如何做好財(cái)務(wù)檔案保管與利用過程中的安全與保密工作

余瓊

摘 要：財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營過程中的關(guān)鍵，也是關(guān)系到企業(yè)發(fā)展生存的重要核心。需要查詢檔案的過程中需要做好對于檔案查詢?nèi)藛T的監(jiān)督工作，最重要的是對檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，管理人員的高度責(zé)任心和高度素質(zhì)是檔案安全與保密的關(guān)鍵，同時(shí)還需要企業(yè)嚴(yán)格的規(guī)范制度進(jìn)行制約，使財(cái)務(wù)檔案在利用的過程中進(jìn)行嚴(yán)格的安全和保密。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)檔案；保管；利用；安全

中圖分類號：G273.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1004-7344（2018）20-0012-02

財(cái)務(wù)檔案的保管和利用與企業(yè)的發(fā)展生存息息相關(guān)，在對檔案進(jìn)行安全保護(hù)的過程中還要有嚴(yán)格的保密措施，利用規(guī)范的審查制度來制約人員的行為，檔案利用的過程中需要管理人員進(jìn)行相關(guān)的驗(yàn)證和監(jiān)督，全方面保障企業(yè)檔案的安全與保密。

1 檔案保管過程中如何做好保密工作

財(cái)務(wù)檔案保管的最重要、最基礎(chǔ)的部分就是庫房的管理，檔案庫房的選址需要根據(jù)國家相關(guān)規(guī)定，但有一些單位因?yàn)椴痪邆湎嚓P(guān)的規(guī)范條件，將庫房和辦公樓建設(shè)連在一起，這樣對于檔案室的安全形成了很大隱患，不利于企業(yè)檔案的保存。需要注意不是任何一間房屋都可以用作庫房，因?yàn)闄n案是一個(gè)十分重要的保密部分，所以庫房的建設(shè)不能夠設(shè)立在辦公樓的底層，因?yàn)榈讓尤藛T出入較多，并且容易攀爬和尋找，這樣檔案的安全不能夠保證。檔案室通風(fēng)狀況也是需要重視的部分，因?yàn)樨?cái)務(wù)檔案有一部分是紙質(zhì)，紙質(zhì)的保存對于環(huán)境的要求較高，陰暗潮濕的場所不利于紙質(zhì)檔案的保存，時(shí)間久了會(huì)出現(xiàn)霉斑、破損等情況，所以對于檔案室內(nèi)的環(huán)境要從多方面進(jìn)行考證。對于檔案庫房的選址要進(jìn)行專門的修建，門和窗需要進(jìn)行雙重加固，以防偷竊盜竊情況的出現(xiàn)，并加強(qiáng)監(jiān)督保護(hù)裝置，全面進(jìn)行檔案庫房的安全保密工作。還需要將庫房和日常辦公室分開建設(shè)，將庫房建立在少有人出入的偏僻地區(qū)，有可疑人員入內(nèi)能夠及時(shí)發(fā)覺并進(jìn)行查問。檔案庫房的管理人員需要專門調(diào)配，并且制定嚴(yán)格的管理制度，管理人員要處理好檔案的利用和保密關(guān)系，保守企業(yè)的秘密是企業(yè)員工的最根本職責(zé)，也是企業(yè)檔案管理的工作人員最主要的任務(wù)，在日常的管理工作中，管理人員需要全身心的投入檔案的保密工作，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，并實(shí)行懲罰制度，發(fā)現(xiàn)無關(guān)人員入內(nèi)一定要嚴(yán)肅對待，追求其責(zé)任，并且將檔案庫房進(jìn)行科學(xué)嚴(yán)密的管理，嚴(yán)密完善的制度是對檔案保密和維護(hù)的最基礎(chǔ)的保障。

