醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

次旦平措

【摘要】在醫(yī)院實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，綜合檔案管理工作較為重要，應(yīng)樹(shù)立正確觀念，使用科學(xué)合理的方式進(jìn)行綜合檔案控制與協(xié)調(diào)，編制完善的計(jì)劃方案，總結(jié)豐富經(jīng)驗(yàn)，全面提升醫(yī)院綜合檔案管理工作效果，滿足當(dāng)前的實(shí)際工作需求，為其后續(xù)發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院綜合檔案；管理現(xiàn)狀；解決措施

醫(yī)院綜合檔案對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展而言具有重要作用，可促進(jìn)檔案資源的科學(xué)開(kāi)發(fā)利用，然而，當(dāng)前很多醫(yī)院在綜合檔案管理過(guò)程中，未能合理使用先進(jìn)的工作方式與方法，沒(méi)有創(chuàng)建綜合性與先進(jìn)性的管理體系，嚴(yán)重影響整體工作效果。因此，醫(yī)院在綜合檔案管理工作中，應(yīng)提升信息的開(kāi)發(fā)利用效率，通過(guò)合理的方式執(zhí)行管理任務(wù)，明確重點(diǎn)與難點(diǎn)內(nèi)容，保證綜合檔案的合理使用。

一、醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀分析

自從上世紀(jì)80年代后期以來(lái)，很多醫(yī)院為了更好地開(kāi)展經(jīng)費(fèi)管理工作，形成組織規(guī)劃體系，開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集與整理，提升自動(dòng)化編目與檢索工作效果，保證完善數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展功能，促進(jìn)綜合檔案信息資源的合理應(yīng)用與開(kāi)發(fā)，加強(qiáng)服務(wù)地位與作用。部分醫(yī)院在綜合檔案管理期間，沒(méi)有創(chuàng)建合理的工作體系，缺乏綜合性與先進(jìn)性的管理方法，對(duì)整體工作會(huì)造成嚴(yán)重影響。雖然很多醫(yī)院在綜合檔案管理期間，都配置了計(jì)算機(jī)設(shè)備、激光打印機(jī)設(shè)備、掃描儀設(shè)備、復(fù)印機(jī)設(shè)備，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的手工操作方式，但是，在一定程度上還是存在很多問(wèn)題，不能滿足綜合檔案的平衡發(fā)展需求，難以進(jìn)行科學(xué)化與合理化的協(xié)調(diào)控制，嚴(yán)重影響整體工作效果。具體表現(xiàn)為：

（一）工作人員缺乏正確觀念。醫(yī)院綜合檔案管理期間，還沒(méi)有樹(shù)立正確觀念，存在重管理輕使用的現(xiàn)象，在長(zhǎng)期封閉式與單一思維的影響之下，不能針對(duì)綜合檔案信息進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)與利用，難以提升綜合檔案管理效果。一些工作人員不熟悉綜合檔案的管理業(yè)務(wù)內(nèi)容，沒(méi)有掌握專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能，難以在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之下科學(xué)進(jìn)行檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。部分工作人員在參與綜合檔案管理工作期間，未能意識(shí)到工作的重要性，在缺乏科學(xué)工作方式與方法的情況下，未能積極性學(xué)習(xí)新知識(shí)與技能，無(wú)法更好地完成當(dāng)前的綜合檔案管理任務(wù)，對(duì)其會(huì)造成嚴(yán)重的抑制性影響。如果不能使用科學(xué)合理的工作方式完成任務(wù)，未能優(yōu)化整體模式與機(jī)制，對(duì)其長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步也會(huì)造成嚴(yán)重的影響。

