學校辦公室管理工作特點及創(chuàng)新研究

劉媛媛

【摘要】學校是一個進行系統(tǒng)教育的組織機構，由很多部門組成，辦公室管理工作屬于管理層面，在整個學校的運作之中，起著傳遞信息、協(xié)調上下的重要作用。一個學校能夠正常有秩序地運作，一定離不開辦公室管理工作。近年來，隨著教育管理體制改革的不斷深入以及招生規(guī)模的不斷擴大，學校如何擁有一支高素質、高質量、高水平的管理工作隊伍是當前學校亟待解決的問題。本文將簡要闡述在新形勢下，辦公室管理工作如何進行創(chuàng)新。

【關鍵詞】學校；辦公室；管理工作

在經濟、科技迅猛發(fā)展的現(xiàn)在，知識占據(jù)主體地位的大時代下，信息更新周期的縮短，造成學校辦公室管理的傳統(tǒng)工作模式與飛速發(fā)展的社會大環(huán)境不相適應。辦公室管理工作是一個學校管理體系中重要的組成部分，時代的發(fā)展，給辦公室的工作帶來了很大的機遇同時還有挑戰(zhàn)。因此，辦公室管理工作要跟隨時代發(fā)展，轉變觀念，發(fā)揮辦公室管理工作的主動性，創(chuàng)新管理工作方式。

一、學校辦公室管理工作的特點

辦公室管理工作具有協(xié)調上下、上傳下達、執(zhí)行性、時效性、服務性等特點。

辦公室作為學校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，主要工作是上下協(xié)調，上至學校領導，下至學校老師，當他們有矛盾和問題的時候，辦公室在中間進行調節(jié)。因為學校辦公室屬于管理系統(tǒng)層，管理工作的特性要求所有的成員自覺貫徹、遵守黨的方針政策，以及學校的各項指示和精神。

教學活動是由若干個固定的時間段和環(huán)節(jié)緊密相連的，在教學期間，學校辦公室的管理工作要跟著學校的改變而進行相應的改變，在實際執(zhí)行的過程中，要注重時效性。因為辦公室是行政部門，在工作的過程中，很多時候都需要處在一個傳達消息的位置上。溝通上下，將各方的建議與問題匯總之后上報給上級領導，將上級領導最后的解決方案再發(fā)布下來，形成一個良性循環(huán)的消息鏈。有效解決在教學活動中實際存在的各種問題，提高學校的整體教學水平和質量。

辦公室管理工作是服務于教學活動的，其工作的開展，要注重與教學活動緊密結合，工作時需要傾聽各方的意見，解決學生在學習生活中遇到的問題以及教師在科研活動與教學中遇到的問題。在服務的過程中，要做到熱情周到，傾聽他們的心聲，并努力解決他們所遇到的各種問題。

二、學校辦公室管理工作的現(xiàn)狀

（一）人員整體素質參差不齊。學校對于辦公室管理工作的不重視，造成大多數(shù)從事辦公室管理的行政人員，都是從別的崗位轉過來的或者由別的崗位教師兼職。這種情況就造成辦公室管理的工作人員缺乏專業(yè)的行政管理知識及較高業(yè)務水平，導致整個管理隊伍的整體技能不高。工作人員專業(yè)技能的不足對實際工作的開展有著嚴重的負面影響。因為學校一味地不重視，導致整個團隊的人員流動量大，管理工作無法順利開展。學校上層對于辦公室管理工作的持續(xù)不重視，對整個的行政管理工作，都造成了很大的影響，工作無法順利進行或者進行緩慢，都是現(xiàn)在亟待解決的問題。

（二）缺乏完善的體制與硬件設施。一部分學校的校領導認為學校的發(fā)展只與教育部門有關，由此造成辦公室管理工作的停滯不前。辦公室的工作人員對自己的工作內容也不明確，因此在工作過程中，造成很大的影響。行政工作人員的工作態(tài)度相對來講比較松散，在工作的過程中，基本依照行政命令開展工作，行政人員之間沒有有效的溝通。沒有完善的工作機制，同時在工作的過程中，因為不夠專業(yè)，對現(xiàn)代化的科技運用程度也不是很高，也沒有專業(yè)的人才進行指導，就造成了整個工作的工作效率低下以及辦公室管理工作的難以開展。

