基于大數(shù)據(jù)思維下人事檔案信息化建設(shè)的探討

李佳

摘 要：現(xiàn)階段，我國已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，信息技術(shù)得到了飛速發(fā)展。我國各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案屬于一種收集整理數(shù)據(jù)的管理性工作，處于信息化建設(shè)的關(guān)鍵階段，大數(shù)據(jù)給機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案建設(shè)帶來了一定的機(jī)遇，主動運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以有效提升檔案管理工作的效率。本文針對大數(shù)據(jù)思維對人事檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生的積極因素進(jìn)行了分析，提出了人事檔案信息化建設(shè)的一系列措施，希望為有關(guān)部門提供借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；人事檔案；信息化建設(shè)；措施

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0033-02

1 大數(shù)據(jù)思維對人事檔案信息化建設(shè)的必要性

1.1 有利于建設(shè)完整的信息庫

作為人事工作重點是人事檔案，它承載了重要的信息資源是信息的重要承載體，目前人事工作著眼于挖掘人才，完善的人事檔案可以幫助企業(yè)充分了解人才的各方面信息，根據(jù)個人能力與特點合理安排崗位。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位開展人事檔案信息化建設(shè)應(yīng)緊密結(jié)合“以人為本”的理念，參考人事檔案提供的信息進(jìn)行人才資源的開發(fā)，人事檔案管理工作的開展要基于人才工作的現(xiàn)實需求，整合各種人事檔案信息資源的整合，建立完善的信息資源存儲系統(tǒng)。在人事檔案的輔助下，各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位可以在選拔人才時，對人才資源進(jìn)行合理的配置，發(fā)揮出人事檔案信息的管理價值。

1.2 提升人事檔案的管理效率

各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)的人事檔案管理系統(tǒng)可以對存儲的信息資料進(jìn)行分類與相關(guān)性分析，有效判別出各數(shù)據(jù)之間存在的關(guān)系，可以避免數(shù)據(jù)間的因果性出現(xiàn)的反復(fù)研究情況，各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位檔案管理部門根據(jù)這些信息準(zhǔn)確預(yù)測未來人力資源的發(fā)展情況。人事檔案管理工作的每一個環(huán)節(jié)都可以依據(jù)大數(shù)據(jù)開展，為人力管理工作奠定理論基礎(chǔ)，一方面提升了各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案管理效率，另一方面也保障了人力資源的管理質(zhì)量。

1.3 有利于實現(xiàn)人事檔案的科學(xué)管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理方法主要基于經(jīng)驗進(jìn)行管理，無法對各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位人力資源管理工作提供有利的支持。在大數(shù)據(jù)技術(shù)下，各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的信息更加可靠，可以幫助管理部門實現(xiàn)業(yè)績、培訓(xùn)、崗位和員工工作態(tài)度的信息化處理，建設(shè)系統(tǒng)化的人事檔案記錄，便于對各數(shù)據(jù)信息進(jìn)行直觀有效地對比，有利于管理的量化，使得人事檔案的管理工作向系統(tǒng)性和科學(xué)性發(fā)展。

2 我國人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 信息化管理意識差，模式較為單一

目前，大數(shù)據(jù)技術(shù)呈現(xiàn)出愈發(fā)明顯的趨勢，而各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案管理工作卻缺乏信息化處理的意識，管理模式較為單一。目前來說，人事檔案管理工作仍舊采用了傳統(tǒng)的管理模式，其弊端主要體現(xiàn)在三方面：①管理部門認(rèn)為人事檔案工作屬于輔助性工作，沒有認(rèn)識到該項工作的重要性；②沒有認(rèn)識到人事檔案的現(xiàn)實意義，僅僅將其定義為個人功過的記錄；③人事檔案管理工作流于形式，沒有安排專門的負(fù)責(zé)人員，只是對檔案資料進(jìn)行簡單的翻找與登記。

