小企業(yè)開源文件管理方案

針對(duì)中小企業(yè)簡(jiǎn)易的文件管理需求，在Microsoft的Windows平臺(tái)下有知名的SharePoint Foundation，而在Linux平臺(tái)下，是否也有免費(fèi)的類似解決方案呢？答案是有的，那就是今天要為大家介紹的Alfresco Community。

整體而言兩者各有千秋，但在以Active Directory為主的架構(gòu)環(huán)境中，SharePoint仍是最佳的選擇，而若是以Workgroup為主的架構(gòu)，Alfresco Community是相當(dāng)不錯(cuò)的解決方案，而且兩者可以同時(shí)存在于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)之中并且進(jìn)行雙向集成。

部署開源ECM方案

ECM解決方案的應(yīng)用

近年來，屬于企業(yè)IT熱門話題之一的便是企業(yè)內(nèi)容 管 理（ECM，Enterprise Content Management）。然而，所謂ECM便是將內(nèi)部各類結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)化的有價(jià)數(shù)據(jù)，包含了文件、圖像、視頻、網(wǎng)頁、各類記錄等，集中存儲(chǔ)在專屬的網(wǎng)站后臺(tái)數(shù)據(jù)庫中，并通過前端網(wǎng)站所提供的各類功能，讓用戶進(jìn)行協(xié)同運(yùn)作。例如，人員與文件的搜尋，在線閱讀，文件版本管理，權(quán)限配置，工作流程管理，討論區(qū)的使用等。

筆者本身是熟悉于Microsoft SharePoint各種版本的架構(gòu)與應(yīng)用，在使用了Alfresco Community之后，確實(shí)發(fā)現(xiàn)這是Linux平臺(tái)愛用者的一大福音，因?yàn)樗粌H易于構(gòu)建與維護(hù)，在使用者界面的設(shè)計(jì)上也相當(dāng)不錯(cuò)，并且還可以結(jié)合Microsoft Office 2007以上版本的在線基本功能來使用。以ECM在中小企業(yè)的基礎(chǔ)應(yīng)用需求來說，它已經(jīng)可以滿足許多使用者的需要，更重要的是它完全免費(fèi)。在接下來的內(nèi)容中，將為您介紹Alfresco Community從構(gòu)建到常見功能的應(yīng)用技巧。

Alfresco Community免費(fèi)下載網(wǎng)址：

http://wiki.alfresco.com/wiki/Download_and_Install_Alfresco

Alfresco也有提供滿足全功能需求的企業(yè)級(jí)商用版本，同樣可在Alfresco下載試用版。

注意：最新版本的Alfresco Community 4.0無論是哪個(gè)操作平臺(tái)下的版本，都僅提供64位的版本，因此，無法在32位的操作系統(tǒng)下安裝與使用。

安裝Alfresco Community for Linux

完 成Alfresco Community for Linux的下載與解壓縮之后，接著便可以在X-Window文件管理界面中針對(duì)Alfresco點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，選擇“Open in Terminal”來進(jìn)入到命令控制臺(tái)。

在命令控制臺(tái)中執(zhí)行./alfresco-community-4.0.d-installer-linuxx64-bin安裝程序。執(zhí)行后，如果出現(xiàn)cannot execute binary file錯(cuò)誤信息，即表示您目前的Linux平臺(tái)不是64位版本。

如何進(jìn)行確認(rèn)呢？

關(guān)于32位與64位操作系統(tǒng)的確認(rèn)方法是，首先輸入 cat /etc/*.release，可以先得知Linux的版本類型，接著輸入uname –a，則可以得知位版本，若呈現(xiàn)了i686，這表示使用的是32位版本。至于64位版本的信息，則會(huì)出現(xiàn)x86_64。

一旦在64位版本Linux上成功執(zhí)行Alfresco安裝程序之后，將會(huì)首先出現(xiàn)安裝語言選擇。

注意：如果想要以純文本模式來安裝，則只要執(zhí)行./alfresco-community-4.0.xinstaller-linux-x64.bin--mode text即可。

