城建檔案管理的問(wèn)題和對(duì)策

李珊

城建檔案是城市建設(shè)總體規(guī)劃和具體規(guī)劃的基礎(chǔ)，隨著城市化進(jìn)程的加快和城市現(xiàn)代水平的提高，城建檔案將顯得越來(lái)越重要。

本文簡(jiǎn)要分析了城建檔案的特點(diǎn)、問(wèn)題，并對(duì)如何做好城建檔案管理，提出了幾點(diǎn)建議。

第一方面 城建檔案管理的問(wèn)題

1、材料收集困難。筆者從事城建檔案管理20年，感覺(jué)到收集城建資料困難，有部分資料不齊，影響了檔案資料完整性。城建檔案資料不僅是城市工程資料，同時(shí)還包括諸如郵電、通訊、水電、交通、燃?xì)獾然A(chǔ)性市政工程資料。工程竣工后，有些相關(guān)資料沒(méi)有及時(shí)送交城建部門(mén)歸檔、整理、形成完整的文件，致使有的工程資料，特別是地域結(jié)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的情況不明，為日后建設(shè)埋下隱患。

2、工作量大，人員不足。一個(gè)縣的城建檔案幾十萬(wàn)份，年均2萬(wàn)份以上，安排檔案管理工作的只有2人，錄入一份城建檔案要經(jīng)過(guò)看、等工作流程，難以把城建檔案形成規(guī)范化管理。加上城建檔案的編研內(nèi)容局限于大事記、工作或室藏指南、資料匯編等，對(duì)深入城建檔案的編研工作很少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

3、領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)偏差。城建檔案雖然不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案管理認(rèn)識(shí)偏差，認(rèn)為可有可無(wú)的工作。而城建檔案所具有的服務(wù)功能，可通過(guò)科學(xué)管理，使其在城市建設(shè)的某個(gè)部門(mén)如地下管網(wǎng)、維修養(yǎng)護(hù)等，避免重復(fù)建設(shè)和人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，從而產(chǎn)生間接的經(jīng)濟(jì)效益跟不上，城建檔案的服務(wù)保障功能未能充分發(fā)揮，因而在城市建設(shè)中經(jīng)?？吹街T如一條城市道路重復(fù)開(kāi)挖，剛鋪好的路面又挖開(kāi)重埋等現(xiàn)象發(fā)生，造成不必要的浪費(fèi)。

第二方面 城建檔案管理的現(xiàn)實(shí)成效

本人在從事城建檔案工作中，利用城建檔案為民解決了許多問(wèn)題，有單位的也有個(gè)人的，如1. 在單位用房遺失規(guī)劃和施工證方面。2.完善人事管理系統(tǒng)方面。3.在辦理不動(dòng)產(chǎn)證方面。4.在安置用地手續(xù)遺失方面。5.在公租房和廉租方面。6. 在離婚案件方面，等等。由于城建檔案為他們解決了急需解決又不能解決的問(wèn)題，這些受益的單位和居民無(wú)不稱(chēng)贊城建檔案的作用和好處，認(rèn)為城建檔案室是真正為民服務(wù)、解決問(wèn)題的實(shí)體單位。

第三方面 解決城建檔案管理問(wèn)題的對(duì)策

（一）積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，認(rèn)識(shí)城建檔案的作用

城建檔案是城市建設(shè)總體規(guī)劃和具體規(guī)劃的基礎(chǔ)，是城市規(guī)劃、建設(shè)、管理維護(hù)等活的重要憑證和依據(jù)，更是城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物和地上、地下管線的真實(shí)記錄。依據(jù)這些真實(shí)記錄，可以綜合考慮城市的各種自然條件、歷史條件、社會(huì)條件等基本因素進(jìn)行城市建設(shè)規(guī)劃，要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)城建檔案管理作用有如下的認(rèn)識(shí)。

1、城建檔案是積累城市建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)行城市建設(shè)技術(shù)儲(chǔ)備的手段。城市建設(shè)活動(dòng)的成果主要有兩個(gè)方面：一是建筑產(chǎn)品；二是城建檔案。城建檔案是城建生產(chǎn)活動(dòng)的成果的直接記錄和實(shí)際反映，他真實(shí)的記述了城建生產(chǎn)活動(dòng)的過(guò)程和成果，記載了人們的城建思想、城建技術(shù)、城建經(jīng)驗(yàn)。城建檔案作為城建成果的直接載體成為積累、儲(chǔ)備城建技術(shù)、城建經(jīng)驗(yàn)的工具和手段。

2、城建檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃工作的基礎(chǔ)。城市規(guī)劃就是對(duì)城市或城市中的各種要素，根據(jù)城市現(xiàn)狀條件的基礎(chǔ)、特點(diǎn)、各方面的動(dòng)態(tài)變化因素，進(jìn)行全面的、綜合的、科學(xué)的、長(zhǎng)遠(yuǎn)的預(yù)測(cè)和設(shè)想。通過(guò)論證，編制規(guī)劃方案，付諸實(shí)施，假若沒(méi)有城建檔案作為依據(jù)，城市規(guī)劃將無(wú)從下手。

