當(dāng)前辦公室自動(dòng)化與計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)踐研究

摘 要：科學(xué)技術(shù)水平飛速提升背景下，互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用頻率也越來越高，以下主要針對現(xiàn)階段辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的綜合實(shí)踐展開詳細(xì)化分析，旨在大大提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：辦公室；自動(dòng)化；計(jì)算機(jī)應(yīng)用；實(shí)踐

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）20-0312-01

基于社會(huì)主義市場條件下，計(jì)算機(jī)等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用范圍也在不斷拓展，無論是在企業(yè)管理還是生產(chǎn)制造均發(fā)揮出了重要價(jià)值，特別是在工業(yè)制造方面大大提高了實(shí)際生產(chǎn)效率。然而在辦公室領(lǐng)域使用效果卻并不是很理想，工作效率仍呈現(xiàn)較低趨勢，根本無法滿足社會(huì)日益發(fā)展的實(shí)際需求，進(jìn)而不但會(huì)對企業(yè)前進(jìn)起到阻礙作用，甚至還會(huì)造成資源的大量浪費(fèi)，在這種情況下辦公室的自動(dòng)化管理實(shí)行就勢在必行。

1 關(guān)于辦公室自動(dòng)化的構(gòu)成要素分析

根據(jù)調(diào)查顯示，辦公室自動(dòng)化管理開展的主要構(gòu)成要素包括整理、思考及傳遞等，具體闡述如下：①辦公室自動(dòng)化管理實(shí)行前需具備充足機(jī)械設(shè)備，如傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)及文字處理機(jī)等；②需提供辦公室資源整理機(jī)械設(shè)備，如為辦公室日常管理提供幫助作用的計(jì)算機(jī)；③不僅僅包含辦公室資料情報(bào)的收集整理，還要能充分彰顯自動(dòng)化優(yōu)勢，便于為辦公室自動(dòng)化思考提供參考價(jià)值。如：在人們對問題進(jìn)行思考時(shí)可提供幫助，使其能夠順利提出相應(yīng)解決措施，致使問題解決效率大大提高[1]。除此之外，辦公室自動(dòng)化還需要相關(guān)人員的輔助作用，明確要求工作人員能夠具備專業(yè)管理知識(shí)并構(gòu)建相對完善管理制度，在此基礎(chǔ)上形成問題處理的信息結(jié)構(gòu)模式，促使辦公室自動(dòng)化管理能夠?qū)崿F(xiàn)最佳狀態(tài)。

2 辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的實(shí)踐探討

2.1 辦公室數(shù)據(jù)管理

辦公室自動(dòng)化管理的主要目的便是幫助辦公室處理各種信息。簡單來說，就是指對辦公室內(nèi)涉及到的相關(guān)信息進(jìn)行收集整理歸納，隨后在文件起草時(shí)開展相應(yīng)計(jì)算審核工作，針對文檔設(shè)立專門文案，便于順利開展分類、儲(chǔ)存、復(fù)印及閱讀等一系列工作。因信息處理工作普遍具有過程繁瑣及工作量大等特點(diǎn)，所以常常涉及到的信息資料也是較為廣泛，而辦公室自動(dòng)化形式的出現(xiàn)為數(shù)據(jù)管理提供了極大便利性幫助，充分展現(xiàn)出了自身可用性、可靠性等優(yōu)點(diǎn)，如可用性是指數(shù)據(jù)信息使用的開放性，可向整個(gè)辦公室提供支持幫助；而可靠性則是指數(shù)據(jù)信息應(yīng)用的真實(shí)準(zhǔn)確性[2]。由此可以了解到，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)信息在辦公室自動(dòng)化管理中扮演著重要角色，在實(shí)施操作中可提供以下服務(wù)：①有利于幫助使用者構(gòu)建辦公室文件系統(tǒng)或是辦公室數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，但前提是必須嚴(yán)格按照使用者需求執(zhí)行，便于使用者能在自身有需求情況下使用辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)；②按照文件種類的不同展開控制工作，如辦公室信件、報(bào)告、聲音及圖形等；③辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用過程中，為實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息獲取和存儲(chǔ)的更加便利性，往往可進(jìn)行數(shù)據(jù)信息中的一些關(guān)鍵字設(shè)置，對于其中重要性較強(qiáng)文件可提供歷史記錄，并將數(shù)據(jù)信息的安全保護(hù)問題及時(shí)上報(bào)，避免對辦公室數(shù)據(jù)管理帶來任何不利影響。

