探討人事檔案管理存在的問題與建議

柏慧 周紅日

摘 要：人事檔案是人才信息的重要載體，它全面真實(shí)的記載著一個(gè)人不同時(shí)期的人生軌跡，包括個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、工作實(shí)績(jī)等重要信息。人事檔案管理作為人事管理工作中的一個(gè)重要組成部分，其管理水平的高低，直接影響單位和個(gè)人的工作效率和質(zhì)量。因此，切實(shí)做好人事檔案管理工作，對(duì)于調(diào)動(dòng)各類人員的工作積極性，全面完成機(jī)關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人的各項(xiàng)目標(biāo)任務(wù)，發(fā)展經(jīng)濟(jì)等都具有非常重要的促進(jìn)作用。但目前我國(guó)的人事檔案工作還存在一些問題，給人事檔案工作的發(fā)展造成很大影響。因此，筆者結(jié)合實(shí)踐對(duì)人事檔案管理存在的問題進(jìn)行全面分析，并提出有效的建議，對(duì)提升人事檔案管理水平，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；問題；建議

人事檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位在管理所屬人員時(shí)形成的以個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專門檔案，是全面系統(tǒng)地考察和了解一個(gè)人的憑證，人事檔案管理是人事管理的重要組成部分，也是黨的組織工作、人事工作和人力資源管理與開發(fā)、利用不可缺少的重要參考依據(jù)。人事檔案對(duì)于每個(gè)人來說也是極其重要的，它可以證明一個(gè)人從學(xué)校到各個(gè)工作崗位不同時(shí)期的人生軌跡，是工作經(jīng)歷的記錄，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說話”，它的作用不可被取代，如果沒有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無從得以保障。但是在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)人事檔案管理方面還存在很多問題，不僅給人員的變動(dòng)、工資調(diào)整、員工辭退等人事管理帶來諸多的困難，同時(shí)也直接影響到人才合理使用，嚴(yán)重制約了人力資源的開發(fā)，難以為現(xiàn)代人力資源開發(fā)、使用提供有效的服務(wù)。因此，加強(qiáng)人事檔案管理，充分發(fā)揮人事檔案的資源優(yōu)勢(shì)，為更好地為選拔和任用人才提供真實(shí)可靠的依據(jù)，具有極其重要的意義。下面筆者結(jié)合實(shí)踐對(duì)人事檔案管理存在的問題進(jìn)行全面分析，并提出有效的建議，旨在對(duì)人事檔案管理水平的提升有所助益。

1 人事檔案管理存在的問題分析

人事檔案制度自20世紀(jì)50年代產(chǎn)生以來，作為一項(xiàng)常規(guī)性的公共管理工具對(duì)中國(guó)的信用建設(shè)、干部管理、國(guó)家安全、福利分配等方面作出了不可磨滅的制度性貢獻(xiàn)。但隨著改革開放的進(jìn)程加快和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的縱深推進(jìn)，傳統(tǒng)人事檔案制度的身份性和體制性弊端也顯露無遺?！八罊n棄檔”、“虛假檔案”、“人質(zhì)檔案”、“人檔脫節(jié)”、“檔案克隆”等現(xiàn)象也日益增多，其“二元化人事體制結(jié)構(gòu)”形成的“人才壁壘”、“單位封閉”、“制度交易”、“身份阻隔”等負(fù)功能愈加顯現(xiàn)，在一些人的心目中人事檔案已經(jīng)淪為“雞肋”---食之無味卻棄之可惜，其制度性生存愈發(fā)尷尬。因此，傳統(tǒng)人事檔案制度必將走向終結(jié)，新的、科學(xué)的人事制度必將走向臺(tái)前。根據(jù)全國(guó)人才工作會(huì)議精神，要促進(jìn)人才的合理流動(dòng)，必須進(jìn)一步消除人才流動(dòng)中的城鄉(xiāng)、區(qū)域、部門、行業(yè)、身份、所有制度等限制，發(fā)展代理業(yè)務(wù)，改革戶籍、人事檔案 管理制度，放寬戶籍準(zhǔn)入政策，推廣以引進(jìn)人才為主導(dǎo)的工作居住證制度，探索建立社會(huì)化的人才檔案公共管理服務(wù)系統(tǒng)。筆者認(rèn)為，人事檔案及制度的公共政策創(chuàng)新必須沿著契約化、社會(huì)化、電子化和法制化的方向發(fā)展。