接 下 來， 在“Installation Type”頁面中，可以選擇安裝類型。在此我們以選擇進(jìn)一步安裝（Advanced），以便了解整個(gè)詳細(xì)的安裝過程。點(diǎn)擊“下一步”。在“Select Components”頁面，必須勾選所要安裝的組件項(xiàng)目，在此除了在線手冊(cè)的“Web Quick Start”項(xiàng)目可以選擇性勾選之后，其他項(xiàng)目請(qǐng)確認(rèn)已全部勾選。點(diǎn)擊“下一步”繼續(xù)。

在“Installation folder”頁面中，可以自定義安裝路徑，如果有較大的硬盤空間路徑，請(qǐng)額外指定。點(diǎn)擊“下一步”。在“Database Server Parameters”頁面中，可自定義Alfresco數(shù)據(jù)庫的端口，建議采用默認(rèn)的5432即可。點(diǎn)擊“下一步”。

在“Tomcat Port Configuration” 頁 面 中，首先可以在“Web Server domain”字段中輸入域名，緊接著，可以決定網(wǎng)站所要使用的端口，其中“Tomcat Server Port”是主要的聯(lián)機(jī)設(shè)置，如果沒有與其他現(xiàn)有網(wǎng)站沖突，可以考慮修改為80即可。點(diǎn)擊“下一步”繼續(xù)。

圖1 登錄Alfresco共享網(wǎng)站

在“Alfresco FTP Port”頁面中，可以設(shè)置已集成Alfresco FTP Server的端口，建議采用默認(rèn)值。在“Alfresco RMI Port”的頁面中，可以自定義Alfresco RMI的端口，此端口的聯(lián)機(jī)主要是讓Alfresco服務(wù)可以去執(zhí)行一些遠(yuǎn)程命令。在“Admin Password”頁面中，請(qǐng)輸入兩次默認(rèn)Admin管理員賬戶的密碼。建議設(shè)置至少包含數(shù)字與英文字母的7位數(shù)以上密碼。點(diǎn)擊“下一步”繼續(xù)。

在“Alfresco SharePoint Port”頁面中，默認(rèn)提供集成Microsoft Office聯(lián)機(jī)的SharePoint端口，建議采用默認(rèn)值即可，在本文最后，將會(huì)完整介紹這部分的應(yīng)用。點(diǎn)擊“下一步”。在“Install as a service”頁面中，如果希望當(dāng)Linux主機(jī)重新啟動(dòng)時(shí)，也可自動(dòng)啟動(dòng)Alfresco Community服務(wù)，在此請(qǐng)選取“Yes”。此服務(wù)啟動(dòng)的管理后續(xù)可在X Window的“服務(wù)”工具或是使用chkconfig命令來管理。點(diǎn)擊“下一步”繼續(xù)。

在“OpenOffice Server Port”頁面中，您可以自定義當(dāng)連接OpenOffice Server時(shí)所要使用的端口，建議采用默認(rèn)的8100即可。最后，在“Ready to Install”頁面中，點(diǎn)擊“下一步”按鈕開始進(jìn)行安裝。

在完成安裝的頁面中，您可以決定是否要在點(diǎn)擊“Finish”時(shí)，自動(dòng)開啟幫助、共享網(wǎng)站以及顯示下一步驟的操作。如圖1所示，便是Alfresco Community共享的網(wǎng)站，請(qǐng)輸入默認(rèn)的Admin賬戶與密碼，點(diǎn)擊“Login”進(jìn)行登錄。

在成功登錄Alfresco Community共享網(wǎng)站后，管理員將可以在這個(gè)網(wǎng)站中進(jìn)行各子網(wǎng)站的創(chuàng)建、人員賬戶的管理、文檔庫的配置等。