2.2 辦公室信息傳遞

在利用辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理時(shí)，首先應(yīng)先將經(jīng)過處理后的數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確傳遞到相關(guān)部門及個(gè)人手上，使其對信息傳遞期間可能出現(xiàn)問題重點(diǎn)關(guān)注，在此期間不單單可依靠通訊電話、傳真機(jī)等機(jī)械設(shè)備進(jìn)行傳遞，還可利用計(jì)算機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)展開辦公室自動(dòng)化管理，本質(zhì)上就是指介于多處理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)之間的適用于信息資源共享的一種系統(tǒng)[3]。如：IBMPCNetwork網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，僅僅只通過一些電視標(biāo)準(zhǔn)零部件便可順利實(shí)現(xiàn)傳遞，即為使用者可購買一些電纜零件自行安裝，可同時(shí)支持多家共同使用，但如果生產(chǎn)廠家安排專業(yè)人士進(jìn)行安裝則可同時(shí)更多家使用。近幾年我國計(jì)算機(jī)應(yīng)用實(shí)踐研究中心研發(fā)生產(chǎn)出了一個(gè)中文微機(jī)局部網(wǎng)絡(luò)，該局部網(wǎng)絡(luò)是在OMNINET基礎(chǔ)上得到，其存在特點(diǎn)就是可以借助較便宜雙絞線將不同PC工作站連接在一起，使其彼此之間能夠有效共享通訊設(shè)備、打印機(jī)及硬盤數(shù)據(jù)庫等提供的資源，從而為辦公室自動(dòng)化管理實(shí)現(xiàn)最佳效果奠定良好基礎(chǔ)保障[4]。

2.3 辦公室自動(dòng)化判斷決策

對于辦公室管理人員來說，辦公室自動(dòng)化管理期間的計(jì)算機(jī)是一個(gè)非常好的幫助工具，辦公室人員可利用其對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集整理分析，便于幫助管理人員得到一個(gè)最佳分析結(jié)果。從中可以了解到，計(jì)算機(jī)判斷決策在辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用范圍是非常廣泛的，相應(yīng)的對其提出的標(biāo)準(zhǔn)要求也不再局限于辦公室文件處理等簡單工作，更是逐漸向辦公室自動(dòng)化存在作用展現(xiàn)等方面過渡轉(zhuǎn)變，幫助管理人員及時(shí)調(diào)整改進(jìn)自身問題，促使辦公室工作效率能夠得到大大提升，便于管理人員能對存在問題做出正確決策判斷，幫助辦公室工作獲得更高經(jīng)濟(jì)效益。同時(shí)辦公室決策功能的有效落實(shí)前提就是將辦公室信息管理系統(tǒng)和決策過程有效結(jié)合在一起，即為辦公室管理人員可根據(jù)信息管理系統(tǒng)展開查詢，從而準(zhǔn)確發(fā)現(xiàn)辦公室中存在的一些問題，充分做到具體問題具體分析，在此基礎(chǔ)上提出合理化解決方案，隨后可將計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)完全取代辦公室信息管理系統(tǒng)展開整理分析工作，這樣一來不但能順利解決以往辦公室自動(dòng)化管理存在問題，還能根據(jù)計(jì)算機(jī)自動(dòng)化系統(tǒng)做出正確判斷決策，并將正確指令準(zhǔn)確下發(fā)出去，從而實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用實(shí)踐的最佳效果[5]。

3 結(jié)束語

總而言之，新時(shí)期發(fā)展背景下，辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用已被正式提上日程，但總體來說應(yīng)用實(shí)踐過程中仍存在著較多問題，需辦公室管理人員能夠?qū)ψ詣?dòng)化系統(tǒng)有一個(gè)深入了解掌握，并在此基礎(chǔ)上能夠熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)，準(zhǔn)確展開數(shù)據(jù)信息整理分析工作，充分保證判斷決策結(jié)果的真實(shí)可靠性，構(gòu)建相對完善信息管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，對辦公室自動(dòng)化所有流程步驟都起到一定規(guī)范約束作用，從而實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化和計(jì)算機(jī)應(yīng)用實(shí)踐的最佳狀態(tài)。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2018-6-10

作者簡介：王秋珍（1972-），女，助理工程師，大專，主要從事綜合辦公室管理工作。