建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施探討

何禮紅

【摘要】檔案管理是對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，為檔案利用者服務(wù)，是一項(xiàng)管理性、服務(wù)性和政治性的工作。企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，多數(shù)會(huì)選擇進(jìn)行項(xiàng)目投資，而檔案管理在項(xiàng)目投資中具有十分重要的作用，在為企業(yè)提供各項(xiàng)服務(wù)的同時(shí)，有利于推進(jìn)投資項(xiàng)目的建設(shè)進(jìn)度。本文從建設(shè)項(xiàng)目檔案的重要性出發(fā)，分析建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的重要性，并從多個(gè)層面探討建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的具體措施。

【關(guān)鍵詞】建設(shè)項(xiàng)目；檔案管理；項(xiàng)目管理；同步實(shí)施

一、同步管理的重要性

近年來(lái)，我國(guó)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案的重視度逐漸提高，《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》明確要求各企業(yè)必須重視并落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理，并規(guī)定檔案管理與項(xiàng)目的檢查和驗(yàn)收投入的人力和物力須是相同的，任何建設(shè)項(xiàng)目的檔案驗(yàn)收工作沒(méi)有通過(guò)的，采取一律否決制，該規(guī)定充分表明項(xiàng)目檔案在建設(shè)項(xiàng)目中不可替代的重要地位。另一方面，建設(shè)項(xiàng)目檔案可以為企業(yè)提供利用服務(wù)，尤其是在建設(shè)項(xiàng)目后期，建設(shè)項(xiàng)目檔案對(duì)項(xiàng)目維護(hù)、改造、擴(kuò)建等后續(xù)工作具有非凡的意義，是有效、可靠的信息源，在一定程度上影響著企業(yè)的投資決策和規(guī)劃調(diào)整。

項(xiàng)目工程建設(shè)的顯著特征之一即時(shí)間跨度大，少則幾年，多則幾十年甚至上百年，可想而知，在這漫長(zhǎng)的時(shí)間段內(nèi)，如果工程項(xiàng)目在后期的使用中出現(xiàn)問(wèn)題或者需要維護(hù)、改造等，沒(méi)有原始的檔案信息作為參考依據(jù)，必然會(huì)影響到后續(xù)工作的順利開(kāi)展。任何一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)、現(xiàn)場(chǎng)施工、驗(yàn)收竣工、建成投產(chǎn)，是一個(gè)漫長(zhǎng)的動(dòng)態(tài)過(guò)程，期間必然會(huì)產(chǎn)生大量的文件和材料，這些原始信息完整記錄了建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施的全過(guò)程，與項(xiàng)目管理形成一體，當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目在未來(lái)的使用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，都可以依據(jù)原始檔案進(jìn)行快速和有效的解決。

二、同步實(shí)施的具體措施

（一）健全管理制度。以檔案網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)健全管理制度，是實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的首要措施。具體來(lái)說(shuō)，相關(guān)管理部門應(yīng)明確檔案管理工作的崗位配置和職責(zé)劃分，建立起檔案管理工作人員的網(wǎng)絡(luò)體系，充分發(fā)揮管理制度的約束和規(guī)范作用，使得檔案管理有章可循、有法可依。同時(shí)，各部門之間應(yīng)加強(qiáng)有效的溝通和輔助，通過(guò)共同協(xié)作的方式推進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施。

（二）加大管理滲透力度。加大項(xiàng)目檔案管理的滲透力度，要求檔案管理及相關(guān)部門務(wù)必抓緊落實(shí)建設(shè)項(xiàng)目每一個(gè)環(huán)節(jié)中的檔案整理、歸類和存儲(chǔ)，避免項(xiàng)目竣工后才發(fā)現(xiàn)檔案遺漏的問(wèn)題，造成原始數(shù)據(jù)的丟失。管理部門可以從以下幾個(gè)方面加大滲透力度，一是加強(qiáng)對(duì)管理人員的思想教育和工作宣導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)各參建單位和部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，力爭(zhēng)做到“事前關(guān)注、事中介入、事后跟蹤、全程參與、全面滲透”，通過(guò)定期培訓(xùn)鍛煉或?qū)嵺`活動(dòng)來(lái)提高相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目檔案管理的重視度。二是落實(shí)項(xiàng)目檔案工作的“三納入”和“四同步”措施，在項(xiàng)目申請(qǐng)立項(xiàng)時(shí)，即開(kāi)始開(kāi)展資料收集、整理、審查等一系列的檔案管理工作，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，務(wù)必監(jiān)督完成項(xiàng)目檔案的歸檔及其它驗(yàn)收工作，保證檔案管理工作貫穿項(xiàng)目始終。

（三）推進(jìn)網(wǎng)絡(luò)化管理。項(xiàng)目與項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，即通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行項(xiàng)目和項(xiàng)目檔案信息的收集、組織、傳遞、發(fā)布、檢索和提供利用服務(wù)。首先，企業(yè)應(yīng)加大對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)人才的培養(yǎng)和投入，配置先進(jìn)的硬件設(shè)備，加強(qiáng)技術(shù)人員、項(xiàng)目檔案人員與業(yè)務(wù)部門的溝通和交流，通過(guò)定期考核組織培訓(xùn)等方式，來(lái)提高檔案管理人員的水平。其次，是要學(xué)習(xí)提升，要逐漸摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，積極參加或組織檔案管理工作的總結(jié)會(huì)議或研討會(huì)議，通過(guò)專家授課或行業(yè)交流會(huì)等形式，提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平。

（四）強(qiáng)化同步監(jiān)督。有效的監(jiān)督是促進(jìn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理同步實(shí)施的重要保障，尤其是在項(xiàng)目的施工階段，大量的文件和資料產(chǎn)生和出現(xiàn)。相關(guān)部門在簽訂項(xiàng)目施工、采購(gòu)、監(jiān)理等合同或協(xié)議時(shí)，就應(yīng)明確指出建設(shè)項(xiàng)目需移交的檔案的數(shù)量、質(zhì)量、以及歸檔時(shí)間等各項(xiàng)要求，并在不同的項(xiàng)目階段對(duì)檔案管理工作進(jìn)行隨機(jī)性的抽查和審查，確保完整歸檔、保管到位。

三、同步推進(jìn)服務(wù)社會(huì)

項(xiàng)目檔案與地方發(fā)展有著極大的關(guān)聯(lián)性，也是為項(xiàng)目提供支撐，為地方發(fā)展服務(wù)，可以說(shuō)是最特殊的檔案之一，另一方面來(lái)說(shuō)，近年地方發(fā)展中，涉及交通、能源、市政、教育、文化等工程領(lǐng)域建設(shè)的項(xiàng)目更是全面開(kāi)花，在這些項(xiàng)目建設(shè)中，業(yè)主單位若能一手抓項(xiàng)目檔案，一手抓項(xiàng)目管理，做到“兩手抓”“兩不誤”，這更有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展。故此，相關(guān)管理部門應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和能力培養(yǎng)，建立健全管理規(guī)章和制度，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化管理工作的滲透和監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施，發(fā)揮檔案信息不可估量的價(jià)值和效用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]葛洪梅.建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（4）：121.

[2]李苗.論建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施[J].中國(guó)經(jīng)貿(mào)，2017（15）.

[3]林龍霞.淺談建設(shè)項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理的同步實(shí)施[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（26）.