工程檔案管理的信息化運(yùn)用

杜彩娜

摘 要：近年來，房地產(chǎn)十分火爆，呈現(xiàn)出地產(chǎn)熱的場面。作為國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱產(chǎn)業(yè)，房地產(chǎn)的推動(dòng)價(jià)值相當(dāng)可觀。為了適應(yīng)國民經(jīng)濟(jì)越來越快的發(fā)展，符合新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展特點(diǎn)，房地產(chǎn)業(yè)也需要進(jìn)行改善優(yōu)化，尤其是其檔案管理方面，房地產(chǎn)信息會(huì)隨著社會(huì)整體經(jīng)濟(jì)變動(dòng)有一定的波動(dòng)，現(xiàn)今很多新技術(shù)如信息化等，對(duì)于檔案管理模式的更新都起著至關(guān)重要的作用。因此文章以房地產(chǎn)檔案管理為例，就信息化的運(yùn)用進(jìn)行研究。

關(guān)鍵詞：工程檔案；管理；信息化；應(yīng)用

1 前言

房地產(chǎn)檔案是不斷建檔、不斷變更的過程，房地產(chǎn)會(huì)經(jīng)歷買賣、繼承、拆遷、翻改、擴(kuò)建等，期間權(quán)屬不斷變化，新材料不斷增加，只有保證所有應(yīng)歸檔材料不遺漏，才能確保房地產(chǎn)檔案的真實(shí)性。隨著信息化的普及，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化建設(shè)成為不二之選，數(shù)字化建設(shè)作業(yè)流程可分為如下步驟：檔案收集、分類、建立檔案目錄、掃描、整理、檢查、卷宗歸庫等等。要利用計(jì)算機(jī)編制檢索工具，以形成計(jì)算機(jī)檢索與手工互補(bǔ)的檢索體系，為用戶提供便捷的查詢服務(wù)。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用既保護(hù)了檔案原件的安全，又滿足了用戶的需要。

2 工程檔案管理的意義

2.1 工程檔案管理的重要性

工程檔案在工程建設(shè)項(xiàng)目施工前就開始工作了，自工程準(zhǔn)備立項(xiàng)的前期便開始收集對(duì)工程項(xiàng)目有用的信息，為工程項(xiàng)目的審批和決策提供依據(jù)，根據(jù)工程檔案提供的信息，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)算和編制，進(jìn)行招投標(biāo)工作，進(jìn)而為后面的設(shè)計(jì)和施工提供基礎(chǔ)。在工程的施工過程中，對(duì)施工的過程進(jìn)行信息的收集，形成文件資料，并對(duì)這些文件資料進(jìn)行管理。在工程項(xiàng)目的后期，為工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作提供依據(jù)。工程結(jié)束，工程檔案的管理工作才開始真正發(fā)揮自己的作用，不但為工程項(xiàng)目以后的管理維護(hù)提供指導(dǎo)作用，還為以后的同類工程項(xiàng)目建設(shè)提供經(jīng)驗(yàn)、信息與資源，尤其對(duì)后期可能出現(xiàn)存在爭議的問題的解決提供有力的依據(jù)。因此，工程檔案在工程建設(shè)項(xiàng)目中意義重大。

2.2 工程檔案管理影響著工程質(zhì)量

在工程建設(shè)項(xiàng)目中，工程施工的整個(gè)過程，都是通過工程檔案來做記錄的。因此，對(duì)工程檔案進(jìn)行有效的管理十分重要，控制好工程檔案的管理，可以使工程建設(shè)項(xiàng)目的記錄資料更加符合實(shí)際情況，更加有效。工程檔案的管理范圍很大，包括了與項(xiàng)目有關(guān)的文字材料如：政府及公司在項(xiàng)目立項(xiàng)過程中產(chǎn)生的文字材料、項(xiàng)目實(shí)施過程中與項(xiàng)目建設(shè)有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要及項(xiàng)目變更和施工日志等；基建材料如：各類施工承建、材料的中標(biāo)通知、招投標(biāo)材料、合同簽訂、施工人員的管理和培訓(xùn)和工程施工原材料的檢測(cè)和管理資料，以及施工過程中，施工現(xiàn)場留下的施工過程的影像和照片，記錄的施工日志等資料。這些資料，為控制工程建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量提供了依據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)工程檔案的管理，對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量有著積極的作用。

