淺談信息化時代下的水利工程檔案管理

戴冰　王小彤　高境澤

【摘要】隨著時間的推移，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)時代已經(jīng)來臨。在這樣的時代下，信息技術(shù)成為了一種共享資源，被廣泛用于社會發(fā)展和生活中。目前，在信息時代的引用下，水利工程檔案管理中存在著很多弊端。為了改善這些不足之處，必須要對信息管理的缺陷進(jìn)行深入的分析，從而推動水利工程檔案管理的發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息時代；水利工程；檔案管理

水利工程建設(shè)周期長且施工工序復(fù)雜，涉及多方面的經(jīng)濟(jì)效益。為了保障水利工程檔案的管理質(zhì)量，必須要建立規(guī)整化、科學(xué)化的管理制度，從而提高水利行業(yè)的發(fā)展。為此，必須要改進(jìn)我國水利工程檔案管理中的不足之處，建立系統(tǒng)化的信息檔案管理。

一、信息化時代下的水利工程管理中的不足之處

1.管理設(shè)備落后

雖然水利工程檔案管理，已經(jīng)使用了信息技術(shù)進(jìn)行管理。但是，配置的管理設(shè)備十分落后。而且，很多相關(guān)的工作人員，并沒有意識到信息時代的來臨，沒有充分地發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，所以，并沒有購買先進(jìn)的管理設(shè)備。

2.缺乏完整的信息檔案管理制度

由于相關(guān)的工作人員的意識不足，所以，并沒有建立完善的信息檔案管理制度。在日常的工作過程中，一旦出現(xiàn)問題，就會造成管理工作的混亂，影響檔案管理工作的質(zhì)量。例如，檔案管理制度中，沒有明確的劃分工作的崗位和職責(zé)。

3.檔案管理人員對信息技術(shù)的認(rèn)知淺薄

由于傳統(tǒng)觀念的影響，水利檔案管理工作中依舊存在著很多舊觀念。所以，在使用信息技術(shù)時，所有的工作僅僅停留在表面而已，并沒有真正地發(fā)揮信息技術(shù)的作用。因此，造成信息時代下的檔案管理工作并沒有達(dá)到理想的效果。

二、信息時代下的水利檔案管理措施

1.引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備

信息化技術(shù)的運(yùn)用，需要結(jié)合先進(jìn)的管理設(shè)備，共同進(jìn)行實(shí)施。例如，現(xiàn)在的計算機(jī)技術(shù)以及軟件APP等設(shè)備，都是實(shí)施信息化檔案管理的輔助工具。所以，在進(jìn)行信息化管理時，必須要建立信息平臺，將所有的檔案信息進(jìn)行共享，讓檔案管理的工作人員能夠根據(jù)平臺信息，進(jìn)行檔案的存儲、搜索和管理，真正地實(shí)現(xiàn)信息化的管理。目前我國使用的信息技術(shù)管理設(shè)備，大多數(shù)都是以查閱為主的設(shè)備。隨著水利行業(yè)的發(fā)展，工程檔案管理的數(shù)量越來越多，大大的加重了檔案管理人員的工作量。另外，以前的信息檔案由于堆放的時間過長，很多儲存信息的文檔受到了破壞甚至遺失，所以，為了改善這樣的現(xiàn)象，必須要引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備，減少檔案管理人員的工作量，提高管理人員的工作效率。這樣，既能夠保證檔案的完整性，又能為檔案管理的工作提供便利。

2.建立完善的檔案管理制度

為了發(fā)揮檔案管理的信息作用，需要建立完整的檔案管理制度，并不斷地進(jìn)行優(yōu)化。為此，必須要以曾經(jīng)的檔案制度為基礎(chǔ)，根據(jù)實(shí)際的管理情況，創(chuàng)建具有實(shí)質(zhì)性的檔案管理制度。再通過不斷地完善和改善，解決管理中存在的不足之處。在檔案管理制度建立完畢之后，需要將每一步的工作落實(shí)到位，明確的劃分每一個員工的崗位職責(zé)和工作范圍，并嚴(yán)格按照檔案的管理制度進(jìn)行管理工作。那么，要想建立全面完善的管理制度，必須要做到以下幾點(diǎn)：其一就是作為一名合格的管理人員，必須要清楚自己的崗位職責(zé)和工作范圍，并了解檔案管理操作流程的每一個步驟。其二就是補(bǔ)充管理?xiàng)l例。根據(jù)檔案管理工作中的實(shí)際情況，不斷地補(bǔ)充管理?xiàng)l例。其三就是制定檔案管理的準(zhǔn)則。對于一些損壞的文檔和紙質(zhì)檔案，必須要建立安全的環(huán)境，保護(hù)文檔不被破壞。另外，在確定檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)時，必須要保證管理?xiàng)l例能夠落實(shí)到日常的工作中，真正的發(fā)揮信息化檔案管理的作用。所以，建立規(guī)范性的檔案管理制度是非常有必要的，它既可以幫助管理人員進(jìn)行檔案的分類和整理，也可以保證檔案信息的完整性。

3.提高檔案管理人員的信息化意識

由于很多工作人員受到傳統(tǒng)觀念的影響，導(dǎo)致信息技術(shù)難以發(fā)揮作用。而很多檔案管理的工作都是通過信息化技術(shù)完成的，就像檔案信息的存儲、記錄和備份等都是需要通過電腦操作完成的。所以，必須要定期的開展培訓(xùn)，提高管理人員的信息化意識，并轉(zhuǎn)變他們的觀念，學(xué)習(xí)基本的信息操作。其中，信息技術(shù)的安全和系統(tǒng)性操作是非常重要的，所以，必須要加強(qiáng)管理人員在這一方面的知識，并進(jìn)行實(shí)踐，要求每一個管理人員必須知道基本的檔案管理工作的操作流程。

結(jié)語：

綜上所述，通過信息技術(shù)的運(yùn)用，提高了水利工程的檔案管理工作效率，保障了檔案信息的完整性，避免出現(xiàn)信息丟失和破壞的情況。為此，必須要建立完整的檔案信息管理制度，并定期的進(jìn)行培訓(xùn)活動，提高管理人員的信息意識，從而促進(jìn)水利工程的發(fā)展。

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