團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站的創(chuàng)建與管理

快速創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站

接下來讓我們來學(xué)習(xí)關(guān)于子網(wǎng)站的創(chuàng)建。首先在網(wǎng)站的上排工具欄中點(diǎn)擊“Sites”下拉選單中的“Create Site”繼 續(xù)。 在“Create Site”頁面中，依次輸入新子網(wǎng)站的名稱、網(wǎng)址名稱、描述、選擇網(wǎng)站類型、選擇公開或私人，其中在公開網(wǎng)站的部分還可以設(shè)置網(wǎng)站成員的加入必須通過核準(zhǔn)。點(diǎn)擊“OK”即可開始創(chuàng)建網(wǎng)站。

完成新子網(wǎng)站創(chuàng)建后，若從網(wǎng)址（URL）來查看，您會(huì)發(fā)現(xiàn)默認(rèn)它將自動(dòng)創(chuàng)建在“Site”路徑下。而對(duì)于我們所創(chuàng)建過的子網(wǎng)站，您可以隨時(shí)在上層網(wǎng)站首頁的“My Sites”區(qū)域，看到它們的連接信息。

文件與圖片的管理

接下來是文件與圖像的管理。首先我們可以在網(wǎng)站中點(diǎn)擊至“Document Library”頁面，接著便可以點(diǎn)擊“New Folder”來創(chuàng)建分類的活頁夾。進(jìn)入到活頁夾之后，可以點(diǎn)擊“Upload”來上傳大量文件。

圖2 點(diǎn)擊脫機(jī)編輯

當(dāng)進(jìn)行大量文件上傳任務(wù)時(shí)，過程中會(huì)顯示每個(gè)文件上傳的進(jìn)度，而完成之后，則會(huì)顯示上傳成功與上傳失敗的清單。對(duì)于文檔庫中的文件，無論是文件還是圖片，在上傳一段時(shí)間之后，都會(huì)顯示這些文件的預(yù)覽圖示，而只要有讀取權(quán)限的使用者，都可以對(duì)于個(gè)別的文件進(jìn)行在線閱讀或下載。此外，如果是在多選文件的狀態(tài)下，則可以在“Selected Items”下拉選單中，對(duì)于這些文件選擇進(jìn)行復(fù)制、移動(dòng)、刪除、執(zhí)行一個(gè)工作流程或是管理訪問權(quán)限。

開啟“Move to”的設(shè)置頁面后，便可以很容易地對(duì)指定的大量文件，選擇所要移動(dòng)的新位置，而這個(gè)新位置可以是不同網(wǎng)站中的文檔庫。不過必須注意，該使用者對(duì)于目的地的文檔庫，同樣必須要寫入的權(quán)限，才能夠進(jìn)行移動(dòng)或復(fù)制的操作。

而在文件內(nèi)容的編輯部分，在選取文件之后，如圖2所示，可以從“More”下拉選單中點(diǎn)擊“Edit Online”或“Edit Offline”，在此我們先以脫機(jī)編輯的“Edit Offline”為例。

執(zhí)行脫機(jī)編輯之后，您會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)將會(huì)將您的文件名 稱 加 入（Working Copy）字符串，您可以選擇直接開啟或先存儲(chǔ)文件之后再開啟。一旦所要脫機(jī)編輯的文件下載之后，此文件在網(wǎng)站上的狀態(tài)便會(huì)呈現(xiàn)鎖定狀態(tài)，直到我們上傳更新文件的版本為止。

接下來如果我們已經(jīng)脫機(jī)編輯好文件，便可以在網(wǎng)站上選取該文件，然后再從“More”下拉選單中點(diǎn)擊“Upload New Version”繼續(xù)。緊接著，將會(huì)出現(xiàn)更新文件設(shè)置頁面，在指定上傳更新的脫機(jī)文件之后，必須設(shè)置版本的更新方式，分別有次要的版本（minor changes）或是主要的版本（major changes）更新。點(diǎn)擊“Upload Files”完成更新上傳。

