淺談醫(yī)院后勤設(shè)備檔案的建設(shè)和管理

王學(xué)廉

【摘要】新形勢(shì)下醫(yī)院后勤設(shè)備檔案管理工作的重點(diǎn)在于規(guī)范管理制度、落實(shí)設(shè)備檔案建設(shè)、強(qiáng)化設(shè)備檔案管理意識(shí)。所采用的主要手段包括合理配置檔案管理人員以及相關(guān)部門、統(tǒng)一檔案管理歸口、建立動(dòng)態(tài)化的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫平臺(tái)，其根本目的在于將設(shè)備檔案的作用最大程度上發(fā)揮出來，促進(jìn)醫(yī)院的全面發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】信息化；動(dòng)態(tài)管理；設(shè)備檔案管理

隨著我國(guó)現(xiàn)代化、城鎮(zhèn)化建設(shè)的不斷發(fā)展，人們的生活水平日益提高，對(duì)于醫(yī)療服務(wù)的需求正處于快速增長(zhǎng)的重要階段。許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)也開始進(jìn)一步深化改革，大力推動(dòng)現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)，在不斷提高醫(yī)療科研水平的同時(shí)，既改善了醫(yī)護(hù)人員的工作環(huán)境，也提升了患者的醫(yī)療服務(wù)體驗(yàn)。除了住院大樓、門診大樓等硬件的升級(jí)之外，醫(yī)院也加大了各種新型設(shè)備與醫(yī)療技術(shù)的投入力度，電梯、制氧供氣、鍋爐熱力以及配電樓等硬件設(shè)施一應(yīng)俱全，種類繁多并且數(shù)量龐大。為了能夠有效維護(hù)相關(guān)硬件設(shè)施的正常運(yùn)行，后期部門需要綜合運(yùn)用各種技術(shù)與管理手段，主動(dòng)發(fā)揮信息化檔案管理技術(shù)的重大優(yōu)勢(shì)，不斷提高管理水平與建設(shè)質(zhì)量。

一、設(shè)備檔案概述

設(shè)備檔案指的是設(shè)備在維修、使用、安裝以及購置等過程中所產(chǎn)生的歷史信息資料，這些資料具有十分重要的保存價(jià)值與參考價(jià)值，是設(shè)備能夠得到正確使用與正常維護(hù)的重要基礎(chǔ)。對(duì)于整個(gè)使用周期中一直投入使用的設(shè)備來說，設(shè)備檔案匯集了所有的信息記錄，管理人員在信息記錄的指標(biāo)下對(duì)設(shè)備進(jìn)行查證、調(diào)研與管理。另外，設(shè)備檔案還精確記錄了設(shè)備的檢修記錄、安裝位置以及型號(hào)規(guī)格等重要信息，這對(duì)于判斷設(shè)備是否需要更新、是否需要報(bào)廢以相關(guān)的維護(hù)工作均有重要的參考價(jià)值。

二、設(shè)備建檔的重要性

科學(xué)合理地建立設(shè)備檔案將會(huì)對(duì)于醫(yī)學(xué)服務(wù)質(zhì)量的提升起到不可替代的促進(jìn)使用，它是醫(yī)院正常后勤保障的重要指標(biāo)材料，其核心作用在于對(duì)所有投入使用的醫(yī)院設(shè)備信息進(jìn)行詳細(xì)的記錄。醫(yī)療機(jī)構(gòu)是救死扶傷的重要機(jī)構(gòu)，本身就有一定的特殊性，使醫(yī)護(hù)人員在施救的過程中離不開后勤部門的支持，尤其依賴?yán)渑姎獾葎?dòng)力設(shè)備。醫(yī)院后勤設(shè)備內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜、一次性投資大，管理環(huán)節(jié)多并且使用周期長(zhǎng)，在檔案管理工作過程中將會(huì)形成多種形式的檔案，雖然有著極高的利用與保存價(jià)值，但數(shù)量規(guī)模卻極為龐大。這些檔案既服務(wù)于后勤設(shè)備的管理與維修，同時(shí)也服務(wù)于醫(yī)院的醫(yī)療事業(yè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，為技術(shù)調(diào)研、糾紛查證以及歷史追溯提供重要材料。由此可知，醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要在日常經(jīng)營(yíng)中不斷強(qiáng)化自身的后勤檔案建設(shè)工作。

三、設(shè)備建檔的主要目的

以水電氣冷暖為主的動(dòng)力供應(yīng)為例，由于醫(yī)院在建設(shè)初期所使用的后勤設(shè)備型號(hào)各異，并且來自不同的廠商，管理者需要通過各種手段將這些設(shè)備用好，降低設(shè)備故障概率，提高有效使用率水平，增加各項(xiàng)設(shè)備的使用壽命。建設(shè)設(shè)備檔案的核心意義在于為設(shè)備管理、設(shè)備維修以及設(shè)備采購提供基礎(chǔ)資料，比如根據(jù)設(shè)備檔案資料中的維修記錄，采取更多的預(yù)防性維護(hù)手段來延長(zhǎng)貴重設(shè)備的使用年限。在各項(xiàng)準(zhǔn)備工作落實(shí)充分的情況下，能夠有效降低停機(jī)檢修的概率，避免對(duì)醫(yī)療工作的正常運(yùn)行造成嚴(yán)重的影響，要將事故隱患控制在最低限度，同時(shí)也要最大程度上節(jié)約維修費(fèi)用，這也足以說明設(shè)備建檔的必要性。

