淺論油氣田勘探開發(fā)檔案工作中的前端控制

閆潔

摘要：油氣田勘探開發(fā)檔案是油氣勘探開發(fā)工作的重要成果之一，對其進行科學的管理對指導石油天然氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)工作具有重要的意義。本文探討了在油氣田勘探開發(fā)檔案前端控制的含義，闡述了在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實施前端控制的意義，并分析了具體的前端控制措施。

關(guān)鍵詞：石油天然氣勘探開發(fā)檔案管理前端控制

一、引言

油氣田勘探開發(fā)檔案是指在油氣田勘探開發(fā)過程中形成的具有保存和查考利用價值的各種載體形式的文件材料，既包括石油天然氣勘探與開發(fā)工作中形成的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、不同載體的科技文件材料，也包括巖心、巖屑、測試樣品、各類標本等各種實物資料。20世紀末和21世紀初，信息技術(shù)的飛速發(fā)展帶來了電子文件數(shù)量的“井噴”，電子文件的系統(tǒng)依賴性、信息與載體可分離性、易變性等特點給傳統(tǒng)的檔案管理理論帶來了巨大挑戰(zhàn)。為應對這種挑戰(zhàn)，檔案學界提出了前端控制的思想，該思想要求對電子文件的管理，要從文件形成之時甚至形成之前就對文件從形成一直到歸檔整個過程進行通盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中，并在文件形成和維護階段進行監(jiān)督，它要求檔案工作者由只關(guān)注“后端”轉(zhuǎn)而將注意力放到“前端”。油氣田勘探開發(fā)檔案的前端控制，就是將檔案管理工作介入節(jié)點前置到油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動開始之前，對某一油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動各階段形成的文件進行全生命周期的全面規(guī)劃與預先規(guī)范，對文件形成、積累、立卷、歸檔等過程進行實時跟蹤監(jiān)督和節(jié)點把控，確保檔案質(zhì)量。

二、在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實施前端控制的意義

（一）有利于保障油氣田勘探開發(fā)檔案的齊全完整

油氣田勘探開發(fā)檔案一般是以石油天然氣勘探與開發(fā)地質(zhì)科研課題或子課題、生產(chǎn)任務或工程等某一項具有特定內(nèi)容的工作過程中形成的全部科技文件材料為建檔單位進行歸檔和管理的。在實際油氣田勘探開發(fā)工作中，資金投入大、周期長、專業(yè)多、參建單位多，形成的油氣田勘探開發(fā)檔案數(shù)量很多。以鉆探一口探井為例，涉及綜合研究、井位論證、地質(zhì)設計、工程設計、鉆井工程、測井、錄井、分析化驗、試采、地面工程等一系列工序和專業(yè)，分別由多個參建單位負責，形成的檔案少則幾百件多則幾千件。如果在工作之初不從源頭對檔案工作進行要求，則難以將各個工序、各個專業(yè)以及各參建單位在工作中形成的系列科技文件材料齊全完整的歸檔。

（二）有利于保障電子油氣田勘探開發(fā)檔案的科學管理

隨著信息技術(shù)在油氣勘探開發(fā)工作中的應用越來越深化，傳統(tǒng)工作時形成的很多紙質(zhì)檔案逐漸以電子文件的形式在各種管理信息系統(tǒng)中生成，電子油氣田勘探開發(fā)檔案占館藏的比重越來越大并呈不斷增加趨勢，隨著國家檔案行政管理部門電子檔案單套制歸檔試點工作的不斷推進，電子檔案最終將取代紙質(zhì)檔案成為檔案管理工作的主要對象。在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實施前端控制，在各種管理信息系統(tǒng)設計之初，即將檔案管理的系列要求封裝入系統(tǒng)之中，確保系統(tǒng)形成的電子文件，無論是從內(nèi)容規(guī)范、編制格式，還是文件存儲格式、元數(shù)據(jù)、背景信息等方面，都符合長期乃至永久保管的要求，既可避免雙套制模式下的人力、物力和財力的重復投入，也有利于保障電子油氣田勘探開發(fā)檔案的科學規(guī)范管理。

