鄧鳳玲
摘 要:檔案是直接形成的歷史紀錄,在漫長的發(fā)展過程中,形成了不計其數(shù)的各種記錄數(shù)據(jù),數(shù)量非常多。當今時代展示出了大數(shù)據(jù)的特征,每一個行業(yè)都需要處理非常龐大復雜的數(shù)據(jù),如何有效地管理這些數(shù)據(jù)是各行各業(yè)面臨的嚴峻挑戰(zhàn)。因此,人們越來越認識到,有效地管理這些大數(shù)據(jù),是非常重要和迫切的,并且,檔案管理行業(yè)更需正視這個問題,并對管理工作進行改革,使檔案管理行業(yè)往新的更好的方向發(fā)展。
關鍵詞:大數(shù)據(jù);檔案管理;思維轉變
大數(shù)據(jù)是指那些體量大,類別多,不能用陳舊的數(shù)據(jù)庫工具分析整理的數(shù)據(jù)集。如今是個信息化的時代,發(fā)展迅速的科技和先進的技術使我們的社會不斷地前進,每個行業(yè)幾乎都涉及到了大數(shù)據(jù)技術、云計算技術和人工智能技術,享受著技術帶來的便捷。在檔案管理當中,大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)對此有了一定的沖擊,在如今的大數(shù)據(jù)時代,如何在檔案信息管理中轉變思維方式就變得十分重要了。
1 檔案管理在大數(shù)據(jù)時代遇到的障礙和時機
1.1 檔案管理在大數(shù)據(jù)時代所涉及的技術
近年來隨著計算機技術的興起,先前的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)管理方式因此發(fā)生了非常大的改變。從前的人們用紙質(zhì)記載數(shù)據(jù),工作量大,不易儲存,并且記載的數(shù)據(jù)還有丟失的風險,消耗了一定的人力物力財力。但如今社會發(fā)展很快,人們充分利用科學技術,將檔案數(shù)據(jù)電子化,這是人們運用一種全新的技術,高效快捷地處理那些多而復雜的數(shù)據(jù)?,F(xiàn)在人們都是使用數(shù)據(jù)處理軟件,讓計算機對數(shù)據(jù)進行分析,方便快捷地采集、存儲、檢索、加工、變換和傳輸數(shù)據(jù),然后匯總出對人們最有價值的信息,整合成檔案。運用科學技術通過電子設備處理數(shù)據(jù),已經(jīng)成為檔案管理工作非常重要的一個環(huán)節(jié)。人工智能技術在我們的實際生活中應用得十分廣泛,指的是讓機器完成只有人類才可以實現(xiàn)的一系列復雜的動作,這些機器都是由類似或大于人類智能的電子設備組成,能識別很多種東西,比如語言和圖像。實際上,人工智能技術是計算機技術的一個分支,是計算機技術的更高級的表現(xiàn)形式,隨著檔案的幾何式增長,人工智能技術會成為檔案信息化的有力支柱。計算機網(wǎng)絡技術將全球聯(lián)通,不同地區(qū)的人們都能進行信息檢索,網(wǎng)絡通信,辦公自動化等,數(shù)字化的發(fā)展讓我們有了更好的生活工作體驗,同樣,檔案管理工作也因此獲益甚多。這三種技術,相較于傳統(tǒng)的檔案管理工作,不再使人們受到時間上和空間上的限制,讓人們能更加高效地檢索和利用,并永久儲存,不必擔心丟失的風險。
1.2 機遇與挑戰(zhàn)
當前我國的檔案增長速度快,且總量很大,涉及的類型也是多種多樣,有教育的,有政府的,有企業(yè)的,不同的檔案都存在著差異性,但是相同的是,因為龐大的檔案資源,單位們都會選擇讓檔案數(shù)字化,將紙質(zhì)版轉化為使用方便的電子版,
在價值方面,最為珍重的就是國家級的檔案,國家級的檔案一般都是對社會有重大影響的,資源價值很高,對社會有著非凡的意義。大部分的檔案雖然價值總量高,但是價值密度低,判斷一個檔案價值的高低,可從檔案是否真實可靠,檔案是否經(jīng)過權威認證,檔案是否被經(jīng)常使用這幾個方面出發(fā)。近幾年來因為社會變得越來越信息化、智能化,各層級的的檔案管理也變得越來越信息化和智能化,電子檔案也越來越多,人們充分利用先進的科學技術,對繁雜原始的各種信息進行挖掘,整合其他不同的信息,充分分析歸類各種信息之間的聯(lián)系,省去人類復雜的大腦思考過程,在短時間內(nèi)完成龐大的工作量,生成新的綜合性極強的信息,從而使人們從中受益。