淺析當(dāng)前煤礦企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

摘 要：企業(yè)檔案是企業(yè)在其經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的原始記錄，是不可再生的無形資產(chǎn)和知識(shí)資產(chǎn)，在企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營管理及項(xiàng)目建設(shè)當(dāng)中，檔案資源的重要性日漸突出，檔案資源管理歸檔機(jī)制在一定程度上決定著企業(yè)檔案管理水平。近來，筆者參加重慶能源集團(tuán)下屬部分去產(chǎn)能煤礦企業(yè)的檔案檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，部分煤礦企業(yè)在硬件設(shè)施建設(shè)、檔案歸檔管理、責(zé)任主體落實(shí)、規(guī)章制度建立等方面還存在不少問題，筆者結(jié)合檢查中存在的問題提出對(duì)策，供大家參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；設(shè)施建設(shè)；檔案資源

中圖分類號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-7344（2018）20-0003-02

1 煤礦企業(yè)檔案管理人員現(xiàn)狀

筆者在某礦業(yè)公司檢查檔案工作時(shí)發(fā)現(xiàn)，某公司下屬21個(gè)子分公司，有在崗職工近8000人，從事檔案管理在1～2年有10人，3～5年有7人，5年以上有5人，8年的有1人；有4人未參加過檔案工作培訓(xùn)，沒有持證上崗。有7人參加過2次培訓(xùn)；有1人有檔案專業(yè)職稱，有5人為政工員職稱，有1人為助理政工師職稱；有2人為專職，其余19人全部為兼職。

2 煤礦企業(yè)檔案管理存在的主要問題

（1）對(duì)檔案管理重要性認(rèn)識(shí)不足。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，它不僅為單位提供檔案資料以供存史查考，而且還是維護(hù)歷史真實(shí)面貌的重要工具，管好、用好檔案及資源管理，是檢驗(yàn)一個(gè)單位在各項(xiàng)工作管理中，是否協(xié)調(diào)、有序、高效運(yùn)行的重要因素。檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)，個(gè)別單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視程度不夠，沒有意識(shí)到搞好檔案管理工作是其它各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，片面的認(rèn)為檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)工作相比，無關(guān)緊要，可有可無。認(rèn)為檔案工作不是本單位的主要工作，檔案管理工作只有投入沒有產(chǎn)出，不像搞安全、生產(chǎn)、經(jīng)營那樣能給單位直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為“檔案工作是一項(xiàng)附屬性工作”，“檔案管理就是守?cái)偪袋c(diǎn)、倉庫保管員”，認(rèn)為檔案工作可有可無，沒有把檔案管理工作納入本單位的議事日程。

（2）檔案管理硬件設(shè)施不夠完善。近年來，原南桐公司17個(gè)單位中只有4個(gè)單位對(duì)檔案柜進(jìn)行了全部更新，其他單位進(jìn)行了部分更換。但隨著企業(yè)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)不好，企業(yè)嚴(yán)重虧損，這些更新與投入遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上后來檔案的更新與保管工作說要達(dá)到的要求，受歷史和客觀條件的限制，個(gè)別單位的辦公樓條件有限，沒有按要求配備專門的檔案室，有的單位檔案室狹窄、潮濕非常嚴(yán)重，通風(fēng)不好，沒有按“八防”要求配套相關(guān)設(shè)備，引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的美觀整潔及完整。

（3）檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)比較薄弱。主要表現(xiàn)為：①檔案管理人員工作變動(dòng)頻繁，一崗兼多職的現(xiàn)象比較突出。當(dāng)前，由于企業(yè)效益不好，受單位機(jī)構(gòu)撤并、人員精簡的影響，大部分單位的檔案人員都是一崗兼多職，無法一門心思搞好檔案管理工作，他們除了搞檔案管理外，其主要職責(zé)更多的是忙于單位的其他日常事務(wù)，這就會(huì)導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力從事檔案管理工作，同時(shí)，由于近年來受30.50人員退休、單位定員定崗等因素影響，各單位人員的崗位調(diào)整、人員變化比較頻繁，從而導(dǎo)致檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟，檔案管理滑坡嚴(yán)重。②檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

