信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理策略探析

王曉春 劉春紅

摘 要：信息時(shí)代撲面而來(lái)，新形勢(shì)下，如何讓事業(yè)單位提高信息化檔案水平、改變傳統(tǒng)檔案管理問題，筆者從所處信息化的時(shí)代環(huán)境，著重分析了事業(yè)檔案信息化建設(shè)內(nèi)容、存在問題及解決方法，以期為事業(yè)單位檔案管理工作開展提供有效幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；事業(yè)單位；管理策略

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢(shì)，加快檔案信息化建設(shè)是事業(yè)信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。對(duì)于事業(yè)單位而言，只有在實(shí)行了信息化管理才能使事業(yè)單位檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，信息化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)的應(yīng)用能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理水平，對(duì)于社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到不可忽視的促進(jìn)作用。

1 信息時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理概況

信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作數(shù)字化、信息化的快速提升。當(dāng)前，不少人認(rèn)為，當(dāng)下的檔案管理工作，必須從過去老舊模式中掙脫出來(lái)，進(jìn)行信息化建設(shè)，利用計(jì)算機(jī)的信息管理技術(shù)對(duì)檔案的收集整理以及開發(fā)利用，從而提高檔案管理效益，降低檔案管理的成本，做到以高效快捷的工作方式來(lái)有效地進(jìn)行社會(huì)服務(wù)。

的確，傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要以紙質(zhì)形式保存為主。這種保存方式，隨著時(shí)間推移、環(huán)境的變化，很容易導(dǎo)致蟲蛀、發(fā)霉等情況，從而導(dǎo)致檔案損壞，對(duì)檔案資料的完整性、安全性構(gòu)成威脅。而當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)檔案進(jìn)行信息化處理后，檔案信息直接由相關(guān)人員錄人到計(jì)算機(jī)之中，不僅大大地降低了管理成本，而且還可以對(duì)檔案進(jìn)行備份，有效保證檔案的完整性和安全性。同時(shí)，數(shù)理化帶來(lái)的便利，更有助于實(shí)現(xiàn)快速查詢。之前的檔案管理主要依靠人工索引進(jìn)行查找，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，但信息化時(shí)代，對(duì)檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理后，大大簡(jiǎn)化了查詢程序，可以使檔案查詢不受時(shí)間和地點(diǎn)的約束，隨時(shí)都可以通過網(wǎng)絡(luò)查詢和調(diào)用所需要的檔案信息，使檔案的查詢和使用更具優(yōu)勢(shì)。

2 信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的主要內(nèi)容

信息時(shí)代下事業(yè)單位檔案管理的內(nèi)容包括硬件建設(shè)、軟件建設(shè)兩個(gè)方面。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理模式的顛覆，主要體現(xiàn)在數(shù)字化方面，因此相關(guān)硬件建設(shè)是必不可少的。通常而言，事業(yè)檔案管理所指的硬件設(shè)施主要包括：計(jì)算機(jī)、掃描儀、存儲(chǔ)空間、數(shù)據(jù)庫(kù)檔案管理軟件、局域網(wǎng)等內(nèi)容，這些將為事業(yè)檔案工作開展奠定良好的基礎(chǔ)條件。

就軟件建設(shè)而言，首先要重視事業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)、職業(yè)素質(zhì)的提升。事業(yè)單位檔案管理最終要落腳到人的操作、管理上，事業(yè)檔案管理人員不僅需要有較高的專業(yè)知識(shí)、文化素養(yǎng)，還需要有愛崗敬業(yè)的奉獻(xiàn)精神、較強(qiáng)的責(zé)任感和事業(yè)心，真正在檔案工作中干一行愛一行，管一行通一行，全面提高個(gè)人的專業(yè)技能和理論水平，將本單位的檔案資源管理到位、保護(hù)到位、利用到位。其次，還要不斷建立、健全相關(guān)管理?xiàng)l例、紀(jì)律。高新技術(shù)的融入為事業(yè)單位管理帶來(lái)了極大便利，但管理?xiàng)l例、查閱紀(jì)律等制度、機(jī)制建設(shè)必須

跟上。

3 信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理策略研究

3.1 加大投入力度

事業(yè)單位檔案進(jìn)行信息化、數(shù)字化處理，離不開軟、硬件兩個(gè)方面的投入。沒有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)運(yùn)算系統(tǒng)等硬件，數(shù)據(jù)的量化根本不可能。同樣，沒有人力資源的后期支撐，即使有了硬件設(shè)備，也無(wú)法保證后續(xù)錄入、管理、操作等。因此，必須加大事業(yè)信息化建設(shè)投入力度。突出檔案信息化基礎(chǔ)投入這個(gè)前提，切實(shí)搞好信息化設(shè)備更新維護(hù)。要實(shí)現(xiàn)事業(yè)檔案工作現(xiàn)代化有效開展，需要政府加大財(cái)力、人力和物力的支持力度，根據(jù)各事業(yè)單位的實(shí)際需要，加大基礎(chǔ)設(shè)施投入力度，建立檔案信息化專項(xiàng)預(yù)算并對(duì)相關(guān)建設(shè)資金進(jìn)行科學(xué)有效管理，以此加大電子檔案室、紙制檔案室的面積，采購(gòu)檔案種類物資，全面改善檔案工作的硬件和軟件條件。