四、當(dāng)前醫(yī)院后勤設(shè)備管理所體現(xiàn)出來的不足之處

現(xiàn)階段我國(guó)許多醫(yī)療機(jī)構(gòu)已經(jīng)深入開展設(shè)備建檔以及相關(guān)的管理工作，從設(shè)備的安裝、高度、維護(hù)，甚至是報(bào)廢、拍賣都要相關(guān)的操作流程與規(guī)章制度，無論是監(jiān)督還是管理均落實(shí)的十分到位。然而在設(shè)備建檔方面卻存在著許多不足之處。設(shè)備建檔水平代表著一所醫(yī)療機(jī)構(gòu)的軟實(shí)力，由于設(shè)備建設(shè)是一項(xiàng)典型的“后臺(tái)”工作，許多醫(yī)院在對(duì)先進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行觀摩與學(xué)習(xí)時(shí)往往忽略了這一方面，對(duì)于設(shè)備建檔工作的研究也不夠深入，對(duì)于設(shè)備建檔的重視力度遠(yuǎn)低于設(shè)備本身的采購與維護(hù)。即使全面開展設(shè)備建檔工作，仍然會(huì)受限于當(dāng)前的技術(shù)水平與管理能力，所采用的工作模式普遍存在規(guī)范化、現(xiàn)代化不足的問題。若設(shè)備建檔的問題僅僅體現(xiàn)在檔案的管理與數(shù)據(jù)采集上，那么通過借閱、查找也能夠加以應(yīng)對(duì)，然而在面臨設(shè)備故障并且需要在較短時(shí)間內(nèi)投入正常運(yùn)行的情況下，則檔案資料的應(yīng)用效率會(huì)顯得格外低下，嚴(yán)重影響醫(yī)療工作的正常開展。

（一）資料收集不完整，設(shè)備檔案意識(shí)有待加強(qiáng)。由于部分醫(yī)院沒有分配專業(yè)的檔案管理人員和管理部門，部分檔案被臨時(shí)寄存在設(shè)備供應(yīng)商手中，醫(yī)院在完成整體項(xiàng)目后也沒有對(duì)檔案資料進(jìn)行及時(shí)的存檔與整理，造成建設(shè)后所采用到的各項(xiàng)資料不夠完整。另外，后勤人員工作團(tuán)隊(duì)的流動(dòng)性普遍較大，人員穩(wěn)定性不足，負(fù)責(zé)檔案資料管理的人員變動(dòng)相對(duì)較大，給部門內(nèi)部的人事銜接造成了比較大的困難，檔案管理工作所依循的相關(guān)制度并沒有對(duì)每一名工作人員的責(zé)任與職權(quán)進(jìn)行明顯的表述，檔案管理人員得以置身事外，既不清楚檔案資料的流向，甚至?xí)G失檔案資料。

（二）缺乏工作流程與管理制度。醫(yī)院沒有根據(jù)后勤部門的工作需求建立一套完整的檔案制度，相關(guān)的檔案管理工作流程缺乏規(guī)范性與系統(tǒng)性，沒有形成一套行之有效的資料交接標(biāo)準(zhǔn)，歸口管理缺乏統(tǒng)一性。院區(qū)建設(shè)完成后，后期部門所接收的資料完全來自于基建部門，部分資料中所記錄的數(shù)據(jù)基于與設(shè)備的實(shí)際情況之間存在著較大的差異，部分情況下也存在設(shè)備資料空白的問題，在對(duì)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行使用與維護(hù)的過程中可能根本無法得到現(xiàn)有資料的任何支持，造成這些問題的根本性原因在于設(shè)備資料不夠完整、不夠真實(shí)。對(duì)于一些十分特殊、十分重要的醫(yī)療設(shè)備，后勤部門也沒有給予充分的重視，在權(quán)責(zé)不明確的情況下，一旦在交接工作方面存在任何的疏失都很難追究責(zé)任。建檔工作缺乏統(tǒng)一的歸檔程序與編制要求，即缺乏系統(tǒng)性與規(guī)范性。這將造成檔案資料無法完全對(duì)應(yīng)實(shí)際記錄的信息，嚴(yán)重影響檔案資料的實(shí)用性。檔案管理人員本身的專業(yè)能力不足，在檔案資料的借閱和接收方面缺少具體規(guī)定，一旦出現(xiàn)資料長(zhǎng)期擱置、存放位置轉(zhuǎn)移以及當(dāng)事人員變化等情況，將會(huì)給檔案資料的二次整理造成十分嚴(yán)重的阻礙。

