e-Sciencee背景下重大科技項(xiàng)目檔案收集歸檔研究

李盛楠 王芳

摘要：在e-Science背景下，重大科技項(xiàng)目檔案收集歸檔對(duì)于以數(shù)據(jù)分析為核心的科學(xué)研究范式具有重要意義。本文運(yùn)用案例研究方法，對(duì)中國(guó)科學(xué)院6個(gè)戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項(xiàng)進(jìn)行研究，分析了重大科技項(xiàng)目檔案收集歸檔存在的問(wèn)題，并從建立檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任體系、落實(shí)“四同步”制度、明確檔案的歸屬與流向、編制研究過(guò)程文件歸檔范圍等四個(gè)方面提出了建議。

關(guān)鍵詞：檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)檔案歸屬與流向研究過(guò)程文件歸檔范圍案例研究

Abstract： Under the background of e-Science， archives collection and filing of major science and technology projects is of great significance to the scientific research paradigm centered on data analy？ sis. This paper uses case study method to re？ search six strategic pilot technology projects of the Chinese Academy of Sciences. We analyzes the problems existing in archives collection and filing of major scientific and technological projects， and puts forward some suggestions from four aspects， including the construction of archives collection work network and responsibility system， the imple？ mentation of the "four synchronization" system， the ascription and direction of the archives， and the compilation of the file filing scope of the research process.

Keywords： archives collection work network； ascription and direction of the archives； research process documents； filing scope； case study

一、引言

黨中央高度重視我國(guó)科技發(fā)展，十九大報(bào)告從戰(zhàn)略高度強(qiáng)調(diào)創(chuàng)新是引領(lǐng)發(fā)展的第一動(dòng)力，要擴(kuò)展實(shí)施國(guó)家重大科技項(xiàng)目，建立技術(shù)創(chuàng)新體系。[1]重大科技項(xiàng)目是體現(xiàn)國(guó)家戰(zhàn)略目標(biāo)，致力于突破前沿基礎(chǔ)科學(xué)和戰(zhàn)略高技術(shù)問(wèn)題，為我國(guó)開(kāi)辟產(chǎn)業(yè)發(fā)展新方向、保障國(guó)家安全提供強(qiáng)大支撐的科學(xué)技術(shù)研究。[2]項(xiàng)目投資規(guī)模大，實(shí)施周期長(zhǎng)，具有多學(xué)科、多目標(biāo)、多主體、多地域特點(diǎn)。

重大科技項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料包括科研管理文件、研究過(guò)程文件（設(shè)計(jì)文件、技術(shù)配方、工藝參數(shù)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試記錄）[3]和科技成果文件、儀器設(shè)備文件等。隨著大數(shù)據(jù)、“科研信息化”（e-Science）的發(fā)展，以“數(shù)據(jù)密集型科學(xué)”的科學(xué)研究第四范式興起，科學(xué)發(fā)現(xiàn)越來(lái)越依賴于對(duì)數(shù)據(jù)的收集和分析處理[4]，而實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)等研究過(guò)程文件的收集歸檔對(duì)于以數(shù)據(jù)為核心的科研活動(dòng)愈發(fā)重要，因此做好重大科技項(xiàng)目檔案收集歸檔工作顯得格外迫切。

二、文獻(xiàn)回顧

（一）科技檔案收集歸檔難的原因分析

國(guó)內(nèi)研究者們主要從四方面探討科技檔案收集歸檔難的原因。一是歸檔意識(shí)方面，顧林國(guó)等人認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)不強(qiáng)是導(dǎo)致科技檔案收集歸檔難的主要原因。[5]二是法規(guī)制度方面，徐擁軍等提出由于科技檔案工作內(nèi)外環(huán)境的變化，原有的科技檔案管理法規(guī)制度不能滿足現(xiàn)行的科技檔案形勢(shì)。[6]三是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方面，畢建新提出科研檔案中原始記錄收集一直未能得到有效解決的原因，在于科技檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中未提出原始記錄的歸檔要求。[7]四是人才隊(duì)伍方面，研究者們提出檔案人員不懂科技業(yè)務(wù)，[8-9]不能很好地對(duì)檔案完整性進(jìn)行審核。