（三）有利于促進油氣田勘探開發(fā)檔案的共享利用

信息時代，以互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)和管理信息系統(tǒng)為依托，提供檔案的跨時空利用服務是大勢所趨。要實現(xiàn)這種提供利用服務方式，齊全完整、標準規(guī)范的館藏檔案資源是基本保障。在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實施前端控制，制定明確的油氣勘探開發(fā)科技文件材料歸檔范圍，確定各專業(yè)科技文件材料的編制內(nèi)容和格式要求，細化各類電子文件的存儲格式、命名規(guī)范以及在存儲載體內(nèi)的組織方式，建設各業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口與數(shù)據(jù)交換機制，可建立一套統(tǒng)一規(guī)范的，符合檔案管理要求的檔案資源，為提供油氣田勘探開發(fā)檔案的跨時空利用服務提供資源保障。

三、在油氣田勘探開發(fā)檔案工作中實施前端控制的具體措施

（一）強化前端控制思想，建立油氣田勘探開發(fā)檔案管理網(wǎng)絡

首先，油氣田勘探開發(fā)企業(yè)檔案部門可結(jié)合“6·9國際檔案日”、礦業(yè)權(quán)變動日等特殊時期，加強對《檔案法》及其實施辦法、《地質(zhì)資料管理條例》及其實施辦法的宣傳，不斷提升勘探開發(fā)科研生產(chǎn)業(yè)務主管部門、相關(guān)文件材料形成部門領導及工作人員的檔案意識。其次，油氣田勘探開發(fā)企業(yè)檔案主管部門，應加強與勘探、開發(fā)、科研等業(yè)務主管部門，以及企管、財務、法律、信息等職能部門的溝通和協(xié)調(diào)，建立檔案工作聯(lián)席會議制度，通過明確相關(guān)業(yè)務主管部門的歸檔責任、約定文件歸檔的合同條款、建立檔案工作考核體系、參與有關(guān)重要業(yè)務節(jié)點會議、建立專兼職檔案工作人員隊伍、參與業(yè)務系統(tǒng)的設計與研發(fā)等措施，建立并不斷完善公司檔案管理網(wǎng)絡，將檔案工作的相關(guān)要求前置到各項業(yè)務活動開始之前，在企業(yè)內(nèi)部實現(xiàn)前端控制思想的落地實施。再次，油氣田勘探開發(fā)企業(yè)檔案主管部門要與相關(guān)業(yè)務主管部門合作，落實油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)活動關(guān)鍵節(jié)點的檔案工作“四同步”要求，即下達計劃任務與提出科技文件材料立卷歸檔要求同步，檢查計劃進度與檢查科技文件材料的形成積累情況同步，評審、鑒定、驗收項目成果與驗收歸檔科技文件材料同步，上報登記、評審獎勵項目成果以及生產(chǎn)、科研人員考核與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

（二）建立并完善油氣田勘探開發(fā)檔案管理制度體系。

制度是管理的行為過程準則，它規(guī)定了人們在各種活動中應遵循的原則和方法。油氣田勘探開發(fā)檔案管理制度體系建設應包括兩個方面：一是檔案管理組織體系方面的制度，包括管理體制、管理機構(gòu)、管理職責、管理界面、管理措施等方面的制度建設，在這些制度中融入前端控制的相關(guān)要求，不斷完善油氣田勘探開發(fā)檔案管理組織體系；二是檔案管理工作環(huán)節(jié)方面的制度，包括油氣田勘探開發(fā)檔案的立卷歸檔、整理編目、著錄標引、信息化管理、日常保管、利用服務、上交匯交等各工作環(huán)節(jié)的具體要求，通過這些制度，不斷規(guī)范油氣田勘探開發(fā)檔案的管理。

