探討事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理

香雪萍

摘要：事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部管理工作時(shí)，檔案管理屬于其主要構(gòu)成部分，對(duì)其進(jìn)行不斷加強(qiáng)和優(yōu)化，可以促進(jìn)事業(yè)單位的穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)。然而，結(jié)合事業(yè)單位的管理現(xiàn)存問(wèn)題發(fā)現(xiàn)，其規(guī)范化管理工作仍然存在較多影響因素，需要對(duì)其進(jìn)行重點(diǎn)處理解決，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位文字檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)。文章首先分析事業(yè)單位中文書(shū)檔案管理作用，其次進(jìn)行其現(xiàn)存管理問(wèn)題的闡述，最后研究其事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施，促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書(shū)檔案；規(guī)范化管理

基于我國(guó)改革開(kāi)放背景，事業(yè)單位的改革隨之取得明顯成績(jī)，并對(duì)事業(yè)單位的文書(shū)檔案提出較高要求，尤其是在文書(shū)檔案管理工作，應(yīng)該保證其規(guī)范化管理的落實(shí)。但是，在事業(yè)單位進(jìn)行文字檔案管理工作時(shí)，普遍會(huì)出現(xiàn)不規(guī)范操作等問(wèn)題，從而對(duì)事業(yè)單位管理水平造成一定制約，很難實(shí)現(xiàn)其有效改革。因此，事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，對(duì)其規(guī)范化管理予以重視，選擇相關(guān)有效措施進(jìn)行落實(shí)，可以保證事業(yè)單位的檔案管理更加規(guī)范。

一、事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理作用

（一）全面提升工作效率

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程，文書(shū)檔案主要記載人員工作狀況和相關(guān)活動(dòng)內(nèi)容，在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行查詢(xún)后，可以對(duì)每位人員實(shí)際情況進(jìn)行深入了解，而將其作為當(dāng)前事業(yè)單位評(píng)優(yōu)和晉級(jí)重要保障，則能夠充分發(fā)揮其文書(shū)檔案的價(jià)值和作用。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位的工作人員需要盡可能完成每項(xiàng)工作內(nèi)容，以此提升工作效率的顯著提升，并發(fā)揮文書(shū)檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用[1]。

（二）推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)持續(xù)發(fā)展下，在一體化與多樣化發(fā)展下，事業(yè)單位發(fā)展情況隨之受到人們高度關(guān)注，若要對(duì)事業(yè)單位發(fā)展歷程進(jìn)行正確掌握，需要通過(guò)文書(shū)檔案管理工作的展開(kāi)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展中出現(xiàn)的問(wèn)題，在對(duì)其進(jìn)行分析和研究后，將其作為事業(yè)單位改革的重要經(jīng)驗(yàn)，可以為其發(fā)展奠定基礎(chǔ)，同時(shí)加大事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理重視力度，全面發(fā)揮其在事業(yè)單位發(fā)展中的作用。

二、事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

（一）管理模式不具有規(guī)范性

結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)，因?yàn)槿鄙賹?duì)其規(guī)范化管理的正確認(rèn)識(shí)，使其普遍呈現(xiàn)人工管理形式，并未實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息化管理和金屬。對(duì)于多數(shù)事業(yè)單位來(lái)講，未使用滿(mǎn)足自身需求的管理軟件，如移動(dòng)硬盤(pán)和掃描儀等，此類(lèi)設(shè)備均屬于現(xiàn)代檔案管理的主要構(gòu)成部分，但是，由于施工單位采取人工處理方式，導(dǎo)致其管理不具有“開(kāi)放性”特點(diǎn)，且檔案管理呈現(xiàn)較強(qiáng)“封閉性”，最終造成檔案管理開(kāi)發(fā)等方面均出現(xiàn)問(wèn)題，從而阻礙了其規(guī)范化管理的發(fā)展。

（二）專(zhuān)職檔案人員的缺失

文書(shū)工作主要是以文件生命周期的處理過(guò)程為主，屬于檔案工作重要保障。檔案作為文件材料“庫(kù)房”，也是文書(shū)延續(xù)與發(fā)展。當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作時(shí)，如果缺少有效材料歸檔方式，其主要表現(xiàn)為：軟盤(pán)與硬盤(pán)中，在對(duì)文字資料進(jìn)行保存時(shí)，未采取打印方式很難進(jìn)行長(zhǎng)久保存；文字資料無(wú)法存入軟盤(pán)與硬盤(pán)等，很難對(duì)重要檔案進(jìn)行有效保存。在認(rèn)識(shí)檔案材料中，通常是選擇16開(kāi)辦公用紙，近幾年，逐漸選擇A4紙進(jìn)行材料歸檔，不僅會(huì)導(dǎo)致人力和物力的浪費(fèi)，而且還會(huì)影響檔案案卷的美觀性。

（三）缺少規(guī)范化管理正確認(rèn)識(shí)

在事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，對(duì)于規(guī)范化管理來(lái)講，因其可以促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，尤其是在提升工作效率方面具有較強(qiáng)作用，所以，貫徹落實(shí)文書(shū)檔案規(guī)范化管理至關(guān)重要。然而，部分事業(yè)單位仍然會(huì)存在未對(duì)規(guī)范化管理予以正確認(rèn)識(shí)的情況，例如：檔案管理特殊性與重要性的錯(cuò)誤認(rèn)知，即認(rèn)為此項(xiàng)管理工作不會(huì)帶來(lái)更多經(jīng)濟(jì)效益，從而導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)直接忽視文書(shū)檔案管理的改革和創(chuàng)新。再如部分事業(yè)單位對(duì)其管理工作予以重視，未對(duì)其規(guī)范化管理投入相應(yīng)人力和物力等，均會(huì)阻礙文書(shū)檔案規(guī)范化管理，很難發(fā)揮其重要作用。