2.3 工程檔案管理工程后期維護(hù)中提供指導(dǎo)

在工程建設(shè)中，建設(shè)施工過程的所有環(huán)節(jié)，所有細(xì)節(jié)，都會(huì)客觀真實(shí)地記錄在工程檔案中。在工程后期的檢測(cè)維護(hù)工作中，或者以后的拆除工作中，工程檔案起著指導(dǎo)作用，同時(shí)，在其他的同類工程建設(shè)項(xiàng)目中，工程檔案也為工程的設(shè)計(jì)和建設(shè)提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒，信息參考。

3 房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀

只有透徹地了解房地產(chǎn)檔案的信息化發(fā)展的現(xiàn)狀，才能夠更好地確定信息技術(shù)和房地產(chǎn)檔案管理的最佳結(jié)合點(diǎn)，進(jìn)而更科學(xué)合理地給出房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的相關(guān)舉措，提升房地產(chǎn)檔案管理的信息化發(fā)展水平。目前房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的現(xiàn)狀主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

3.1 資金投入少

要想實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化管理，就需要建設(shè)相應(yīng)的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，比如配置較高的電腦、打印機(jī)、掃描儀和復(fù)印機(jī)、房地產(chǎn)檔案信息化的內(nèi)部及外部網(wǎng)絡(luò)、安全系統(tǒng)維護(hù)等，這些提升房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施都需要一定的資金作為支撐。而目前我國不少地區(qū)的房地產(chǎn)企業(yè)雖然也都開始逐漸認(rèn)識(shí)到房地產(chǎn)檔案信息化管理的重要性，但很多企業(yè)都吝于花費(fèi)大量的資金用于房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展所必須的硬件設(shè)施和軟件設(shè)施建設(shè)，所以房地產(chǎn)企業(yè)的房地產(chǎn)檔案信息化管理并不理想。

3.2 關(guān)注程度低

雖然信息化時(shí)代已經(jīng)成為新的潮流和發(fā)展趨勢(shì)，但仍然還有很多企業(yè)，特別是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理部門并沒有對(duì)信息化發(fā)展做到足夠的認(rèn)知和重視。房地產(chǎn)企業(yè)就是其中一個(gè)，不少房地產(chǎn)企業(yè)管理者的思想跟不上時(shí)代發(fā)展潮流、看不到社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，尚沒有認(rèn)識(shí)到房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展的必要性和重要性，這種片面的認(rèn)知對(duì)于房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展也是極為不利的。

3.3 工作量繁重

從實(shí)質(zhì)上來看，在房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展過程中，相關(guān)的房地產(chǎn)檔案管理人員需要做大量的基礎(chǔ)工作，來向信息化轉(zhuǎn)化。其中比較重要且典型的工作是通過人工把房地產(chǎn)檔案所存儲(chǔ)的大量紙質(zhì)資料、照片、影像等變成電子文件。其實(shí)稍有常識(shí)的人都明白將一個(gè)房地產(chǎn)企業(yè)所積累的房地產(chǎn)檔案信息逐字逐句變成電子文件的形式，是一項(xiàng)十分繁重的工作，這其中需要花費(fèi)大量的人力、物力。所以這就是為什么很多房地產(chǎn)企業(yè)明明也十分重視房地產(chǎn)檔案信息化工作，也舍得花費(fèi)大量的資金來建設(shè)硬件設(shè)施和軟件設(shè)施，但房地產(chǎn)檔案信息化管理仍然不理想的原因所在。

3.4 專業(yè)人才缺

21世紀(jì)的企業(yè)競爭就是人才的競爭，人才目前已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展競爭的主要籌碼之一。這樣的道理對(duì)于房地產(chǎn)行業(yè)尤為適用，特別是房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)，缺少了專業(yè)人才的保障，房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展也同樣是止步不前。專業(yè)人才是兼顧檔案管理和專業(yè)信息技術(shù)的綜合型的人才。因此要想實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)一定要重視人才的作用，配備專業(yè)人才，全面提升房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展水平。

