事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的思考

常秀程

摘 要：本文系統(tǒng)闡述了事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重要性、以及管理工作中存在的普遍性問(wèn)題，針對(duì)四個(gè)方面的主要問(wèn)題提出了事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作思考的策略，以供相關(guān)的管理人員與工作人員參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

1、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化已成為現(xiàn)有事業(yè)單位內(nèi)部管理的核心。通常而言，檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理主要是通過(guò)建立檔案整體管理的綜合管理體系，機(jī)構(gòu)檔案的規(guī)范化管理在事業(yè)單位的發(fā)展中起著重要作用。因此，通過(guò)分析事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化工作的重要性以及其中存在的問(wèn)題，為促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化發(fā)展具有重大意義。

2、檔案規(guī)范化管理工作的重要性

首先，作為一個(gè)公共機(jī)構(gòu)，檔案的合理和科學(xué)管理可以反映單位的決策權(quán)，它有助于規(guī)劃單位的工作管理內(nèi)容，并幫助確定單位的適當(dāng)系統(tǒng)管理規(guī)范。

其次，適當(dāng)?shù)臋n案管理也是機(jī)構(gòu)正常運(yùn)作的根本保證，有助于協(xié)調(diào)各部門之間的穩(wěn)定、有序地開展各項(xiàng)工作，加強(qiáng)部門間的聯(lián)系，共同合作完成工作任務(wù)。

最后，事業(yè)單位檔案管理是基礎(chǔ)業(yè)務(wù)的范疇。具有執(zhí)法監(jiān)督職能，社會(huì)管理和社會(huì)服務(wù)內(nèi)部檔案管理的職能。它也是公共機(jī)構(gòu)管理水平和質(zhì)量的重要體現(xiàn)，所以，事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是必不可少的。

3、檔案規(guī)范化管理工作中的普遍問(wèn)題

3.1檔案規(guī)范化管理工作意識(shí)不夠強(qiáng)

目前的普遍情況是，較大比例的事業(yè)單位的發(fā)展重點(diǎn)仍然是創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)利益。對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理的重要性意識(shí)薄弱。管理工作者認(rèn)為檔案管理不會(huì)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，而且與檔案管理工作無(wú)關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)者不愿意花更多經(jīng)費(fèi)用于檔案管理的規(guī)范化工作，實(shí)質(zhì)上限制了單位本身的可持續(xù)發(fā)展。

3.2規(guī)范化檔案管理工作制度不健全

事業(yè)單位的檔案管理的發(fā)展非常復(fù)雜，需要大量的時(shí)間和人力。檔案管理很難直接進(jìn)行，其根本原因是規(guī)范化檔案管理工作制度不健全。

有的單位制定了規(guī)范化檔案管理工作的規(guī)章制度或者條例，但實(shí)際上實(shí)施效果不佳。檔案管理工作人員的行為不受嚴(yán)格的制度監(jiān)管，其發(fā)展限制了事業(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展。

3.3檔案管理工作人員個(gè)人能力與素質(zhì)不夠高

目前，許多從事檔案管理工作的事業(yè)單位工作人員缺乏相關(guān)的知識(shí)培訓(xùn)，只有積累的經(jīng)驗(yàn)和文字工作。關(guān)于規(guī)范化的檔案管理的專業(yè)技能和知識(shí)非常少。這種情況直接影響了業(yè)務(wù)部門的效率。

3.4檔案信息化管理水平低

事業(yè)單位的檔案管理中，出現(xiàn)各部門的電子文件格式和文件數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一的問(wèn)題，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)接口不一致，無(wú)法實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接。識(shí)別和利用等新問(wèn)題無(wú)限暢通，檔案信息技術(shù)建設(shè)出現(xiàn)嚴(yán)重延誤。

隨著辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的發(fā)展，電子政務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件的收集、存儲(chǔ)組織，利用也給檔案管理工作帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)，實(shí)施新的電子政務(wù)，生產(chǎn)大量電子數(shù)據(jù)，如何區(qū)分這些數(shù)據(jù)，如何存檔，標(biāo)準(zhǔn)要求是什么等，均需要繼續(xù)探索實(shí)踐研究。

4、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的對(duì)應(yīng)策略

4.1提高檔案管理規(guī)范化工作重要性的認(rèn)識(shí)

檔案管理是事業(yè)單位工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，檔案管理的質(zhì)量與單位本身的發(fā)展有關(guān)。這種規(guī)范化管理是社會(huì)不可避免的發(fā)展。在這個(gè)快速發(fā)展的社會(huì)中，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到規(guī)范化管理在檔案管理中的重要性。

因此，需要不斷提高檔案管理規(guī)范化工作重要性的認(rèn)識(shí)，應(yīng)該做到第一，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化納入日常工作，并且有力保障檔案管理；第二，事業(yè)單位管理人員要增加投入。在全面了解檔案管理任務(wù)，檔案管理任務(wù)的開發(fā)后，目標(biāo)指導(dǎo)促進(jìn)了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

4.2健全事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的制度

第一，事業(yè)單位必須根據(jù)自身發(fā)展情況建立完整，詳細(xì)的檔案管理制度，合理分離各高級(jí)職員的職責(zé)。嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行檔案管理，違反有必要嚴(yán)格禁止排除。

第二，注重對(duì)此工作的嚴(yán)格監(jiān)督。對(duì)于檔案工作不深入，檔案工作存在嚴(yán)重問(wèn)題的人員，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格督促，有效地整頓或承擔(dān)法律責(zé)任。在檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)中取得顯著成效的部門或人員，應(yīng)當(dāng)給予表?yè)P(yáng)或獎(jiǎng)勵(lì)。

4.3重視檔案規(guī)范化管理工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

重視檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)培養(yǎng)，加強(qiáng)基本業(yè)務(wù)和現(xiàn)代技術(shù)知識(shí)和技能培訓(xùn)，培訓(xùn)制度化，專業(yè)化，培養(yǎng)和保障專業(yè)人才。組織和機(jī)構(gòu)需要穩(wěn)步改進(jìn)檔案的處理，注意改善對(duì)增長(zhǎng)的關(guān)注，并采取措施解決諸如職責(zé)水平等問(wèn)題，這是一個(gè)重要的問(wèn)題，以及埋葬官員的檔案工作者它不會(huì)遭受損失，提高政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)。全面調(diào)動(dòng)工作積極性和創(chuàng)造性，適應(yīng)檔案工作的新常態(tài)，提高工作和服務(wù)水平。

4.4提升檔案規(guī)范化管理中的信息化水平

通過(guò)構(gòu)建信息化、電子化的存檔信息，可以促進(jìn)存檔的規(guī)范化管理過(guò)程。使用最新信息技術(shù)更新文件管理模型。確保文件管理的發(fā)展方便，提高管理系統(tǒng)的數(shù)字化水平。通過(guò)建立電子檔案，保證了檔案保存的準(zhǔn)確性，提高了檔案管理的安全性，同時(shí)也提高了電子檔案的利用率。

5、結(jié)語(yǔ)

在事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中，必須堅(jiān)持始終規(guī)范機(jī)構(gòu)檔案管理作為發(fā)展的核心，探索和創(chuàng)新系統(tǒng)和檔案管理方法，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。

檔案管理是事業(yè)單位的各項(xiàng)工作中不可分割的一部分，因此，事業(yè)單位十分有必要充分發(fā)揮檔案價(jià)值，提高檔案管理水平，同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理需要順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展，不斷提升檔案管理的信息化水平，達(dá)到規(guī)范化檔案管理的目的。

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（作者單位：山東魚臺(tái)經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會(huì)）