綜合檔案館開展地方文獻(xiàn)收集工作的思考

王振威

摘要：文章提出了綜合檔案館開展地方文獻(xiàn)收集工作的必要性和可行性，并對(duì)綜合檔案館開展地方文獻(xiàn)收集工作提出了具體策略。

關(guān)鍵詞：綜合檔案館地方文獻(xiàn)收集

在地方文獻(xiàn)收集的數(shù)量、種類和管理的專業(yè)化方面，綜合檔案館遠(yuǎn)不如圖書館有優(yōu)勢(shì)。在提高檔案館綜合服務(wù)能力的前提下，利用者既需要查閱檔案資料，同時(shí)還需要更多的其他形式、時(shí)期的資料。能否做到既可以查到檔案資料，還能夠掌握更多有價(jià)值的信息，實(shí)現(xiàn)“一站式”查詢呢？綜合檔案館加強(qiáng)地方文獻(xiàn)的收集，彌補(bǔ)檔案的不足來滿足利用者的利用需求就成為必然。

一、檔案與地方文獻(xiàn)的關(guān)系

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案由法定作者在職能活動(dòng)中產(chǎn)生，具有歷史憑證作用。檔案來源單一，有嚴(yán)格的利用手續(xù)且多為孤本。

地方文獻(xiàn)是反映一個(gè)地區(qū)政治、經(jīng)濟(jì)、文化、教育、歷史、地理、風(fēng)土人情、人物傳記、物產(chǎn)資源、名勝古跡等重要內(nèi)容的文獻(xiàn)資源。地方文獻(xiàn)一般多為公開出版物，具有系統(tǒng)性強(qiáng)、多套副本的特點(diǎn)，是反映一個(gè)地方的歷史、文化、經(jīng)濟(jì)等某方面工作的資料。地方文獻(xiàn)作者來源廣泛，內(nèi)容比較嚴(yán)謹(jǐn)，形式多樣。

檔案與地方文獻(xiàn)可以互相轉(zhuǎn)化。有的地方文獻(xiàn)就是檔案內(nèi)容的匯編、整理、摘抄。真實(shí)可靠的地方文獻(xiàn)則可以轉(zhuǎn)化為檔案，作為特定時(shí)期地方歷史的記錄。

二、綜合檔案館收集地方文獻(xiàn)的必要性

（一）綜合檔案館收集地方文獻(xiàn)是其法定職能之一

《檔案館工作通則》（以下簡(jiǎn)稱《通則》）第九條規(guī)定“檔案館要注意接收和收集與本館館藏檔案有關(guān)的各種資料”。從目前檔案館工作的實(shí)際來看，《通則》的要求只是對(duì)檔案館收集資料最基本的要求和原則性規(guī)定。各檔案館在工作實(shí)踐中還要結(jié)合自身?xiàng)l件制定具體的文獻(xiàn)資料工作制度，加強(qiáng)地方文獻(xiàn)資料資源的建設(shè)。

（二）地方文獻(xiàn)是館藏檔案的重要補(bǔ)充

檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心。很多地方文獻(xiàn)和檔案可以互相轉(zhuǎn)化。地方文獻(xiàn)內(nèi)容具有系統(tǒng)性、完整性、專題性、形式多樣的特點(diǎn)，有助于彌補(bǔ)檔案資料真實(shí)性強(qiáng)而全面性不足的問題。地方文獻(xiàn)同檔案一樣，是維護(hù)地區(qū)記憶的重要載體。

（三）收集地方文獻(xiàn)有助于提高檔案館室服務(wù)能力

利用者查閱檔案開展研究，需要反映一個(gè)地區(qū)、一個(gè)單位全面的資料。限于檔案來源的單一性，往往不能反映館藏檔案歷史年代外的內(nèi)容，或者反映不夠系統(tǒng)和全面，難以滿足利用者的全部需求。而收集地方文獻(xiàn)作為館藏的重要補(bǔ)充，則有助于化解這種矛盾，進(jìn)一步提高檔案館的服務(wù)能力。

（四）收集地方文獻(xiàn)有利于檔案工作的開展

收集地方文獻(xiàn)作為館藏的重要補(bǔ)充，有利于進(jìn)一步推動(dòng)檔案工作的開展。例如在舉辦檔案展覽中，需要大量舊城歷史照片，而檔案館本身沒有保存，可以引用公開出版物的老照片畫冊(cè)來解決；在舉辦反映本地區(qū)風(fēng)俗、歷史、特色等的展覽中，可以查閱相應(yīng)的地方文獻(xiàn)充實(shí)展覽內(nèi)容。再如檔案館中保存有大量知青檔案，部分知識(shí)青年后來自發(fā)編輯了知青圖書捐贈(zèng)給檔案館，可以讓利用者從親歷者角度了解上山下鄉(xiāng)運(yùn)動(dòng)。