4 房地產(chǎn)工程檔案管理的信息化建設(shè)思路

隨著信息化時(shí)代的到來，信息化程度已經(jīng)逐漸成為很多企業(yè)提升市場競爭力的重要砝碼，換句話說誰的信息化水平高，誰就有可能在行業(yè)競爭中勝出。這種現(xiàn)象在房地產(chǎn)檔案管理工作中表現(xiàn)的尤為明顯。由于房地產(chǎn)檔案管理是一項(xiàng)需要耗費(fèi)大量人力、財(cái)力和精力的工作，而且傳統(tǒng)的房地產(chǎn)檔案管理效率較低，這些情況往往又會(huì)在不同程度上影響房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。因此能否足夠地重視房地產(chǎn)檔案信息化發(fā)展對(duì)于提升房地產(chǎn)檔案管理效率，節(jié)省人力、精力具有重要的意義。

4.1 認(rèn)真做好提供查詢、復(fù)制和借閱等服務(wù)

在信息化的大背景下，房地產(chǎn)檔案開發(fā)的主要途徑是對(duì)房地產(chǎn)檔案進(jìn)行編研，編研工作是對(duì)房地產(chǎn)檔案信息的提煉和整合過程，通過編研，能使房地產(chǎn)檔案濃縮為實(shí)用的房地產(chǎn)檔案信息產(chǎn)品。這個(gè)過程中，既可以編制檔案目錄、索引等，為用戶提供服務(wù)。也可以對(duì)房地產(chǎn)檔案中的信息內(nèi)容進(jìn)行研究，并形成數(shù)據(jù)，為用戶決策提供信息幫助。

4.2 注重工程檔案專業(yè)人才建設(shè)

總的來講，房地產(chǎn)工程檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，繁蕪叢雜的工作內(nèi)容需要工作人員具備全面的知識(shí)和能力。工作人員所具備的的知識(shí)和能力具體的來說包括檔案管理的知識(shí)和能力、房地產(chǎn)行業(yè)相關(guān)知識(shí)、信息化技術(shù)知識(shí)、運(yùn)用信息化技術(shù)的能力等等。上述這些能力和知識(shí)的要求，需要房地產(chǎn)檔案信息化管理的從業(yè)人員一方面加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握房地產(chǎn)行業(yè)知識(shí)、檔案管理能力、信息技術(shù)知識(shí)和使用信息技術(shù)來進(jìn)行房地產(chǎn)檔案管理的知識(shí)和能力，來進(jìn)一步適應(yīng)工作、滿足工作需求。首先，相關(guān)的房地產(chǎn)企業(yè)也應(yīng)當(dāng)重視對(duì)于房地產(chǎn)檔案信息管理相關(guān)人員的培訓(xùn)和教育，在房地產(chǎn)檔案管理部門內(nèi)部定時(shí)開展業(yè)務(wù)交流會(huì)，邀請(qǐng)業(yè)界房地產(chǎn)檔案管理領(lǐng)域的專家前來交流，使得房地產(chǎn)檔案管理部門從領(lǐng)導(dǎo)層到基層都可以全面了解房地產(chǎn)檔案信息管理的最新知識(shí)，進(jìn)一步完善檔案管理人員的知識(shí)體系；其次，在引進(jìn)檔案管理人才的時(shí)候，嚴(yán)格審核準(zhǔn)入人員的能力和素質(zhì)，提升準(zhǔn)入門檻；最后，在房地產(chǎn)企業(yè)內(nèi)部的各個(gè)部門之間加強(qiáng)部門溝通和交流，征集有關(guān)房地產(chǎn)檔案信息管理的合理建議，同時(shí)加強(qiáng)部門之間的配合，切實(shí)做好房地產(chǎn)檔案信息管理工作。最終打造一支業(yè)務(wù)水平高、綜合能力強(qiáng)的房地產(chǎn)檔案信息管理隊(duì)伍。