（4）檔案安全管理的長效機(jī)制不夠完善。主要表現(xiàn)在：①單位檔案管理的主體責(zé)任落實(shí)有待加強(qiáng)。部分單位的檔案工作沒有明確是主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓還是分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)主抓，致使檔案管理出現(xiàn)真空，檢查時(shí)問到有的單位，檔案管理是哪位領(lǐng)導(dǎo)主抓？回答不出來，這說明檔案管理的主體責(zé)任還不明確；②部門的主體責(zé)任落實(shí)有待加強(qiáng)，各部門對(duì)自己負(fù)責(zé)的這塊檔案沒有認(rèn)真履職，個(gè)別部門對(duì)檔案管理完全沒有重視，對(duì)檔案資料不歸檔、不整理、不妥善保管，導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；③檔案管理工作的相關(guān)制度有待進(jìn)一步完善。主要表現(xiàn)在部分單位的檔案歸檔制度、檔案借查閱制度、檔案保管制度、檔案銷毀制度等有待完善和修改，有的單位還沒有建立檔案管理相關(guān)制度，有的單位建立了但沒有上墻，是保存在電腦上的，有的單位的制度是用一張張A4紙打印的、所以，檔案管理的規(guī)章制度建立還不規(guī)范。

（5）執(zhí)行制度打折扣，檔案管理存在安全隱患。近日，某公司對(duì)檔案庫房的消防設(shè)施、電氣線路、防盜設(shè)施以及檔案使用、管理等方面開展檔案安全專項(xiàng)排查時(shí)，發(fā)現(xiàn)各單位均存在不同程度的安全隱患：①檔案安全設(shè)施硬件上存在安全隱患。主要表現(xiàn)在部分單位線路老化嚴(yán)重，線路裸露且接頭多，檔案室無電源控制總閘，檔案庫房內(nèi)使用電熱水器，有的單位沒有配備滅火器，或滅火器數(shù)量配置不夠，存放的位置不合理；有的單位存放職工檔案的房間潮濕到墻壁都在流水，檔案已經(jīng)發(fā)霉；有的單位把人事干部檔案存放在辦公室內(nèi)，與辦公區(qū)域混為一體，對(duì)檔案柜又沒有上鎖；個(gè)別單位檔案室東西堆放亂，雜物多，有的檔案室內(nèi)還存放有除蟲劑、自制的泡酒等易燃物品。②檔案管理上存在安全隱患。

（6）檔案管理工作弱化，督促檢查考核沒有逗硬。近年來，由于檔案工作基本上沒有與企業(yè)其他同安排、同布置、同檢查、同考核，公司辦公室重點(diǎn)是對(duì)辦公室直管的這塊檔案進(jìn)行了檢查和指導(dǎo)，對(duì)干部人事檔案、人力資源檔案只是作了抽查或?qū)鶎訂挝惶崃讼嚓P(guān)工作要求，對(duì)搞得較差的單位沒有嚴(yán)格逗硬考核，在一定程度上弱化了檔案管理。

3 建議及對(duì)策

3.1 提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要要充分認(rèn)識(shí)檔案工作對(duì)促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要作用，切實(shí)增強(qiáng)做好企業(yè)檔案工作的使命感和責(zé)任感，進(jìn)一步明確檔案工作是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)的重視是做好檔案工作的重要保證。解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)企業(yè)檔案工作，完善相關(guān)檔案管理制度，完善相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備好人力物力，努力采用現(xiàn)代化科技手段，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力建設(shè)法規(guī)制度完備、管理體制科學(xué)、健全、信息化技術(shù)普及、服務(wù)功能齊全的現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理體系。

3.2 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步明確責(zé)任，建立齊抓共管的責(zé)任體系