三、事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理的加強(qiáng)措施

事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的目標(biāo)，需要結(jié)合當(dāng)前管理現(xiàn)狀進(jìn)行優(yōu)化，以此制定完整管理模式，為事業(yè)單位的發(fā)展起到積極作用。因此，事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理措施具體如下。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)文書(shū)檔案規(guī)范化管理認(rèn)識(shí)

對(duì)于事業(yè)單位來(lái)講，為了實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理順利進(jìn)行，確保領(lǐng)導(dǎo)可以正確掌握單位發(fā)展過(guò)程存在問(wèn)題，要求領(lǐng)導(dǎo)正確認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案規(guī)范化管理的作用，以便于結(jié)合其不足之處進(jìn)行改正和處理，并為單位發(fā)展起到積極作用。對(duì)此，在進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作時(shí)，通常在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程占據(jù)重要，在進(jìn)行文書(shū)檔案的管理工作時(shí)，要求單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其予以正確認(rèn)識(shí)，以實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的貫徹落實(shí)，確保各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，在相應(yīng)國(guó)家相關(guān)號(hào)召和政策施行的同時(shí)，以實(shí)現(xiàn)其表面、實(shí)質(zhì)的全面轉(zhuǎn)變。對(duì)此，文書(shū)檔案管理的規(guī)范化管理模式，不僅可以實(shí)現(xiàn)取長(zhǎng)補(bǔ)短的目標(biāo)，而且還能全面提升利益[3]。

（二）強(qiáng)化各部門(mén)協(xié)同管理

文書(shū)人員應(yīng)該具備較強(qiáng)檔案意識(shí)，在文書(shū)資料方面做好立卷歸檔工作，需要嚴(yán)格按照歸檔材料要求進(jìn)行，根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行紙張的歸檔，筆跡資料嚴(yán)禁使用復(fù)寫(xiě)紙和圓珠筆等，需要通過(guò)激光打印件等方式進(jìn)行，避免信息內(nèi)容出現(xiàn)失真情況。隨著電子文件持續(xù)發(fā)展下，培養(yǎng)優(yōu)秀電子檔案的管理人員至關(guān)重要，需要檔案部門(mén)與各級(jí)部門(mén)予以重視，同時(shí)進(jìn)行電子技術(shù)的優(yōu)化，保證電子文件具有較強(qiáng)安全性，在加大檔案信息準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上，以便于向社會(huì)提供有效信息資源。

（三）定期進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)

在事業(yè)單位的管理工作中，管理人員是否具備較高綜合素質(zhì)，通常和文書(shū)檔案的管理工作情況密切相關(guān)，保證管理人員具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以及完整管理制度的貫徹落實(shí)，均可以實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的規(guī)范化管理，保證管理工作的有序展開(kāi)。在對(duì)現(xiàn)有管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育過(guò)程時(shí)，除了需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的講解之外，還應(yīng)該進(jìn)行人員心理素質(zhì)和道德素養(yǎng)等教育，確保相關(guān)人員可以正確使用莫?dú)W版與收錄等軟件，在彰顯每位管理人員的重要價(jià)值的同時(shí)，使文書(shū)檔案管理更加規(guī)范化。另外，創(chuàng)建完整規(guī)章制度，強(qiáng)化檔案工作檢查和監(jiān)督，同時(shí)進(jìn)行有效宣傳，可以保證文件材料收集的有序進(jìn)行。為調(diào)動(dòng)管理人員積極性，還需要強(qiáng)化其業(yè)務(wù)技能，在完成公文辦理后，文書(shū)部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)立卷和歸檔工作，以此進(jìn)行文書(shū)檔案、檔案管理銜接。

（四）強(qiáng)化管理模式的規(guī)范化

在事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，為了實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化管理，還需要在其管理模式方面進(jìn)行重點(diǎn)加強(qiáng)，即通過(guò)計(jì)算機(jī)和照相機(jī)等相關(guān)設(shè)備的應(yīng)用，以促進(jìn)其管理網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，在保證檔案收集和整理等有序進(jìn)行的同時(shí)，使其管理機(jī)制更加完整，尤其是檔案開(kāi)發(fā)和利用方面，從而呈現(xiàn)“管用結(jié)合”管理模式。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，在事業(yè)單位的不斷改革下，事業(yè)單位進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作時(shí)，仍然會(huì)出現(xiàn)管理制度尚未完善、缺少高度重視或者管理模式缺少規(guī)范性等問(wèn)題。在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程，若要實(shí)現(xiàn)文字檔案規(guī)范化管理，則需要對(duì)以上問(wèn)題予以重視，在對(duì)其進(jìn)行深入研究的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化管理制度和管理模式等規(guī)范化管理，確保其文書(shū)檔案管理更符合規(guī)范化管理需求。對(duì)此，事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理，比較滿(mǎn)足當(dāng)前發(fā)展需求，為其改革和發(fā)展起到促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]肖冰.探討文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題與相應(yīng)措施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（5）：119-119.

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[3]于月.事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（3）：128-128.