（二）科技檔案收集歸檔策略

為了提高科技檔案歸檔率，研究者們從法律制度、納入機(jī)制、歸檔質(zhì)量控制等方面進(jìn)行探討。加小雙等指出在頂層法律層面缺乏科技檔案管理制度的設(shè)計(jì)。[10]此外多位研究者們對(duì)納入機(jī)制進(jìn)行了研究，認(rèn)為納入機(jī)制的落實(shí)是確保檔案完整的有力保障。張斌等指出納入機(jī)制包括“三納入”“四參加”“四同步”制度[11-13]，在執(zhí)行落實(shí)納入機(jī)制的基礎(chǔ)上，研究者們提出歸檔質(zhì)量控制概念[14-15]，讓檔案人員提前介入，掌握一手資料，切實(shí)做好歸檔質(zhì)量的審核。

上述文獻(xiàn)對(duì)科技檔案收集歸檔難的原因、對(duì)策進(jìn)行了較全面的探索，但重大科技項(xiàng)目是新興科學(xué)研究活動(dòng)模式下的產(chǎn)物，給檔案工作帶來(lái)了新情況、新問(wèn)題，需要探索新做法。此外，大部分對(duì)策具有宏觀性，缺乏可操作性。因此，本文采用案例實(shí)證研究方法，聚焦于對(duì)問(wèn)題的發(fā)現(xiàn)與深度追問(wèn)，提出可操作性對(duì)策，一方面推動(dòng)檔案收集歸檔工作規(guī)范有序開(kāi)展，另一方面對(duì)檔案管理研究提供理論支持。

三、研究設(shè)計(jì)

為保證研究結(jié)果的科學(xué)性，筆者以6個(gè)中國(guó)科學(xué)院戰(zhàn)略性先導(dǎo)科技專項(xiàng)（以下簡(jiǎn)稱“先導(dǎo)專項(xiàng)”）作為研究對(duì)象，其中3個(gè)為前瞻戰(zhàn)略科技研究方向、3個(gè)為基礎(chǔ)研究方向，研究領(lǐng)域涉及能源科學(xué)、生態(tài)環(huán)境等。先導(dǎo)專項(xiàng)是經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)由中國(guó)科學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱“中科院”）組織院內(nèi)外優(yōu)勢(shì)力量共同實(shí)施的重大科技任務(wù)。[16]

本研究對(duì)案例的調(diào)研工作時(shí)間為2017年4月至11月，共持續(xù)7個(gè)月。數(shù)據(jù)收集方式主要有文獻(xiàn)調(diào)研、深度訪談、實(shí)地觀察。數(shù)據(jù)收集內(nèi)容主要包括先導(dǎo)專項(xiàng)的文檔材料，如政策性文件、先導(dǎo)專項(xiàng)檔案文件；對(duì)6個(gè)先導(dǎo)專項(xiàng)的13位科研人員、7位檔案人員進(jìn)行深度訪談的數(shù)據(jù)；實(shí)地考察科學(xué)裝置、實(shí)驗(yàn)過(guò)程的數(shù)據(jù)，并采用開(kāi)放式編碼數(shù)據(jù)分析方法通過(guò)閱讀、提取、分析，進(jìn)而對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比與分類，歸納提煉出主要問(wèn)題類別。

四、存在問(wèn)題

近年來(lái)，國(guó)家高度重視重大科技項(xiàng)目檔案收集歸檔工作，科技部研究制定了《國(guó)家科技重大專項(xiàng)（民口）檔案管理規(guī)定》[17]，明確規(guī)定了歸檔質(zhì)量與范圍、過(guò)程管理與保存、檔案驗(yàn)收等內(nèi)容。雖印發(fā)了規(guī)章制度，但實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)文件歸檔不齊全現(xiàn)狀依然普遍存在，通過(guò)編碼分析發(fā)現(xiàn)問(wèn)題主要為：