（1）進(jìn)一步明確檔案安全管理的主體責(zé)任，嚴(yán)格檔案安全管理責(zé)任制的落實(shí)，對(duì)檔案管理要實(shí)行一把手負(fù)總責(zé)（或明確哪個(gè)分管領(lǐng)導(dǎo)主抓）、一級(jí)抓一級(jí)、層層抓落實(shí)的齊抓共管責(zé)任機(jī)制，做到責(zé)任到位、無縫銜接，真正使檔案工作有具體領(lǐng)導(dǎo)抓、工作有人干，形成一套自上而下的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系。公司對(duì)檔案工作實(shí)行三級(jí)管理方式，一級(jí)管理是指公司辦公室對(duì)檔案的統(tǒng)籌管理（業(yè)務(wù)工作由檔案室負(fù)責(zé)），公司辦公室或檔案室不定期對(duì)各單位的檔案管理情況進(jìn)行抽查或集中檢查，公司檔案室負(fù)責(zé)接收公司機(jī)關(guān)各部門的檔案資料移交及歸檔工作；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料收集及管理工作。各單位的部門要明確一名具體負(fù)責(zé)檔案工作的人員，具體負(fù)責(zé)把本部門每年度的檔案資料進(jìn)行收集、整理，然后負(fù)責(zé)移交到各單位的檔案室進(jìn)行統(tǒng)一歸檔管理。對(duì)檔案保管條件有限的單位，可以對(duì)本單位的干部人事檔案、人力資源檔案、財(cái)務(wù)檔案由各專業(yè)業(yè)務(wù)部門自行負(fù)責(zé)存檔管理，但各單位的辦公室要負(fù)責(zé)檢查、督促其檔案歸檔情況。三級(jí)管理是指各子分公司的檔案管理工作。各單位的辦公室負(fù)責(zé)本單位所有檔案的管理工作，包括干部人事檔案、人力資源檔案、科技檔案資料的收集、整理及歸檔監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)工作。特別是關(guān)閉退出單位的干部人事檔案、人力資源檔案、科技檔案要加強(qiáng)管理，不得出現(xiàn)因人員分流而導(dǎo)致檔案丟失現(xiàn)象。

（2）進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理機(jī)制。各單位要對(duì)照這次檔案專項(xiàng)安全檢查組提出的要求，進(jìn)一步完善相關(guān)檔案管理制度，要建立檔案責(zé)任追查制度，對(duì)檔案要做到科學(xué)整理、嚴(yán)格保管，要做到文有登記，文件材料組卷合理，劃分保管期限準(zhǔn)確，案卷題名規(guī)范，案卷封面書寫工整，案卷排列規(guī)范有序，檔號(hào)編制完整規(guī)范。入庫檔案資料保管齊全完整，借閱有制度，不能出現(xiàn)丟失、損毀、涂改、偽造、出賣檔案等違規(guī)利用檔案的現(xiàn)象和行為發(fā)生。

（3）嚴(yán)格考核獎(jiǎng)懲，確保檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。各單位要把檔案工作納入本單位的議事日程，做到工作同布置、同檢查、同總結(jié)、同考核評(píng)比，公司檔案室要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，做到高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求，公司辦公室每年要對(duì)各單位的檔案工作進(jìn)行一次專項(xiàng)檢查檢查，對(duì)檔案資料發(fā)生遺失或檔案管理工作較差的單位要通報(bào)批評(píng)，嚴(yán)格考核。

3.3 加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高檔案人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。因此：①各級(jí)要注意加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，要求檔案人員既要有高度的責(zé)任感，又要具有一定的檔案管理專業(yè)水平，要選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案管理工作。②檔案工作人員要提高自身的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)。隨著現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的不斷提高，對(duì)我們檔案人員的要求也會(huì)越來越高。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案管理的必然方向。

3.4 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，提高全公司檔案管理水平

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，檔案管理數(shù)字化、信息化是今后檔案管理工作的必然方向。檔案的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地認(rèn)為只是用計(jì)算機(jī)代替手工操作，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，來提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。因此，建議公司在制定信息化建設(shè)規(guī)劃時(shí)要把檔案工作納入其中，做到檔案管理信息化建設(shè)與煤礦“四化”建設(shè)同頻共振，做到同布置、同安排、同規(guī)劃、同時(shí)組織實(shí)施，努力使公司檔案管理工作邁上一個(gè)新臺(tái)階。

收稿日期：2018-6-3

作者簡介：方恒倫（1969-），男，政工師，大學(xué)，主要從事企業(yè)政工黨建工作。