高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)分析

【摘要】為順應(yīng)時代的發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)高速公路文書檔案管理的現(xiàn)代化，將文書檔案實(shí)行電子化辦公管理，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理模式，從而為高速公路建設(shè)和管理提供最可靠、最直接和最有效的原始信息。對此，本文就高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)展開了分析與研究。

【關(guān)鍵詞】高速公路；文書檔案；管理

在現(xiàn)代社會發(fā)展體系中，高速公路屬于國家基礎(chǔ)建設(shè)系統(tǒng)中的重要項(xiàng)目，其直接影響著人們的出行質(zhì)量，為人們的出行提供高質(zhì)量的服務(wù)。在高速公路建設(shè)和管理過程中，文書檔案十分關(guān)鍵，其是對項(xiàng)目建設(shè)和管理過程的有效記錄，能為各項(xiàng)工作的實(shí)施提供基本依據(jù)。高速公路檔案呈現(xiàn)多元化的特點(diǎn)，文書檔案是檔案的主要類型之一，做好文書檔案管理工作是衡量檔案管理水平的重要指標(biāo)，只有做好文書檔案管理工作，才能確保檔案資料的完整度?？梢姡_展高速公路文書檔案管理工作變得十分必要。

一、高速公路文書檔案管理的重要性

高速公路是現(xiàn)代社會發(fā)展進(jìn)程中不可或缺的，旨在為社會發(fā)展提供相應(yīng)的交通服務(wù)，從而為人們出行提供諸多的便利。而在高速公路建設(shè)和管理過程中，會產(chǎn)生大量的文書檔案，這些文書檔案都是高速公路運(yùn)行管理系統(tǒng)中形成的重要記錄，可見，做好文書檔案管理工作變得異常關(guān)鍵。開展高速公路文書檔案管理工作時，要求文書檔案要保持完整、規(guī)范、精準(zhǔn)，要求各類文書檔案必須為原件，確保文書檔案信息滿足真實(shí)可靠的要求。各類文書檔案都是各部門、各單位在具體的職能活動中而逐步形成的，做好這些文書檔案資料的管理對高速公路管理者而言十分關(guān)鍵。新時期，為從根本上提高文書檔案管理水平，順應(yīng)時代發(fā)展的新需求，在現(xiàn)代信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對高速公路行業(yè)產(chǎn)生巨大影響的背景下，高速公路文書檔案需要進(jìn)行規(guī)范化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化，能大大提高文書檔案管理的效率。然而，在應(yīng)用數(shù)字化檔案管理方法時，其還存在著一定的缺陷與不足，而紙質(zhì)檔案可填補(bǔ)數(shù)字化檔案管理的不足。因此，在開展高速公路檔案管理時，為確保文書檔案的應(yīng)用價值與管理效率，應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理的相互融合，能讓二者實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢互補(bǔ)，便于提高文書檔案管理水平，可謂是一種高效而科學(xué)的文書檔案管理模式。

二、高速公路文書檔案管理的基本特點(diǎn)

（一）行業(yè)特征性強(qiáng)。所謂的高速公路文書檔案就是把高速公路建設(shè)和管理中所發(fā)生的事情詳情、內(nèi)容與發(fā)生時間等信息形成文件資料記錄在案。管理者將這些文件資料結(jié)合高速公路行業(yè)的自身特點(diǎn)進(jìn)行科學(xué)分類，按照檔案管理的基本原則進(jìn)行歸檔與存儲。開展高速公路文書檔案管理工作，既要做好文書檔案資料收集工作，還要強(qiáng)調(diào)所保存資料的安全度與完整度。此外，還要對文書檔案資料按照一定的年份來進(jìn)行區(qū)域劃分。

（二）檔案內(nèi)容十分豐富。高速公路在建設(shè)和管理過程中，文書檔案包含的內(nèi)容十分豐富且比較廣泛，其主要是高速公路各項(xiàng)工作的真實(shí)信息與數(shù)據(jù)，包括綜合部門和業(yè)務(wù)部門在實(shí)際運(yùn)營管理過程中形成的文件資料。開展文書檔案管理時，必須要做到真實(shí)、科學(xué)，符合高速公路建設(shè)和管理實(shí)際情況，才能推動高速公路管理事業(yè)的科學(xué)性建設(shè)。高速公路文書檔案內(nèi)容具有豐富多彩的特點(diǎn)，其記錄載體也具有多元化的特征。

