地質(zhì)勘查單位檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理路徑

張海濤

摘要：在記錄真實(shí)地質(zhì)工作情況方面地勘單位的檔案資源起著不可替代的重要作用，各個(gè)時(shí)期的地質(zhì)工作狀況都可通過地勘單位的檔案資源進(jìn)行直觀體現(xiàn)。本文主要針對地質(zhì)勘查單位檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理路徑進(jìn)行進(jìn)一步探究，這對地勘單位檔案管理工作的順利開展有重要作用，同時(shí)也可促使地質(zhì)檔案開發(fā)以及利用工作得以順利開展。

關(guān)鍵詞：檔案；規(guī)范化管理；地勘單位

在不斷發(fā)展與進(jìn)步的過程當(dāng)中，我國檔案管理工作已經(jīng)取得較為明顯的成就，但是在實(shí)際應(yīng)用中還是有多種缺陷與不足，存在地質(zhì)勘察單位的檔案管理工作主要是在標(biāo)準(zhǔn)化方面存在一定的不足，這要求相關(guān)部門以及工作人員必須提高對該項(xiàng)工作的重視程度。并在結(jié)合實(shí)際的基礎(chǔ)上，借助科學(xué)的措施與手段促使單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化目標(biāo)得以順利實(shí)現(xiàn)，這不僅可幫助后續(xù)檔案管理工作得以順利開展，同時(shí)也為相關(guān)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、地勘單位進(jìn)行檔案工作規(guī)范化管理的重要性

在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展過程當(dāng)中，地質(zhì)工作具有一定的先行性與基礎(chǔ)性，與社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域之間都有著不可分割的密切聯(lián)系，地質(zhì)工作過程當(dāng)中會不可避免的形成多種檔案材料，作為主要載體對社會提供服務(wù)。在不斷針對地質(zhì)檔案進(jìn)行建立健全的基礎(chǔ)上，我們可促使共享社會化服務(wù)體系順利構(gòu)建。

不斷的建立健全檔案管理體系可促使地質(zhì)檔案的作用與價(jià)值得到最大限度的發(fā)揮，在這一過程當(dāng)中，地質(zhì)工作重復(fù)浪費(fèi)的現(xiàn)象可得到有效改善，并且從根本上避免地質(zhì)檔案無從可查狀況的出現(xiàn)。通過上述分析我們可以發(fā)現(xiàn)，地勘單位檔案規(guī)范化管理工作的重要性與必要性。

二、加強(qiáng)地勘單位檔案工作規(guī)范化管理

1.轉(zhuǎn)變工作觀念

地質(zhì)勘查單位的檔案管理工作需要從管理型逐步實(shí)現(xiàn)對管理開放型的轉(zhuǎn)換，在這一過程中被動(dòng)服務(wù)也可逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。檔案部門在較長的時(shí)間內(nèi)都呈現(xiàn)出一種安于現(xiàn)狀的狀態(tài)，尤其是不能對新形勢下所出現(xiàn)的情況、問題進(jìn)行進(jìn)一步研究。受到較差主動(dòng)服務(wù)意識的影響，檔案信息的作用不能得到應(yīng)有的發(fā)揮，同時(shí)地質(zhì)勘察單位的檔案信息資源開發(fā)利用工作也沒有得到相關(guān)部門以及領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。

對收集以及保管檔案的有效利用是《檔案法》所提出的明確規(guī)定。在地質(zhì)勘察單位不斷深化改革的過程當(dāng)中，檔案工作必須結(jié)合自身實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)對服務(wù)的轉(zhuǎn)型。與地質(zhì)科技、施工以及多種經(jīng)營工作之間的關(guān)系必須保持不斷密切的狀態(tài)。將更好地服務(wù)工作提供給一系列檔案管理。

2.健全規(guī)章制度

地質(zhì)勘查單位檔案工作要做到有章可循，有法可依。要根據(jù)地質(zhì)勘查單位的實(shí)際情況，對文件材料、地質(zhì)資料、會計(jì)憑證、賬薄、報(bào)表等，建立一套完整的管理制度，即嚴(yán)格按照《檔案法》、《黑龍江省檔案管理?xiàng)l例》、《歸檔文件整理規(guī)則》、《地質(zhì)資料管理?xiàng)l例》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《會計(jì)檔案管理辦法》等分別建立地質(zhì)勘查單位的文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案的管理制度，進(jìn)行規(guī)范化管理，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，保證各類檔案的完整、齊全。

如對會計(jì)基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)，應(yīng)考核會計(jì)檔案管理是否符合《檔案法》、《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，有無檔案管理安全防范措施，會計(jì)檔案資料的裝訂、歸檔、調(diào)閱、銷毀、管理有無制度可循。

地勘單位申報(bào)資質(zhì)必須提供的管理制度、建制文件材料、地質(zhì)工作質(zhì)量、項(xiàng)目管理、公文處理、檔案工作、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)人事管理、安全生產(chǎn)、設(shè)備管理等近十年的歸檔文件。又如：對會計(jì)基礎(chǔ)工作進(jìn)行規(guī)范化管理時(shí)，應(yīng)考核會計(jì)檔案管理是否符合《檔案法》、《會計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，有無檔案管理安全防范措施，達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有一套嚴(yán)格的管理體系，并建立相應(yīng)的制度加以規(guī)范。