（一）缺少檔案收集的工作網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任體系

重大科技項(xiàng)目研究目標(biāo)宏大、任務(wù)層級(jí)多，往往需要多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而檔案收集主體多，涉及人員包括項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目（課題）參與人員、檔案管理人員、兼職檔案人員，因此重大科技項(xiàng)目檔案收集工作需要各單位、各部門人員職責(zé)明確、相互配合。但筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前整個(gè)收集工作流程缺少溝通和審核機(jī)制，人員職責(zé)不明確。一是項(xiàng)目（課題）參與人員未按照歸檔范圍進(jìn)行預(yù)立卷工作，只是隨意將文件材料進(jìn)行收集，待項(xiàng)目結(jié)束后交給兼職檔案人員；二是兼職檔案人員接收到材料后，整理后直接向檔案管理人員移交，這樣一來(lái)兼職檔案人員既沒(méi)有對(duì)歸檔材料進(jìn)行質(zhì)量審核，也沒(méi)有和檔案管理人員進(jìn)行清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)；三是項(xiàng)目（課題）負(fù)責(zé)人在檔案移交至綜合檔案室前，并未對(duì)所承擔(dān)任務(wù)形成檔案的完整性、真實(shí)性進(jìn)行檢查；四是檔案管理人員逐一審核發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，找不到工作對(duì)接人，處于“無(wú)人回應(yīng)”的狀態(tài)。

（二）檔案收集歸檔來(lái)與項(xiàng)目同步進(jìn)行

目前，檔案收集歸檔工作大多是在項(xiàng)目（課題）驗(yàn)收階段布置，導(dǎo)致很多重要的研究過(guò)程文件收集困難。由此可見(jiàn)，檔案收集歸檔工作嚴(yán)重后滯化，處于科學(xué)研究工作鏈的末端，并且在項(xiàng)目（課題）立項(xiàng)、年度工作匯報(bào)、中期檢查等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)未開(kāi)展檔案監(jiān)督檢查工作。科研人員為了驗(yàn)收而“驗(yàn)收”，無(wú)法確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性。

（三）缺少對(duì)檔案歸屬與流向的制度保證

結(jié)合重大科技項(xiàng)目檔案收集工作實(shí)際，筆者發(fā)現(xiàn)制約檔案收集歸檔關(guān)鍵原因是檔案歸屬與流向規(guī)定模糊。第一，重大科技項(xiàng)目涉及的研究單位眾多，包括研究機(jī)構(gòu)、高校、企業(yè)。這些研究單位在檔案行政管理上不存在隸屬關(guān)系，無(wú)法根據(jù)檔案部門管理體制來(lái)要求檔案的歸屬與流向。第二，檔案的歸屬流向問(wèn)題并無(wú)明確、具體的規(guī)定，導(dǎo)致重大科技項(xiàng)目檔案報(bào)送、接收、保管工作沒(méi)有相應(yīng)的制度依據(jù)來(lái)約束。

（四）缺乏研究過(guò)程文件歸檔范圍

實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、觀測(cè)數(shù)據(jù)等研究過(guò)程文件不僅是科學(xué)發(fā)現(xiàn)的基礎(chǔ)，也是科學(xué)研究全過(guò)程的反映。面對(duì)以PB級(jí)別增長(zhǎng)的研究過(guò)程文件，如何保存高價(jià)值、高質(zhì)量的科學(xué)數(shù)據(jù)，明確研究過(guò)程文件歸檔范圍至關(guān)重要。目前重大科技項(xiàng)目任務(wù)承擔(dān)單位參照?qǐng)?zhí)行的是普適文件歸檔范圍，并沒(méi)有根據(jù)不同的研究特點(diǎn)判斷形成文件是否具有保存價(jià)值。例如野外科考、地質(zhì)勘測(cè)，它們的原始記錄及科考照片、音視頻具有極高保存和利用價(jià)值，但能夠完整保存下來(lái)的少之甚少。

