試論文書檔案管理工作如何在基層展開

胡穎喆

摘 要：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的加快，文書檔案需要記載的信息量逐漸增所，傳統(tǒng)的文書檔案管理辦法已經(jīng)不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展了。做好基層文書檔案管理工作對(duì)我國(guó)文書檔案管理來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，所以本文分析了當(dāng)下基層文書檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀，并相應(yīng)提了幾點(diǎn)對(duì)策，以此來(lái)促進(jìn)基層文書檔案管理工作的開展。

關(guān)鍵詞：基層 文書 檔案管理 措施

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）10-00-01

文書檔案管理工作是利用文字和圖表來(lái)向人們反映當(dāng)?shù)氐男姓芾砗忘h務(wù)公開情況，它在基層的管理中有著十分重要的地位。但是，在信息技術(shù)的發(fā)展下，基層文書檔案管理工作遇到了一些挑戰(zhàn)。在這樣的大環(huán)境下，基層文書檔案管理者要在勇于接受挑戰(zhàn)，大膽創(chuàng)新，不斷改進(jìn)，使基層文書檔案工作順利開展。

一、基層文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

文書檔案管理工作在基層工作中扮演著十分重要的作用，隨著工作量的增加傳統(tǒng)的手工方式已經(jīng)不適合文書檔案管理工作了。所以，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，基層文書檔案工作必須與時(shí)代接軌，向數(shù)字化邁進(jìn)。但是在數(shù)字化進(jìn)程中基層文書檔案工作也遇到了許多困難。

1.文書檔案中的信息資源不完整

文書檔案管理工作的績(jī)效性在短時(shí)間內(nèi)很難體現(xiàn)出來(lái)，而且由于工作的繁瑣，需要大量的人力物力投入。所以，有些基層單位對(duì)文書檔案的管理工作不夠重視，同時(shí)也不愿投入過(guò)多的人力、物力、財(cái)力，不利于正常的文書檔案管理工作。觀念的不重視，致使工作中的難度增加，優(yōu)勢(shì)甚至導(dǎo)致資料收集不完整，不利于基層文書檔案管理工作的發(fā)展。

2.信息化管理水平有待提高

在互聯(lián)網(wǎng)而技術(shù)時(shí)代，我國(guó)對(duì)基層文書管理工作要求更高，但是從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，基層的文書檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)接軌工作十分的不成熟?；鶎佑捎诨ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)普及不到位，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境差等原因，導(dǎo)致在文書檔案管理工作中現(xiàn)代化水平低。有些基層雖然給文書檔案管理人員配備了相應(yīng)的計(jì)算機(jī)，但是由于各方面的原因，計(jì)算機(jī)成了擺設(shè)，真正用于文書檔案管理的不多。

3.缺乏專業(yè)人才

文書檔案管理工作本來(lái)就是專業(yè)性極強(qiáng)的工作。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層文書檔案管理人員要想干好工作，必須改變傳統(tǒng)的工作方法和手段，學(xué)習(xí)新知識(shí)，新技能，不斷提高自我，促進(jìn)基層文書檔案管理工作的科技水平。所以，在新時(shí)期下，基層文書檔案管理工作人員既要有足夠的專業(yè)知識(shí)，還要有過(guò)硬的計(jì)算機(jī)技術(shù)。這是每個(gè)基層文書檔案管理人員都需要具備的最基礎(chǔ)的工作能力，還要不斷加強(qiáng)研發(fā)能力，調(diào)動(dòng)基層文書檔案管理工作的活力。

二、基層開展文書檔案管理工作的對(duì)策

1.完善制度，保障基層文書檔案管理工作的有序開展

建立健全相關(guān)的規(guī)章制度，為基層開展文書檔案管理工作提供保障。要對(duì)原有的制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善和修改。依據(jù)新時(shí)代的要求，根據(jù)各個(gè)地方的實(shí)際情況制定出切實(shí)可行的管理辦法和相關(guān)的行政法規(guī)。當(dāng)然，對(duì)電子檔案管理也要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，例如：規(guī)定好電子檔案的格式，文件的處理流程，檔案借閱步驟等，形成更加完善的、更加便捷的文書檔案管理模式，提高文書檔案管理的能力和工作效率。

