淺析檔案管理工作的重要性

摘要：檔案是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與科學(xué)研究的可靠資料，是考查工作的憑證，能夠為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供一定的依據(jù)。新形勢下檔案管理工作的重要性越來越突出，所以其逐漸得到了更多的關(guān)注與重視。而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前深化改革的需要。只有建立健全的管理體制與檔案工作制度，重視檔案管理工作的重要性，才能真正實現(xiàn)檔案管理的價值，提升單位的管理水平，進而推動社會的進步和經(jīng)濟的發(fā)展。本文旨在探討檔案管理工作的重要性，并探索一定的應(yīng)用策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理 重要性 應(yīng)用措施

當(dāng)前，媒體文件融入的檔案管理工作，實現(xiàn)了圖文聲像并茂的新活力，從而更加真實地再現(xiàn)當(dāng)時情況，強化文件對社會的記憶與再現(xiàn)功能。因此，在信息量較大且更新速度飛快的新形勢下，檔案管理工作的重要性日益突顯。單位應(yīng)不斷加強并完善檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全檔案管理與工作制度，不斷吸取、借鑒優(yōu)秀檔案管理工作實例，結(jié)合自身單位的實際特點，做好檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)檔案管理工作的重要價值。同時，逐漸培養(yǎng)檔案管理工作人員的責(zé)任感和自豪感，提升檔案管理工作的效率與質(zhì)量，從而在促進單位可持續(xù)發(fā)展的同時，推動社會經(jīng)濟的發(fā)展與進步。

一、檔案管理工作概述

檔案是各項工作中所形成的具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄。國家和社會開展的檔案管理工作，記錄的是其興衰歷史，為其長遠(yuǎn)發(fā)展提供借鑒；對企業(yè)事業(yè)單位來說，檔案管理工作能夠有效節(jié)省工作時間，提升工作效率和經(jīng)濟效益；對個人來講，檔案是其成長的承載和對過去的認(rèn)證。在社會經(jīng)濟飛速發(fā)展和信息繁雜的今天，檔案管理工作越來越重要，也越來越困難，所以對檔案管理工作的規(guī)范化要求也越來越高。對經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理工作來說，必須順應(yīng)發(fā)展新形勢，開創(chuàng)新局面，提升檔案管理工作的效果，從而提升單位的管理水平。

傳統(tǒng)檔案管理，收集資料的方法與手段、管理方式與服務(wù)方式都比較單一、落后，與地區(qū)經(jīng)濟和社會發(fā)展的結(jié)合意識比較薄弱，只能滿足一定的工作需要，卻難以適應(yīng)不斷深化改革的管理工作。因此，當(dāng)前的檔案管理工作應(yīng)堅持與時俱進，緊跟時代發(fā)展的步伐，實現(xiàn)科學(xué)性、規(guī)范化管理，真正實現(xiàn)檔案管理工作的實用價值，激發(fā)檔案管理工作人員的工作熱情，培養(yǎng)其責(zé)任感和使命感，促使檔案管理工作走規(guī)范化、法制化與科學(xué)化的道路。

二、檔案管理工作的重要意義

檔案是一個單位發(fā)展歷史和優(yōu)秀成果的記錄，能夠為本單位的經(jīng)營業(yè)績、科學(xué)發(fā)展提供第一手的資料。在很大程度上，衡量一個單位的業(yè)績水平、管理水平的重要標(biāo)尺就是檔案管理的科學(xué)規(guī)范化。單位發(fā)展過程中的優(yōu)秀成果都會被記錄在檔案之中，以便經(jīng)營管理者對歷史經(jīng)營業(yè)績等的了解與掌握。所以，單位的科學(xué)發(fā)展離不開科學(xué)規(guī)范的檔案管理。二者只有有機結(jié)合，才能實現(xiàn)單位的資源配置，并體現(xiàn)其未來的發(fā)展情況。因此，在社會經(jīng)濟全面發(fā)展的背景下，有效的檔案管理工作能夠更加全面、真實地反映單位的經(jīng)營成果與整體發(fā)展?fàn)顩r，同時為其未來發(fā)展和制定經(jīng)營戰(zhàn)略提供一定的決策資料。因此，做好檔案管理工作對管理效率的提升、市場經(jīng)濟競爭力的打造及經(jīng)濟社會的全面發(fā)展具有十分重要的現(xiàn)實意義和深遠(yuǎn)的影響?？梢哉f，檔案管理工作對單位的經(jīng)營與管理發(fā)揮了重要的現(xiàn)實意義。

（一）檔案管理工作有作為考查依據(jù)的重要作用。檔案的自身特點與自然形成方式讓其記錄更具客觀性，更容易成為令人信服的證據(jù)和真實憑證。如：企業(yè)或單位的重要文件存檔、印信與手稿等；同時，檔案是非?？煽康膮⒖假Y料，涉及多數(shù)都是親筆簽名或手稿，反映的是最客觀的材料和最有力的實施憑證。