3.2 加快隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案工作依然存在不平衡現(xiàn)象，即傳統(tǒng)檔案管理人員多、檔案兼職人員多、年齡偏大人員多，同時(shí)，信息化檔案人員少、檔案專職人員少、年輕人員少。工作人員中檔案學(xué)專業(yè)的畢業(yè)生普遍較少，許多從業(yè)者為兼職或轉(zhuǎn)崗過來(lái)，這樣就出現(xiàn)了微機(jī)操作水平差、專業(yè)水平偏低、文化程度不高、歲數(shù)較大等一系列難題，這些都達(dá)不到科學(xué)有效管理機(jī)關(guān)檔案的標(biāo)準(zhǔn)，致使部分機(jī)關(guān)檔案工作原地踏步甚至倒退，在信息化形勢(shì)下影響機(jī)關(guān)檔案工作進(jìn)步。針對(duì)這一情況，必須全力打造高素質(zhì)事業(yè)檔案隊(duì)伍。全力提高事業(yè)檔案人員素質(zhì)、打造一支“復(fù)合型”信息化管理人員隊(duì)伍是促進(jìn)事業(yè)檔案工作順利推進(jìn)基礎(chǔ)。在信息化快速發(fā)展的時(shí)代，各類競(jìng)爭(zhēng)都體現(xiàn)在人才競(jìng)爭(zhēng)方面，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的事業(yè)檔案工作更上要求擁有“精”“博”有機(jī)結(jié)合的“全才”，如此的事業(yè)檔案人才才能更好的適應(yīng)解決跨部門、跨學(xué)科、跨行業(yè)的事業(yè)檔案工作。事業(yè)單位也需要引導(dǎo)事業(yè)檔案工作人員加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)與政治學(xué)習(xí)有機(jī)結(jié)合，通過參與上級(jí)檔案系統(tǒng)舉辦的檔案專業(yè)培訓(xùn)班學(xué)習(xí)、日常檔案知識(shí)自學(xué)、檔案學(xué)術(shù)研討等方式，熟練掌握檔案管理的現(xiàn)代化要求，提升自身檔案工作綜合素質(zhì)。

3.3 加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

信息時(shí)代下的事業(yè)單位檔案管理工作，離不開一個(gè)系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。哪些數(shù)據(jù)需要進(jìn)行量化整合、哪些資源需要優(yōu)化配置、相關(guān)制度體系建設(shè)能否匹配，這些都需要認(rèn)真考慮。而且，當(dāng)前，在事業(yè)單位的檔案管理工作中不乏存在檢索時(shí)間長(zhǎng)、安全性差、查找檔案效率低等問題，雖然造成這一因素的原因是多方面的，但最主要的問題就是缺少統(tǒng)一規(guī)范的工作標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則。各事業(yè)單位要立足于實(shí)際制定一套事業(yè)檔案信息制度，促進(jìn)事業(yè)案件在制度化、程序化的道路上運(yùn)行。在目前的事業(yè)檔案管理操作中，要嚴(yán)格學(xué)習(xí)國(guó)家、省市各級(jí)檔案出臺(tái)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如2015年國(guó)家檔案局出臺(tái)的中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T22-2015《歸檔文件整理規(guī)則》要求，在堅(jiān)持將這些標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行到位的基礎(chǔ)上，結(jié)合本單位實(shí)際，提升檔案管理的自動(dòng)化管理程度，加快建立本單位數(shù)字化檔案管理方式，全面降低管理成本和人力成本，明確本單位的信息化檔案管理方式、信息化檔案組織制度、檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)及對(duì)應(yīng)責(zé)任分工等環(huán)節(jié)，切實(shí)解決標(biāo)準(zhǔn)要求不清不明問題，實(shí)現(xiàn)本單位檔案管理效率性與安全性相結(jié)合。

總之，伴隨著信息時(shí)代來(lái)臨，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，同時(shí)它對(duì)于社會(huì)發(fā)展和科技進(jìn)步也起到不可忽視的促進(jìn)作用，也能夠?yàn)閮?yōu)化事業(yè)單位人才結(jié)構(gòu)提供可靠的依據(jù)。要結(jié)合事業(yè)單位自身的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的規(guī)劃方案、實(shí)施策略、管理規(guī)范，保證對(duì)事業(yè)單位檔案實(shí)行科學(xué)、合理、規(guī)范、有效的管理，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利展開。

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