4.3 要增加檔案建設(shè)資金的投入

眾所周知，檔案信息化建設(shè)投資較大，以一個(gè)30平米的檔案室建設(shè)來計(jì)算，從檔案密集架、八防設(shè)施及高速掃描打印一體機(jī)、數(shù)字化處理設(shè)備等，造價(jià)在60萬左右，這個(gè)數(shù)字還是建立在設(shè)備型號(hào)為普通型號(hào)的基礎(chǔ)上，因此較多企業(yè)在針對(duì)單位檔案是建設(shè)中會(huì)進(jìn)行削減，造成檔案室建設(shè)硬件方面不夠健全，硬件配備的不健全導(dǎo)致了檔案管理工作開展存在困難。一個(gè)先進(jìn)的企業(yè)在檔案管理方面是不應(yīng)吝惜資金投入的，資金投入前可充分對(duì)市場進(jìn)行調(diào)研，結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況進(jìn)行設(shè)備的配置，必要時(shí)可進(jìn)行項(xiàng)目論證并且開展多部門全程跟蹤考核。同事，也要注意盲目購置高價(jià)格不適用設(shè)備的問題，在檔案建設(shè)資金中的弊端針對(duì)資金管理不科學(xué)、分散以及浪費(fèi)等現(xiàn)象，要制定嚴(yán)格的制度。

4.4 要建立檔案建設(shè)激勵(lì)機(jī)制

要想使房地產(chǎn)工程檔案信息化建設(shè)順利實(shí)施，必須要制定操作性強(qiáng)的激勵(lì)機(jī)制。獎(jiǎng)優(yōu)罰劣的績效考核是其中重要的部分，在實(shí)施績效考核的過程中，考核者要充分發(fā)揮指導(dǎo)和引領(lǐng)作用，讓被考核者在考核過程中積極自覺地落實(shí)制度。檔案績效管理能夠最大限度挖掘員工的潛力，提高工作效率。在管理工作中，還需要不斷研究增強(qiáng)員工活力的途徑。

4.5 要規(guī)范檔案電子建檔的標(biāo)準(zhǔn)

近年來，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及應(yīng)用，房地產(chǎn)工程建設(shè)單位在日常事務(wù)中產(chǎn)生了大量電子文件，各單位應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作，對(duì)于房地產(chǎn)業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的所有電子文件，應(yīng)及時(shí)登記、整理、編目、歸檔，要建立電子文件接收、保管和利用措施，確保房地產(chǎn)電子檔案能夠順利移交、保管和有效利用。

4.6 要對(duì)檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和管理

房地產(chǎn)工程檔案管理部門在技術(shù)引進(jìn)和應(yīng)用方面都存在一定風(fēng)險(xiǎn)：一是沒法保證引進(jìn)的技術(shù)都對(duì)房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生積極效果。二是因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案管理人員在應(yīng)用過程中會(huì)產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn)，直接影響了房地產(chǎn)檔案的安全性。另外，由于網(wǎng)絡(luò)信息方面的法制不健全，也使得房地產(chǎn)檔案數(shù)字信息在發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)。房地產(chǎn)檔案信息化建設(shè)應(yīng)該在相關(guān)的法律法規(guī)指導(dǎo)下進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理，要達(dá)到這一要求，必須要建立健全檔案法制化體系。要加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案信息安全保障方面的技術(shù)研發(fā)水平，提高自主創(chuàng)新能力，努力做到揚(yáng)長避短。

總之，房地產(chǎn)檔案的信息化管理不但可以提升其自身的運(yùn)作效率，還對(duì)社會(huì)服務(wù)行業(yè)有著重要意義。人們可以方便地在各大房地產(chǎn)信息平臺(tái)上獲得所需的信息，這種服務(wù)具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理人員通過不斷提升自己的專業(yè)素養(yǎng)，也對(duì)檔案管理做出了一定貢獻(xiàn)?？傊?，信息化等新技術(shù)完善了檔案管理，也帶來了一些新的挑戰(zhàn)，需要不斷摸索前進(jìn)，更好得優(yōu)化房地產(chǎn)的發(fā)展。

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