對(duì)于大多數(shù)的網(wǎng)站使用者來說，許多的文件可能只需要在線閱讀即可而不需下載，這時(shí)候便可以在前面步驟中點(diǎn)擊文件的“View in Browser”，這樣，將會(huì)在瀏覽器的窗口中直接閱讀文件內(nèi)容，如果需要全屏幕閱讀，僅需要點(diǎn)擊“Full screen”按鈕即可，當(dāng)需要下載時(shí)，則可以點(diǎn)擊“Download”。

當(dāng)有權(quán)限的文件作者或網(wǎng)站管理員，需要查看某文件的歷史版本內(nèi)容時(shí)，只要在右方的功能列中找到“Version History”功能項(xiàng)，便可以看到目前此文件的版本清單，并且可以隨時(shí)對(duì)任一版本的文件，進(jìn)行下載或是還原成為最新發(fā)布的版本。若進(jìn)行版本還原的設(shè)置，用戶將可以選擇要還原成主要版本還是次要版本。點(diǎn)擊“OK”完成還原。

而在文件的權(quán)限配置部分，則可以設(shè)置四種群組的訪問權(quán)限，分別是Contributors、Consumers、Collaborators以 及All Other Users，其 中 又 以Contributors的權(quán)限最大。而一般來說，在部門網(wǎng)站中的文檔庫或文件，通常會(huì)將All Other Users設(shè)置為無 權(quán) 限（No privileges），因?yàn)橐话憔W(wǎng)站的成員都應(yīng)該至少具有Collaborators權(quán)限。

在對(duì)于已刪除的文件 管 理 上，Alfresco與SharePoint同樣都提供了好用的回收站功能。在回收站（Trashcan）頁面中，我們可以針對(duì)任一已刪除的文件點(diǎn)擊“Recover”進(jìn)行還原，如果想要清除整個(gè)資源回收站內(nèi)容，請(qǐng)點(diǎn)擊“Empty”按鈕即可。

網(wǎng)站用戶管理

用戶Profile設(shè)置

無論是管理員還是一般使用者，在第一次登錄Alfresco Community共享網(wǎng)站時(shí)，都建議您先修改個(gè)人設(shè)置文件。我們只要在網(wǎng)頁右上角點(diǎn)擊自己名字的下拉選單，便可以先設(shè)置個(gè)人的最新狀態(tài)，接著則可以點(diǎn)擊“My Profile”進(jìn)行個(gè)人數(shù)據(jù)的編輯。此外，在此也可以進(jìn)行個(gè)人密碼的變更與網(wǎng)站的注銷。

此頁面中，我們可以先看到目前自己的個(gè)人數(shù)據(jù)，而這些信息也可以讓其他網(wǎng)站成員通過搜尋查看到。在此點(diǎn)擊“Edit Profile”來開始進(jìn)行編輯。除了諸如姓名、抬頭、位置、電話等信息的輸入之外，您也可以在此隨時(shí)進(jìn)行個(gè)人照片的替換，當(dāng)點(diǎn)擊“Upload”按鈕進(jìn)行上傳之后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將此照片的大小變更成為64px大小。

網(wǎng)站用戶管理

當(dāng)完成公司各團(tuán)隊(duì)網(wǎng)站的創(chuàng)建之后，緊接著最重要的工作就是加入人員至不同的網(wǎng)站，并且需

要配置他們的基本權(quán)限。請(qǐng)?jiān)凇癕ore”下拉選單中點(diǎn)擊“Users”繼續(xù)。接著如圖3所示，在此首先我們可以通過搜索功能來找到目前的用戶，至于使用者的添加，請(qǐng)點(diǎn)擊“New User”。

請(qǐng)輸入新使用者的信息，包含姓名、E-mail、密碼以及所屬群組即可。關(guān)于使用者的添加，也可以采用大容量導(dǎo)入的方式來完成，只要在上一步中點(diǎn)擊“Upload User CSV File”，然后上傳預(yù)先編輯好的CSV文件即可。

Mail Server設(shè)置與人員邀請(qǐng)

