在線文件管理技巧

在線創(chuàng)建新文件

成功完成了SharePoint Server 2013與Office Web Apps 2013的連接之后，接下來(lái)我們可以來(lái)試試直接在文檔庫(kù)中，來(lái)添加一份Office文件，并且直接在與Office Web Apps Server集成的網(wǎng)站上來(lái)進(jìn)行編輯。

請(qǐng)?jiān)谖臋n庫(kù)的左上角中點(diǎn)擊“新文件”超連接繼續(xù)。接著會(huì)開啟“創(chuàng)建新的文件”頁(yè)面，請(qǐng)輸入一個(gè)新文件文件的名稱，點(diǎn)擊“確定”。以PowerPoint簡(jiǎn)報(bào)文件為例，可以先選取所要使用的主題，其中不同的主題項(xiàng)目，還可以進(jìn)一步選取不同的樣式。

接下來(lái)便可以進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)內(nèi)容的設(shè)計(jì)了。在此可以像我們?cè)谑褂脝螜C(jī)版的PowerPoint 2013一樣，來(lái)快速插入選定的SmartArt，然后進(jìn)行樣式的預(yù)覽與選擇以及編輯文字內(nèi)容。

完成在線Office文件的內(nèi)容編輯之后如何保存呢？系統(tǒng)將會(huì)提示我們，對(duì)于云端的Office應(yīng)用程序是沒(méi)有提供“存儲(chǔ)”按鈕的，因?yàn)樗鼘?huì)在我們編輯內(nèi)容的過(guò)程中自動(dòng)進(jìn)行保存。

接下來(lái)我們可以把頁(yè)面切換到“信息”頁(yè)面，在此您可以決定是否要使用本地計(jì)算機(jī)中的PowerPoint程序來(lái)開啟此文件，畢竟仍有一些更多的功能，需要在單機(jī)的Office應(yīng)用程序中才能夠使用。在“打印”頁(yè)面中，可以允許我們點(diǎn)擊“打印至 PDF”，也就是將目前的Word文件文件轉(zhuǎn)存成一份PDF文件。

在“共享”頁(yè)面中，則可以選擇是否要讓此文件，來(lái)與他人共享或是取得內(nèi)嵌信息。其中取得內(nèi)嵌信息的目的地，便是為了將此文件的預(yù)覽畫面，可以嵌入在SharePoint網(wǎng)站的任一頁(yè)面中來(lái)進(jìn)行顯示。

針對(duì)與其他用戶共享的設(shè)置，在此您可以直接輸入準(zhǔn)備邀請(qǐng)的人員名稱，輸入過(guò)程中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)快速識(shí)別。接著，再?gòu)南吕x單中選取所要賦予給這些人員的權(quán)限，目前有“可以編輯”與“可以查看”兩種。點(diǎn)擊“共享”。

此外，當(dāng)我們?cè)贠ffice Web Apps的連接中閱讀文件時(shí)，以Word文件為例還可以在“編輯文件”的下拉選單中，來(lái)決定要使用單機(jī)的Word還是Word Web App來(lái)進(jìn)行內(nèi)容編輯。

圖2 完成PPT文檔內(nèi)嵌

當(dāng)我們選擇以單機(jī)的Word來(lái)進(jìn)行文件編輯時(shí)，這時(shí)SharePoint便會(huì)自動(dòng)開啟系統(tǒng)信息提示，在此您可以選擇關(guān)閉目前的Word Web App，或是繼續(xù)在Word Web App中編輯。

將Office文件內(nèi)嵌于網(wǎng)站中

在前面有關(guān)Office Web App文件的編輯示范中，我們有提到可以通過(guò)“共享”頁(yè)面，來(lái)取得文件的內(nèi)嵌信息。其實(shí)這項(xiàng)操作需求，也同樣可以在Office文件預(yù)覽頁(yè)面中，通過(guò)功能選單中的“內(nèi)嵌信息”點(diǎn)擊來(lái)取得。開啟一個(gè)PowerPoint文件內(nèi)嵌信息頁(yè)面后，您可以將它先復(fù)制，過(guò)一會(huì)兒再將它嵌入到選定的網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容中。

請(qǐng)開啟任一SharePoint網(wǎng)頁(yè)并進(jìn)入到“編輯”模式，然后點(diǎn)擊位于“插入”功能列中的“視頻和音頻→內(nèi)嵌”繼續(xù)。緊接著，請(qǐng)將前面所復(fù)制的內(nèi)嵌信息，粘貼到內(nèi)嵌程序碼的區(qū)域中。粘貼之后，將可以立即看到預(yù)覽畫面，確認(rèn)無(wú)誤之后點(diǎn)擊“插入”即可。

如圖2所示，便是在一個(gè)小組網(wǎng)站的頁(yè)面中，所放置的一個(gè)PowerPoint文件內(nèi)嵌信息，在這個(gè)預(yù)覽頁(yè)面中，我們可以進(jìn)行文件的翻頁(yè)、全屏幕顯示、打印成PDF等操作。

