辦公自動(dòng)化在本科高校教務(wù)管理中的應(yīng)用研究

趙丹

摘 要：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，其中的信息技術(shù)也得到了前所未有的突破，而對(duì)于高校教學(xué)管理來說也發(fā)生了很大的變化。把辦公自動(dòng)化運(yùn)用到高校教務(wù)管理中，不但能提升整體的管理效率，還能很大程度的減少成本的支出，讓工作的質(zhì)量也得到了很大的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 高校教務(wù)管理 應(yīng)用研究

中圖分類號(hào)：TP311 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2018）04（c）-0146-02

近些年，高校對(duì)于教學(xué)和科研方面的任務(wù)變得越來越重，人們對(duì)于教務(wù)管理工作也提出了新的要求，傳統(tǒng)的管理模式也已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)的發(fā)展。把辦公自動(dòng)化軟件運(yùn)用到高校的教務(wù)管理中，其不但能實(shí)現(xiàn)工作自動(dòng)化，還能讓提升整體的工作效率，其意義是非常重大的。

1 辦公自動(dòng)化

1.1 辦公自動(dòng)化軟件

辦公自動(dòng)化軟件是利用辦公自動(dòng)化為核心的一種現(xiàn)代化辦公軟件，在社會(huì)上被各行各業(yè)所使用著，該軟件也可以說是辦公技術(shù)上的一大突破。把該軟件和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合到一起，利用流轉(zhuǎn)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)上文件從發(fā)布和傳遞，從而形成審批自動(dòng)化的效果，不但減少了紙質(zhì)文件傳遞是時(shí)間和人力，其工作效率也得到了提升[1]。

1.2 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的意義

當(dāng)前，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)足見成為自動(dòng)化辦公的發(fā)展方向，同時(shí)也被各行各業(yè)廣泛的應(yīng)用在其中。其對(duì)于高校教務(wù)管工作的意義主要有以下幾點(diǎn)：第一，需要建立有發(fā)布信息的平臺(tái)。利用自動(dòng)化軟件可以在高校的網(wǎng)站里建立一個(gè)發(fā)布信息的平臺(tái)，這樣可以讓信息發(fā)布變得更透明、更公開。第二，讓工作步驟變得自動(dòng)化。利用辦公自動(dòng)化軟件能實(shí)現(xiàn)對(duì)校園管理的追蹤和檢測(cè)，從而讓各部門之間的溝通交流變得更密切，形成一個(gè)互幫互組、團(tuán)結(jié)合作的集體。第三，讓信息管理工作變得自動(dòng)化。該軟件可以讓傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)變成為電子文檔，然后相關(guān)人員便可以利用數(shù)據(jù)庫(kù)來展開管理，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。用戶則需要登錄自己的賬號(hào)便能查閱到相關(guān)的信息和工作任務(wù)，很大程度的減少了工作時(shí)間，同時(shí)也提升了整體的工作效率。

2 辦公自動(dòng)化在高校教務(wù)管理的應(yīng)用意義

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)也取得了非常好的成績(jī)和效果，在發(fā)展的同時(shí)也帶動(dòng)了辦公自動(dòng)化進(jìn)程的改變。該軟件對(duì)高校教務(wù)管理工作的作用是非常大的，具體的作用有以下幾個(gè)方面。

2.1 建立信息的發(fā)布平臺(tái)

軟件系統(tǒng)的內(nèi)部可以構(gòu)建有獨(dú)立的交流平臺(tái)和信息發(fā)布通道，當(dāng)高校需要發(fā)布課程標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度、新聞公告等信息時(shí)，其都能利用該平臺(tái)來進(jìn)行。這樣不僅方便學(xué)生、教師等人員進(jìn)行查閱和了解，還能讓他們隨時(shí)隨地了解自己的工作任務(wù)[2]。

2.2 實(shí)現(xiàn)工作流程自動(dòng)化

高校的教務(wù)管理工作可以采用動(dòng)態(tài)跟蹤或?qū)崟r(shí)監(jiān)控來進(jìn)行，這樣不但能促進(jìn)部門之間的交流和關(guān)系，還能讓他們形成一個(gè)良好的工作氛圍，實(shí)現(xiàn)互相幫助、互相配合等現(xiàn)象，從而提升整體的管理效率。例如：在進(jìn)行工作任務(wù)的發(fā)布、公文處理、發(fā)布信息、交接工作等內(nèi)容時(shí)，相關(guān)人員都可以利用該軟件來進(jìn)行，其可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化流程，但必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和制度來進(jìn)行，這樣才能讓各部門之間的工作實(shí)現(xiàn)配合。

2.3 促進(jìn)信息管理自動(dòng)化

傳統(tǒng)的教務(wù)管理對(duì)于文檔的發(fā)布、傳送、儲(chǔ)存、使用、共享等方面的操作都非常的復(fù)雜，并且工作效率也不高，如果要想查閱這些文檔更是非常難實(shí)現(xiàn)，這也直接影響了整體的工作效率。而辦公自動(dòng)化則可以讓文檔轉(zhuǎn)變成為電子檔，然后利用電子檔的形式來存儲(chǔ)資料，這樣不但能方便相關(guān)人員進(jìn)行翻閱和查找，還能讓信息實(shí)現(xiàn)共享。用戶則需要登錄該軟件，然后就能查閱到相關(guān)的工作流程這制度，隨后按照要求來完成自己的任務(wù)，很大程度的減少了時(shí)間的投入，另外，辦公自動(dòng)化還能起到輔助的作用，即可以利用其來進(jìn)行圖書管理、物品管理等，讓管理工作都能上升到另外一個(gè)水平。