三、綜合檔案館開展地方文獻(xiàn)收集工作的可行性

（一）具有場(chǎng)所保障

綜合檔案館具有專業(yè)的檔案庫房，便于對(duì)收集的地方文獻(xiàn)進(jìn)行科學(xué)的管理；檔案閱覽場(chǎng)所也可作為地方文獻(xiàn)查閱場(chǎng)所，做到查檔與查閱文獻(xiàn)資料同時(shí)進(jìn)行。部分檔案館還設(shè)有方志志鑒閱覽室，部分檔案館閱覽大廳設(shè)有地方文獻(xiàn)資料、編研資料閱覽架，可方便利用者查閱。

（二）具有人員經(jīng)費(fèi)保障

《通則》第十條規(guī)定“檔案館要加強(qiáng)對(duì)歷史檔案、資料的征集。省級(jí)以上檔案館應(yīng)設(shè)立專門機(jī)構(gòu)或配備專職人員進(jìn)行征集工作”。綜合檔案館可以明確專門的部門負(fù)責(zé)地方文獻(xiàn)的收集管理工作，包括制定收集計(jì)劃、整理制度、查閱制度，建設(shè)檢索體系等，并可以申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)保證地方文獻(xiàn)的有序收集。例如北京市西城區(qū)主要領(lǐng)導(dǎo)審查了《關(guān)于建設(shè)“西城記憶”文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的若干思考》的文章后，當(dāng)即批示要求區(qū)檔案館予以落實(shí)，區(qū)檔案館專門購置了資料柜，確定了科室負(fù)責(zé)西城區(qū)文獻(xiàn)資料的收集、購置工作，并將工作經(jīng)費(fèi)列入預(yù)算。

（三）具有來源保障

綜合檔案館地方文獻(xiàn)的收集，主要有四種來源。

一是綜合檔案館結(jié)合當(dāng)?shù)攸h委政府中心工作、重大工程、重大活動(dòng)工作需要，收集與本地區(qū)有關(guān)的文獻(xiàn)資料。這種收集重點(diǎn)突出、目標(biāo)明確，收集效率高。

二是在檔案接收進(jìn)館同時(shí)接收檔案室保存的文獻(xiàn)資料。接收的文獻(xiàn)資料應(yīng)為難于從市場(chǎng)上購得并具有廣泛查閱價(jià)值的文獻(xiàn)資料，多為行業(yè)性文件資料匯編或政策問答。這種收集方式是綜合檔案館獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。

三是積極征集或接受捐贈(zèng)。如檔案局（館）工作人員參加各種會(huì)議、活動(dòng)中收到的文獻(xiàn)資料，綜合檔案館在舉辦展覽、大型活動(dòng)中購置的各類文獻(xiàn)資料，部分熱心人士、當(dāng)?shù)厮鶎贆C(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體在開展工作過程中形成的文獻(xiàn)資料，均應(yīng)納入收集范圍。反映駐區(qū)單位歷史、生產(chǎn)、科技、經(jīng)濟(jì)的文獻(xiàn)資料，有條件的也要收集，以全面保存地方記憶。

四是與有關(guān)單位合作定向收集。如北京市西城區(qū)琉璃廠、大柵欄地區(qū)中華老字號(hào)企業(yè)林立，歷史傳說典故較多。區(qū)檔案館與首都圖書館地方文獻(xiàn)部合作，專門制作《琉璃廠·大柵欄文獻(xiàn)匯編》，從北京地區(qū)內(nèi)眾多公共圖書館中查閱相關(guān)圖書資料進(jìn)行復(fù)制，分類匯編成冊(cè)，形成專卷，為研究?jī)蓷l街道的歷史提供了翔實(shí)資料。

四、綜合檔案館開展地方文獻(xiàn)收集的對(duì)策

（一）加強(qiáng)對(duì)地方文獻(xiàn)的管理

綜合檔案館為更好地滿足查檔者需求，多形式保存地方記憶，應(yīng)加強(qiáng)地方文獻(xiàn)的管理，健全組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，明確負(fù)責(zé)部門，為文獻(xiàn)資料工作的開展提供必要的經(jīng)費(fèi)，拓寬文獻(xiàn)來源渠道，突出本館特色，多種方式宣傳館藏文獻(xiàn)資料，與檔案工作統(tǒng)籌發(fā)展，以保證文獻(xiàn)工作順利開展。

（二）地方文獻(xiàn)收集范圍應(yīng)重點(diǎn)突出、目標(biāo)明確、特色鮮明。

地方文獻(xiàn)的收集范圍應(yīng)和館藏檔案有關(guān)，和本區(qū)域的重大事件、歷史、區(qū)劃、人物、風(fēng)土人情、傳說典故等各類資料有關(guān)，包括公開發(fā)行的出版物、內(nèi)部編印的各種材料、某些個(gè)人材料或外國(guó)印發(fā)的資料。主要有以下內(nèi)容：

