淺析信息系統(tǒng)項目的成本管理

盧萬根

摘 要 自2015年6月至2016年9月，作為項目經(jīng)理，我主持建設(shè)了安徽省某行業(yè)“人力資源管理信息系統(tǒng)”，該信息系統(tǒng)建設(shè)目的主要是輔助安徽省某行業(yè)全省的人力資源管理，總投資金額為680萬元，總工期為一年零三個月。本文將根據(jù)該項目的建設(shè)實踐，結(jié)合成本管理理論探討信息系統(tǒng)項目的成本管理在項目建設(shè)中的重要性。在該項目的建設(shè)過程中，我始終保持高度的成本管理意識，以“進度管理為主線、成本管理為核心”作為該項目的建設(shè)指導(dǎo)思想，經(jīng)過我們團隊的共同努力，在2016年9月份圓滿完成該項目的建設(shè)。

關(guān)鍵詞 信息系統(tǒng) 成本管理

自2015年6月至2016年9月，我作為項目經(jīng)理主持建設(shè)了安徽省某行業(yè)“人力資源管理信息系統(tǒng)”，該信息系統(tǒng)建設(shè)目的主要是輔助安徽省某行業(yè)全省的人力資源管理，總投資金額為680萬元，總工期為一年零三個月。本文將根據(jù)該項目的建設(shè)實踐，結(jié)合成本管理理論探討信息系統(tǒng)項目的成本管理在項目建設(shè)中的重要性。因為項目管理受到范圍、時間、成本和質(zhì)量的約束，項目成本管理在項目管理中占有重要的地位，所以我以“進度管理為主線、成本管理為核心”的指導(dǎo)思想進行該項目的建設(shè)。所謂的項目成本管理就是要確保在批準的項目預(yù)算內(nèi)完成項目建設(shè)，通過項目成本管理盡量使項目實際發(fā)生的成本控制在預(yù)算范圍之內(nèi)。如果項目建設(shè)的實際成本遠遠超出批準的投資預(yù)算，就很容易造成成本失控，甚至影響到項目建設(shè)的最終結(jié)果。下面就結(jié)合該項目的建設(shè)，從如何制定有效的成本管理計劃、如何進行成本估算、成本預(yù)算和成本控制四方面進行論述，最后總結(jié)一下我在該項目建設(shè)成本管理過程中的經(jīng)驗和不足。

1制定成本管理計劃

由于信息系統(tǒng)項目建設(shè)行業(yè)的技術(shù)含量高，理論、技術(shù)更新快，信息系統(tǒng)項目經(jīng)常會遇到需求多變、技術(shù)更新和所處環(huán)境變化快、人員流動頻繁等情況，因此信息系統(tǒng)項目建設(shè)行業(yè)更加需要科學規(guī)范的項目成本管理來降低項目成本、縮短項目工期、保證項目建設(shè)質(zhì)量。如何做到科學規(guī)范的項目成本管理，制定一份良好的成本管理計劃將是必要的前提。根據(jù)整體項目管理計劃和項目章程的要求，借鑒公司組織過程資產(chǎn)中建設(shè)內(nèi)容類似且成功項目的成本管理計劃，在此基礎(chǔ)上，邀請相關(guān)專家組織召開該項目的成本管理規(guī)劃研討會，制定出該項目的成本結(jié)構(gòu)、估算、預(yù)算和控制標準；具體包括精確等級、測量單位、控制臨界值、掙值規(guī)則、報告格式等內(nèi)容，為該項目建設(shè)過程中如何管理項目成本提供指南和方向。

2成本估算

根據(jù)成本管理計劃，對該項目的成本進行詳細的估算。依照范圍基線，識別和分析該項目成本的構(gòu)成科目，主要有研發(fā)工具、數(shù)據(jù)庫及中間件軟件購置、服務(wù)器及辦公設(shè)備購置、流程平臺外包、人力成本及項目儲備等。對每個科目再細分其具體的組成，將這些組成單元用類比、參數(shù)、三點估算等方法來估算它們的成本。如軟、硬件設(shè)備就用參數(shù)法估算；流程平臺外包及項目儲備就用類比法估算；人力成本估算較為復(fù)雜，依據(jù)WBS進行工作量估算，結(jié)合人力資源管理計劃，參照公司的人力成本標準，利用參數(shù)和三點估算法綜合計算。最后將各個成本之間的比例進行協(xié)調(diào)，做到分配的科學合理。

3成本預(yù)算

科學合理的成本估算將為項目成本預(yù)算打下良好的基礎(chǔ)。在估算好項目成本后予以上報，經(jīng)審核，將通過后的項目成本估算自上而下分攤到該項目WBS具體的各個工作包上，為每個工作包建立預(yù)算成本。在此基礎(chǔ)上，再將各個工作包預(yù)算進行二次分攤到每個工作包所包含的各項活動上，同時根據(jù)項目進度計劃，確定各項成本預(yù)算支出的時間計劃及每一時間點對應(yīng)的累計預(yù)算成本，從而制定出項目成本預(yù)算計劃。依據(jù)風險登記冊，將該項目的每項活動預(yù)留相應(yīng)的應(yīng)急儲備。由于項目建設(shè)過程中或許會發(fā)生不可預(yù)見的事情，為了應(yīng)付該類風險發(fā)生帶來的影響，為此預(yù)留了相應(yīng)的管理儲備，借鑒歷史，該項目預(yù)留了總預(yù)算金額的10%作為管理儲備。

4成本控制

項目成本控制就是按照事先預(yù)定的計劃和標準，通過采用各種方法，對項目建設(shè)過程中發(fā)生的實際成本與計劃成本進行對比、檢查、分析、引導(dǎo)、糾正和監(jiān)督，盡量使項目的實際成本控制在計劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程，具體工作包括：對造成成本基準變更的因素施加影響；確保所有變更請求都得到及時處理；當變更實際發(fā)生時，管理這些變更；防止在成本或資源使用報告中出現(xiàn)未經(jīng)批準的變更；向有關(guān)干系人報告所有經(jīng)批準的變更及其相關(guān)成本；確保成本支出不超過批準的資金限額，即不超過按時段、按WBS組件、按活動分配的限額，也不超過項目總預(yù)算限額；監(jiān)督成本績效，找出并分析實際支出與成本基準間的偏差，并加以影響；對照資金支出，監(jiān)督工作績效；設(shè)法把預(yù)算的成本超支控制在可接受的范圍內(nèi)。為此，該項目運用掙值管理技術(shù)來嚴格控制成本，通過周報進行活動績效測量，每月月底進行整體項目績效評審；項目建設(shè)過程中，在每個里程碑節(jié)點獲取該項目在此階段所完成工作的掙值（EV），然后根據(jù)成本預(yù)算中計劃的投入成本（PV），以及財務(wù)部門提交報表中的實際支出費用（AC），依據(jù)邏輯關(guān)系對項目建設(shè)情況進行分析和糾偏，施行有效監(jiān)控和干預(yù)，努力使該項目建設(shè)成本可控。

通過項目團隊的共同努力，歷時一年零三個月，在2016年9月份該系統(tǒng)順利上線，圓滿完成該項目的建設(shè)，并獲得雙方單位一致的認可和好評。在取得一點點成績和進步的同時，也要清楚地認識到自己還存在的不足，比如在成本估算時，沒有充分估算外包風險，導(dǎo)致實際外包費用偏大等；自己將進行認真反思、總結(jié)經(jīng)驗教訓，在今后的項目成本管理中克服短板，以更高的要求和標準投入到后續(xù)的項目建設(shè)中去。