檔案是一個(gè)企業(yè)的核心秘密，它關(guān)系到了企業(yè)的生存和發(fā)展，以及企業(yè)諸多人員的安全，所以密級欄案需要和非密級檔案區(qū)別保管，密集檔案需設(shè)有專門的防盜器和保險(xiǎn)箱，要在保護(hù)的條件上進(jìn)行嚴(yán)格加密，通過嚴(yán)禁復(fù)雜的保護(hù)程序來保護(hù)絕密檔案。對于保管密集檔案的管理人員來說，也是要經(jīng)過重重選擇，需要有高度的責(zé)任心，同時(shí)檔案管理人員要具備高素質(zhì)，因?yàn)槠渚哂刑厥獾纳矸莺吐殬I(yè)，他們身上的的責(zé)任和身份要比企業(yè)一般工作人員更重要，檔案的管理人員肩負(fù)著一個(gè)企業(yè)的未來發(fā)展以及興衰，高素質(zhì)高警惕的管理人員是進(jìn)行企業(yè)檔案嚴(yán)密管理的重要部分，所以檔案保密工作是否合格與檔案管理人員的素質(zhì)和責(zé)任心有著密不可分的聯(lián)系，檔案管理人員不僅要有嚴(yán)格的工作行事作風(fēng)，必要時(shí)還需要做到守口如瓶，富有責(zé)任心，因?yàn)楣芾頇n案人員熟知企業(yè)的核心內(nèi)容，如果人員管理不善，就會(huì)造成嚴(yán)重的后果。除了對于管理人員的選拔嚴(yán)格進(jìn)行之外，還需要有規(guī)范嚴(yán)格的管理措施，制約工作人員的工作內(nèi)容，通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男袠I(yè)規(guī)范使管理人員對檔案資料進(jìn)行嚴(yán)密防護(hù)，做到內(nèi)在、外部的雙重保障。

密集檔案在日常管理的過程當(dāng)中需要更加嚴(yán)格的關(guān)注，對于密集檔案的銷毀、查閱、以及轉(zhuǎn)移等方面都要有具體的規(guī)定措施，每一步驟需要由專門負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)人進(jìn)行審批和簽字，如果沒有上級領(lǐng)導(dǎo)的批復(fù)，任何人員不能進(jìn)行私自檢閱。密集檔案在使用之后需要進(jìn)行及時(shí)的檢，查發(fā)現(xiàn)問題時(shí)要查明原因，及時(shí)進(jìn)行彌補(bǔ)，最大限度的保證檔案資料的嚴(yán)密性。對于檔案的管理人員來說，他們的最大職責(zé)就是維護(hù)檔案的安全，這是檔案保管的基本任務(wù)，也是最終目的。檔案保管工作就是需要對所管理的檔案進(jìn)行完整看護(hù)，保證檔案的安全，不能因?yàn)樽陨淼氖韬鲈斐蓹n案資料的遺失，為企業(yè)安全造成隱患。對于有的破損檔案，發(fā)現(xiàn)之后及時(shí)進(jìn)行上報(bào)并進(jìn)行修補(bǔ)，不能丟失檔案，需要保證檔案的安全，同樣也要保證檔案的完整性和規(guī)范性，使在查找的時(shí)候有規(guī)律可循。

2 在檔案利用的過程中如何做好保密工作

在需要查詢檔案的過程中需要做好對于檔案查詢?nèi)藛T的監(jiān)督工作，首先最重要的是進(jìn)行保密，以此來保證檔案的完整與安全。檔案利用的制度有復(fù)制、外借和閱覽制度等，通過不同的實(shí)際情況，對于不同的人員有不同的使用范圍，通過審批、簽字等手續(xù)使工作人員根據(jù)合理的途徑進(jìn)行檔案的利用，保證檔案的私密性和完整性。利用檔案的規(guī)章制度，需要做到嚴(yán)格全面，并在具體實(shí)施的過程中不斷總結(jié)和完善。對于負(fù)責(zé)檔案的相關(guān)工作人員，需要對檔案的安全有直接責(zé)任，同時(shí)自身兼?zhèn)漭^高的素質(zhì)，需要有高度的責(zé)任心和企業(yè)服務(wù)精神，并且熱愛檔案管理事業(yè)，有較高的保密觀念，這樣才能夠真心實(shí)意進(jìn)行檔案的保管。同時(shí)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)，專業(yè)知識過硬，管理人員是經(jīng)過重重選擇才能進(jìn)行保護(hù)檔案的工作，需要有高度的責(zé)任心，同時(shí)檔案管理人員要具備高素質(zhì)，對于保管檔案的規(guī)則和順序要熟悉，充分了解工作內(nèi)容和檔案保管的重要性，并且要有較高的文化素質(zhì)。

