基于科研檔案共享的平臺(tái)建設(shè)研究

陳瑞安 王婷

【摘要】隨著醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)日益增多，隨之產(chǎn)生的相關(guān)科研資料也越來越多，如何對(duì)這些資料進(jìn)行管理，讓這些科研資料為臨床所利用，成了亟待解決的問題。本文通過科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立以及數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)的研究，創(chuàng)建共享服務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，提高科研檔案的利用率。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；科研檔案；共享

科研檔案作為醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是促進(jìn)臨床醫(yī)療發(fā)展的重要依據(jù)，做好科研檔案工作，可以使臨床醫(yī)療經(jīng)驗(yàn)得以總結(jié)，規(guī)律得以認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)臨床醫(yī)療的進(jìn)步和發(fā)展。檔案的信息化建設(shè)是滿足檔案利用者對(duì)檔案信息需求的重要手段，構(gòu)建醫(yī)院檔案信息資源共享利用平臺(tái)是我們的目標(biāo)。國(guó)辦之前印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》的通知，要求把數(shù)字檔案館建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)籌安排人、財(cái)、物，力爭(zhēng)到2020年全部建成數(shù)字化檔案館。

一、醫(yī)院科研檔案管理現(xiàn)狀

醫(yī)院科研檔案是醫(yī)院在醫(yī)學(xué)科研活動(dòng)中形成，具有保存價(jià)值和利用價(jià)值的文件材料。醫(yī)院科研檔案的專業(yè)性強(qiáng)，它包含了大量的新技術(shù)、新療法、新藥開發(fā)等信息，對(duì)日常醫(yī)療診治、科研決策、臨床教學(xué)等方面都具有積極的參考與指導(dǎo)作用。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的發(fā)展，用戶獲取檔案信息的方式逐步信息化，檔案管理模式也從過去以紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向紙質(zhì)與電子檔案并存的模式。但目前在醫(yī)院科研檔案管理過程中還存在著一些問題，主要表現(xiàn)在管理制度不健全、檔案管理意識(shí)薄弱、歸檔材料和歸檔信息不完整、歸檔內(nèi)容不規(guī)范等現(xiàn)象，給檔案的利用造成了困擾。

二、科研檔案的利用情況

科研檔案的價(jià)值是通過提供檔案信息為利用者服務(wù)的途徑來實(shí)現(xiàn)的。目前醫(yī)院的科研檔案都是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人按照自己的習(xí)慣在研究過程中對(duì)所獲得的數(shù)據(jù)和資料進(jìn)行記錄、整理，通過一些基本形式對(duì)檔案資料進(jìn)行保存，這些數(shù)據(jù)資料在保存起來后很少再次使用，等過了一段時(shí)間后有些甚至難以找到，嚴(yán)重影響了對(duì)這些數(shù)據(jù)資料的再次應(yīng)用。全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中指出：加快推進(jìn)檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè)，逐級(jí)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享并共同向社會(huì)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，最大限度地為人民群眾利用檔案提供方便。因此，運(yùn)用共享網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，為大家提供全方位的檔案信息服務(wù)是檔案利用的重點(diǎn)方向。

三、科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立

科研檔案數(shù)據(jù)庫的建立是基于信息技術(shù)迅猛發(fā)展、信息量急劇增長(zhǎng)情況下出現(xiàn)的一種開發(fā)利用方式，是一種新型的、便捷的科研檔案儲(chǔ)存方式。這些數(shù)據(jù)庫平臺(tái)的建設(shè)，更注重臨床實(shí)際，反映的內(nèi)容必須全面、完整，這樣才能更好地進(jìn)行再次利用；另外，檢索和統(tǒng)計(jì)的途徑要簡(jiǎn)便、多樣，符合用戶的利用方式和統(tǒng)計(jì)。