3、城建檔案是城市建設(shè)和管理工作的重要依據(jù)。隨著城市現(xiàn)代化進(jìn)程的加快，必然帶來(lái)交通事故頻繁、城市功能麻痹、環(huán)境污染嚴(yán)重、居住條件惡化、能源緊張、水資源匱乏、綠地不足等弊端。為了解決諸多矛盾，只靠人腦記憶、靠所謂的“活檔案”是行不通的。只有以城建檔案為依據(jù)，才能進(jìn)行科學(xué)的城市規(guī)劃、建設(shè)和管理，克服盲目性，避免浪費(fèi)和損失。

4、城建檔案是城市一切建筑物維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，是提高城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)效益的最佳途徑。沒(méi)有城建檔案，城市建設(shè)就會(huì)造成混亂，維護(hù)、改建、擴(kuò)建就難以進(jìn)行。有人形象地把規(guī)劃比作“龍頭”，那么城建檔案就是龍頭的“眼睛”。如果忽視城建檔案的作用，就會(huì)給工程建設(shè)留下隱患，造成重大損失。因此，城建檔案管理是城市管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建的基礎(chǔ)工作和重要依據(jù)，城建檔案管理水平的提高是城市建設(shè)科學(xué)管理的標(biāo)志之一。

5、城建檔案是城市防災(zāi)、抗災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)重建的重要依據(jù)。如：1976年唐山大地震使該市遭到毀滅性的的破壞，全市的各種建筑物幾乎全部倒塌，交通、給水、排水、供電等全部中斷。在這萬(wàn)分危急的關(guān)頭，城建檔案發(fā)揮了重要的作用。

6、城建檔案是征用土地、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍確認(rèn)的法律性依據(jù)。城市的建設(shè)過(guò)程，都會(huì)形成土地征用、工程各種審批文件、建筑執(zhí)照、產(chǎn)權(quán)所有證等檔案，它是城市房地產(chǎn)管理的歷史憑證，是解決產(chǎn)權(quán)糾紛的法律依據(jù)。隨著房屋的商品化，這部分城建檔案，在開(kāi)發(fā)和流通領(lǐng)域的法律依據(jù)作用，將越來(lái)越充分的顯示出來(lái)。

7、城建檔案館（室）是城市科學(xué)研究的重要資源。城建檔案是重要的城市科技信息資源，它的作用不僅僅限于城市建設(shè)方面，在政治、歷史、城市科學(xué)研究方面也都發(fā)揮著重要的作用。隨著城市化進(jìn)程的加快和城市現(xiàn)代水平的提高，城建檔案將顯得越來(lái)越重要。

8、城建檔案是“數(shù)字城市”的海量數(shù)據(jù)源。信息資源是支撐數(shù)字城市的重要基礎(chǔ)，城建檔案作為關(guān)部門(mén)提供了全市詳細(xì)的地形圖、管網(wǎng)圖，使搶修工作得以順利進(jìn)行。

如果領(lǐng)導(dǎo)具備了以上八點(diǎn)認(rèn)識(shí)，加大對(duì)城建檔案室的投入，城建檔案管理工作就能創(chuàng)新發(fā)展，全面實(shí)現(xiàn)信息化、科學(xué)化管理。

（二）加強(qiáng)檔案室的建設(shè)

要做好城建檔案管理工作，必須改變庫(kù)存檔案內(nèi)容單一，結(jié)構(gòu)不合理，質(zhì)量不高的狀況，因?yàn)槭也亟ㄔO(shè)是基礎(chǔ)，質(zhì)量是保證。

1、根據(jù)檔案，科學(xué)規(guī)范管理要求，制定好各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)劃，并在工作規(guī)劃的指導(dǎo)下，按時(shí)保質(zhì)保量地完成既定目標(biāo)。

2、加強(qiáng)城建檔案的收集、整理、鑒定等業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作。檔案收集工作是整個(gè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)，只有做到及時(shí)歸檔，將檔案收集齊全完整，才能有豐富的室藏結(jié)構(gòu)。檔案的整理工作是不可或缺少的環(huán)節(jié)，是檔案管理中最具決定性意義的工作，它決定著檔案的存與毀，同時(shí)也是難度最大的工作，因?yàn)槌墙n案的鑒定受專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)、時(shí)間、地理環(huán)境、城市規(guī)模、性質(zhì)等諸多因素的影響，而且鑒定工作又是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，它存在于收集、整理、立卷和保管的所有環(huán)節(jié)中。鑒定工作是優(yōu)化室藏結(jié)構(gòu)，提高案卷質(zhì)量的重要保證。所以，要想提升城建檔案質(zhì)量，必須加強(qiáng)室藏建設(shè)。

3、人才保障是做好城建檔案的關(guān)鍵。一切城市建設(shè)活動(dòng)，不論其過(guò)程多么復(fù)雜，最終只能留下兩個(gè)成果，一個(gè)是建筑實(shí)體本身，另一個(gè)就是城建檔案。當(dāng)前，城建檔案管理工作依然不受各單位的重視，因此，既要充實(shí)城建檔案管理的人員，又要注意城建檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理業(yè)務(wù)水平。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，提高服務(wù)水平

要把服務(wù)作為立室之本。一是城建檔案工作要主動(dòng)為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理提供依據(jù)、咨詢(xún)和決策信息。二是緊緊圍繞城市規(guī)劃建設(shè)的業(yè)務(wù)主動(dòng)介入，將室藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化的基礎(chǔ)性工作，積極為單位和個(gè)人提供有償城建檔案服務(wù)，不斷提高城建檔案管理服務(wù)功能和良好形象。