（三）文書檔案資料較多。高速公路建設(shè)和管理的每個階段都會產(chǎn)生大量文件資料。以公路立項(xiàng)為例，一個較為完整的檔案系統(tǒng)主要包含項(xiàng)目前期階段的文件、施工階段文件、施工圖紙、監(jiān)理文件與竣工結(jié)算文件等，總量可以達(dá)到上千卷文書檔案資料。項(xiàng)目建設(shè)完成之后，高速公路在運(yùn)營與日常維護(hù)時也會產(chǎn)生大量的文書檔案。

三、高速公路文書檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）對檔案收集與管理不夠重視。在實(shí)際的高速公路文書檔案管理中，檔案的收集與整理會耗費(fèi)人們大量精力與時間，然而，在實(shí)際的檔案管理中，相關(guān)人員忽視文書檔案管理工作，致使人們在必要條件下無法找到目標(biāo)性文書檔案，勢必會對相關(guān)工作產(chǎn)生困擾。開展文書檔案管理時，再加之文書起草與收發(fā)，各個步驟相加會形成一個有機(jī)整體，可見，在文書檔案管理上應(yīng)加入更大的精力。

（二）缺乏完善的檔案管理制度。開展高速公路文書檔案管理時，雖然部分單位構(gòu)建了一定的檔案管理制度，但是往往存在著制度虛設(shè)的現(xiàn)象，細(xì)則設(shè)定不夠明確，且責(zé)任分配不科學(xué)，無法保證文書檔案的高效實(shí)施。開展文件保管與移交工作時，缺乏專項(xiàng)機(jī)制，勢必會對文書檔案構(gòu)成損害。若文件資料不全，管理者僅僅憑著記憶去工作，會對后期管理與維護(hù)工作帶來極大的損失。

（三）檔案管理信息化水平較低。信息化時代的到來，開展高速公路文書檔案管理工作，可充分利用好計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)，結(jié)合收發(fā)文件登記機(jī)制來進(jìn)行科學(xué)分類與儲存，然而在對文件進(jìn)行儲存時，文書檔案未能嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)化管理予以分類，對信息化技術(shù)的應(yīng)用力度不足，嚴(yán)重影響著電子檔案的應(yīng)用價值。而今，開展文書檔案管理工作時，在對電子檔案進(jìn)行收集與整理時，還采取紙質(zhì)檔案收集的方式，此種方式會嚴(yán)重降低收集效率?；诩堎|(zhì)存檔檔案，利用計(jì)算機(jī)來進(jìn)行輔助，無法達(dá)到理想的信息化管理效果。

（四）檔案管理人員素質(zhì)待提升。文書檔案管理的開展，需要專業(yè)的檔案管理人員予以執(zhí)行，充分了解檔案管理的重要性，把握檔案管理的基本步驟，從而提高檔案管理水平。然而，從高速公路文書檔案管理現(xiàn)狀來看，檔案管理人員的素質(zhì)還有待提升，在收集、歸類、整理與分析檔案時不夠熟練，再加之很多檔案管理者年齡偏大，其無法熟練操作檔案管理信息化系統(tǒng)，對信息技術(shù)存在陌生感，導(dǎo)致檔案管理效果不甚理想。

四、高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)

（一）增強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視度。為實(shí)現(xiàn)對高速公路文書檔案的規(guī)范化管理，應(yīng)從思想與觀念上出發(fā)，增強(qiáng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對高速公路文書檔案科學(xué)化管理的重視程度，從而獲得主管單位的更多資金支撐。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時對整個檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)，抽調(diào)大量的人員來負(fù)責(zé)檔案管理工作，還要增強(qiáng)相關(guān)部門的重視，強(qiáng)調(diào)整個高速公路建設(shè)和管理者都參與到文書檔案管理中來，從而為檔案管理提供一定的人力資源。新時期，隨著檔案管理的信息化與數(shù)字化水平不斷提高，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大在文書檔案管理上人力、物力與財(cái)力等的投入力度，從傳統(tǒng)的簡單管理型服務(wù)逐步向信息化與數(shù)字化服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的數(shù)字化與信息化。