在線共同編輯Office文件

實(shí)際上在線共同編輯功能，早在前一版SharePoint Server 2010就已提供了，不過(guò)當(dāng)時(shí)還無(wú)法在網(wǎng)站上進(jìn)行共同編輯，僅能夠使用單機(jī)Office應(yīng)用程序的方式，在多人在線開啟文件時(shí)來(lái)進(jìn)行共同編輯。

當(dāng)我們由Microsoft Word Web App開啟多人編輯中的Word文件后，便可以從頁(yè)面右下方的狀態(tài)欄之中，看到目前正在進(jìn)行編輯的人員名單。而當(dāng)多位人員在進(jìn)行共同編輯一份文件時(shí)，這時(shí)候如果有某一個(gè)段落或表格的內(nèi)容正被另一位人員修改中，在鼠標(biāo)光標(biāo)移過(guò)時(shí)將會(huì)出現(xiàn)正在編輯人員的提示信息。此外，如果該區(qū)域的內(nèi)容已經(jīng)被更新，也會(huì)出現(xiàn)“有可用的更新，請(qǐng)保存您的文件以重新整理此區(qū)域”的提示信息。

請(qǐng)注意，關(guān)于多人共同編輯Office文件的用戶連接，其連接方式可以是從Office Web Apps或是單機(jī)版本的Office應(yīng)用程序來(lái)完成。

當(dāng)發(fā)生多人共同修改了文件中某一區(qū)域的內(nèi)容時(shí)，如果任一方人員進(jìn)行保存，將會(huì)出現(xiàn)提示信息，來(lái)告知我們的變更已發(fā)生沖突，請(qǐng)點(diǎn)擊“解決沖突”按鈕繼續(xù)。在“解決沖突”的頁(yè)面中，您可以選擇“保留其他作者的變更”或是“保留我的變更”。確認(rèn)后點(diǎn)擊“送出”即可。

善用在線查看器功能

Office Web Apps Server 2013中所提供的在線查看器程序，可以讓用戶通過(guò)網(wǎng)頁(yè)瀏覽器的連接，來(lái)查看存儲(chǔ)在企業(yè)網(wǎng)頁(yè)服務(wù)器（URL）或文件共享文檔夾（UNC）中的 Word、Excel、PowerPoint三種文件。查看不同的Office文件內(nèi)容時(shí)，Word文件中的格式與版面配置會(huì)被保留，而Excel中的數(shù)據(jù)可提供篩選和排序功能，PowerPoint簡(jiǎn)報(bào)也可以播放所設(shè)置的動(dòng)畫。

圖3 閱讀PPT文件

注意，在線查看器程序并不能對(duì)開啟的Office文件進(jìn)行編輯，也不能開啟任何需要驗(yàn)證身份的文件。

想要使用這項(xiàng)在線查看器程序功能，首先必須在Office Web Apps Server 2013主機(jī)上，開啟Windows PowerShell命令界面，然后執(zhí)行命令Set-OfficeWebAppsFarm-OpenFromUrlEnabled:$true，來(lái)完成此功能的啟用。

成功啟用了在線查看器功能之后，請(qǐng)開啟瀏覽器并輸入連接網(wǎng)址（http://OfficeWebAppsServername/op/generate.aspx），來(lái)開啟網(wǎng)頁(yè)程序頁(yè)面。在此首先您可以在第一個(gè)字段中，以URL或UNC表示方式來(lái)輸入文件的地址。完成輸入之后再點(diǎn)擊“Create Link”按鈕，便會(huì)產(chǎn)生開啟此文件的網(wǎng)址與內(nèi)嵌信息，在下方的兩個(gè)字段中。針對(duì)所產(chǎn)生的網(wǎng)址部分，您可以點(diǎn)擊“This this link”來(lái)進(jìn)行開啟測(cè)試。

當(dāng)我們所要開啟的文件大于Office Web Apps Server 2013所支持的大小時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)“文件太大”的錯(cuò)誤信息。如圖3所示，是成功經(jīng)由在線查看器所開啟的PowerPoint文件，在此的操作方式，和我們?cè)赟harePoint Server 2013所連接開啟的操作方式是雷同的。

您也可以嘗試通過(guò)在線查看器，來(lái)開啟Excel電子表格，查看內(nèi)容的呈現(xiàn)是否正常。關(guān)于Office Web Apps Server 2013對(duì)于Office文件大小的相關(guān)限制，您可以通過(guò)Set-OfficeWebAppsFarm命 令與相關(guān)參數(shù)來(lái)進(jìn)行修改。以Excel工作表的大小限制來(lái)說(shuō)，您可以通過(guò)執(zhí)行Set-OfficeWebAppsFarm-ExcelWorkbookSizeMax 20，來(lái)限制其大小值。