1.館藏檔案內(nèi)容的補(bǔ)充。如文件匯編，國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)、地方性規(guī)章，政策解讀，檔案所反映時(shí)期、事件的報(bào)道、專著。

2.各單位自己編寫的編研成果。對(duì)檔案內(nèi)容系統(tǒng)的收錄和摘錄，方便實(shí)用，具有檔案原件的效果。

3.各單位自行收集的資料。因工作需要而收集的或上級(jí)機(jī)關(guān)編印的行業(yè)規(guī)章制度等。

4.反映地方歷史文化的資料。如收集北京市西城區(qū)老字號(hào)企業(yè)的資料，有的北京市老字號(hào)圖書、中國(guó)老字號(hào)圖書均有相關(guān)內(nèi)容，也要同時(shí)收集。所以文獻(xiàn)收集的范圍并不僅局限于反映本地區(qū)的文獻(xiàn)資料，在反映全市、全省、全國(guó)、行業(yè)的文獻(xiàn)中包含本地內(nèi)容信息的同樣要收集。

5.反映地方經(jīng)濟(jì)、社會(huì)等各方面建設(shè)、特產(chǎn)、景觀、舊貌等各種形式的文獻(xiàn)資料。

6.反映本市、本區(qū)的重要新聞報(bào)道。

7.反映國(guó)家重大建設(shè)成果、當(dāng)?shù)刂宋?、重要領(lǐng)導(dǎo)人及其他有關(guān)文獻(xiàn)資料。

8.反映本地區(qū)區(qū)劃調(diào)整的各階段地圖、圖冊(cè)。

（三）地方文獻(xiàn)的整理應(yīng)遵循簡(jiǎn)化整理，深化檢索的整理原則

綜合檔案館收集的地方文獻(xiàn)，應(yīng)采取簡(jiǎn)便易行的整理方法。目前我國(guó)綜合檔案館地方文獻(xiàn)的整理，既有采取中國(guó)圖書分類法，也有采取地方文獻(xiàn)分類表，還可以根據(jù)政府工作領(lǐng)域劃分為幾個(gè)大類或根據(jù)來源分類，簡(jiǎn)單到可以直接編順序號(hào)。地方文獻(xiàn)的著錄項(xiàng)主要有題名、作者、出版時(shí)間、出版單位、編制單位、頁數(shù)、定價(jià)、專題名稱、收集時(shí)間、來源形式、利用情況等。

在做好文獻(xiàn)整理的同時(shí)，還要深化檢索，建立地方文獻(xiàn)篇名級(jí)數(shù)據(jù)庫。著錄到每件地方文獻(xiàn)的每篇文章，形成系統(tǒng)全面的地方文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。對(duì)地方文獻(xiàn)中涉及的重要人物、地名、單位可以進(jìn)行揭示。有條件的綜合檔案館還應(yīng)有計(jì)劃、有步驟地開展地方文獻(xiàn)的數(shù)字化加工，提高文獻(xiàn)的利用效率。

（四）地方文獻(xiàn)的利用服務(wù)應(yīng)簡(jiǎn)便易行

由于地方文獻(xiàn)來源廣泛，在提供利用中應(yīng)加以區(qū)分。公開出版物在辦理查閱手續(xù)后即可查閱；內(nèi)部出版物或內(nèi)部文件資料匯編，以及涉密文獻(xiàn)，應(yīng)注明利用手續(xù)。為提高綜合檔案館文獻(xiàn)利用率，可以在查檔大廳公開陳列文獻(xiàn)目錄，編制查閱指南；重點(diǎn)推介本館特色地方文獻(xiàn)目錄；可以在本單位網(wǎng)站、微信公眾號(hào)公布地方文獻(xiàn)目錄數(shù)據(jù)，還可以公布篇名級(jí)數(shù)據(jù)庫目錄，方便利用者查閱。綜合檔案館還應(yīng)做好對(duì)地方文獻(xiàn)的利用統(tǒng)計(jì)工作，定期分析利用情況，發(fā)現(xiàn)利用熱點(diǎn)，調(diào)整收集內(nèi)容，不斷提高地方文獻(xiàn)的管理水平。

綜合檔案館開展地方文獻(xiàn)收集工作，不僅可以豐富檔案館藏，擴(kuò)展城市記憶工程的內(nèi)容，還可以為利用者提供更多的有價(jià)值信息，增強(qiáng)綜合檔案館服務(wù)能力，提高服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)：

[1].戴時(shí)炎，陳丹.關(guān)于建設(shè)“西城記憶”文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的若干思考[N]，北京西城報(bào)，2012-06-01.