淺析大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理的影響

王泓

【摘要】大數(shù)據(jù)時代的到來，改變了高校檔案管理的模式，同時給高校檔案管理工作帶來了一些挑戰(zhàn)，如何利用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，迎接大數(shù)據(jù)時代帶來的挑戰(zhàn)，成為高校關(guān)注的內(nèi)容。本文主要分析大數(shù)據(jù)時代背景下，高校檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)和應(yīng)對策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代；高校；檔案管理；挑戰(zhàn)；策略

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展，人們逐步進(jìn)入數(shù)字化信息時代，網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的存儲和數(shù)據(jù)分析功能，直接推動了大數(shù)據(jù)時代的到來。學(xué)生檔案作為高校的重要資源，在大數(shù)據(jù)時代背景下，需要改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，實施數(shù)字化檔案管理，滿足時代的新要求。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的變化

（一）檔案管理方式的變化。大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理方式產(chǎn)生了明顯的變換，傳統(tǒng)檔案管理工作主要對紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類編碼、存取檔等操作，工作效率較低；大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的對象，從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，工作效率得到提升。大數(shù)據(jù)時代要求建立檔案管理的云系統(tǒng)，實現(xiàn)對檔案資源的存儲。

（二）檔案管理內(nèi)容的變化。傳統(tǒng)的檔案管理，主要是紙質(zhì)的檔案進(jìn)行整理和歸檔，缺乏對檔案的挖掘和利用，導(dǎo)致檔案資源被浪費。大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理內(nèi)容，不再是單純地進(jìn)行紙質(zhì)檔案的整理，而是建立數(shù)字檔案，將這些檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，主動挖掘檔案的價值，將檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐环N信息資源。

（三）檔案服務(wù)內(nèi)容的變化。傳統(tǒng)的檔案管理工作，服務(wù)內(nèi)容大多局限為檔案管理人員幫助人們尋找檔案資料，對檔案資料進(jìn)行整理和存放等，服務(wù)內(nèi)容十分有限，而且還涉及到檔案管理權(quán)限的問題。大數(shù)據(jù)時代下，檔案服務(wù)的內(nèi)容得到擴(kuò)展，依托網(wǎng)絡(luò)建立電子檔案云系統(tǒng)，檔案管理人員利用網(wǎng)絡(luò)，搜索相關(guān)檔案數(shù)據(jù)，更好地利用檔案數(shù)據(jù)提供服務(wù)。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理存在的問題

對于高校的檔案管理來說，大數(shù)據(jù)時代的出現(xiàn)，有效改變了高校檔案管理的工作內(nèi)容、方式，提升了管理效率，但同時也帶來一定的沖擊。

（一）檔案管理缺乏預(yù)測性。大數(shù)據(jù)時代，最大的優(yōu)勢就是利用已有數(shù)據(jù)來分析和預(yù)測未來檔案數(shù)據(jù)的情況。而當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理，大多停留在對學(xué)生檔案進(jìn)行備份和存檔方面，重在學(xué)生檔案的保存，防止學(xué)生檔案資料出現(xiàn)丟失。大數(shù)據(jù)時代，依靠數(shù)據(jù)挖掘和分析，可以對事物的發(fā)展進(jìn)行科學(xué)的預(yù)測和判斷，方便人們更好地制定決策。因此，對于高校學(xué)生檔案的管理，不能停留在檔案資料的保存方面，還需要挖掘以往的學(xué)生數(shù)據(jù)，為高校學(xué)生管理提供數(shù)據(jù)支持。例如，人們對于大學(xué)生的心理健康問題十分重視，高?？梢酝ㄟ^建立學(xué)生心理檔案，將學(xué)生的心理健康情況進(jìn)行記錄，使其可以以數(shù)字化的形式展現(xiàn)出來，通過對數(shù)據(jù)的分析，可以直觀地看到，當(dāng)前大學(xué)生心理健康存在哪些問題，針對存在的問題，開展心理輔導(dǎo)。當(dāng)前國內(nèi)高校檔案管理工作還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方面，未將檔案信息作為一種數(shù)據(jù)資源充分利用起來，缺乏檔案管理的預(yù)測性。