只有有了相關(guān)的政策作指導(dǎo)工作人員才有了工作的目標(biāo)，有了方向，同樣，工作完成后需要有相應(yīng)的評(píng)價(jià)機(jī)制，這樣才能調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。提高基層文書檔案管理工作的效率就必須要加強(qiáng)管理和監(jiān)督，所以，相應(yīng)的制度必須完善。當(dāng)然，文書檔案管理工作需要各個(gè)部門之間相互配合、相互合作，所以要?jiǎng)澐趾妹總€(gè)部門的職能，讓每個(gè)部門做好自己的工作，這樣才能保證文書檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.加大網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在基層文書檔案管理工作中的應(yīng)用

在快節(jié)奏的生活環(huán)境下，基層文書檔案管理工作也應(yīng)該加快步伐，這就需要加大在工作中大力推廣計(jì)算機(jī)技術(shù)，改變以往的手工模式。要加大投入，保障基層檔案管理工作的硬件設(shè)施的配制。改變管理者的觀念，讓他們不斷融入到數(shù)字化的基層文書檔案管理中來(lái)。

對(duì)于已經(jīng)習(xí)慣傳統(tǒng)基層文書檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，一時(shí)間很難接受新興的管理技術(shù)。所以，作為管理人員就要不斷對(duì)員工進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，讓他們體會(huì)到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文書管理供做所帶來(lái)的便利，提高他們主動(dòng)學(xué)習(xí)新技術(shù)，應(yīng)用新技術(shù)。提高基層文書檔案管理工作的活力，調(diào)動(dòng)大家努力創(chuàng)新的積極性，為基層文書檔案工作的開展提供良好的氛圍。

3.提高基層文書檔案管理人員的專業(yè)能力

隨著現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，基層文書檔案管理工作對(duì)人才的要求也提高了，必須是綜合性人才，要有文書檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要會(huì)現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，否則就要面臨被淘汰的局面。文書檔案管理工作的順利開展與工作人員的素質(zhì)和能力有著密切的聯(lián)系，所以，在人才的選擇和管理上專業(yè)能力和綜合素質(zhì)必須重視起來(lái)。

所以，在新時(shí)代的浪潮下基層文書檔案管理工作必須向現(xiàn)代化、數(shù)字化和科技化發(fā)展，這就進(jìn)一步提高了對(duì)基層文書檔案管理工作人員的要求。他們要不斷更新自己的理念、不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自己的專業(yè)技能和工作能力。定時(shí)組織員工之間的交流學(xué)習(xí)，不斷提高員工的個(gè)人能力。邀請(qǐng)技術(shù)人員前來(lái)培訓(xùn)或者開辦專門的課程，讓文書管理工作人員不斷提高自己的技能，提高他們的工作熱情，促進(jìn)基層文書管理工作的順利開展。

4.增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，大力開發(fā)檔案信息資源

基層文書檔案管理人員首先應(yīng)該認(rèn)識(shí)到文書管理的重要性，樹立正確的責(zé)任觀。加大檔案信息的開發(fā)，加強(qiáng)與各個(gè)部門之間的聯(lián)系，不斷深入、全面地了解各種信息資源，還要利用多種途徑和渠道來(lái)進(jìn)行文書檔案資源的收集，從而不斷完善自己的工作，為基層工作提供有力的、真實(shí)可靠的檔案信息。

同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到文書檔案管理是服務(wù)性工作，所以要及時(shí)了解各部門的需求，為他們及時(shí)提供相應(yīng)的信息資源，為基層單位工作的順利進(jìn)行保駕護(hù)航，充分展示文書檔案在基層工作單位中的價(jià)值，不斷推進(jìn)文書檔案管理工作的開展，促進(jìn)我國(guó)基層管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)現(xiàn)代化進(jìn)程的不斷加快，文書管理工作也越來(lái)越受到重視，所以基層文書檔案管理工作也要不斷加快自身的轉(zhuǎn)變，適應(yīng)現(xiàn)代化浪潮。加大科技和人才的引進(jìn)與培訓(xùn)，為基層文書檔案管理工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)要大膽地創(chuàng)新，不斷探索，力求促進(jìn)我國(guó)文書檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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