（二）其次，檔案是在長期的社會實踐活動中形成的，以經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心的檔案管理為例，其實對以往工作和發(fā)展情況的真實記錄、客觀反映，能夠為經(jīng)營管理者的領(lǐng)導(dǎo)決策提供一定的資料，發(fā)揮了重要的輔助作用；而單位員工也通過檔案資料的查詢與分析，總結(jié)之前的工作，吸取一定的經(jīng)驗與教訓(xùn)，制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃，為單位的可持續(xù)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)；同時，事業(yè)單位的檔案管理工作還具有一種非常特殊的社會屬性，其作為職工工作年限、工資業(yè)績與待遇、調(diào)級與晉升的重要標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)，具有十分明顯的社會價值。

（三）另外，檔案管理是艱巨、復(fù)雜的過程，涉及了比較廣泛且繁雜的內(nèi)容。二十一世紀(jì)以來，伴隨著社會經(jīng)濟和科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理開始與現(xiàn)代化信息技術(shù)有機融合，推動了傳統(tǒng)紙質(zhì)文獻資料向現(xiàn)代數(shù)字化、電子化信息資源的轉(zhuǎn)變，單一的手工檢索方式也逐漸向現(xiàn)代化計算機檢索轉(zhuǎn)變。因此，具有客觀性的檔案記錄能夠更加直接、便利地為管理者提供客觀資料和令人信服的證據(jù)，更加高效的實現(xiàn)檔案管理，從而促進事業(yè)單位各項工作的順利開展。

三、檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在問題分析

從當(dāng)前我國的檔案管理工作情況來看，檔案管理工作的重要性尚未能得到充分的認(rèn)識與重視。一些單位過度傾向經(jīng)濟利益而不重視檔案管理，相關(guān)管理人員的工作責(zé)任意識比較薄弱，技術(shù)操作也不合理。所以，檔案管理尚未形成規(guī)范化，也在一定程度上影響了社會的發(fā)展。另一方面，雖然國家與有關(guān)部門強調(diào)了檔案管理工作的重要性，但是企業(yè)事業(yè)單位也都未能將具體措施落到實處。自建國以來，雖然我國的檔案管理工作逐步發(fā)展，但依然存在一些需要解決的問題、需要彌補的缺陷，檔案管理工作有待于進一步發(fā)展、完善。

（一）檔案管理工作未能得到與之匹配的重視程度

一些單位或個人認(rèn)為檔案管理可有可無，甚至認(rèn)為它是一項沒有作用的工作，所以不必浪費人力和物力。檔案管理工作及其規(guī)范化管理都沒有得到有效的重視，影響了檔案管理工作的順利開展，也在很大程度上影響了當(dāng)前新形勢下檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升。

（二）檔案管理工作體系需要進一步建立并健全

一個單位的發(fā)展普遍重視經(jīng)營管理和技術(shù)開發(fā)等，忽視了檔案管理工作的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理體系的發(fā)展滯后；檔案管理體系尚未建立，管理制度也不完整，管理工作也未能有效實踐。當(dāng)前新形勢下的檔案管理工作面臨了更新的要求與挑戰(zhàn)，規(guī)范化程度要求更高，檔案管理體系也需要與時俱進，不斷發(fā)展與完善。

（三）在社會經(jīng)濟與信息技術(shù)的飛速發(fā)展的背景下，檔案管理工作面臨更多的機遇和挑戰(zhàn)。新技術(shù)運用于檔案管理工作之中，嚴(yán)重沖擊了傳統(tǒng)保守的部分單位。而沒有應(yīng)用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的單位不僅影響了檔案管理工作效率的提升，也在一定程度上影響了檔案管理工作的效率性、嚴(yán)密性。

（四）對工作人員來說，檔案管理工作比較繁雜，其不僅涉及了檔案信息的收集與整理，也包含了信息的再次編輯與取舍。另外，檔案管理工作的環(huán)境枯燥乏味，薪酬也不高，在商品經(jīng)濟飛速發(fā)展的新時期，不利于檔案管理人員積極心態(tài)和工作自信的建立。因此，檔案管理工作中缺乏具有較高綜合素質(zhì)的檔案管理人員。同時，從目前情況看，部分單位的檔案管理工作人員的專業(yè)知識、業(yè)務(wù)水平、能力素質(zhì)等都未能達到相關(guān)要求，也極有可能造成工作失誤或錯誤。

四、檔案管理工作的實踐意義

（一）“依法治檔”是檔案管理工作的必經(jīng)之路

檔案管理工作的良好實施依賴于法制化的基礎(chǔ)，而不斷更新的社會形勢給檔案管理工作及人員提出了更高的要求。因此，檔案事業(yè)的發(fā)展必須走依法治檔的道路，建章立制，實現(xiàn)檔案管理的制度化，從而充分發(fā)揮檔案管理工作的作用?！吨腥A人民共和國檔案法》的誕生，有效實現(xiàn)了檔案的收集、整理與管理，加強了對其保護和利用，奠定了我國檔案管理工作良性發(fā)展的堅實基礎(chǔ)，并服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。而當(dāng)前新形勢下的檔案管理工作，更需充分利用地方立法權(quán)限，建立具有地方特色的法律法規(guī)，讓檔案管理與時俱進、有法可依，真正構(gòu)建健全的檔案管理規(guī)章制度。