（二）缺乏協(xié)調(diào)機(jī)制。醫(yī)院綜合檔案管理工作中未能創(chuàng)建現(xiàn)代化的協(xié)調(diào)管理機(jī)制，在相互分割與各自為政的情況下，不能保證各個(gè)部門(mén)的工作效果。一些綜合檔案管理人員在管控活動(dòng)中，未能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)目的，沒(méi)有創(chuàng)建現(xiàn)代化的檔案共享管理體系。一些醫(yī)院在綜合檔案管理的時(shí)候，沒(méi)有創(chuàng)建合理的學(xué)習(xí)與分析機(jī)制，在缺乏正確觀念的情況下，不能科學(xué)合理地完成當(dāng)前任務(wù)，無(wú)法創(chuàng)建現(xiàn)代化的工作體系。

（三）標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。醫(yī)院綜合檔案管理工作中，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，受到經(jīng)濟(jì)狀況與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的影響，無(wú)法針對(duì)機(jī)械設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一處理，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)參差不齊的現(xiàn)象。且在檔案管理期間，軟件技術(shù)的應(yīng)用參差不齊，不能保證數(shù)據(jù)的完整性，難以完善整體工作功能，無(wú)法在合理管理與維護(hù)的情況下提升工作效果。

（四）缺乏網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用。醫(yī)院綜合檔案管理的過(guò)程中，未能合理使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)方式，在缺乏信息技術(shù)應(yīng)用方式與方法的情況下，難以創(chuàng)建完善的工作體系，難以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用。一些醫(yī)院在綜合檔案管理的時(shí)候，雖然已經(jīng)開(kāi)始使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，但是，在技術(shù)應(yīng)用方面未能樹(shù)立正確觀念，缺乏正確的協(xié)調(diào)方式與規(guī)范方法，難以創(chuàng)建現(xiàn)代化與合理化的工作模式與體系，在缺乏準(zhǔn)確方法的情況下，不能保證各方面工作符合時(shí)代發(fā)展需求。

二、醫(yī)院綜合檔案管理對(duì)策

醫(yī)院在對(duì)綜合檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，應(yīng)樹(shù)立正確觀念，總結(jié)豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，創(chuàng)建科學(xué)化與合理化的工作體系，提升綜合檔案的管理質(zhì)量與水平，達(dá)到預(yù)期的管理目的。

（一）樹(shù)立正確觀念。醫(yī)院在綜合檔案管理過(guò)程中需樹(shù)立正確觀念，實(shí)現(xiàn)資源共享目的，建立專門(mén)的檔案室，安排專業(yè)素質(zhì)較高的工作人員負(fù)責(zé)檔案管理任務(wù)。首先，應(yīng)建設(shè)高素質(zhì)人才隊(duì)伍，聘用專業(yè)素質(zhì)較高的工作人才，階段性針對(duì)工作人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)與先進(jìn)技能的培訓(xùn)，提升其綜合素養(yǎng)。其次，在實(shí)際工作中，應(yīng)創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化與開(kāi)放性的服務(wù)體系，轉(zhuǎn)變單一服務(wù)方式，預(yù)防重復(fù)處理的現(xiàn)象，編制現(xiàn)代化的工作體系。且在醫(yī)院綜合檔案管理工作中，需創(chuàng)建一體化的管控模式，開(kāi)展信息化與先進(jìn)性的管理工作，創(chuàng)建服務(wù)中心進(jìn)行處理。最后，應(yīng)樹(shù)立正確觀念，使用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院綜合檔案的合理處理，遵循現(xiàn)代化工作原則，提升整體工作效果。