（三）建立并完善油氣田勘探開發(fā)檔案管理標準體系。

標準是對大量重復的現(xiàn)象做出統(tǒng)一規(guī)定，是行為成果的重復。油氣田勘探開發(fā)檔案管理標準體系建設應包括三個方面，一是關(guān)于文件立卷歸檔方面的標準，包括歸檔范圍、分類、編號與編目、立卷歸檔要求、保管期限等方面的要求，通過這些標準的執(zhí)行，將油氣田勘探開發(fā)檔案管理的具體要求固化在文件材料形成之時；二是關(guān)于油氣田勘探開發(fā)科技文件材料編制方面的標準，包括科技文件材料的相關(guān)責任項規(guī)范、報告編制的內(nèi)容與格式規(guī)范、繪圖規(guī)范、印制規(guī)范，電子文件的命名規(guī)范、存儲格式優(yōu)選、在載體中的組織方式等方面的標準與規(guī)范，通過這些規(guī)范的執(zhí)行，可以實現(xiàn)油氣田勘探開發(fā)紙質(zhì)文件和電子文件的統(tǒng)一與標準，以滿足檔案管理的要求；三是油氣田勘探開發(fā)檔案驗收技術(shù)規(guī)程，通過規(guī)范驗收流程、驗收方法、驗收標準，以確保上述相關(guān)標準的貫徹執(zhí)行，確保前端控制的相關(guān)要求得以真正實現(xiàn)。

（四）推進檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的融合

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與深化應用，油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動中形成的科技文件材料，很多以電子文件的形式在各業(yè)務系統(tǒng)中生成。在此情況下，實施油氣田勘探開發(fā)檔案管理的前端控制，必須加速推進檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)的融合，一方面，檔案部門要參與各業(yè)務系統(tǒng)的設計與研發(fā)，將油氣勘探開發(fā)工作各專業(yè)的業(yè)務標準、檔案管理系列標準的相關(guān)條款，以及檔案管理的相關(guān)要求，在業(yè)務系統(tǒng)研發(fā)之初封裝到系統(tǒng)中去，以確保業(yè)務系統(tǒng)按照標準規(guī)范生成電子文件。另一方面，要建立檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，通過數(shù)據(jù)接口對業(yè)務系統(tǒng)生成的電子文件進行在線歸檔和相關(guān)著錄數(shù)據(jù)的共享與服用。

（五）加強檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)

首先，要轉(zhuǎn)變檔案工作者“重后端輕前端”的傳統(tǒng)管理理念，將檔案工作介入節(jié)點前移，突破檔案工作置于后端被動接收、給什么收什么的傳統(tǒng)模式，深入油氣田勘探開發(fā)生產(chǎn)科研一線，主動掌握油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)活動中科技文件材料的形成與運轉(zhuǎn)控制權(quán)，將工作重點由相關(guān)文件材料歸檔后的整理、保管等，向前期主動參與重要會議和關(guān)鍵節(jié)點工作，指導、監(jiān)督和檢查科技文件材料的形成、積累等方面轉(zhuǎn)移。其次，要加強對檔案工作者油氣勘探開發(fā)知識的培訓，油氣田勘探開發(fā)檔案的形成，涉及地質(zhì)、測繪、地球物理勘探、地球化學勘探、鉆井、測錄井、油氣田開發(fā)、集輸、儲運等各個專業(yè)，要加強對檔案工作者上述相關(guān)知識的培訓，才能在指導相關(guān)科技文件材料的形成、積累、整理、接收驗收、移交歸檔等工作時，有的放矢，科學準確。再次，要提升檔案工作者組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。實施前端控制，檔案工作者從后端走到前期參與其中，組織制定歸檔工作計劃，明確文件歸檔標準與要求，參加重要會議與節(jié)點工作，對參建單位文件形成、積累和預立卷工作進行現(xiàn)場監(jiān)督、指導和檢查等工作，都需要檔案工作者具備出色的組織、溝通與協(xié)調(diào)能力。

四、結(jié)語

將前端控制思想引入油氣田勘探開發(fā)檔案管理工作，從油氣勘探開發(fā)生產(chǎn)科研活動開始前就對相關(guān)科技文件實施節(jié)點把控與全程跟蹤管理，有利于規(guī)避管理風險，保證油氣田勘探開發(fā)檔案的完整、準確和系統(tǒng)，最大限度地發(fā)揮油氣田勘探開發(fā)檔案的作用。

注釋和參考文獻：

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作者單位：中國石油化工股份有限公司上海海洋油氣分公司