失業(yè)人員檔案管理初探

呂文娟

摘 要 隨著我國(guó)國(guó)有企業(yè)體制改革的深入以及我國(guó)就業(yè)形勢(shì)的改變，國(guó)有企業(yè)不再是具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的“鐵飯碗”，大多數(shù)員工都想從中跳出來(lái)，謀求更好的職業(yè)發(fā)展。因此大部分員工相繼與國(guó)有企業(yè)解除勞動(dòng)關(guān)系，變成社會(huì)勞動(dòng)力。國(guó)有企業(yè)員工的批量離職或跳槽加大了我國(guó)相關(guān)就業(yè)服務(wù)部門對(duì)該類失業(yè)人員的檔案管理工作量。本文主要對(duì)我國(guó)目前失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并在此基礎(chǔ)上對(duì)如何加強(qiáng)我國(guó)失業(yè)人員檔案管理工作提出幾點(diǎn)建議，旨在提高我國(guó)失業(yè)人員檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞 失業(yè)人員 檔案管理 問(wèn)題 措施

伴隨我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，我國(guó)企業(yè)人事管理制度也在不斷變革發(fā)展，員工檔案管理工作變得越來(lái)越重要，尤其是針對(duì)失業(yè)人員。失業(yè)人員檔案管理工作關(guān)系失業(yè)人員的切身利益，也會(huì)對(duì)國(guó)家相關(guān)政策的制定與實(shí)施產(chǎn)生影響。失業(yè)人員屬于社會(huì)弱勢(shì)群體，是我國(guó)全面建設(shè)和諧社會(huì)必須面對(duì)和解決的民生問(wèn)題。加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作，利用科學(xué)的方法對(duì)失業(yè)人員的檔案進(jìn)行管理能有效地推進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)的構(gòu)建，改善民生。

一、失業(yè)人員檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作不重視

目前在我國(guó)大多數(shù)國(guó)有企業(yè)人力資源管理工作中，為了節(jié)約管理成本，減少工作內(nèi)容，存在丟棄離職員工檔案的現(xiàn)象，企業(yè)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作不夠重視，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，企業(yè)相關(guān)管理層不了解失業(yè)人員檔案管理的流程，多數(shù)是將離職員工的檔案留在本單位或者直接丟棄，沒(méi)有移交給相關(guān)就業(yè)服務(wù)管理部門；第二，企業(yè)員工離職時(shí)，人事部門沒(méi)有及時(shí)對(duì)離職員工檔案進(jìn)行清理、記錄、轉(zhuǎn)交，檔案沒(méi)有得到很好的處理，導(dǎo)致部分離職員工檔案遺失；第三，部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者利用職務(wù)之便，對(duì)一些員工的檔案進(jìn)行修改，造成員工檔案信息失真，從而影響部分失業(yè)人員的再就業(yè)以及正常的離退休。

（二）檔案管理業(yè)務(wù)水平低，基礎(chǔ)設(shè)施落后

部分檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平低以及基礎(chǔ)設(shè)施落后是影響失業(yè)人員檔案管理工作的重要原因，這在我國(guó)縣級(jí)以下的檔案管理部門表現(xiàn)尤為突出。檔案管理人員學(xué)歷低，管理業(yè)務(wù)不熟練，沒(méi)有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏現(xiàn)代檔案管理工作所需的必備技能，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題不能正確靈活地處理；檔案存放的空間狹小，存放條件不符合檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)；檔案管理室的基礎(chǔ)設(shè)施過(guò)于落后，大部分老化嚴(yán)重，以致存放的檔案不能得到很好的保護(hù)。

（三）檔案管理人員缺乏責(zé)任感

檔案管理本身是一件十分枯燥的工作，而一些檔案管理人員的工作責(zé)任感不足，為了快速完成工作，直接將企業(yè)轉(zhuǎn)交過(guò)來(lái)的失業(yè)人員檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單登記存放了事，沒(méi)有按照管理工作要求對(duì)檔案信息進(jìn)行詳細(xì)采集、編寫、再入檔，導(dǎo)致失業(yè)人員檔案中存在許多問(wèn)題。另外，檔案管理工作職責(zé)不明確給一些不良的工作行為提供了條件，嚴(yán)重影響失業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。