（二）檔案管理技術(shù)不夠成熟。大數(shù)據(jù)時代最大的特色在于“大”，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作應(yīng)該朝著“大檔案”和“大服務(wù)”的方向發(fā)展，只有建立海量的檔案信息云系統(tǒng)，才能實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的有效收集、分析和利用，更好地提供檔案信息服務(wù)。大數(shù)據(jù)時代的到來，要求高校檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升檔案信息服務(wù)質(zhì)量，滿足人們對于檔案信息的需求，這對于高校檔案管理技術(shù)是一種挑戰(zhàn)。當(dāng)前，國內(nèi)許多高校已經(jīng)實現(xiàn)了學(xué)生電子檔案的管理模式，但主要問題在于，檔案信息的更新以及檔案信息服務(wù)方面，還存在著非常嚴(yán)重的滯后性，無論是檔案的收集，還是儲存，又或者是分析等都需要花費很長的時間。通常情況下，高校以學(xué)年或者學(xué)期為單位，進(jìn)行檔案信息的更新，這就導(dǎo)致對檔案信息管理的滯后性。

（三）紙質(zhì)化檔案存儲不足。紙質(zhì)化檔案存儲不足是高校檔案管理的主要問題，高校學(xué)生檔案主要是針對學(xué)生在學(xué)校的表現(xiàn)進(jìn)行記錄，例如，學(xué)生的學(xué)習(xí)成績、學(xué)習(xí)內(nèi)容以及政治表現(xiàn)等。目前社會對于高校學(xué)生的要求不斷增長，需要學(xué)生具有良好的綜合素質(zhì)。如果單純地從學(xué)生在校的政治表現(xiàn)和學(xué)習(xí)成績等方面的信息進(jìn)行考察，無法保證學(xué)生的素質(zhì)可以滿足人才市場的要求。高校檔案管理存在紙質(zhì)化檔案信息存儲不足的情況，因此，高校需要進(jìn)一步拓寬檔案歸檔的范圍，除去學(xué)生檔案的基本內(nèi)容之外，還應(yīng)該建立學(xué)生的心理檔案、誠信檔案、實踐檔案等，豐富高校學(xué)生檔案的信息，這樣學(xué)校和社會可以更為全面地了解學(xué)生的素質(zhì)情況。當(dāng)前國內(nèi)高校對于檔案管理工作，依舊停留在紙質(zhì)檔案管理層面，主要依靠人工對檔案管理，數(shù)字檔案管理還處在不斷探索的階段，對于學(xué)生檔案的利用情況較差，無法滿足大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作的要求。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下高校檔案管理工作的對策

大數(shù)據(jù)時代背景下，高校首先要加大對檔案管理重要性的認(rèn)識，其次要利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，同時還開發(fā)適合學(xué)生管理的大數(shù)據(jù)分析工具，以及打造一支高質(zhì)量的檔案管理隊伍，以此來完善高校的檔案管理工作，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

（一）加大對檔案管理重要性的認(rèn)識。大數(shù)據(jù)時代，給高校檔案管理帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，為了做好高校檔案管理工作，需要對大數(shù)據(jù)時代有清晰的認(rèn)識，重視檔案管理模式，優(yōu)化高校的資源。目前很多高校的檔案管理工作，學(xué)校并沒有給予足夠的重視，使得檔案管理成為了一種可有可無的存在，導(dǎo)致高校檔案管理工作效率低，服務(wù)質(zhì)量差。大數(shù)據(jù)時代到來，給高校檔案帶來了發(fā)展機(jī)遇，高校利用現(xiàn)有的資源，加大對檔案管理重要性的認(rèn)識，要意識到，檔案管理的是學(xué)生的檔案，是高校的重要資源，高校應(yīng)該重視學(xué)生檔案的管理，從管理的內(nèi)容、管理方式、管理模式上進(jìn)行調(diào)整，利用大數(shù)據(jù)的思想，將學(xué)生檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，全面了解到學(xué)生在校的情況，不斷完善學(xué)生檔案的內(nèi)容，加強(qiáng)對檔案信息的挖掘和利用。

