論人才流動給人事檔案管理帶來的新問題與對策

田鑫

【摘要】人事檔案管理是檔案管理中的重要內(nèi)容，是對人力資源進(jìn)行整合與優(yōu)化，從而更好地發(fā)揮工作人員的作用，促進(jìn)單位或者企業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展。人才流動對人事檔案管理帶來一些影響，保證人事檔案管理的真實(shí)性和可靠性是提高檔案管理水平的關(guān)鍵。本文對人才流動為人事檔案管理帶來的影響和解決策略進(jìn)行分析與探討。

【關(guān)鍵詞】人才流動；人事檔案管理；問題；對策

市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中倡導(dǎo)資源的合理配置，合理的人才流動是市場經(jīng)濟(jì)背景下人力資源優(yōu)化組合的過程，可以推動社會發(fā)展，體現(xiàn)出人才的價值。但需要注意的是，人才的頻繁流動也會導(dǎo)致人事管理問題，對于人事檔案管理來講帶來了較多挑戰(zhàn)，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作，也影響人才的選拔和任用。對此，必須要積極加強(qiáng)對人才流動的合理控制，確保人才流動保持在合理范圍，減少人才流動帶來的人才流失問題。

一、人才流動給人事檔案管理帶來的新問題

（一）人才不規(guī)范流動導(dǎo)致“重建檔案”增多。在企事業(yè)單位發(fā)展過程中，人事檔案管理是一個十分重要的內(nèi)容，開展人事檔案管理是對人力資源進(jìn)行充分合理配置，最大限度發(fā)揮出人力資源水平的重要途徑。在單位人事檔案管理過程中采用“檔隨人走”制度，每個人的工作與檔案是對應(yīng)起來的。當(dāng)前各個企事業(yè)單位加強(qiáng)對人才的吸引，以優(yōu)厚的條件吸引人才，在人才流動過程中存在一些不規(guī)范的行為，從而導(dǎo)致重建檔案較多，影響檔案管理水平。

（二）檔案管理中的不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重。在全球經(jīng)濟(jì)一體化大背景下，企事業(yè)單位蓬勃發(fā)展，用人機(jī)制越來越靈活，而且人們的擇業(yè)觀念也發(fā)生了改變，為人們提供了越來越多的就業(yè)選擇。企事業(yè)單位在改革過程中人才招聘要求也發(fā)生改變，在招聘人員的時候更注重應(yīng)聘者的綜合能力，查看應(yīng)聘者提供的相關(guān)資料即可，而且并沒有硬性要求 “人到檔到”，從而使得一些人員在尋找工作的時候不注重自己的檔案，越來越多的人開始出現(xiàn)工作與檔案分離的問題。

（三）人事代理檔案管理混亂。人事代理檔案管理混亂是人事檔案管理中的重要問題，會導(dǎo)致人事檔案資料缺失，對用人單位的人才配置產(chǎn)生影響。通常來講，用人單位想要招聘新成員的時候，會委托人事代理人員，對應(yīng)聘人員在工作期間的表現(xiàn)、取得的學(xué)歷、入黨材料、升職材料等進(jìn)行記錄，這些就是重要的人事檔案信息。但是在人事檔案管理過程中溝通協(xié)調(diào)機(jī)制不順暢，導(dǎo)致檔案收集不完整，原始材料不全，甚至有遺失，對人事檔案管理帶來較大影響。

二、人才流動背景下人事檔案管理策略

（一）加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化建立。人事檔案體現(xiàn)出每一個人的工作履歷，按照檔案管理規(guī)定，人事檔案與人之間是相互對應(yīng)的，每一份檔案對應(yīng)一個人，如果檔案出現(xiàn)了遺失或者損毀，則可以重建檔案，否則不能重建檔案，以免造成資源浪費(fèi)。因此在人事檔案管理過程中要按照規(guī)定進(jìn)行管理，對于人才流動現(xiàn)象而言，加強(qiáng)檔案管理也必須要遵循相應(yīng)規(guī)定，對于人才流動引起的檔案重建工作進(jìn)行規(guī)范，避免混亂的人才流動帶來的檔案質(zhì)量問題。作為檔案管理者，應(yīng)該要具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，對檔案管理條例、人事檔案管理要求等進(jìn)行了解，確保人事檔案材料的收集、鑒別、整理以及歸檔過程變得更加規(guī)范，執(zhí)行國家的相關(guān)規(guī)定以及檔案管理行業(yè)的要求，不可私自調(diào)動檔案。

（二）正確處理留人與放人的問題。人才流動是市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的一個常見現(xiàn)象，而且人才流動越來越頻繁，員工有自主選擇單位、選擇工作的權(quán)利，多數(shù)流動人員都想要選擇一個更適合自身發(fā)展的空間，想要在更好的平臺上實(shí)現(xiàn)自身的價值。所以人才流動過程原單位應(yīng)該要堅持以人為本的原則，正確處理人才流動問題。如果員工與原單位之間并沒有任何矛盾糾紛，則應(yīng)該放人，讓員工自行選擇單位。但如果由于員工的工作原因出現(xiàn)一些問題沒有得到解決，比如賬目沒有了結(jié)清楚，員工工作中涉及了商業(yè)機(jī)密泄露問題等，則不能放人，要配合相關(guān)部門處理之后才可以放人。在放人與留人的過程中要對人員的檔案進(jìn)行準(zhǔn)確填寫，確保新單位對員工的工作履歷有更多了解。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理的社會化管理。檔案管理一般是由企業(yè)或者單位部門自己管理的，缺少了一個權(quán)威的公共組織開展人事檔案管理，因此在管理過程中出現(xiàn)了一些不規(guī)范的現(xiàn)象。對此，在人事檔案管理過程中可以建立一個權(quán)威的、專業(yè)的、從事檔案管理的部門，將人事檔案管理社會化，從而更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的需求。將人事檔案與單位進(jìn)行分離，當(dāng)出現(xiàn)人才流動的時候，也可以減少檔案管理的問題。

（四）建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。不同單位、不同級別之間的人事調(diào)動，由于檔案信息不能共享，則會對人事調(diào)動過程產(chǎn)生影響。因此在人事檔案管理過程中可以借助信息化技術(shù)和手段，建立專業(yè)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)國家對人才市場的宏觀調(diào)控。數(shù)據(jù)庫的建立必須要得到政府的支持，并且要對系統(tǒng)的安全性進(jìn)行保護(hù)，對進(jìn)入系統(tǒng)的人進(jìn)行授權(quán)，滿足一定權(quán)限的人才可以自進(jìn)入系統(tǒng)，減少黑客入侵導(dǎo)致的信息泄露問題。

三、結(jié)語

綜上所述，人才流動是在市場導(dǎo)向作用下的人力資源優(yōu)化整合的過程，人才的頻繁流動給人事檔案管理帶來不便，但是人才流動可以推動社會發(fā)展。在人才流動過程中要加強(qiáng)對人事檔案的管理，例如，完善人事管理制度，提高人事管理水平。

【參考文獻(xiàn)】

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