（二）積極實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與信息化

檔案管理工作具有唯一性和保密性。很多檔案都是歷史沿襲下來的，數(shù)據(jù)唯一，一旦丟失不可恢復(fù)或?qū)ふ?。因此，單位?yīng)積極完善、優(yōu)化檔案管理制度與模式，科學(xué)規(guī)范檔案管理的工作流程及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。統(tǒng)一印制檔案袋，明確檔案管理與驗收的標(biāo)準(zhǔn)，如：檔案的借閱、復(fù)印等。另外，檔案錄入具有及時性、靈活性，其也在一定程度上影響了檔案管理工作的效率與成果。因此，當(dāng)前的檔案管理工作，應(yīng)加強信息化建設(shè)，應(yīng)用現(xiàn)代化的科學(xué)合理的管理方式，以提升檔案管理的效率與效果。

比如：計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和普及應(yīng)用，也為檔案管理工作提供了一定的技術(shù)支持與保障。運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠有效提升檔案管理工作中信息的更新速度和準(zhǔn)確程度，有效減少工作時間，提升工作效率，并避免人為因素所形成的損害。因此，經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心應(yīng)積極建立并健全檔案信息管理系統(tǒng)，結(jié)合自身的結(jié)構(gòu)特征與實際情況，建立適合本單位的檔案信息管理模式，并跟隨社會經(jīng)濟和單位的發(fā)展而不斷更新，完善。

（三）檔案管理人員應(yīng)不斷提升綜合素質(zhì)

檔案管理工作涉及了較廣的內(nèi)容和較大的工作量，再加上信息化技術(shù)的融入，就要求檔案管理人員具備較高的專業(yè)技能與綜合素質(zhì)。所以，單位應(yīng)招聘具有相關(guān)教育背景和工作經(jīng)驗的專業(yè)人才，除了檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還應(yīng)加強對其信息技術(shù)、計算機操作等技能的培訓(xùn)，實施科學(xué)的考核激勵機制，提升檔案管理人員的技能與素養(yǎng)，并對崗位人員的職責(zé)權(quán)限進行明確。另外，單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)工作人員應(yīng)不斷轉(zhuǎn)變觀念，提升對檔案信息化管理重要性的認(rèn)知，增強信息化建設(shè)的投入力度，強化檔案信息化管理工作的硬件、軟件系統(tǒng)建設(shè)，充分開發(fā)檔案資源，提升資源利用效率。

（四）積極推進檔案利用是檔案管理的根本目的

檔案的合理有效利用，為經(jīng)濟活動的基本規(guī)律和未來發(fā)展方向提供了一定的借鑒意義。加強檔案的開發(fā)、利用與資源共享，首先應(yīng)加強檔案的基礎(chǔ)性管理，如：檔案的收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索與編研，編制適用的檢索工具，建立可靠的檢索體系和檔案文件匯編。同時，強化對檔案的保管，重要與珍貴的檔案需要備份微縮或復(fù)制件，加強檔案庫房等設(shè)施建設(shè)，盡量避免外界條件的損害。此外，檔案管理工作應(yīng)不斷順應(yīng)社會需求的變化，積極探索創(chuàng)新、有效的服務(wù)途徑，提高檔案利用的效率與質(zhì)量，充分發(fā)揮檔案的實際作用和社會價值，促進檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展，推動社會的全面進步和經(jīng)濟的高效發(fā)展。

需要注意的是，檔案管理工作人員應(yīng)高度重視與單位實際的結(jié)合，必須落到實處，深入聯(lián)系各個部門工作，避免形式化的檔案管理；同時，優(yōu)化管理政策，實現(xiàn)職工檔案的真實度、全面度與客觀度，以保障檔案管理工作的有效性。

五、結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作是一項艱巨且復(fù)雜的工作，并對檔案信息的準(zhǔn)確性、有效性及更新速度等都有較高要求。但是，檔案管理工作不論是對國家與社會的發(fā)展，還是對單位和個人的發(fā)展都具有十分重要的作用和意義。因此，在當(dāng)前新形勢下，檔案管理工作的開展必須堅持規(guī)范化，與時俱進，建立并不斷完善檔案管理系統(tǒng)與體制，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性，積極提升管理人員的知識技能和綜合素養(yǎng)，最大限度地體現(xiàn)檔案管理工作的意義和價值。

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（作者簡介：陳存金，中級，主任，本科 ，作者單位：江蘇省鹽城市大豐區(qū)草堰鎮(zhèn)經(jīng)濟貿(mào)易服務(wù)中心，研究方向：檔案管理。）