淺析重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作管理

諸葛敏

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，我國(guó)建筑行業(yè)日益繁榮，在互聯(lián)網(wǎng)和信息化的時(shí)代背景下，加強(qiáng)建筑行業(yè)項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收和管理工作顯得尤為重要。建筑項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，不僅僅是對(duì)建筑項(xiàng)目水平的檢驗(yàn)和考察，更是對(duì)建筑企業(yè)內(nèi)部項(xiàng)目的管理水平、檔案的科學(xué)管理水平的考察，是檢驗(yàn)企業(yè)內(nèi)部建設(shè)檔案管理工作的試金石。項(xiàng)目檔案是整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從設(shè)計(jì)、施工、更改、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全工程的紀(jì)錄，是確保建設(shè)項(xiàng)目有序、有據(jù)開(kāi)展的前提，既是從根本上保證工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，也是今后對(duì)工程維護(hù)、擴(kuò)建、改建的唯一依據(jù)，有著巨大的潛在效益和現(xiàn)實(shí)管理意義。因此，本文對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作管理進(jìn)行詳細(xì)的闡述，首先介紹了重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作目的及驗(yàn)收范圍，其次介紹了檔案驗(yàn)收的基本步驟，最后闡述了從幾點(diǎn)措施入手，提升對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作管理，以期完善我國(guó)建筑行業(yè)的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收管理工作。

關(guān)鍵詞：重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目；檔案驗(yàn)收；驗(yàn)收步驟

1.重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作目的及范圍

1.1項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的目的

建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的目的主要有二，一是驗(yàn)收按照完整、正確、全面、安全的要求進(jìn)行，有利于保障建設(shè)項(xiàng)目的合理有序運(yùn)行，有利于企業(yè)對(duì)建設(shè)施工項(xiàng)目進(jìn)行全面的掌握，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的安全規(guī)范。二是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收有利于實(shí)現(xiàn)檔案資料的完整性和系統(tǒng)性，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的系統(tǒng)管理，合理運(yùn)用項(xiàng)目檔案中記載的信息，有利于建筑項(xiàng)目的穩(wěn)定運(yùn)行，也為今后各工程建筑項(xiàng)目提供可靠的信息依據(jù)。因此，加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，不僅僅之于項(xiàng)目本身，也有利于實(shí)現(xiàn)建筑施工企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1.2項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的范圍

為了實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目的方案驗(yàn)收管理工作，首先要準(zhǔn)確掌握驗(yàn)收項(xiàng)目的范圍，重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔的范圍包括：1、可行性研究、任務(wù)書(shū)；2、設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件；3、設(shè)計(jì)文件；4、項(xiàng)目管理文件；5、施工文件；6、監(jiān)理文件；7、工藝設(shè)備文件；8、科研項(xiàng)目；9、涉外文件；10、生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件；11、財(cái)務(wù)、器材管理文件；12、竣工驗(yàn)收文件。

對(duì)于這十二種驗(yàn)收文件是項(xiàng)目驗(yàn)收工作中不可少的，但是在實(shí)際驗(yàn)收過(guò)程中，較多的文檔不利于驗(yàn)收工作的高效進(jìn)行，就需要在前期工作中對(duì)這些驗(yàn)收文件進(jìn)行系統(tǒng)的歸納和整理，總結(jié)分類(lèi)?？蓪⑸鲜鍪N文件分為三大類(lèi)，分別為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件是在前兩類(lèi)工程項(xiàng)目文件的基礎(chǔ)上，進(jìn)行總結(jié)歸納和日常的記錄，實(shí)現(xiàn)的項(xiàng)目驗(yàn)收工作內(nèi)容的總結(jié)，是今后進(jìn)行項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的關(guān)鍵。

2.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的基本步驟

項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作需要嚴(yán)格按照按照相關(guān)驗(yàn)收文件和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，所進(jìn)行的驗(yàn)收操作要和驗(yàn)收步驟主要有對(duì)建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的檢查核對(duì)今后檔案管理工作的檢查。項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作要嚴(yán)格按照上述兩個(gè)基本步驟進(jìn)行操作，缺一不可。

2.1歸檔文件檢查

對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目歸檔文件的檢查，包括對(duì)前期文件歸檔情況的檢查，包含對(duì)資料完整性的檢查以及對(duì)項(xiàng)目立項(xiàng)請(qǐng)示、批復(fù)及調(diào)整等環(huán)節(jié)的全面檢查，包括安全、環(huán)保、職業(yè)衛(wèi)生、消防、人防、竣工決算等方面的審計(jì)報(bào)告等；還應(yīng)包括對(duì)項(xiàng)目的竣工圖、竣工資料、監(jiān)理文件等進(jìn)行檢查，包括招投標(biāo)文件、設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同等；設(shè)備儀器文件歸檔情況，對(duì)設(shè)備儀器招投標(biāo)文件、合同及技術(shù)備忘錄等文件、開(kāi)箱隨機(jī)文件、安裝調(diào)試文件、試生產(chǎn)/試運(yùn)行文件、設(shè)備儀器竣工驗(yàn)收文件、產(chǎn)品檢測(cè)報(bào)告、用戶(hù)使用證明等進(jìn)行檢查；特種載體歸檔情況，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目過(guò)程形成的照片、錄像及設(shè)備儀器攜帶的操作軟件、專(zhuān)用程序歸檔情況進(jìn)行檢查。