五、對(duì)策建議

（一）建立“自上而下、協(xié)同推進(jìn)”的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)與責(zé)任體系

重大科技項(xiàng)目檔案收集需要構(gòu)建工作網(wǎng)絡(luò)，明確收集主體和職責(zé)，實(shí)行“抓主體、責(zé)任實(shí)”的檔案收集管理。組成檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)的任務(wù)層級(jí)是指項(xiàng)目、課題，人員主要包括各任務(wù)層級(jí)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員、兼職檔案人員?；诖诵纬傻摹白陨隙隆f(xié)同推進(jìn)”的工作網(wǎng)絡(luò)（見(jiàn)圖1）。

以檔案工作網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，明確收集主體與職責(zé)。一是各任務(wù)層級(jí)負(fù)責(zé)人是檔案收集第一責(zé)任人，對(duì)所承擔(dān)任務(wù)形成檔案的完整性、真實(shí)性負(fù)責(zé)；二是兼職檔案人員既是科研人員、同時(shí)也是兼職檔案人員，是科學(xué)研究與檔案管理銜接的橋梁，所處的角色至關(guān)重要，因此不僅要負(fù)責(zé)所屬任務(wù)層級(jí)的歸檔工作，還應(yīng)配合檔案管理人員做好質(zhì)量審核及相關(guān)工作。三是檔案管理人員負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檢查，對(duì)所屬任務(wù)層級(jí)形成的檔案進(jìn)行質(zhì)量審核。四是科研參與人員不能拒絕歸檔，應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔范圍做到應(yīng)歸盡歸。

（二）落實(shí)檔案工作的“四同步”制度

“四同步”是在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》中明確規(guī)定的制度。但是由于缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督管理，使得“四同步”制度流于形式，沒(méi)有得到貫徹落實(shí)。真正將“四同步”制度落到實(shí)處，需要重大科技項(xiàng)目管理層自上而下的推動(dòng)，層層傳輸壓力，激發(fā)干勁，一級(jí)帶著一級(jí)落實(shí)。首先，檔案工作主管部門應(yīng)通過(guò)制修訂制度、參加重大科技項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)和工作年度會(huì)、監(jiān)督指導(dǎo)等措施推動(dòng)“四同步”制度的實(shí)施。其次，重大科技項(xiàng)目牽頭單位對(duì)各任務(wù)承擔(dān)單位宣貫“四同步”制度，通過(guò)查閱文件材料、訪談、審核檔案質(zhì)量等方式檢查落實(shí)情況，并通報(bào)檢查情況。最后，各任務(wù)承擔(dān)單位根據(jù)上級(jí)工作的安排，認(rèn)真完成“四同步”要求。

（三）建立檔案的歸屬與流向制度

建立重大科技項(xiàng)目檔案歸屬與流向制度，可以使檔案收集工作規(guī)范化、有序化，并使“由誰(shuí)移交，誰(shuí)來(lái)保管”一目了然。第一，確定報(bào)送與接收要求。項(xiàng)目、課題承擔(dān)單位應(yīng)向項(xiàng)目牽頭單位報(bào)送有關(guān)重大科技項(xiàng)目檔案，其中項(xiàng)目牽頭單位系統(tǒng)內(nèi)及直屬單位報(bào)送檔案目錄，項(xiàng)目牽頭單位系統(tǒng)外的合作單位保存各自產(chǎn)生的檔案，將檔案復(fù)印件報(bào)送至項(xiàng)目牽頭單位。

