淺析如何進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作

姚雪梅

摘要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的趨勢(shì)與背景之下，檔案工作也隨之發(fā)生相當(dāng)大程度的變化，這對(duì)檔案管理工作來說是全新的要求與挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段檔案管理部門面對(duì)的主要問題就是如何實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步規(guī)范。這要求相關(guān)部門以及工作人員必須立足于實(shí)際，借助各種措施與手段實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理工作的進(jìn)一步規(guī)范，這不僅為后續(xù)管理工作的順利開展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)也對(duì)相關(guān)單位長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)有推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：規(guī)范；檔案管理；強(qiáng)化

在不斷發(fā)展與實(shí)踐過程當(dāng)中，我國檔案管理工作已經(jīng)取得較為明顯的成就，但是還會(huì)有多種缺陷與不足存在其中。規(guī)范性不能滿足預(yù)期目標(biāo)就是其中之一，相關(guān)部門以及工作人員必須提高對(duì)上述現(xiàn)象的重視程度。在開展各項(xiàng)工作的同時(shí)，有意識(shí)的強(qiáng)化檔案管理工作的規(guī)范性。在實(shí)際針對(duì)檔案開展管理工作時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，保障檔案管理工作的科學(xué)性以及合理性不會(huì)受到破壞。

一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，爭取領(lǐng)導(dǎo)支持

對(duì)于任何工作來說，要想取得良好的效果就必須得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。具體到檔案管理工作來說，單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于這項(xiàng)工作的重視程度將直接決定管理層對(duì)檔案管理工作的態(tài)度，從而會(huì)在檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程方面產(chǎn)生潛在的影響。因此，要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，增進(jìn)同事和領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度。

所以說檔案管理人員要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，具體措施可以是經(jīng)常性地主動(dòng)把有關(guān)材料呈送給領(lǐng)導(dǎo)，盡量選取與單位工作和領(lǐng)導(dǎo)手頭工作相關(guān)的材料，便于領(lǐng)導(dǎo)查閱后能夠從中得到啟示，這樣更能引起領(lǐng)導(dǎo)的重視。

二、明確歸檔重點(diǎn)，做好收集歸檔

要因地制宜，根據(jù)各個(gè)單位的特點(diǎn)。明確制訂文件材料的歸檔范圍和收集重點(diǎn)，利用信息時(shí)代的高科技把有價(jià)值的文件收集齊全，并加以科學(xué)整理，最終達(dá)到檔案管理的規(guī)范化。

1.健全體制，提供必要的保障

檔案管理工作在建立管理信息體系時(shí)，需要將單位自身管理體質(zhì)以及組織結(jié)構(gòu)設(shè)置作為主要依據(jù)。在此過程中所建立的管理體系，可實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)規(guī)律性的滿足。但管理人員以及部門信息人員之間要保障及時(shí)的溝通與交流，針對(duì)收集工作的檢查與指導(dǎo)工作進(jìn)行不斷強(qiáng)化。充分融合隨時(shí)收集以及定期收集的工作方式，從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料流失問題的有效改善。

2.建立制度，確保收集齊全

首先，將國家相關(guān)規(guī)定作為主要依據(jù)，對(duì)各個(gè)部門、個(gè)人以及分散在社會(huì)上的檔案進(jìn)行收集是檔案收集管理工作的實(shí)質(zhì)，其中還會(huì)涉及到接收與征集兩種方式。通過對(duì)具體檔案收集工作進(jìn)行分析后可以發(fā)現(xiàn)，歸檔制度是檔案收集的基礎(chǔ)與前提。為在真正意義上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集工作開展順利性的保障，我們需要針對(duì)歸檔范圍、歸檔要求以及歸檔時(shí)間進(jìn)行明確的規(guī)定。針對(duì)文件資料收集歸檔制度進(jìn)行不斷的建立與健全是順利開展文件材料收集工作所必須滿足的條件，同時(shí)各部門領(lǐng)導(dǎo)也必須給予該項(xiàng)工作應(yīng)有的重視程度，并在各個(gè)部門相互配合的基礎(chǔ)上完成。

其次，來源廣以及范圍大是檔案材料的明顯特征，在收集時(shí)需要將上門收集作為主要方式。檔案人員需要在工作結(jié)束或者年度工作完結(jié)后實(shí)現(xiàn)對(duì)所有文件材料的收集歸檔，在分析大料檔案材料的過程當(dāng)中實(shí)現(xiàn)對(duì)規(guī)律性材料與數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確尋找。也可通過加強(qiáng)宣傳的方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)全體工作人員檔案管理意識(shí)的進(jìn)一步提升。在文件材料收集與歸檔工作中，自覺配合對(duì)檔案管理工作的順利開展有積極意義。

