如何做好數(shù)字化檔案管理

惠高峰

摘要：隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，信息規(guī)模的巨大膨脹和云時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足檔案管理的需求，本文圍繞管理過程中問題，講述了數(shù)字化在檔案管理中的作用。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)識別碼：A 文章編號：1001-828X（2018）018-0123-01

數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)慢慢的走進(jìn)我們，隨著信息云時(shí)代的來臨，檔案的管理也必然發(fā)生重大的變化，信息的數(shù)字化已經(jīng)成為一個(gè)必然的趨勢。紙質(zhì)檔案已經(jīng)完全不能滿足現(xiàn)代科技發(fā)展的需求，數(shù)字化已經(jīng)成為當(dāng)今世界檔案管理的必然?！皵?shù)字化檔案管理”的關(guān)鍵首先是信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字，也就是信息的數(shù)字化，什么是數(shù)字化，指將用紙張、磁帶、錄像帶為存儲介質(zhì)的以前的資料，通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代的存儲文件即數(shù)字文件，再利用現(xiàn)代數(shù)字存儲管理技術(shù)將圖片和索引字段存儲于大規(guī)模數(shù)據(jù)庫中及各種大容量存儲介質(zhì)上，通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)的查詢技術(shù)迅速檢索，可以發(fā)布到各種數(shù)據(jù)平臺，實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理。

檔案管理數(shù)字化有著傳統(tǒng)管理模式無法比擬的明顯優(yōu)勢，首先是在存儲的信息數(shù)字化方面，管理活動計(jì)算機(jī)化及采用先進(jìn)數(shù)字化的存儲方案，更準(zhǔn)確、安全、更加標(biāo)準(zhǔn)、可視、支持異地查詢和實(shí)時(shí)瀏覽。虛擬化的資源管理方式，可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)大規(guī)模的數(shù)字信息資料庫，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使得不同區(qū)域的檔案館之間實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)的共用?；ヂ?lián)網(wǎng)及計(jì)算機(jī)的普及讓信息資源智能化管理變?yōu)榭赡堋Ｊ褂谜哌\(yùn)用超文本鏈接及多媒體技術(shù)進(jìn)行快速檢索，對一定機(jī)密級別的檔案還可采用數(shù)字加密方法進(jìn)行加密處理。不同地方的使用者可以隨時(shí)隨地通過使用計(jì)算機(jī)輕松方便的快速查找自己需要了解的檔案信息，不僅大大降低了人力物力和財(cái)力方面的損耗，同時(shí)，信息存儲時(shí)間長，準(zhǔn)確性高，可供使用者實(shí)時(shí)查詢。

檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)成為一個(gè)趨勢。如何做好檔案的數(shù)字化管理，便成為檔案管理的核心。首先，對檔案工作者要加強(qiáng)培養(yǎng)與培訓(xùn)。過去的檔案管理重視了藏，輕示了用，現(xiàn)在為了能使檔案活起來，變靜態(tài)為動態(tài)，管理人員在檔案管理中要充分使用信息資源管理的專業(yè)知識和信息技術(shù)等相關(guān)手段對檔案信息數(shù)據(jù)資源進(jìn)行更為科學(xué)和高效地開發(fā)利用。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的加入，這就需要要求工作人員學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)的計(jì)算機(jī)知識和操作方法，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、現(xiàn)代化檔案管理，從而用來提高檔案工作人員操作水平，最后，強(qiáng)化檔案工作者技能水平。對檔案工作者分層次進(jìn)行培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識教育，同時(shí)突出現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用的培訓(xùn)，將檔案工作人員努力打造成一支不僅能掌握和充分利用計(jì)算機(jī)先進(jìn)技術(shù)的團(tuán)隊(duì)，同時(shí)，也具備現(xiàn)代創(chuàng)新意識。

當(dāng)前，我們面臨著的首要問題是信息傳統(tǒng)化與數(shù)字化的關(guān)系。如果想要解決檔案數(shù)字化過程中的大量出現(xiàn)問題，比如數(shù)字化過程中，錄入的正確性和迅速檢索的方法、檔案的保密級別的劃分與檔案不同開放對象的選擇、信息與數(shù)據(jù)資源共享與資源的隸屬關(guān)系等問題。包括傳統(tǒng)檔案與數(shù)字檔案關(guān)系，傳統(tǒng)檔案的大部分的內(nèi)容是以紙為載體的，與載體關(guān)系緊密，憑證作用和法律效力較強(qiáng)。只是傳統(tǒng)的檔案存儲需要占用大量空間，且能存儲的信息量卻相對較少，隨著時(shí)間的流逝，傳統(tǒng)的存儲介質(zhì)也很容易丟失和缺損。數(shù)字檔案的信息存儲就有了很大的不同，信息的內(nèi)容通過現(xiàn)代技術(shù)手段變?yōu)閿?shù)字，存儲在磁盤、光盤等載體上，讀取信息要通過計(jì)算機(jī)等一些專有設(shè)備，雖然存儲量大、節(jié)省了空間，但在信號轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號過程中，由于載體，存儲介質(zhì)、技術(shù)操作等因素的影響，容易造成信息的丟失或缺損，但是卻不容易發(fā)現(xiàn)，因此需要進(jìn)行核對，又由于電子技術(shù)的發(fā)展，對電子檔案真實(shí)性的鑒別有一定的難度，所以還要建立電子檔案加密鑒別技術(shù)。因此，為了確保檔案管理的安全性和準(zhǔn)確性，可實(shí)行同時(shí)存儲兩套相同檔案，此外在保存一份備用的紙質(zhì)檔案以便不時(shí)之需。

檔案管理部門應(yīng)該充分的認(rèn)識到現(xiàn)代科技發(fā)展的速度，積極主動的去改變現(xiàn)狀，這就要求必須加大檔案現(xiàn)代化進(jìn)程的投入：首先就是要充分投入時(shí)間去參與支持，準(zhǔn)備資金購置先進(jìn)的裝備，挖掘和培養(yǎng)能力較強(qiáng)的管理人才，同時(shí)進(jìn)行相關(guān)方面的培訓(xùn)和審核；其次，作為領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該更加重視檔案管理工作和員工訴求，認(rèn)真聽取工作人員進(jìn)行的匯報(bào)事宜，從而才能了解檔案管理工作時(shí)的進(jìn)度，才能更清晰、準(zhǔn)確的制定之后相應(yīng)的工作要求和準(zhǔn)則；最后，領(lǐng)導(dǎo)要重視和加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)間的學(xué)習(xí)，取長補(bǔ)短，共同提高。

目前，隨著我國計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的充分普及，信息數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，同時(shí)也意味著對檔案管理部門提出了更高的要求，如何能夠充分的利用現(xiàn)代的科技手段，從而提高檔案管理水平和效率已迫在眉睫。隨著國際互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)建立及更多的數(shù)字平臺普及，數(shù)字化管理已經(jīng)成為必需，信息爆炸時(shí)代對檔案管理工作方法提出了新要求，迫使檔案管理發(fā)生了質(zhì)的變化，數(shù)字化檔案管理理念和技術(shù)已經(jīng)開始全面的鋪開，檔案管理人員必須要改變傳統(tǒng)的思維方式和工作的方法，努力學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理軟件的學(xué)習(xí)和操作能力，為社會的發(fā)展提供更加高效準(zhǔn)確的檔案服務(wù)。