為了方便往后許多關(guān)于網(wǎng)站相關(guān)信息的通知，我們必須正確設(shè)置Alfresco Community所連接的E-Mail主機(jī)，這樣，后續(xù)對(duì)于人員郵件的發(fā)送才能夠正常。請(qǐng)通過vi工具編輯位于/opt/alfresco-4.0.c/tomcat/webapps/alfresco/WEBINF/classes/alfresco/subsystems/email/OutboundSMTP/路徑下的outboundSMTP.properties屬性文件繼續(xù)。

圖3 使用者管理

在Alfresco Community默認(rèn)的郵件主機(jī)設(shè)置，請(qǐng)分別 修 改 mail.host、mail.username、mail.password、mail.from.default即可。此外，某些較特別的郵件主機(jī)還可能需要修改mail.port與mail.protocol，例 如 Gmail就必須是mail.port=465與mail.protocol=smtps，因 為它采用的是增強(qiáng)安全性的聯(lián)機(jī)方式。

接下來我們便可以對(duì)新創(chuàng)建的網(wǎng)站進(jìn)行人員的邀請(qǐng)。請(qǐng)?jiān)诰W(wǎng)站的右上角點(diǎn) 擊“Invite”，緊 接 著 便可以對(duì)于所搜尋到的人員加入至邀請(qǐng)的名單窗口中（invite Users），或 是 在“Add External Users”的相關(guān)字段中，輸入所要邀請(qǐng)的對(duì)象信息也是可以的。

數(shù)據(jù)與人員搜索

接下來是Alfresco網(wǎng)站中的數(shù)據(jù)搜索，它與SharePoint同樣提供了文件與人員的搜索。在此筆者輸入一個(gè)“sharepoint”關(guān)鍵詞并且點(diǎn)擊“Search”，可以發(fā)現(xiàn)，在搜索的結(jié)果中，有兩個(gè)文件符合，一個(gè)為PDF文件，另一個(gè)則為DOC文件，而其文件名稱均沒有SharePoint關(guān)鍵詞，即表示這些文件的內(nèi)容中肯定有此關(guān)鍵詞。

上述的搜尋只是最基本的，如果想要設(shè)置更多的搜索條件，請(qǐng)?jiān)谇耙徊襟E中 點(diǎn) 擊“Go to Advanced Search”繼續(xù)。在搜索頁面中除了關(guān)鍵的輸入之外，還可以設(shè)置所要搜索的文件屬性字段，包括名稱、抬頭、說明、修改日期、修改人員。

當(dāng)企業(yè)的規(guī)模越來越大時(shí)，相對(duì)雇用的人員就會(huì)越來越多，這時(shí)候身為項(xiàng)目經(jīng)理的工作者，便需要對(duì)新創(chuàng)建的項(xiàng)目尋找團(tuán)隊(duì)成員，此時(shí)便可以通過Alfresco的人員搜索功能，來為您找到符合各項(xiàng)項(xiàng)目技能需求的同仁，而這些您所需要的人員可能分散在不同的部門或辦公室。當(dāng)我們輸入任一關(guān)鍵詞，便可以迅速找到相關(guān)人員的數(shù)據(jù)，進(jìn)一步只要點(diǎn)擊人員名稱的鏈接，則可以查看到該人員的完整數(shù)據(jù)與他的最新狀態(tài)消息。

集成Microsoft Office客戶端

如今全世界最多人使用的文件處理軟件便是Microsoft Office，因 此 任何信息產(chǎn)品的發(fā)展若能夠與它進(jìn)行集成，讓企業(yè)工作者的協(xié)同操作更加順暢，便可以增加此產(chǎn)品的商業(yè)價(jià)值。

在免費(fèi)的Alfresco Community網(wǎng)站部署中，一樣能夠輕易地與目前最多人使用的Microsoft Office 2007以上版本進(jìn)行集成使用。

首先以vi命令工具編輯位于“/opt/alfresco-4.0.d/tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco/module/org.alfresco.module.vti/context” 路 徑下 的“alfresco-global.properties”文件?；旧现灰O(shè)置其中的vti.server.external.host域值為目前網(wǎng)站的IP地址或完整域名即可。