三、創(chuàng)新工作思維，活化開發(fā)利用

1.檔案管理工作者要努力練好基本功，熟悉業(yè)務(wù)

現(xiàn)階段電子信息發(fā)展速度可以說是相當(dāng)迅猛，檔案管理者在實(shí)際針對(duì)檔案開展管理工作之前，必須實(shí)現(xiàn)對(duì)象用計(jì)算機(jī)知識(shí)的全面熟悉與掌握。借助先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備與現(xiàn)代化管理手段，開展各項(xiàng)管理工作。在保管檔案過程當(dāng)中，需要將國家相關(guān)規(guī)定作為主要依據(jù)。從根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案破損、褪色以及霉變問題的有效防止，將更為良好的服務(wù)提供給檔案利用者。

2.積極主動(dòng)提供服務(wù)，改變以往被動(dòng)服務(wù)的局面

檔案管理人員首先需要從自身意識(shí)著手，實(shí)現(xiàn)對(duì)高度服務(wù)觀念的樹立。對(duì)自身的助手作用進(jìn)行最大限度的發(fā)揮，在科學(xué)使用現(xiàn)代化技術(shù)的基礎(chǔ)上，可將遠(yuǎn)程服務(wù)提供給利用者。這需要在電子技術(shù)信息以及傳遞技術(shù)支撐的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)，最終完成檔案信息資源共享的目標(biāo)。

3.加強(qiáng)編研工作，對(duì)檔案信息進(jìn)行深度開發(fā)

要搞好檔案編研工作就要主動(dòng)了解社會(huì)需要及素材狀況，采取征編結(jié)合的方法，通過對(duì)檔案的分析研究，按照一定的主體對(duì)檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編并印成各種檔案參考資料，從而使檔案信息資源更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更精練。

四、加大培訓(xùn)力度，強(qiáng)化人員素質(zhì)

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，建立科學(xué)合理的運(yùn)行機(jī)制

首先需要針對(duì)教育培訓(xùn)的獎(jiǎng)懲機(jī)制進(jìn)行不斷建立與完善，教育培訓(xùn)的頻率、次數(shù)以及上課情況等都在起涵蓋范圍之內(nèi)。在客觀統(tǒng)計(jì)分析的基礎(chǔ)上，將其劃歸到員工績效考核指標(biāo)當(dāng)中。在此基礎(chǔ)上所建立的獎(jiǎng)懲機(jī)制可促使員工參與熱情與積極性的最大限度激發(fā)。這是有效強(qiáng)化檔案人員危機(jī)意識(shí)以及風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的重要途徑。其次，可通過教育培訓(xùn)的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)員工自身工作能力的有效強(qiáng)化，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)工作性需要的滿足，另外，還可通過調(diào)整管理制度的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案專業(yè)技術(shù)人員專業(yè)技術(shù)職務(wù)的不斷改善。

2.開展綜合培訓(xùn)

在開展培訓(xùn)活動(dòng)的過程中，主辦方要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，最好可以進(jìn)行分層次培訓(xùn)。首先，可以給檔案管理人員提供全面系統(tǒng)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，通過系統(tǒng)的培訓(xùn)課程使之了解認(rèn)識(shí)檔案管理工作領(lǐng)域的前言現(xiàn)狀，幫助其充實(shí)自身檔案學(xué)新理論、新方法，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)大學(xué)教育中不足的補(bǔ)充。其次，加大相關(guān)學(xué)科知識(shí)體系的普及力度。眾所周知，檔案學(xué)并不僅僅只包含檔案學(xué)科知識(shí)體系，同時(shí)還涉及到心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等等多個(gè)學(xué)科，所以說，檔案管理者在工作過程中要拓寬眼界，豐富知識(shí)面。

3.細(xì)化考核監(jiān)管

應(yīng)該將把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，積極強(qiáng)化對(duì)檔案材料保管、甄選管理，加強(qiáng)檢查考核，并且進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。只有這樣才能從根本上提高檔案管理工作水平，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作，保證檔案管理工作順利開展和有效運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭靜.如何進(jìn)一步加強(qiáng)人事檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2013（5）：12-12.

[2]劉暢.試論如何進(jìn)一步加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理工作[J].納稅，2017（21）：64-64.