傳統(tǒng)管理模式使得管理人員對人事檔案的管理工作存在一定的偏見，檔案管理部門一般僅提供資料保管與信息查閱的服務(wù)，沒有充分發(fā)揮出其潛在的價值。此外，檔案管理工作主要通過手工檢索展開，耗費大量的時間與精力，信息化含量很低。雖然某些機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位已經(jīng)開始建設(shè)信息化的檔案管理系統(tǒng)，但是基礎(chǔ)設(shè)施并不完善，分類管理方案往往沿襲傳統(tǒng)模式，無法及時共享存儲的信息資源，阻礙了各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位管理工作的有序開展，適用性較差。

2.2 信息泄露防范意識較差

根據(jù)大數(shù)據(jù)思維進(jìn)行信息化人事檔案管理可以簡化管理流程，提升管理工作的效率，帶來了諸多便利，在機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的人事調(diào)動和人事突發(fā)情況應(yīng)對方面有著巨大的優(yōu)勢。但是管理部門也應(yīng)該關(guān)注到信息化建設(shè)帶來的信息安全問題，人事檔案本身具有很強(qiáng)的保密性，一旦因為忽視信息安全問題，很可能導(dǎo)致信息泄露的產(chǎn)生，檔案資料極易竊，甚至引發(fā)違法犯罪行為。目前我國一些機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層缺乏信息安全意識，沒有重視人事檔案管理工作的信息安全，在使用人事檔案信息的過程中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)丟失等情況。大數(shù)據(jù)時代下信息的流動速度很快，人事檔案丟失的信息可能會造成對當(dāng)事人職務(wù)任免或升遷、工資晉升、職稱評聘等影響，這就是人事檔案管理工作中產(chǎn)生了對個人極大的危害。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位人事檔案管理部門要提升信息安全意識，為人事檔案管理工作建立安全保障。

2.3 技術(shù)人員不足

人事檔案的信息化建設(shè)依賴資金與技術(shù)人員的支持，而目各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位存在缺少在人事檔案管理工作的資金與技術(shù)投入。資金不足會導(dǎo)致人事檔案管理的信息化建設(shè)緩慢，專業(yè)性人才的缺乏不利于管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，難以體現(xiàn)出信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的優(yōu)勢，也不利于各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位實現(xiàn)人事檔案管理建設(shè)的規(guī)范性與科學(xué)性。此外，檔案管理的設(shè)備更新相對緩慢，檔案存儲區(qū)域的面積較小，并且沒有配備充足的專業(yè)管理人員，影響了人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的建設(shè)效率。目前很多機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位都使用自行研發(fā)的人事檔案管理軟件，其技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，只能對人員的基本信息進(jìn)行記錄，完成檔案目錄編輯幾個簡單的工作，在信息存儲容量和功能操作存在著一定弊端，不利于實現(xiàn)人事檔案的大數(shù)據(jù)信息化建設(shè)。

3 大數(shù)據(jù)思維下實現(xiàn)人事檔案信息化建設(shè)的措施

3.1 提升人事檔案的信息化建設(shè)意識

人事檔案管理工作具有很強(qiáng)的保密性與隱蔽性，人們忽視了檔案管理工作的潛在價值，簡單的認(rèn)為人事檔案管理工作的主要內(nèi)容就是存儲檔案信息和提供查閱服務(wù)，其在人才培養(yǎng)、選拔和人才開發(fā)中的作用難以實現(xiàn)有效發(fā)揮。在大數(shù)據(jù)的時代背景下，有關(guān)部門應(yīng)進(jìn)行一系列的宣傳教育，引導(dǎo)人們建立正確的檔案信息管理意識，可以通過宣傳信息檔案的更新理念，引導(dǎo)人們認(rèn)識到人事檔案管理的重要性。人事檔案的信息化建設(shè)不是簡單的信息累積和技術(shù)操作，而是實現(xiàn)信息資源共享，推動機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位與社會發(fā)展的重要科技力量。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)信息化的人事檔案管理技術(shù)，挖掘人事檔案信息的潛力，最大程度上滿足人事管理工作需求。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位應(yīng)制定對應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)內(nèi)部的宣傳，發(fā)揮人事資源的優(yōu)勢，加快信息化建設(shè)的步伐，對人事檔案信息化建設(shè)產(chǎn)生積極的助推作用。