（二）促進(jìn)各方面工作的協(xié)調(diào)。醫(yī)院綜合檔案管理工作中，應(yīng)促進(jìn)各方面工作的相互協(xié)調(diào)，從行政方面與技術(shù)方面考慮問(wèn)題，在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)之下，樹(shù)立正確觀念，增強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的交流與合作力度，在保證綜合檔案管理工作效果的情況下，優(yōu)化整體工作模式與體系。且在相互協(xié)調(diào)的過(guò)程中，還需進(jìn)行綜合檔案信息資源的共享，促進(jìn)管理方式改革創(chuàng)新，提升綜合檔案的管理質(zhì)量與水平。對(duì)于綜合檔案管理而言，應(yīng)保證各個(gè)部門(mén)在相互溝通的過(guò)程中，能夠搜集一手檔案資源，保證數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性與可靠性，在相互溝通的情況下，使用合理的方法進(jìn)行部門(mén)之間的溝通，滿足當(dāng)前的綜合檔案管理需求，以免影響其長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院綜合檔案管理期間，需統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行詳細(xì)的協(xié)調(diào)與控制，明確信息化建設(shè)重要內(nèi)容，保證綜合檔案的合理控制。醫(yī)院管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行全面的調(diào)查研究，推廣先進(jìn)的電子文件方式進(jìn)行改革，明確綜合檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范內(nèi)容，創(chuàng)建安全性的檔案管理環(huán)境，提升各方面工作質(zhì)量。且在綜合檔案部門(mén)日常工作中，還需結(jié)合具體的目標(biāo)與方式完成當(dāng)前的管理任務(wù)，在相互協(xié)調(diào)與控制的情況下，創(chuàng)建先進(jìn)的工作模式。對(duì)于管理標(biāo)準(zhǔn)而言，還需與綜合檔案管理內(nèi)容進(jìn)行協(xié)調(diào)與控制，規(guī)范檔案管理人員行為，提升各方面工作質(zhì)量與水平。

（四）加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度。在建設(shè)醫(yī)院綜合檔案基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中，應(yīng)制定完善的工作體系，協(xié)調(diào)綜合檔案管理工作之間的關(guān)系，在增加經(jīng)費(fèi)投入的情況下，建設(shè)自動(dòng)化與內(nèi)部局域網(wǎng)的基礎(chǔ)設(shè)施，提升工作效率與質(zhì)量。且在綜合檔案管理的時(shí)候，還需結(jié)合基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)特點(diǎn)與標(biāo)準(zhǔn)，完善整體工作內(nèi)容與模式，進(jìn)行現(xiàn)代化的管理，保證綜合檔案的科學(xué)控制，優(yōu)化工作機(jī)制與體系。同時(shí)，在使用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的過(guò)程中，還需總結(jié)豐富經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)先進(jìn)技術(shù)方式及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，采取合理的措施解決問(wèn)題，促進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施的合理使用與開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)，在相互協(xié)調(diào)的情況下，優(yōu)化工作方案與內(nèi)容，更好地進(jìn)行工作。

（五）使用動(dòng)態(tài)化監(jiān)督方式開(kāi)展工作。在醫(yī)院綜合檔案管理期間，需使用動(dòng)態(tài)化的監(jiān)督方式完成工作任務(wù)，在合理管理的情況下，創(chuàng)建先進(jìn)性的工作模式，滿足當(dāng)前的綜合檔案管理要求。一方面，需安排專業(yè)素質(zhì)較高工作人員對(duì)綜合檔案進(jìn)行分析，在詳細(xì)分析的情況下，進(jìn)行嚴(yán)格的管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問(wèn)題，采取合理的措施解決問(wèn)題，在嚴(yán)格制約與控制的情況下，保證綜合檔案管理工作符合要求。另一方面，在監(jiān)督管理工作中，應(yīng)創(chuàng)新監(jiān)督方式與方法，在動(dòng)態(tài)化監(jiān)督的情況下，明確工作目標(biāo)與要求，創(chuàng)新管理工作模式。同時(shí)，監(jiān)督管理部門(mén)還需使用遠(yuǎn)程控制技術(shù)完成任務(wù)，以免影響綜合檔案管理監(jiān)督工作的可靠性與有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院綜合檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)制定完善的工作方案，創(chuàng)建網(wǎng)絡(luò)化與信息化的系統(tǒng)，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，合理完成工作任務(wù)，在提升綜合檔案管理工作效果的情況下，保證提升標(biāo)準(zhǔn)化水平，滿足當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展需求。同時(shí)，在綜合檔案管理工作中，還需結(jié)合以往的管理內(nèi)容與要求，進(jìn)行全方位分析，創(chuàng)新綜合檔案管理形式，確保可以提升各方面工作效果。

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