二、加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理的措施

（一）重視失業(yè)人員檔案管理工作，建立檔案管理體制

重視失業(yè)人員檔案管理工作不僅體現(xiàn)在企業(yè)的管理工作中，也體現(xiàn)在我國(guó)相關(guān)就業(yè)服務(wù)管理部門當(dāng)中，失業(yè)人員檔案管理工作應(yīng)是平時(shí)工作的重點(diǎn)，企業(yè)管理層以及相關(guān)管理部門的負(fù)責(zé)人要引起重視，同時(shí)，結(jié)合我國(guó)法律法規(guī)將失業(yè)人員檔案管理工作落到實(shí)處。作為企業(yè)，本企業(yè)每一個(gè)離職員工的檔案都要在第一時(shí)間整理出來(lái)，并及時(shí)轉(zhuǎn)交給相關(guān)就業(yè)服務(wù)管理部門，在此期間還應(yīng)該與就業(yè)服務(wù)部門保持聯(lián)系，保證檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題能夠得到馬上解決，這也大大提高了檔案管理工作人員的工作效率。作為幫助失業(yè)人員實(shí)現(xiàn)再就業(yè)的國(guó)家就業(yè)服務(wù)管理部門，要建立健全檔案管理體制，保證失業(yè)人員的檔案的有效轉(zhuǎn)交和妥善管理，并及時(shí)填補(bǔ)失業(yè)人員檔案管理工作中的漏洞，促進(jìn)我國(guó)就業(yè)服務(wù)部門檔案管理工作的開(kāi)展。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員的工作責(zé)任感

社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展，企業(yè)用人制度也在不斷變革和更新，員工的人事檔案也成了企業(yè)選人用人的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，所以失業(yè)人員檔案管理工作變得十分重要，它不僅可以為企業(yè)選人作參考，而且還將影響我國(guó)民生政策以及社會(huì)保障制度的制定和落實(shí)。在加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作上，首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，讓他們?cè)诰駥用嬷匾暿I(yè)人員檔案管理工作，增強(qiáng)工作責(zé)任感；其次，將日常管理工作制度化，要求檔案管理人員必須按照崗位規(guī)定進(jìn)行管理工作，確保失業(yè)人員檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)化；最后，相關(guān)部門也必須做好監(jiān)督工作，避免在檔案管理工作中出現(xiàn)人為的差錯(cuò)。

（三）明確檔案管理工作的職責(zé)

各級(jí)相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作的重視，明確檔案管理工作的職責(zé)問(wèn)題，實(shí)行管理責(zé)任追究制度，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不定期檢查，以起到監(jiān)督管理的作用，并就管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，將責(zé)任追究到個(gè)人，對(duì)檔案管理工作中疏忽、不作為的現(xiàn)象進(jìn)行嚴(yán)肅處理，保證失業(yè)人員檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)于在檔案管理工作中出現(xiàn)嚴(yán)重失誤的工作人員，要給予嚴(yán)肅的批評(píng)和處分，要堅(jiān)決打擊私自篡改失業(yè)人員檔案、提供假證明材料的現(xiàn)象，保證失業(yè)人員檔案的真實(shí)性、保密性和完整性。

（四）實(shí)行失業(yè)人員檔案管理工作規(guī)范化

想要有效地提高失業(yè)人員檔案管理工作的效率，保證檔案信息的真實(shí)性、完整性、保密性，就必須加強(qiáng)對(duì)失業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求建立科學(xué)完整的檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)失業(yè)人員檔案管理工作的規(guī)范化，確保檔案管理工作的每個(gè)環(huán)節(jié)都能規(guī)范、有效地進(jìn)行。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的快速發(fā)展為檔案管理工作提供了技術(shù)上的支持，將計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)技術(shù)引入檔案管理工作，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為數(shù)字檔案，大大提高了檔案管理工作的效率，同時(shí)也更便于檔案信息的查詢和管理。計(jì)算機(jī)信息的引入為檔案管理提供技術(shù)支持的同時(shí)也對(duì)我們的檔案管理人員提出了新的要求，因此檔案管理人員必須加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的學(xué)習(xí)，只有掌握現(xiàn)代檔案管理的方法，才能更好地勝任檔案管理工作。

（作者單位為山東省泗水縣人力資源和社會(huì)保障局就業(yè)辦）

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