3.2 建設(shè)完備的數(shù)據(jù)庫

目前大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展呈現(xiàn)出不可逆轉(zhuǎn)的趨勢，各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫建設(shè)本身具備一定的系統(tǒng)性，應(yīng)避免浮躁心態(tài)，決不能急于求成。人事檔案管理工作的信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)遵循事物發(fā)展的規(guī)律，循序漸進(jìn)的完成。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到原始數(shù)據(jù)在信息化建設(shè)中占據(jù)的重要地位，管理人員要樹立起責(zé)任意識，認(rèn)真對數(shù)據(jù)進(jìn)行手機(jī)與整理，要對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行充分收集與嚴(yán)格審核，避免錯誤材料信息混入數(shù)據(jù)庫，保障原始數(shù)據(jù)的真實性與豐富性，這樣才有利于實現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)。完成信息審核后，要以部門為單位進(jìn)行數(shù)據(jù)庫的組織建設(shè)，錄入每一個成員的基本信息，搭建人事檔案數(shù)據(jù)庫的基本框架，要對檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，對材料名稱和錄入時間進(jìn)行記錄，保證檔案數(shù)據(jù)庫可以清晰了解到個人的詳細(xì)檔案，并可以對有關(guān)內(nèi)容進(jìn)行快速定位。數(shù)據(jù)庫建立完備后，要注意避免信息的泄露，對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)定期進(jìn)行安全檢查，及時修復(fù)漏洞，保障信息安全。

3.3 加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)

當(dāng)前各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位缺乏專業(yè)型復(fù)合型的檔案管理人才，因此要重視建設(shè)一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理人員隊伍。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位可以積極組織定向培訓(xùn)工作，提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，為檔案的科學(xué)管理奠定人員基礎(chǔ)。人事檔案管理人員的個人素質(zhì)對業(yè)務(wù)水平有著很大的影響，只有管理人員專業(yè)知識過硬，技術(shù)水平高，才能實現(xiàn)人事檔案管理工作的有序開展，實現(xiàn)人事檔案的信息化建設(shè)。此外，管理人員還應(yīng)當(dāng)具備良好的思想政治素養(yǎng)，這也是大數(shù)據(jù)背景下利用信息化技術(shù)實施人事檔案管理的一項重要因素。而實現(xiàn)機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力與思想政治素養(yǎng)提升最有效的途徑就是定向培訓(xùn)。管理部門要針對人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的基本問題進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中存在的問題，找出有效的解決方法，提升檔案管理人員的工作能力與自身素質(zhì)，及時發(fā)現(xiàn)問題并及時解決問題。要將人事檔案信息化建設(shè)分解為多個環(huán)節(jié)，對每個環(huán)節(jié)的工作進(jìn)行突破，條件充足時機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位可以積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息能力強(qiáng)的檔案管理專業(yè)人才，這樣可以發(fā)揮人的帶頭作用，促進(jìn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。

4 結(jié) 語

大數(shù)據(jù)時代下，人事檔案管理工作的信息化建設(shè)愈發(fā)重要，在信息調(diào)度與管理方面呈現(xiàn)出了巨大的優(yōu)越性。完善的人事檔案信息管理系統(tǒng)可以提升管理工作的效率，實現(xiàn)科學(xué)管理。目前，我國各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位的人事檔案信息建設(shè)面臨著諸多挑戰(zhàn)，如管理模式單一、技術(shù)人員不足、安全防范意識較差等。各機(jī)關(guān)、事業(yè)、企業(yè)單位應(yīng)正確認(rèn)識到大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案信息化建設(shè)的重要性，加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，應(yīng)用科學(xué)的管理手段，建立完備的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，這樣才能有效提升人事檔案管理工作的效率。

參考文獻(xiàn)

[1]張麗娜，夏慶利.高校人力資源管理的現(xiàn)實困境與對策-基于大數(shù)據(jù)思維為下高校人事檔案信息化建設(shè)的探討[J].學(xué)術(shù)論壇，2016（4）：157～161.

[2]朱培芳.高校人事檔案信息化管理中存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2012（3）：93.

[3]李 霞.基于信息化北京的高校人事檔案管理創(chuàng)新復(fù)分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（1）：157.

收稿日期：2018-6-13