3 辦公自動(dòng)化在高校教務(wù)管理的應(yīng)用措施

為了讓高校的教務(wù)管理工作得到改善，讓其能滿足當(dāng)前社會(huì)的需求，相關(guān)人員在進(jìn)行教務(wù)管理時(shí)應(yīng)該要把辦公自動(dòng)化運(yùn)用到其中，具體可以從以下幾個(gè)方面入手：第一，公文管理。首先相關(guān)人員可以利用辦公自動(dòng)化來形成文件，隨后便把其轉(zhuǎn)變成成電子檔的形式，這樣不但能方便儲(chǔ)存，在更新或查詢時(shí)也會(huì)比較的輕松。相關(guān)人員還應(yīng)該要對(duì)這些文件進(jìn)行編號(hào)，這樣管理起來就會(huì)變得非常的統(tǒng)一，讓管理工作的質(zhì)量得到上升，減少辦公成本的支出。第二，公共信息管理。相關(guān)人員可以利用辦公自動(dòng)化軟件來完成整體的操作，即流程大致分為三個(gè)部分，公告、通知、新聞，所有相關(guān)人員只需要制定好文件，然后按照流程進(jìn)行發(fā)布即可。而用戶則需要登錄系統(tǒng)才能從中獲取到發(fā)布的信息。第三，個(gè)人辦公管理。該模塊屬于一個(gè)基礎(chǔ)部分，其包含了日常的工作計(jì)劃和安排等內(nèi)容，也可以說是教務(wù)管理中的重要部分，當(dāng)吧信息錄入到系統(tǒng)里之后，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)保存和分類，這樣不但方便了用戶查閱，還能提升部門之間的共享信息[3]。第四，學(xué)生管理。學(xué)生的自我管理是高校教務(wù)管理工作的重要部分之一，而利用辦公自動(dòng)化來展開，其就能有效的對(duì)學(xué)生的檔案、出勤、成績(jī)、課程等方面進(jìn)行管理，并且不同的模塊管理方式也會(huì)不同，這樣不但能方面學(xué)生了解自己的學(xué)習(xí)情況，教師也可以從中觀察到學(xué)生的整體狀況。這樣不但能提升整體的管理水平，還能讓學(xué)生變得更積極主動(dòng)。第五，在線交流。在展開教務(wù)管理工作時(shí)難免需要和人進(jìn)行溝通，而利用該軟件就能為不同部門的溝通搭建一個(gè)良好的平臺(tái)，利用網(wǎng)絡(luò)自身的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)上下級(jí)之間的交流，這樣不但能減少通話費(fèi)用的支出，還能讓部門之間的關(guān)系變得更親密。

4 辦公自動(dòng)化在高校教務(wù)管理的應(yīng)用效果

隨著辦公自動(dòng)化軟件的推廣，其也給高校教務(wù)管理工作帶來了非常明顯的效果，同時(shí)也讓管理工作有了新的方向和認(rèn)識(shí)，其具體的應(yīng)用效果有以下幾點(diǎn)：第一，即讓教務(wù)管理工作變得更規(guī)范。利用辦公自動(dòng)化軟件來展開工作，不但能讓復(fù)雜的管理工作變得簡(jiǎn)單化，還能讓數(shù)據(jù)的傳輸變得更加的流暢，減少工作中的失誤次數(shù)，讓教務(wù)管理變得更加規(guī)范。第二，讓管理工作的效率得到了提升。該軟件不但能實(shí)現(xiàn)一體化的流程，還能利用信息平臺(tái)來發(fā)布信息，而師生也能更及時(shí)的獲取到相應(yīng)的信息，特別是在考試安排、活動(dòng)安排工作上，很大程度的減少了人力的投入。第三，讓管理的成本得到了降低。把辦公自動(dòng)化軟件運(yùn)用到高校的教務(wù)管理工作中，讓遠(yuǎn)程辦公成為了現(xiàn)實(shí)，同時(shí)也減少了復(fù)印、打印等方面的支出，讓辦公費(fèi)用得到了控制。

5 展望

由于辦公自動(dòng)化自身的特點(diǎn)，其在高校教務(wù)管理中的發(fā)展前景是非?？捎^的，在未來的教育模式中，其也將會(huì)逐漸代替?zhèn)鹘y(tǒng)的辦公模式。另外，隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，也讓我國(guó)進(jìn)入到了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，而這也給高校教務(wù)管理中的辦公自動(dòng)化帶來了全新的調(diào)整和機(jī)遇，。相關(guān)人員只有只有把握好這一機(jī)會(huì)，并不斷的對(duì)其展開分析和研究，這樣才能創(chuàng)造出符合社會(huì)要求的辦公自動(dòng)化軟件，從而提升高校教務(wù)管理的水平。

6 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著辦公自動(dòng)化的不斷發(fā)展，該軟件不但和辦公技能結(jié)合到了一起，還能讓辦公的過程變得更規(guī)范、更科學(xué)。把自動(dòng)化運(yùn)用到工作中，其不僅能讓工作的準(zhǔn)確度得到提升，還能很大程度的減少了辦公工程中的開支，所以其自身的實(shí)用性是非常高的。而把其運(yùn)用到高校的教務(wù)管理工作中，對(duì)提升教學(xué)管理工作的質(zhì)量會(huì)有很大的幫助。

參考文獻(xiàn)

[1] 潘鈞.試論辦公自動(dòng)化在高校教學(xué)管理的應(yīng)用分析[J].科技展望，2015，11（20）：68-70.

[2] 劉雪瀅.移動(dòng)OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在高校管理中的應(yīng)用[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2015，4（5）：79-82.

[3] 黃健.數(shù)碼一體機(jī)在高校辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用[J].中國(guó)現(xiàn)代教育裝備，2012（5）：112-114.