性，好處上文已有陳述，壞處是檔案信息容易泄露丟失，甚至有可能會被私自篡改，對檔案管理工作造成不可估量的負面影響。還有，若是檔案管理工作中沒有專業(yè)素養(yǎng)優(yōu)質的工作人員，不能夠對數(shù)據(jù)進行深入地分析，那檔案管理工作將進行得十分困難，進程也會十分緩慢，因為如今的檔案管理與許多的學科相關聯(lián)，這就要求那些檔案管理工作者要加快轉型，要不斷充實自身的專業(yè)技能，去應對當今的挑戰(zhàn)。

2 如何在大數(shù)據(jù)時代下推進檔案管理思維的轉變

大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作會迸發(fā)出新的生命力，走向新的發(fā)展，人們既可收獲機遇，也會遇到挑戰(zhàn)。所以，管理者充實自身就變得十分重要了。

2.1 學會運用網(wǎng)絡信息技術

從前的檔案管理因為生產(chǎn)技術落后，受限于時間、手段、地域等多種方面，以前的紙質版的檔案管理管理起來較為麻煩，一方面紙質不易保存，容易受多種方面的影響，如若稍不注意都有可能損壞紙張，上面記載的檔案就很可能丟失，并且難以復原，另一方面，紙張類的檔案檢索起來十分麻煩，需要逐個尋找排查，會浪費時間和精力。但是如果使檔案管理網(wǎng)絡化，可滿足不同客戶的需求，通過簡單的搜索便能使客戶得到自己想要的檔案信息，且搜索的資源能在極短的時間內不受時間和空間的限制，最后展示出來的是客戶認為的最有價值的檔案。這樣，運用網(wǎng)絡信息技術的思維模式可為社會提供更加高效的服務，推進檔案管理工作向開放化，多元化，先進化方向發(fā)展。

2.2 學會共享資源

檔案信息的共享是一件十分有建設性的舉措，因此要在檔案管理當中建立共享性思維。國家的各地區(qū)應該實行各層級檔案信息有機統(tǒng)一，各檔案管理的機構應該相連貫，互相合作，一起創(chuàng)辦大型的檔案數(shù)據(jù)庫，讓每個部門都能夠共享資源。數(shù)字化信息網(wǎng)絡的應用能夠推進共享思維的發(fā)展，充分利用大數(shù)據(jù)技術，整合各種類型的檔案，運用網(wǎng)絡管理各種信息，將檔案管理的社會價值最大化。共享意味著共贏，在相互借鑒的基礎上，檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展能夠更上一層樓。

2.3 增強檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性

電子檔案儲存在網(wǎng)絡上，會有網(wǎng)絡侵襲的危險，而一旦受到攻擊，后果將不堪設想。因此，如何加強當今的檔案管理是一個我們必須重視的問題。檔案管理系統(tǒng)的電子設備的安全性能應該大大加強，生產(chǎn)設備的廠家應該加大有關技術安全方面的投入，研發(fā)出更加安全，性能更加穩(wěn)定的設備。另外，檔案管理中心應該建立一個專業(yè)素養(yǎng)強大、有責任意識的敬業(yè)的團隊，加強培養(yǎng)和提升團隊的綜合水平，讓他們運用專業(yè)的知識和技能，采集、解析、挖掘、開發(fā)、整合數(shù)據(jù)，輔以先進的科學技術，同時進行數(shù)據(jù)備份、安全加密等操作。這既是對檔案進行專業(yè)可靠的管理，也是對檔案進行的一種防護加固。

2.4 制定人才培養(yǎng)計劃

檔案管理人才是十分必要的，如何把檔案管理好，這取決于檔案管理者擁有著怎樣的檔案管理思維。因此，應該制定人才培養(yǎng)計劃，對檔案管理相關人員進行培訓，為他們開設檔案管理課程，豐富他們的技能和知識，讓他們在這些鍛煉中不斷地突破和轉換思維方式。再建立人才考核制度，將那些思維方式突出的人員優(yōu)先考慮，加大對他們的培訓力度，促進他們的發(fā)展，同時還要給予一定的資金提成，鼓勵工作人員向他們學習，促進工作人員整體的檔案管理思維的轉變。

3 結語

在當今的形勢下，要想順利地成功地管理檔案，管理人員需要轉變思維方式，創(chuàng)新突破從前的思維方式，熟通運用各種科學技術。

參考文獻

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