按照科研檔案的形成過程和作用對(duì)科研檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分類，分為：1.一般項(xiàng)目，包括項(xiàng)目名稱、類別、領(lǐng)域、申報(bào)學(xué)科、負(fù)責(zé)人、起止時(shí)間等一些基本信息。2.具體內(nèi)容：包括前期調(diào)研報(bào)告、檢索查新報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書、合同書、項(xiàng)目摘要、關(guān)鍵詞、原始數(shù)據(jù)、原始記錄、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、結(jié)果、結(jié)論、工作總結(jié)、論文、專利、專著、技術(shù)鑒定、成果報(bào)獎(jiǎng)、應(yīng)用等。根據(jù)這些內(nèi)容，運(yùn)用信息化方式進(jìn)行檔案的歸檔，建立信息化數(shù)據(jù)庫，規(guī)范科案數(shù)據(jù)的錄入和保存，為以后科研檔案的利用提供平臺(tái)，提高利用效率。

四、科研檔案數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)

建立科研檔案信息資源共建共享平臺(tái)，進(jìn)行科研檔案信息資源共享服務(wù)，需要做好檔案信息資源的整理，確定所需檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容，提高平臺(tái)的有效性與針對(duì)性；分析檔案管理與利用的流程，避免重復(fù)步驟，使共享平臺(tái)更加方便；加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全保護(hù)，統(tǒng)一管理、統(tǒng)一認(rèn)證、統(tǒng)一規(guī)范，做好系統(tǒng)監(jiān)控，為檔案數(shù)據(jù)安全提供有力保障。

（一）統(tǒng)籌規(guī)劃信息資源，創(chuàng)建共享服務(wù)平臺(tái)。在醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行數(shù)字化檔案的建設(shè)，建立檔案信息平臺(tái)專網(wǎng)，增加計(jì)算機(jī)軟硬件的配置，由信息中心開發(fā)綜合系統(tǒng)平臺(tái)，進(jìn)行信息系統(tǒng)的構(gòu)建與升級(jí)，各業(yè)務(wù)部門配合實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用功能。不斷完善門戶網(wǎng)站的更新，增加檔案信息的人才培養(yǎng)和引進(jìn)，實(shí)現(xiàn)全院范圍內(nèi)的檔案信息資源共享平臺(tái)。

（二）開放信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。以檔案信息的收集、管理、存儲(chǔ)與利用為基本框架，在全院范圍內(nèi)進(jìn)行資源共享平臺(tái)，提高檔案數(shù)字化的程度，保證科共享資源的系統(tǒng)性、完整性和平衡性。

（三）建立協(xié)同保障機(jī)制，維護(hù)檔案信息安全。在院內(nèi)進(jìn)行檔案信息資源共享，需要在政策上和專業(yè)上進(jìn)行指導(dǎo)和調(diào)控，及時(shí)更新數(shù)據(jù)信息，與各個(gè)部門形成協(xié)同機(jī)制，提高資源共享水平。建立檔案專人、專機(jī)、拷貝、備份等管理制度，確保檔案信息安全。檔案信息化建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要醫(yī)院管理部門的高度重視，各個(gè)部門共同協(xié)調(diào)完成，需要檔案工作者在實(shí)踐中不斷創(chuàng)新，以適應(yīng)新形勢(shì)下的發(fā)展需要，使檔案真正發(fā)揮其效用。

五、檔案資源共享平臺(tái)建設(shè)的思考

檔案信息資源共建共享是數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)之一，為了推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，需要在大范圍內(nèi)構(gòu)建檔案信息資源共享平臺(tái)，全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃中提出：要以公共檔案資源社會(huì)共享為目標(biāo)，以服務(wù)民生為重點(diǎn)，加快推進(jìn)檔案信息資源整合和數(shù)字化建設(shè)，逐級(jí)實(shí)現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案部門的信息共享。為了貫徹落實(shí)“十二五”目標(biāo)，進(jìn)一步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，制定穩(wěn)健可行的拓展計(jì)劃，在全省范圍建設(shè)檔案信息資源的“大平臺(tái)、大專網(wǎng)”，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享；加大檔案信息資源的整合力度，創(chuàng)建協(xié)同聯(lián)動(dòng)的保障機(jī)制，建立多層次、全方位的合作機(jī)制，通過制定政策、監(jiān)督評(píng)估、專業(yè)指導(dǎo)等手段實(shí)現(xiàn)上下聯(lián)動(dòng)的共享，提高區(qū)域檔案信息資源共享水平；運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)，在平臺(tái)的開發(fā)過程中，通過技術(shù)更新，引入最新技術(shù)、新方法，研制出更加安全性有效的檔案信息資共享平臺(tái)。