原先的檔案行業(yè)是對全社會的檔案進行管理,先是對信息采集,鑒定,整頓,檢索等,再對社會檔案保存,讓社會的成員進行利用,但是在如今的大數(shù)據(jù)時代下,信息如此之多,種類也是多種多樣,再運用傳統(tǒng)的檔案管理工作會讓工作量加大加難,實際操作起來會十分棘手,因此,這種情況是對檔案管理工作的一大挑戰(zhàn)。在檔案管理工作中運用大數(shù)據(jù)技術具有兩面性,好處上文已有陳述,壞處是檔案信息容易泄露丟失,甚至有可能會被私自篡改,對檔案管理工作造成不可估量的負面影響。還有,若是檔案管理工作中沒有專業(yè)素養(yǎng)優(yōu)質(zhì)的工作人員,不能夠?qū)?shù)據(jù)進行深入地分析,那檔案管理工作將進行得十分困難,進程也會十分緩慢,因為如今的檔案管理與許多的學科相關聯(lián),這就要求那些檔案管理工作者要加快轉型,要不斷充實自身的專業(yè)技能,去應對當今的挑戰(zhàn)。
2 如何在大數(shù)據(jù)時代下推進檔案管理思維的轉變
大數(shù)據(jù)時代下,檔案管理工作會迸發(fā)出新的生命力,走向新的發(fā)展,人們既可收獲機遇,也會遇到挑戰(zhàn)。所以,管理者充實自身就變得十分重要了。
2.1 學會運用網(wǎng)絡信息技術
從前的檔案管理因為生產(chǎn)技術落后,受限于時間、手段、地域等多種方面,以前的紙質(zhì)版的檔案管理管理起來較為麻煩,一方面紙質(zhì)不易保存,容易受多種方面的影響,如若稍不注意都有可能損壞紙張,上面記載的檔案就很可能丟失,并且難以復原,另一方面,紙張類的檔案檢索起來十分麻煩,需要逐個尋找排查,會浪費時間和精力。但是如果使檔案管理網(wǎng)絡化,可滿足不同客戶的需求,通過簡單的搜索便能使客戶得到自己想要的檔案信息,且搜索的資源能在極短的時間內(nèi)不受時間和空間的限制,最后展示出來的是客戶認為的最有價值的檔案。這樣,運用網(wǎng)絡信息技術的思維模式可為社會提供更加高效的服務,推進檔案管理工作向開放化,多元化,先進化方向發(fā)展。
2.2 學會共享資源
檔案信息的共享是一件十分有建設性的舉措,因此要在檔案管理當中建立共享性思維。國家的各地區(qū)應該實行各層級檔案信息有機統(tǒng)一,各檔案管理的機構應該相連貫,互相合作,一起創(chuàng)辦大型的檔案數(shù)據(jù)庫,讓每個部門都能夠共享資源。數(shù)字化信息網(wǎng)絡的應用能夠推進共享思維的發(fā)展,充分利用大數(shù)據(jù)技術,整合各種類型的檔案,運用網(wǎng)絡管理各種信息,將檔案管理的社會價值最大化。共享意味著共贏,在相互借鑒的基礎上,檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展能夠更上一層樓。
2.3 增強檔案管理系統(tǒng)的安全可靠性
電子檔案儲存在網(wǎng)絡上,會有網(wǎng)絡侵襲的危險,而一旦受到攻擊,后果將不堪設想。因此,如何加強當今的檔案管理是一個我們必須重視的問題。檔案管理系統(tǒng)的電子設備的安全性能應該大大加強,生產(chǎn)設備的廠家應該加大有關技術安全方面的投入,研發(fā)出更加安全,性能更加穩(wěn)定的設備。另外,檔案管理中心應該建立一個專業(yè)素養(yǎng)強大、有責任意識的敬業(yè)的團隊,加強培養(yǎng)和提升團隊的綜合水平,讓他們運用專業(yè)的知識和技能,采集、解析、挖掘、開發(fā)、整合數(shù)據(jù),輔以先進的科學技術,同時進行數(shù)據(jù)備份、安全加密等操作。這既是對檔案進行專業(yè)可靠的管理,也是對檔案進行的一種防護加固。
2.4 制定人才培養(yǎng)計劃
檔案管理人才是十分必要的,如何把檔案管理好,這取決于檔案管理者擁有著怎樣的檔案管理思維。因此,應該制定人才培養(yǎng)計劃,對檔案管理相關人員進行培訓,為他們開設檔案管理課程,豐富他們的技能和知識,讓他們在這些鍛煉中不斷地突破和轉換思維方式。再建立人才考核制度,將那些思維方式突出的人員優(yōu)先考慮,加大對他們的培訓力度,促進他們的發(fā)展,同時還要給予一定的資金提成,鼓勵工作人員向他們學習,促進工作人員整體的檔案管理思維的轉變。
3 結語
在當今的形勢下,要想順利地成功地管理檔案,管理人員需要轉變思維方式,創(chuàng)新突破從前的思維方式,熟通運用各種科學技術。
參考文獻
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