2.2項(xiàng)目檔案管理情況檢查

對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的情況檢查，主要包括對(duì)建設(shè)施工項(xiàng)目前期檔案的分類(lèi)整理，對(duì)檔案的完整性檢驗(yàn)，以及對(duì)單位內(nèi)部檔案管理制度的落實(shí)情況等進(jìn)行的重點(diǎn)考核。前期的文件檢驗(yàn)收和后期的完整性、安全性、系統(tǒng)性管理同樣重要。

3.提升對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作管理的措施

3.1妥善安全保管檔案資料

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的投資資金較大、工程量大、工程項(xiàng)目文件多、項(xiàng)目專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、對(duì)于文件精準(zhǔn)性要求高，因此，對(duì)于日常的檔案安全保管工作更應(yīng)該提高重視，在建設(shè)項(xiàng)目運(yùn)行的各個(gè)環(huán)節(jié)中要重點(diǎn)加強(qiáng)管理，將檔案驗(yàn)收管理工作落實(shí)到重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、承包、施工和監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)中保證文檔的完整性，為項(xiàng)目的運(yùn)行提供參考依據(jù)，也為今后在項(xiàng)目的建設(shè)、生產(chǎn)、管理、維護(hù)、改建、擴(kuò)建中實(shí)現(xiàn)合理有效利用。對(duì)檔案保管的地點(diǎn)要合理安排，杜絕火源、水源，采取防盜措施，確保檔案的完整性，專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，落實(shí)責(zé)任到人制度，確保檔案的正確性和安全性。

3.2做好重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理登記工作

《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記辦法》第三條規(guī)定：項(xiàng)目開(kāi)工6個(gè)月內(nèi)、項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)和項(xiàng)目正式竣工驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)，分別填寫(xiě)“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況表”、“項(xiàng)目檔案預(yù)驗(yàn)收情況表”和“項(xiàng)目檔案正式驗(yàn)收情況表”。為此，各項(xiàng)目建設(shè)單位須每年填寫(xiě)“項(xiàng)目及項(xiàng)目檔案和資料情況表”報(bào)?。ㄊ校n案局，使之及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，做好檔案指導(dǎo)工作。

3.3要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的重大建設(shè)項(xiàng)目檔案文件歸檔整理和驗(yàn)收規(guī)范

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作包括量大步驟，分別為檔案文件的歸檔整理和驗(yàn)收，在驗(yàn)收工作中要嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行驗(yàn)收工作和質(zhì)量評(píng)價(jià)，合理的檔案驗(yàn)收評(píng)價(jià)，是對(duì)工程項(xiàng)目客觀評(píng)價(jià)的一個(gè)重要方面，為此，對(duì)于重大建設(shè)項(xiàng)目的文件歸檔整理和驗(yàn)收管理工作，我們要遵循檔案驗(yàn)收工作的合理客觀規(guī)律，按照政府對(duì)于重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)對(duì)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案文件歸檔整理和驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。

3.4加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理和協(xié)調(diào)管理

加強(qiáng)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理和協(xié)調(diào)管理，首先要在基礎(chǔ)工作上下功夫，確保檔案管理工作的管理機(jī)制有序運(yùn)行，完善檔案管理的基礎(chǔ)工作，依法建檔在基礎(chǔ)工作上多下功夫，為今后的檔案管理工作的科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化奠定基礎(chǔ)。其次要建立起合理規(guī)范的檔案管理機(jī)制，保證檔案文件的安全性和完整性，落實(shí)責(zé)任到人制度。最后檔案驗(yàn)收工作的總負(fù)責(zé)人要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的統(tǒng)一管理和重點(diǎn)監(jiān)督，遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)”的原則，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員責(zé)任，及時(shí)做好建設(shè)項(xiàng)目基礎(chǔ)文檔的歸類(lèi)和對(duì)檔案的管理工作，完善重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作。

3.5注意基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

由于重大建設(shè)項(xiàng)目的投資規(guī)模大、建設(shè)工期長(zhǎng)。若待整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)完畢后才進(jìn)行檔案歸檔，建設(shè)工程中的檔案材料無(wú)法保證其完整性。有些丟失的資料可能因時(shí)間久遠(yuǎn)而無(wú)法追溯，造成檔案成套性缺陷。因此，在工程項(xiàng)目一定的階段或單項(xiàng)工程竣工時(shí)，要著手進(jìn)行檔案歸案工作，項(xiàng)目建設(shè)方要明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，形成有領(lǐng)導(dǎo)分管、有部門(mén)專(zhuān)管、有專(zhuān)兼職檔案人員具體負(fù)責(zé)的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

總結(jié)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，提升檔案管理的科學(xué)化水平已經(jīng)成為了當(dāng)務(wù)之急。為了實(shí)現(xiàn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收管理工作，不僅要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)定的檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，配合使用科學(xué)的驗(yàn)收方法，不斷完善工程項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，并使得這項(xiàng)工朝著標(biāo)準(zhǔn)化、制度化方向發(fā)展。本文的目的是希望完善重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作管理，為今后的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收提供可借鑒的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)我國(guó)建筑企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和我國(guó)檔案驗(yàn)收管理工作的成熟。

參考文獻(xiàn)

[1] 白普本.淺談重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的安全管理[C].檔案安全與檔案服務(wù)——2011 年甘肅省檔案工作者年會(huì)論文集，2011（8）.

[2] 羅綱.淺談重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的特征及整理[J].湖北檔案，1994（5）：22-24.

[3] 任玲利.談重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的竣工檔案[J].檔案天地，1995（4）：22-23.

[4] 黃國(guó)生.淺談重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案的管理[J].檔案學(xué)研究，1997（3）：49-51.

[5] 宋燕，張亞莉，霍艷茹，孫秀英.要保證重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案齊全完整[J].黑龍江檔案，2000（1）：18.