（二）利用信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息共享。大數(shù)據(jù)時代的到來，高校檔案管理工作應(yīng)該利用信息化的技術(shù)，來構(gòu)建高校的大數(shù)據(jù)平臺，利用該平臺，將學(xué)生檔案資源進(jìn)行整合，轉(zhuǎn)換為大數(shù)據(jù)，依靠數(shù)據(jù)的分析，實現(xiàn)對高校檔案的可視化管理。大數(shù)據(jù)平臺的構(gòu)建，應(yīng)用信息化技術(shù)，將學(xué)生的信息進(jìn)行收集，并將收集的信息進(jìn)行歸檔、整理以及共享。如高校將學(xué)生的在校情況納入學(xué)生檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫，高校想要了解學(xué)校每個專業(yè)，甚至某個學(xué)生的實際情況，就可以通過大數(shù)據(jù)平臺，來直觀地了解自己想要的數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)平臺的構(gòu)建，不但實現(xiàn)了檔案管理的可視化，還利用信息化技術(shù)，依靠對檔案信息數(shù)據(jù)的分析，可以了解學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，高校的優(yōu)勢和劣勢。

（三）開發(fā)適合學(xué)生管理的大數(shù)據(jù)分析工具。目前高校檔案管理工作，主要是管理教師檔案、行政人員檔案、學(xué)生檔案。學(xué)生檔案的管理才是高校檔案管理的重點內(nèi)容，大數(shù)據(jù)時代，對學(xué)生檔案管理，需要在構(gòu)建學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫的同時，制定出一套適合學(xué)生檔案管理的數(shù)據(jù)分析工作。學(xué)生檔案是高校的重要資源，高校依靠學(xué)生檔案數(shù)據(jù)的分析，了解到學(xué)生具有的各項素質(zhì)情況，可以方便學(xué)校掌握學(xué)生的全面情況，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。此外，高校可以加強(qiáng)同企業(yè)的合作，高校提供資源，企業(yè)提供資金，共同參與到高校學(xué)生檔案管理，實現(xiàn)了人才優(yōu)勢和資金優(yōu)勢的結(jié)合，借助企業(yè)的力量，加強(qiáng)對高校學(xué)生檔案的挖掘和利用。

（四）打造高質(zhì)量的檔案管理隊伍。大數(shù)據(jù)時代，高校學(xué)生檔案管理工作迎來挑戰(zhàn)，為了更好地利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，高校需要在檔案管理工作方面，建立一支高質(zhì)量的檔案管理隊伍。傳統(tǒng)檔案管理，對于管理人員的要求比較低，單純進(jìn)行檔案的歸檔、存取等操作，工作繁瑣，缺乏挑戰(zhàn)性，容易失去工作熱情。大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理工作對檔案管理人員的素質(zhì)有著更高的要求，建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)庫，借助數(shù)據(jù)分析工具，分析學(xué)生檔案數(shù)據(jù)等?？梢钥闯鰴n案管理人員不僅要具備檔案管理知識，還要具備數(shù)據(jù)分析和處理能力，因此，加強(qiáng)對高校檔案管理人員的培養(yǎng)，構(gòu)建一支專業(yè)知識扎實、具有計算機(jī)操作能力、數(shù)據(jù)分析能力和互聯(lián)網(wǎng)思維的檔案管理隊伍，才能滿足大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理的需要，提高其管理質(zhì)量。因此筆者認(rèn)為，首先，學(xué)校需要對現(xiàn)有的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)其檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識，和信息化操作技術(shù)，以此來提高檔案管理隊伍的專業(yè)水平，提高其管理水平。其次，聘請一些既懂檔案管理，又懂信息技術(shù)的人才，以此來有效完成對檔案的整理、分析以及反饋等。

四、結(jié)束語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的到來，給各行各業(yè)帶來了新的變化。傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作，依靠人工對檔案進(jìn)行歸納、整理和存取檔操作，不僅工作低下，而且缺乏對檔案資源的開發(fā)和利用，導(dǎo)致檔案資源的浪費。大數(shù)據(jù)時代，高校學(xué)生檔案管理方式、內(nèi)容都有了明顯的變化，為了滿足大數(shù)據(jù)時代對高校檔案管理工作的要求，高校首先要加大對檔案管理重要性的認(rèn)識，其次利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，構(gòu)建大數(shù)據(jù)平臺，以此有效地將檔案信息進(jìn)行共享，同時還可以開發(fā)學(xué)生檔案管理的大數(shù)據(jù)分析工具，加大培訓(xùn)力度，打造高質(zhì)量的檔案管理隊伍。高校只有依托大數(shù)據(jù)思想，構(gòu)建學(xué)生檔案大數(shù)據(jù)平臺，才能實現(xiàn)對學(xué)生檔案信息的分析，實現(xiàn)對學(xué)生檔案資源的挖掘和利用。

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