（二）科學(xué)收集與管理文書檔案。文書檔案管理的實(shí)施，為達(dá)到理想的效果，必須要科學(xué)收集文書檔案數(shù)據(jù)與信息，具體操作要遵循以下幾點(diǎn)。首先，收集文書檔案時，必須要遵循一定的規(guī)律，統(tǒng)一整合內(nèi)容一致的文書檔案，并對文書檔案進(jìn)行分類整理與歸檔處理，便于提高文書檔案質(zhì)量。其次，科學(xué)處理好各個部門間的實(shí)際關(guān)系，要求各個部門應(yīng)做到密切的溝通與交流，從而獲取更多真實(shí)而高效的信息，結(jié)合高速公路運(yùn)營實(shí)際來重視文書檔案管理工作，確保整個信息收集的渠道變得十分通暢。此外，還要科學(xué)規(guī)范文件的格式，對于重要的上級文件進(jìn)行規(guī)范等級、建檔與傳閱。最后，檔案管理者在對相關(guān)資料進(jìn)行收集時，應(yīng)積極搜集關(guān)于高速公路建設(shè)和運(yùn)營發(fā)展的檔案資料，以求將文書檔案資料的實(shí)際價值發(fā)揮到極致。

（三）強(qiáng)調(diào)傳統(tǒng)和現(xiàn)代化手段的良好結(jié)合。在很長一段時間內(nèi)，檔案形式以紙質(zhì)為主，其所產(chǎn)生的作用是不可替代的。新時期，為提高高速公路文書檔案管理水平，應(yīng)將傳統(tǒng)和現(xiàn)代化檔案管理模式進(jìn)行良好的融合。雖然電子檔案的優(yōu)勢十分明顯，但是其真實(shí)性、法律性與痕跡化等還亟待完善，然而在此方面紙質(zhì)檔案卻在存檔價值與法律層面具有諸多的優(yōu)勢。此外，電子檔案容易被復(fù)制與更改，很多需要保留原件的文書可能就會面臨被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，因此，為基于安全考慮，應(yīng)強(qiáng)調(diào)電子檔案和紙質(zhì)檔案并存。同時，電子檔案的數(shù)字化與集約化，其會存在著一定的技術(shù)性風(fēng)險(xiǎn)，此時，則需要紙質(zhì)檔案來進(jìn)行支撐?？梢?，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有各的優(yōu)勢，通過詳細(xì)地比較和分析，進(jìn)行取長補(bǔ)短，從而提高高速公路文書檔案管理規(guī)范化建設(shè)水平。

（四）建立完善的文書檔案管理制度。新時期，開展高速公路文書檔案管理工作時，為確保文書檔案管理的規(guī)范性，應(yīng)建立相應(yīng)的檔案管理制度，借助制度來約束相關(guān)人員的行為，做好文書檔案管理責(zé)任的合理分配，一旦存在文書檔案管理問題，能及時找到相關(guān)的責(zé)任人，便于更好地處理與解決檔案管理問題。此外，在文書檔案管理制度中，還應(yīng)設(shè)置一定的獎懲機(jī)制，若部分檔案管理者在開展檔案管理時發(fā)生操作不當(dāng)、專業(yè)性不強(qiáng)、信息操作失誤等，應(yīng)對管理者進(jìn)行懲處，以達(dá)到警示的效果，能確保文書檔案管理工作做到有章可循、有法可依。

（五）加強(qiáng)文書檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。文書檔案管理工作的實(shí)施，需要高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)來執(zhí)行，其在檔案管理上專業(yè)性更強(qiáng)，能了解哪些檔案資料需要收集、歸類與整理，能熟練掌握檔案管理的具體流程，意識到檔案管理的每個細(xì)節(jié)，除了具備基本的檔案管理能力外，還要熟練掌握信息化技術(shù)，能熟練操作信息化系統(tǒng)，能借助信息化系統(tǒng)來查詢、檢索目標(biāo)性文書，能大大提高文書檔案管理效率。上崗之前，檔案管理者應(yīng)接受系列的考核，主要包含理論考核與實(shí)踐考核，等到考核完畢后，合格者與通過者才可勝任此工作。通過技能考核的人員，在入職前應(yīng)積極開展人員培訓(xùn)，等到人員掌握專業(yè)知識、熟練操作信息系統(tǒng)后，即可擔(dān)任檔案管理這一職位。對于在崗員工，應(yīng)定期開展員工學(xué)習(xí)與進(jìn)修活動，讓員工及時吸收最新的專業(yè)技能，從而為檔案管理工作的高效實(shí)施提供條件。

五、結(jié)束語

綜上所述，為順應(yīng)時代的發(fā)展需求，針對高速公路運(yùn)營管理實(shí)際，做好文書檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，重視對信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的科學(xué)利用，從而提高文書檔案管理效率。新時期，高速公路文書檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，應(yīng)增強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，構(gòu)建電子檔案管理系統(tǒng)，制定更為完善的檔案管理制度，明確檔案管理的各項(xiàng)責(zé)任，從而在根本上提高文書檔案管理水平，以確保高速公路各項(xiàng)工作的高效實(shí)施。

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