3.加快信息化步伐

（1）建設(shè)檔案信息資源總數(shù)據(jù)庫

檔案信息化的核心是建立適應(yīng)地質(zhì)勘查檔案工作特點(diǎn)和發(fā)展趨勢的大型的“數(shù)據(jù)倉庫”。

①在檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，建立一個(gè)中心數(shù)據(jù)庫。按檔案存址分有商業(yè)地質(zhì)勘查項(xiàng)目和地質(zhì)勘查基金。按檔案載體分，有文書、照片、聲像、多媒體等；按檢索類別分，有檔案目錄數(shù)據(jù)、專題目錄數(shù)據(jù)、資料目錄數(shù)據(jù)、文件目錄數(shù)據(jù)、檔案全文數(shù)據(jù)、電子文件和電子檔案等。

②建立目錄數(shù)據(jù)。包括部分重要檔案或利用率較高的檔案全文數(shù)據(jù)，所有的照片、圖片等。

③這個(gè)數(shù)據(jù)庫要有完備的輸入和輸出系統(tǒng)，也就是說能有效地解決數(shù)據(jù)的加工、識別、接收、傳輸、存儲、保密、整合、遷移、發(fā)布和利用。

（2）完成地質(zhì)勘查檔案目錄的計(jì)算機(jī)輸入和建立完善的計(jì)算機(jī)檢索體系

根據(jù)提供利用的需求。做好檔案目錄的輸人工作，使“數(shù)據(jù)倉庫”豐富起來，使利用更加方便起來，著重對年度地質(zhì)勘查報(bào)告進(jìn)行清理、輸入。同時(shí)對資料目錄進(jìn)行輸入。建立健全計(jì)算機(jī)檢索體系，使檔案信息資源檢索方便、快捷、準(zhǔn)確。

檔案數(shù)字化就是將檔案館（室）藏的各種紙質(zhì)、照片、聲像、膠片等傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案信息，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)轉(zhuǎn)換成能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識別、處理的檔案信息，按一定的格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可以在網(wǎng)絡(luò)上傳送，進(jìn)行地質(zhì)檔案的在線查詢。這可以實(shí)現(xiàn)地質(zhì)檔案信息資源無損利用，實(shí)現(xiàn)地質(zhì)信息資源社會共享，有助于加快地質(zhì)工作進(jìn)程。

4.加大基礎(chǔ)投入

長期以來，一些地質(zhì)勘查單位在激烈的市場競爭中忙于生產(chǎn)經(jīng)營忽視檔案工作，往往以資金緊張為由，不愿向檔案工作投入更多的建設(shè)經(jīng)費(fèi)，給檔案管理工作帶來很大的負(fù)面影響。地質(zhì)勘查單位檔案工作要發(fā)展、管理水平要提高，就需要不斷增加對檔案工作的投入。

（1）按照檔案庫房建設(shè)規(guī)范的要求，改造或新建檔案庫房；

（2）更新檔案裝具，配備必要的檔案柜及現(xiàn)代化的檔案密集架；

（3）購置現(xiàn)代化管理所需的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、碎紙機(jī)、空調(diào)機(jī)、去（增）濕機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)和數(shù)碼攝像機(jī)等。

5.提高綜合素質(zhì)

地質(zhì)勘查檔案部門要切實(shí)將以人為本的理念融合到檔案工作中。為使檔案得到有效管理。根據(jù)地質(zhì)勘查單位的實(shí)際情況，一方面要鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與當(dāng)?shù)貦n案部門舉辦的各種培訓(xùn)班。認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案理論知識、檔案業(yè)務(wù)知識、檔案現(xiàn)代化管理知識以及與檔案相關(guān)的法律法規(guī)知識。這樣不但能使檔案管理工作人員有機(jī)會系統(tǒng)地學(xué)習(xí)這些知識。

還可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正工作中不規(guī)范的地方，使檔案管理水平得以全面提高；另一方面要為檔案管理人員自學(xué)深造提供便利，適當(dāng)給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，以充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，使其能夠自覺地加強(qiáng)創(chuàng)新知識的學(xué)習(xí)與研究。加強(qiáng)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識的學(xué)習(xí)與吸收。用科學(xué)發(fā)展觀來統(tǒng)領(lǐng)檔案工作，不斷增強(qiáng)政治理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，為地質(zhì)勘查工作的發(fā)展更好地服務(wù)。

結(jié)語：

這些檔案資料是地質(zhì)工作歷史最真實(shí)的記錄，客觀地反映了各個(gè)歷史時(shí)期地質(zhì)勘查單位社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各方面的情況。真實(shí)地記錄了地質(zhì)工作的進(jìn)程和變化，是不可再生的資源和十分珍貴的財(cái)富。搞好地質(zhì)勘查單位檔案規(guī)范化管理工作，有助于加快地質(zhì)工作進(jìn)程，更好地為社會主義建設(shè)提供地質(zhì)信息服務(wù)。

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