第二，明確項(xiàng)目承擔(dān)單位的檔案報(bào)送范圍。不僅應(yīng)報(bào)送科技成果文件、科研管理文件、還應(yīng)報(bào)送研究過(guò)程文件（設(shè)計(jì)文件、技術(shù)配方、工藝參數(shù)、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、測(cè)試記錄等）和照片、音視頻、電子文件等特殊載體檔案。項(xiàng)目牽頭單位系統(tǒng)外的合作單位不能因研究成果是“自己創(chuàng)造的”而拒絕報(bào)送，凡是使用重大科技項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)所產(chǎn)生的研究成果均應(yīng)報(bào)送。

第三，建立“目錄集中、實(shí)體分散”的保管模式。重大科技項(xiàng)目具有地域分散的特性，所形成的檔案具有多地域的特點(diǎn)，因此“檔案實(shí)體統(tǒng)一保管”的傳統(tǒng)檔案保管模式無(wú)法適應(yīng)新時(shí)期下重大科技項(xiàng)目檔案的形成規(guī)律。鑒于此，項(xiàng)目牽頭單位除保存自己產(chǎn)生的檔案和系統(tǒng)外合作單位的檔案復(fù)印件，還需保存全套檔案目錄，以便日后查詢利用；各任務(wù)承擔(dān)單位保管本單位形成的檔案。

（四）編制研究過(guò)程文件歸檔范圍

研究過(guò)程文件的收集是科學(xué)研究的基礎(chǔ)，編制研究過(guò)程文件歸檔范圍，才能保證重大科技項(xiàng)目檔案收集工作的有序開(kāi)展。具體編制方法如下：

首先，掌握編制原則。研究過(guò)程文件應(yīng)通過(guò)圖、文、聲、像互補(bǔ)方式復(fù)原出科研的全過(guò)程，即包括不同載體的原始記錄。對(duì)于處于國(guó)際領(lǐng)先或填補(bǔ)相關(guān)領(lǐng)域空白的研究，其產(chǎn)生的各階段科學(xué)數(shù)據(jù)應(yīng)體現(xiàn)“從寬”原則。其次，明確適用范圍。與適用于各任務(wù)層級(jí)的重大科技項(xiàng)目歸檔范圍不同的是，研究過(guò)程文件歸檔范圍僅適用于某一課題層級(jí)（真正科研活動(dòng)一般存在于最低任務(wù)層級(jí)，如課題層級(jí)）。最后，談?wù)劸幹品椒?。一是制訂工作方案，確定組成人員及工作流程。一般來(lái)說(shuō)，是由檔案管理人員、檔案主管部門負(fù)責(zé)人、課題兼職檔案人員、課題科研人員、課題負(fù)責(zé)人組成。先由課題兼職檔案人員和綜合檔案室檔案人員編制研究過(guò)程文件初稿，然后與課題組科研人員確認(rèn)編制是否合理，經(jīng)科研人員修訂后，由檔案主管部門負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人審批后發(fā)布執(zhí)行。二是明確編制依據(jù)，其中調(diào)查研究、深入實(shí)際是做好編制工作的基礎(chǔ)。調(diào)查研究是指根據(jù)年度工作計(jì)劃及結(jié)題驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，找出重點(diǎn)研究成果及每個(gè)研究成果的實(shí)驗(yàn)階段，根據(jù)每一步實(shí)驗(yàn)階段探討應(yīng)產(chǎn)生的文件材料。深入實(shí)際是指深入到科研第一線，了解科研活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律。需要說(shuō)明的是，研究過(guò)程文件歸檔范圍的實(shí)施是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，如實(shí)驗(yàn)階段發(fā)生了變化，或是因?yàn)閷W(xué)科布局而調(diào)整研究思路，那么研究過(guò)程文件歸檔范圍也要作出相應(yīng)的調(diào)整。

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作者單位：1.中國(guó)科學(xué)院檔案館2.南開(kāi)大學(xué)商學(xué)院信息資源管理系