上述的修改僅僅能夠解決客戶端Office程序正確識(shí)別Alfresco Community網(wǎng)站的地址，如果直接進(jìn)行在線編輯的話，將會(huì)出現(xiàn)警告信息。因此接下來，我們還必須修改客戶端的登錄配置。

用regedit命 令 開啟“注冊(cè)表編輯器”，展開至HKEY_LOCAL_MACHINESYSTEMCurrentControlSetServicesWebClientParameters節(jié)點(diǎn)，添加一個(gè)名為 BasicAuthLevel的“DWORD值”，并且設(shè)置其值為2。以下為各設(shè)置值所代表的用途：

0 - 停用基本身份驗(yàn)證。

1 - 只使用SSL聯(lián)機(jī)啟用基本身份驗(yàn)證。

2 - SSL及非SSL聯(lián)機(jī)均啟用基本身份驗(yàn)證。

接著，展開至HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice14.0CommonInternet節(jié)點(diǎn)，同樣添加一個(gè)DWORD值，并且命名為 BasicAuthLevel，然 后 將BasicAuthLevel的值同樣設(shè)置為2即可。

接下來我們便可以再一次嘗試在此客戶端計(jì)算機(jī)上開啟瀏覽器，然后聯(lián)機(jī)至Alfresco Community網(wǎng)站的文檔庫上對(duì)于任一文件進(jìn)行在線編輯。

注 意：關(guān) 于Office登錄的設(shè)置，可以通過Active Directory組策略來進(jìn)行大量計(jì)算機(jī)的一次性應(yīng)用。

當(dāng)以在線編輯方式開啟網(wǎng)站上的文件時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)基本身份驗(yàn)證窗口，請(qǐng)輸入正確的Alfresco網(wǎng)站的賬戶密碼，并將“記住我的認(rèn)證”項(xiàng)目勾選，之后再次編輯時(shí)，便不會(huì)詢問賬戶密碼。點(diǎn)擊“確定”完成開啟。

當(dāng)我們?cè)贠ffice中進(jìn)行編輯時(shí)，可以開啟在線編輯時(shí)的“信息”頁面，在此您將可以看到目前此文件是在取出（Check out）狀態(tài)，等到完成編輯后，便可以將它進(jìn)行存回（Check in）。

此外，我們也同樣可以看到這份文件目前的權(quán)限設(shè)置狀態(tài)以及版本的信息。

而在Word文件沒有取出的狀態(tài)下，如果同時(shí)有另一位作者也進(jìn)行了內(nèi)容變更，當(dāng)進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，將會(huì)出現(xiàn)警告信息，您可以選擇將變動(dòng)的內(nèi)容合并在單一文件中或是產(chǎn)生另外一個(gè)復(fù)本文件。

圖4 開啟先前版本

對(duì)于已擁有多個(gè)版本的文件，如果我們這時(shí)候在“信息”頁面的版本管理中開啟了較舊版本的文件的話，將會(huì)如圖4所示出現(xiàn)“有較新版本可用”的提示信息，我們可以選擇進(jìn)行舊版文件的還原或是開啟與新版本文件的比較窗口。

最后，凡是在Microsoft Office的任何文書軟件中，只要對(duì)于Alfresco網(wǎng)站上的Office文件進(jìn)行在線編輯與存儲(chǔ)，都可以在內(nèi)置的上傳中心界面看到上傳記錄，借助此工具可以得知所有上傳成功與失敗的文件，并且可以隨時(shí)針對(duì)任一上傳中的文件進(jìn)行暫停。

結(jié)論

對(duì)于同樣是免費(fèi)的協(xié)同操作的網(wǎng)站來說，在Windows環(huán)境中采用SharePoint Foundation，而在Linux環(huán)境中無庸置疑的是Alfresco Community的天下。兩者可以同時(shí)存在于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)之中并且進(jìn)行雙向集成，因?yàn)槌穗p方均支持Active Directory外，也都提供相關(guān)的API供開發(fā)人員在定制的程序中進(jìn)行呼叫與使用。