（一）統(tǒng)籌安排合理規(guī)劃。信息資源共享建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的長(zhǎng)期目標(biāo)，并非一朝一夕就能完成的，需要統(tǒng)籌安排，從行政區(qū)域 、檔案范圍、共享程度等各方面制定分階段、分目標(biāo)的實(shí)施計(jì)劃。我們可以當(dāng)?shù)匦l(wèi)生行政部門為中心，向各家醫(yī)院延伸，由中心開發(fā)綜合系統(tǒng)平臺(tái)，各個(gè)醫(yī)院通過信息網(wǎng)絡(luò)配合適量的終端即可實(shí)現(xiàn)各種應(yīng)用功能。

（二）整合數(shù)據(jù)信息資源。檔案信息資源整合是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的前提與基礎(chǔ)，是開發(fā)與利用檔案信息資源的有效途徑。當(dāng)前我國(guó)檔案信息資源開發(fā)與檔案信息化建設(shè)的核心就在于順應(yīng)社會(huì)信息化建設(shè)的要求，充分利用電子政務(wù)的環(huán)境與條件，對(duì)現(xiàn)有的檔案信息資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)性共享，從而提高檔案信息服務(wù)的水平，最大程度上滿足電子政務(wù)與社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的需求。加快檔案信息化建設(shè)，有效開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合，既是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，也是我國(guó)電子政務(wù)發(fā)展的客觀要求。在檔案信息化建設(shè)的過程中，要加強(qiáng)管理、合作共建，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)調(diào)發(fā)展。在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)下分系統(tǒng)地開展檔案信息資源整合工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源高層次的整合與最大化的社會(huì)共享。檔案信息資源建設(shè)是核心，要特別突出國(guó)家綜合檔案館檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)這一重點(diǎn)，通過解決存量檔案數(shù)字化和確保增量檔案電子化，加強(qiáng)信息資源整合，協(xié)作分工、合理布局，建立分布式、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、可共享的全國(guó)性檔案信息資源體系。整合檔案信息資源，進(jìn)而改善檔案信息服務(wù)，使檔案信息資源走向大眾，必將極大改變檔案部門的形象，促進(jìn)檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。但是，由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，目前條件下，檔案信息資源的整合還面臨著一系列的問題和障礙，這就要求檔案部門認(rèn)清形勢(shì)，合理規(guī)劃，在理論與實(shí)踐兩個(gè)領(lǐng)域不斷探索，不斷總結(jié)，從而使檔案信息資源的整合工程順利地實(shí)施，并步入良性發(fā)展的軌道。

（三）建立上下聯(lián)動(dòng)機(jī)制。建立協(xié)同聯(lián)動(dòng)的保障機(jī)制，推行檔案信息資源共建共享，建立多層次、全方位的合作機(jī)制，上級(jí)部門要發(fā)揮統(tǒng)領(lǐng)作用，通過制定政策、監(jiān)督評(píng)估、專業(yè)指導(dǎo)等方式對(duì)下級(jí)部門進(jìn)行宏觀調(diào)控和指導(dǎo)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

【本項(xiàng)目受浙江省檔案局科技項(xiàng)目研究計(jì)劃資助，〔2014〕 21號(hào)文件】

【參考文獻(xiàn)】

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[2]陳瑞安等.醫(yī)院科研檔案管理和利用現(xiàn)狀分析[J].人人健康，2017，7（14）：4.