（三）信息化水平有待加強(qiáng)。信息化是當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院機(jī)構(gòu)提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)能力、謀求可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。然而，當(dāng)前我國(guó)許多醫(yī)院的設(shè)備檔案管理仍然采用十分傳統(tǒng)的手動(dòng)操作模式，相關(guān)的管理與歸檔并沒有脫離以紙張為主的信息載體，網(wǎng)絡(luò)化、信息化水平還有很大的上升空間。新形勢(shì)下的醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作，需要加大力度引入先進(jìn)的軟件工程技術(shù)來建設(shè)數(shù)據(jù)使用平臺(tái)與數(shù)據(jù)庫。

五、針對(duì)醫(yī)院設(shè)備檔案管理工作所提出的有效建議

（一）及時(shí)采集資料，明確歸檔時(shí)間。醫(yī)院所添加的新設(shè)備主要有兩個(gè)來源，其中一個(gè)是基建安裝設(shè)備，基建項(xiàng)目檔案應(yīng)與設(shè)備資料一同歸檔，歸檔完成后再將其上傳至醫(yī)院內(nèi)部的管理部門并建立設(shè)備檔案。另一種是由設(shè)備管理部門直接負(fù)責(zé)采購的設(shè)備，這種設(shè)備的歸檔在完成購置后立即進(jìn)行。對(duì)于基建安裝設(shè)備來說，向設(shè)備管理部門所上傳的資料應(yīng)對(duì)電梯以及壓力容器等重點(diǎn)設(shè)備的各項(xiàng)參數(shù)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，所提供的資料一定要包括在技監(jiān)局所輸?shù)陌惭b告知書等手續(xù)材料，進(jìn)而為設(shè)備的年檢提供有效的支持。對(duì)于部分單獨(dú)采購的設(shè)備，則需要在安裝完成后全面收集安裝單位或設(shè)備廠家的相關(guān)資料，登記建檔并進(jìn)行整理編排。

（二）建設(shè)動(dòng)態(tài)設(shè)備檔案。傳統(tǒng)紙制檔案工作模式下，檔案管理部門只能夠建立靜態(tài)的設(shè)備檔案，整個(gè)過程不外乎歸檔儲(chǔ)存、整理編制以及資料收集三個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理工作長(zhǎng)期獨(dú)立于其他部門的工作，檔案管理部門與各部門之間缺乏關(guān)聯(lián)性。這完全違背了開展檔案管理工作的初衷，沒有為醫(yī)院內(nèi)部各部門的工作創(chuàng)造更多的使得條件。從根本上說，檔案管理最終服務(wù)于設(shè)備管理，而投入運(yùn)行的設(shè)備其狀態(tài)是不斷變化的，設(shè)備檔案也要隨著設(shè)備狀態(tài)的變化而不斷變化，進(jìn)而起到設(shè)備監(jiān)測(cè)器的作用。醫(yī)院應(yīng)結(jié)合當(dāng)前的設(shè)備檔案對(duì)設(shè)備的運(yùn)行狀況進(jìn)行定期或不定期的檢查，降低設(shè)備的運(yùn)行成本與故障率，最終實(shí)現(xiàn)設(shè)備效率的最大化。

（三）采用網(wǎng)絡(luò)化、電子化的檔案建設(shè)方法。當(dāng)前我國(guó)已經(jīng)全面進(jìn)入到信息化時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到的全面普及。然而醫(yī)院機(jī)構(gòu)所使用的電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與消費(fèi)及市場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò)與硬件設(shè)備有著很大的區(qū)別，對(duì)于計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)穩(wěn)定性與系統(tǒng)容量有著十分嚴(yán)格的要求，需要醫(yī)院與第三方技術(shù)企業(yè)開展合作，為醫(yī)院建立一個(gè)專用應(yīng)用于設(shè)備檔案建設(shè)的軟件平臺(tái)。在設(shè)備檔案建設(shè)的實(shí)際操作方面，檔案管理人員需要全面掌握計(jì)算機(jī)與相關(guān)軟件的使用方法，結(jié)合醫(yī)院相關(guān)規(guī)定建立起一套切實(shí)可行的操作流程，不僅要利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與技術(shù)，甚至還要采用激光掃描等技術(shù)替?zhèn)鹘y(tǒng)的手動(dòng)錄入，這樣既能夠降低管理人員的工作強(qiáng)度，也能夠進(jìn)一步提高數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確性。

六、結(jié)束語

動(dòng)力的穩(wěn)定供應(yīng)與設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)是醫(yī)考研各項(xiàng)工作得以有效落實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)也是提升患者治療體驗(yàn)、優(yōu)化醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的重要保證。因此，管理部門需要為醫(yī)院后勤設(shè)備建立起一套完整的檔案，科學(xué)有效地對(duì)設(shè)備檔案進(jìn)行管理。醫(yī)療機(jī)構(gòu)需要進(jìn)一步加強(qiáng)針對(duì)設(shè)備檔案建設(shè)的研究力度，提高競(jìng)爭(zhēng)力水平，為患者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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