內(nèi)容上，立卷不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。一是檔案材料內(nèi)容填寫不一?！叭g一歷”（年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷）記載多樣，二是檔案用紙規(guī)格不一。雖然規(guī)定檔案材料要統(tǒng)一使用16開辦公用紙，但現(xiàn)行的公文材料大部分是A4紙，高等院校印制的學(xué)歷材料絕大部分也是A4紙，紙張大小不同，致使有的表格印制超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。三是材料歸類不準(zhǔn)確。有的不該歸檔的材料歸了檔，而該歸檔的零散材料卻沒有及時(shí)歸檔。四是檔案材料短缺。如表彰和處分材料散失較多，有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章。另外隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案中有些陳舊的信息內(nèi)容已不能滿足單位的發(fā)展需要。如記載個(gè)人履歷、社會(huì)關(guān)系、政治 面貌等基本情況的內(nèi)容多，而反映個(gè)人工作能力、技術(shù)特長(zhǎng)等方面的內(nèi)容少，這些都會(huì)直接影響到案卷的質(zhì)量。使用上，技術(shù)手段滯后，運(yùn)行效率。在整理檔案過程中，有的單位沒有啟用人事檔案電子信息化管理系統(tǒng)，大部分是靠手工操作，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力、效率低，與行業(yè)整體的現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化管理水平 不相適應(yīng)。

2 提高人事檔案管理水平的建議

保持人事檔案工作的高質(zhì)量，就必須要有科學(xué)的管理方法。傳統(tǒng)的管理方法在一定時(shí)期有它的科學(xué)性，但隨著形勢(shì)的發(fā)展和干部工作對(duì)人事檔案管理工作要求的變化，就會(huì)顯現(xiàn)出它的局限性。因此，目前的人事檔案的管理必須緊跟干部工作的需求，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和信息化：

1）實(shí)現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。人事檔案管理質(zhì)量的提高，重要一條就是要及時(shí)收集和補(bǔ)充檔案材料，而材料收集、歸檔、鑒別是否規(guī)范化將直接影響進(jìn)檔材料的質(zhì)量，對(duì)收集的檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精煉，觀點(diǎn)是否明確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正再歸檔，對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料，及時(shí)退給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。

2）改進(jìn)檔案的檢查與查閱方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，提高檔案管理的信息化。對(duì)人事檔案的檢索，無論是采用“四角編碼”法還是“筆形編號(hào)”法均是利用姓氏檢索的方法進(jìn)行，這兩種方法均是有一定科學(xué)性，但用記起來費(fèi)時(shí)，用起來繁瑣，工作效率低。為提高效率，可考慮采取以英文字母的順號(hào)進(jìn)行編排，便于記憶，利于查找，提高速度。同時(shí)，為了提高檔案管理水平，可以采取計(jì)算機(jī)管理人事檔案信息，研究建立兩個(gè)系統(tǒng)：檢索系統(tǒng)和利用系統(tǒng)。同時(shí)，運(yùn)行人事檔案原件管理系統(tǒng)，使查檔人員利于計(jì)算機(jī)在不接觸檔案的前提下查閱檔案原件 ，不僅可以提高查閱檔案速度，同時(shí)也有利于人事檔案的保密和安全。

3）分類管理。國(guó)家公務(wù)員的檔案管理由組織人事部門按管理權(quán)限建立并管理：其余人的檔案，則打破身份、學(xué)歷、職稱、行業(yè)、地域等各種界限，由政府人事部門所屬人才交流機(jī)構(gòu)建立并統(tǒng)一管理。

4）人事檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)行許可證并年檢制度。制定硬件、軟件標(biāo)準(zhǔn)，并加強(qiáng)執(zhí)法檢查：同時(shí)，檔案管理人員也要進(jìn)行培訓(xùn)并實(shí)行資格證制度，并定期考試更新知識(shí)。統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。

5）利用現(xiàn)代化管理手段。人事檔案管理也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代檔案管理理論與新技術(shù)的運(yùn)用，開拓新手段，加大投入，對(duì)人事檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)，通過現(xiàn)代化手段建立人才信息收集、反饋和跟蹤系統(tǒng)。

3 結(jié)語

為了轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)人事檔案無用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)政治體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介

柏慧（1990-）女，漢，湖南永州，本科，助理館員，研究方向：機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位綜合辦公部門檔案管理、人事部門檔案管理。