三、學校辦公室管理工作的創(chuàng)新

學校辦公室管理工作是協(xié)調上下，解決各種上下關系中出現(xiàn)的問題，在過往的工作之中，工作的重要性得不到體現(xiàn)，工作人員工作的積極性被削弱，在工作中，沿用比較傳統(tǒng)的工作方式，在新時期，辦公室管理工作應該根據(jù)時代的要求作出一定的創(chuàng)新。

（一）改變在職人員的觀念。在工作過程中，人是最重要的，人才是一切的基礎，想要有效地的提高工作效率及工作質量，就必須從人出發(fā)，提高人的整體技能與綜合素養(yǎng)，才能從根本上對辦公室管理工作進行創(chuàng)新。根據(jù)辦公室管理工作的特點，要求在職的工作人員，在工作之中，必須樹立正確的價值觀，堅持以人為本的服務理念。在工作的過程中，關心人、尊重人、理解人，一切以人為基礎進行工作的開展。自身也要有高的價值觀念，在過程中不被外界的影響所干擾到。辦公室管理隊伍中的成員要互相學習，在學習的過程中，要不斷發(fā)展自己的思想理念，與時俱進。對工作內容，要學會取其精華，棄其糟粕，接受先進的思想觀念。同時校方也要提高入職的門檻，并加強對在職人員的培訓，給在職人員提供先進知識以及先進理念的培訓，確保在職人員不會與社會脫節(jié)，緊跟時代的發(fā)展。

（二）建立完善的激勵制度。有鼓勵人才會進步，在以往的工作中，沒有完善的激勵機制，造成很多的工作人員在針對與自己關系不大的事情上保持著“事不關己高高掛起”的心態(tài)，這種狀況是不利于辦公室管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新的，這就要求在辦公室管理的工作中，要創(chuàng)建一個完整的激勵機制，對于好的要進行獎勵，不好的要進行批評，不斷鞭策在職人員的自我危機意識，提升參與工作的積極性。受管理者人力資源管理觀念比較落后的影響，在人力資源管理上，很多的管理方法都流于表面，管理的結果是短期的利益，不重視長遠發(fā)展，這種觀念不利于辦公室管理工作的穩(wěn)步前行。這就要求管理者開闊眼界，了解新的知識，在新的管理知識的影響下，創(chuàng)立完善的工作管理制度，在制度上約束工作人員的行為習慣。從制度上提高工作人員的工作積極性。在制定員工獎勵方案上，要細致劃分，因為本身辦公室管理工作就十分瑣碎，因此在制定懲罰獎勵的制度上，也要細分，提高工作人員的積極性以及自我危機感。

（三）運用現(xiàn)代化工具進行辦公。時代是不斷進步與發(fā)展的，在這個過程之中，辦公的工具也要隨之進行不斷變革。辦公室是一個學校管理系統(tǒng)的核心，承擔著財務、科研、日常行政、教學及人事等一系列組織及管理工作，看似簡單實際卻繁瑣，因此，要求工作人員擁有好的工作方式，理清做事的流程及方法。因此，構建科學、全面的管理體系是十分重要的。近年來，科學技術的不斷發(fā)展，計算機等網絡應用技術已經普及到人們生活的每一個角落，自動化、信息化的時代已經到來，在辦公室管理工作過程中，不斷引進先進的科學技術也是網絡時代辦公的一大趨勢。合理且正確地使用網絡化辦公工工具，是提高辦公室管理水平及工作效率的主要手段之一。因此，校方應引進先進化的辦公設備以及專項專家對在職人員進行系統(tǒng)培訓，使工作人員在工作的過程中，運用先進的技術，提高工作人員的整體辦公效率。

四、總結

在學校辦公室管理工作中，通過改革觀念、改革方法及改革辦公手段等多種方式的創(chuàng)新，打造一支在新時期能不斷地進行自我進步的高素質、高質量、高水平的管理團隊，投身校園管理工作中，在輔助的位置上，不斷提高學校的整體競爭力以及整體的辦公氛圍，給學生提供一個有序的校園生活環(huán)境，給廣大的教職工提供好的教科研環(huán)境，促使學校健康高速地發(fā)展。

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