在對財(cái)務(wù)檔案利用的過程中，通過規(guī)范的審查制度來制約人員的行為，檔案利用的過程中需要管理人員進(jìn)行相關(guān)的驗(yàn)證和監(jiān)督，根據(jù)利用人員的不同目的，需要對于檔案利用人員進(jìn)行重點(diǎn)的監(jiān)控。檔案室可以安裝相應(yīng)的攝像頭監(jiān)控，記錄不同人員的檔案利用行為，作為事故出現(xiàn)后的有效憑證，要防止對于檔案的修改和遺失，檔案管理人員在有人進(jìn)行檔案利用的過程中做好監(jiān)督工作，對于一些有損檔案的人員要及時(shí)的提醒糾正，情況嚴(yán)重時(shí)可以做出相應(yīng)的懲罰。檔案管理人員在進(jìn)行日常工作時(shí)，對待利用檔案的人員要進(jìn)行全方面的考察，通過書面申請、行為、話語等方面進(jìn)行觀察，分析每個(gè)人的動(dòng)作神情有無特別之處，嚴(yán)格把握檔案的嚴(yán)密性。并與借閱這進(jìn)行交談交流，了解其身份和借閱的目的。在借閱者歸還檔案資料之前，就要對所借檔案進(jìn)行檢查，驗(yàn)證檔案資料是否和借閱之前一樣完整，有沒有破損、少頁缺頁、涂抹痕跡等問題，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并且上報(bào)，將企業(yè)損失降到最小。在工作過程中還需要多將監(jiān)督措施落實(shí)到位，宣傳檔案的嚴(yán)格規(guī)定和制度，不定期觀察檔案利用者的神情動(dòng)態(tài)是否對檔案不利。登記制度要嚴(yán)格落實(shí)在使用者離開之前需要對于翻閱過的檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行查處，并且要有相關(guān)人員的備注說明，如果檔案破損較為嚴(yán)重，便是屬于違法行為，應(yīng)該及時(shí)上報(bào)以便于對于違反規(guī)則人員的查處。正確處理好檔案的利用和保密關(guān)系，保守企業(yè)秘密是企業(yè)員工的最根本職責(zé)，也是企業(yè)檔案管理工作人員的最主要任務(wù)，在日常的管理工作中，管理人員需要全身心的投入檔案的保密工作，嚴(yán)格做好相關(guān)的工作職能。

3 進(jìn)一步做好檔案開放中的保密工作

檔案管理部門的人員要改變傳統(tǒng)一層布不變的保管觀念，在做好自身本職工作的同時(shí)，還需要更加完善工作內(nèi)容，對于一些突發(fā)性狀況做出合理的決策。企業(yè)財(cái)務(wù)中絕密檔案的保管目的中就有對財(cái)務(wù)檔案的利用，如果只是保管不利用就失去了原本財(cái)務(wù)檔案收集的意義，但是一些檔案管理部門的人員只關(guān)注到了對財(cái)務(wù)檔案的保管與保密工作，出現(xiàn)了對檔案利用不足的情況，造成一部分具有極高的借鑒價(jià)值的檔案資料長期無人問津，變成了沒有利用價(jià)值的廢紙，是對檔案收集的嚴(yán)重浪費(fèi)。因?yàn)椴块T領(lǐng)導(dǎo)需要關(guān)注各方面的工作，對于檔案的管理內(nèi)容有時(shí)不能夠全面進(jìn)行了解詢問，這時(shí)檔案的管理人員就需要發(fā)揮自身的工作價(jià)值，靈活運(yùn)用檔案的利用率，要有計(jì)劃的實(shí)行規(guī)范的利用制度，通過時(shí)間、地點(diǎn)、人員、利用目的等方面的依據(jù)，進(jìn)行合理的檔案利用，相關(guān)規(guī)定限制了財(cái)務(wù)檔案的利用范圍和利用人員，管理檔案人員在進(jìn)行檔案調(diào)配時(shí)要將本職工作做到位，需要對所管理的檔案進(jìn)行完整看護(hù)，保證檔案的安全，不能因?yàn)樽陨淼氖韬鲈斐蓹n案資料的遺失，嚴(yán)格檢查借閱人員的手續(xù)是否符合規(guī)定要求，不可有一點(diǎn)疏忽，否則就會(huì)對企業(yè)的利益及發(fā)展造成不良影響，檔案庫房的管理人員需要專門調(diào)配，并且制定嚴(yán)格的管理制度，所以要使檔案管理工作人員加強(qiáng)自身的管理責(zé)任心，有較高的保密觀念，不能有玩忽職守的現(xiàn)象出現(xiàn)，檔案利用的范圍要嚴(yán)格控制，利用檔案步驟的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行嚴(yán)密的檢查，嚴(yán)肅看待檔案保密工作，對自身工作有著高度重視，才能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案的安全、保密工作做到位。

4 結(jié) 語

對企業(yè)的財(cái)務(wù)檔案資料管理工作來說，利用和保密是兩個(gè)重要的部分，必須要建立在安全保密的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案利用，制定嚴(yán)格的企業(yè)管理規(guī)章制度進(jìn)行制約，提高檔案保管人員的素質(zhì)及責(zé)任心，將財(cái)務(wù)檔案的保管和利用工作進(jìn)行嚴(yán)密保護(hù)。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2018-6-15