淺析醫(yī)院基建檔案管理中的問題及對策

劉麗

【摘要】基建檔案是醫(yī)院檔案中的重要組成部分，因其收集難度較大、收集時限較長、內(nèi)容復(fù)雜而成為困擾檔案管理人員的難題之一。隨著醫(yī)院的新建、擴(kuò)建、改建項(xiàng)目增加，基建檔案數(shù)量有增無減，其在醫(yī)院管理中的重要作用日益突現(xiàn)。為此，醫(yī)院綜合檔案室必須采取措施，以保證基建檔案歸檔的及時性、資料的完整性和準(zhǔn)確性。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；基建檔案

隨著人民群眾對健康的重視，對就醫(yī)環(huán)境和就醫(yī)條件的需求不斷提升，從本世紀(jì)開始，擴(kuò)建、新建、遷建的醫(yī)院逐年增加，醫(yī)院基建檔案數(shù)量也隨之大幅度增加。尤其是遷建醫(yī)院既有新院區(qū)，又有老院區(qū)，醫(yī)院為整合、拓展業(yè)務(wù)范圍，對老房進(jìn)行改建、重新裝修，對新房局部功能進(jìn)行改造，即有新建項(xiàng)目，又有改建項(xiàng)目，還有重新裝修項(xiàng)目，種類繁多，這些項(xiàng)目因不在同一院區(qū)，且項(xiàng)目性質(zhì)不同，可能會由不同部門執(zhí)行，給基建資料的收集造成了較大難度。因此，加強(qiáng)基建檔案管理顯得尤為重要。

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的重要性

基建檔案是指從建設(shè)工程項(xiàng)目醞釀、立項(xiàng)、施工到竣工使用整個過程中直接形成的、必須進(jìn)行整理立卷的、具有保存價值的文字、圖紙、圖像、聲像等各種載體的文件材料，包括工程項(xiàng)目前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗(yàn)收文件等內(nèi)容?；n案是單位檔案的組成部分之一，反映了建設(shè)項(xiàng)目管理工作的真實(shí)過程。它具有比工程實(shí)體本身更長久的壽命，規(guī)范、準(zhǔn)確的基建檔案是工程進(jìn)行維修、管理、改擴(kuò)建、使用的憑證和依據(jù)，如醫(yī)院需要工程管線的具體位置，就需調(diào)閱查詢相關(guān)工程竣工圖，這時檔案就體現(xiàn)出非常高的再利用價值。

二、基建檔案管理中存在的問題

（一）各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠?；?xiàng)目在建設(shè)過程中，尤其是作為政府的重點(diǎn)工程項(xiàng)目，工程質(zhì)量、工期和資金使用控制成為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)，對檔案資料的收集、管理方面往往只是口頭要求基建管理部門完成，未要求醫(yī)院檔案人員提前介入、跟蹤。而醫(yī)院基建部門內(nèi)設(shè)的資料管理員也非檔案工作人員，缺乏基建檔案管理意識和檔案管理專業(yè)知識，同時依賴于工程總承包方收集、匯總資料，鮮少與檔案人員進(jìn)行溝通，使基建檔案的收集、整理和歸檔不及時、欠規(guī)范。

（二）基建檔案管理制度執(zhí)行不到位。國家及地方檔案行政管理部門制訂有檔案管理實(shí)施辦法及相應(yīng)管理制度，但在執(zhí)行過程中往往不能落到實(shí)處。如“四同步”中要求工程竣工驗(yàn)收時檔案人員同時參加，但許多醫(yī)院不管是新建工程還是改擴(kuò)建工程，均未通知檔案人員到場。

（三）檔案工作人員自身檔案知識缺乏。醫(yī)院檔案管理人員大多非檔案專業(yè)人員且兼職居多，只是通過短期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有的甚至未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)。由于對檔案專業(yè)知識缺乏或不足，對綜合檔案室各類資料的分類、整理也只能做到基本完成，無法對基建部門進(jìn)行專業(yè)指導(dǎo)和培訓(xùn)，更無法對基建資料的日常收集形成有效監(jiān)督。

三、對策

（一）加強(qiáng)內(nèi)部宣傳和指導(dǎo)，得到領(lǐng)導(dǎo)支持。積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識基建檔案重要性是提高基建工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證?；n案形成涉及基建辦、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等眾多單位，單憑醫(yī)院檔案人員是無法完成的。要多學(xué)習(xí)，多宣傳，多講解，主動作為，爭取得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和基建辦的支持，同時與建設(shè)項(xiàng)目相關(guān)單位多聯(lián)系、多溝通，取得他們的配合，將檔案管理制度切實(shí)落到實(shí)處。

（二）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉業(yè)務(wù)。檔案人員要熟悉檔案管理相關(guān)法律、法規(guī)，尤其要熟悉基建檔案管理知識和國家檔案局頒布的《建設(shè)項(xiàng)目（工程）檔案驗(yàn)收辦法》，知曉驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，還要了解基建工程建設(shè)程序和基建專業(yè)知識，并組織各參建單位檔案人員共同學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，掌握檔案整理立卷規(guī)范操作方法，從而保證了基建檔案的質(zhì)量。

（三）完善管理制度、流程，明確責(zé)任。工程項(xiàng)目的建設(shè)涵蓋了立項(xiàng)、勘察、測繪、初步設(shè)計、施工、竣工驗(yàn)收、評優(yōu)選優(yōu)等階段，各階段的資料收集部門均不相同，因此檔案人員不僅要知曉工程的進(jìn)度，熟悉工程的建設(shè)流程，而且對各階段應(yīng)收集的資料也要做到心中有數(shù)。檔案室要提前完善管理流程，細(xì)化各階段應(yīng)收集的資料目錄和各類資料應(yīng)達(dá)到的具體要求，以保證基建檔案的完整。在工程實(shí)施前，醫(yī)院作為建設(shè)單位，首先應(yīng)制訂相應(yīng)制度，以制度做保障。其次明確各參建單位、各部門在基建檔案收集、整理中的責(zé)任，即醫(yī)院檔案人員對基建檔案的管理、指導(dǎo)、監(jiān)督責(zé)任，基建部門的協(xié)調(diào)責(zé)任，各參建單位的收集、整理、組卷、編目、保管、利用責(zé)任。第三，在工程進(jìn)入施工階段后，及早與各參建單位資料收集人員對接，隨時了解基建檔案管理動態(tài)，對基建檔案形成過程進(jìn)行有效監(jiān)管。

（四）納入考核體系，確保落實(shí)。光有制度作保證，還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需與檔案人員及參建單位檔案員的個人利益掛鉤，才能使制度落地，流程暢通。將基建檔案的管理、指導(dǎo)責(zé)任納入醫(yī)院檔案員個人績效考核指標(biāo)，將參建單位的檔案收集、管理等責(zé)任納入基建項(xiàng)目考核，同時要求參建單位對檔案員進(jìn)行考核。