對(duì)電子文件檔案管理工作的思考

谷利英

【摘要】檔案信息化的蓬勃發(fā)展為檔案管理工作帶來(lái)深刻變革。本人結(jié)合自身的工作和學(xué)習(xí)體會(huì)，對(duì)電子文件檔案管理工作進(jìn)行了以下思考。

【關(guān)鍵詞】電子文件檔案；信息化；管理；思考

隨著我國(guó)信息化時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)被應(yīng)用到社會(huì)的各行各業(yè)，檔案管理在信息化的沖擊下同樣發(fā)生著深刻的變革。其中較為明顯的變化便是電子檔案的產(chǎn)生與應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案的出現(xiàn)在給檔案管理帶來(lái)了便利的同時(shí)，也給其帶來(lái)了巨大的挑戰(zhàn)。人們積極應(yīng)對(duì)信息化，不僅要關(guān)注檔案的載體形式變化，尋找適宜穩(wěn)妥的管理方法，更為重要的是，要研究檔案這一事物整體在信息技術(shù)基礎(chǔ)上的運(yùn)動(dòng)新規(guī)律。電子文件需要全新的管理形式，下面，是本人對(duì)文件在實(shí)行電子檔案化管理方面的思考。

一、電子文件檔案的優(yōu)越性

在電子文件的優(yōu)勢(shì)方面，不能否認(rèn)，新形勢(shì)下電子文件的便捷度與高效率的廣泛應(yīng)用給傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件帶來(lái)了一種沖擊。

首先，操作簡(jiǎn)便、自動(dòng)分類組合、便于管理，是電子文件的顯著特點(diǎn)，在管理上徹底顛覆了以往手工檢索、分卷管理、人工分類存檔調(diào)動(dòng)的格局。并且其容量小，虛擬存在的方式大大節(jié)省了庫(kù)房等儲(chǔ)存空間，同時(shí)電子檔案還有利于遺漏文件的補(bǔ)漏增缺，傳統(tǒng)的文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做。檔子檔案的管理可以彌補(bǔ)這個(gè)遺憾，文檔用微機(jī)按“件”整理歸檔?？呻S時(shí)補(bǔ)漏增缺，使文檔不形成存積，只需按一下健，修改一下檔案目錄就可以了。也避免了紙質(zhì)文件將隨時(shí)間與數(shù)量累積儲(chǔ)存，一旦存儲(chǔ)不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p毀將無(wú)法復(fù)原的隱患。其次，檢索迅速、資源共享，是相對(duì)于現(xiàn)代化模式下電子文件最有利的優(yōu)勢(shì)。以往紙質(zhì)檔案資料，因其重要性，借閱需要經(jīng)過(guò)申請(qǐng)手續(xù)，并且需到指定資料存儲(chǔ)地點(diǎn)進(jìn)行人工檢索。但在信息化辦公系統(tǒng)中，資料庫(kù)是內(nèi)部相關(guān)部門共享的，可以依照規(guī)定通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)直接檢索并且對(duì)文檔信息進(jìn)行拷貝儲(chǔ)存。電子文件不受地域與空間的制約，可以同時(shí)異地進(jìn)行檢索、瀏覽、編輯與應(yīng)用。為人類生活創(chuàng)造了以往難以想象的效率空間。

電子檔案有利于檔案的保密。過(guò)去查閱檔案時(shí)是整卷查找。查閱人可以看到整卷內(nèi)容?，F(xiàn)在電子檔案管理，查閱人只需輸入需要查找的文件的編目就可以了，無(wú)法接觸其他文件，從而達(dá)到文件的保密要求。

二、電子文件檔案區(qū)別于傳統(tǒng)歸檔方式

（一）電子文件檔案歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。當(dāng)文件辦理完成后，電子檔案可隨時(shí)進(jìn)行歸檔，或在一定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過(guò)電子數(shù)碼簽名的方式進(jìn)行身份認(rèn)證，最終由檔案管理工作人員進(jìn)行登記。在管理電子檔案的過(guò)程中，需要進(jìn)行訪問(wèn)限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失和病毒的破壞；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，并定期對(duì)所有檔案進(jìn)行更新整理，在管理中使得電子檔案流程性更為突顯。

（二）對(duì)電子文件在保管及分類、編目方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進(jìn)行唯一的文件編號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)與檔案號(hào)，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；而傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會(huì)出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。

三、電子文件檔案與紙質(zhì)文件檔案的轉(zhuǎn)化與共存

在現(xiàn)代化社會(huì)當(dāng)中，因?yàn)殡娮游募洫?dú)有的便捷性與效率性特點(diǎn)，決定了其自出現(xiàn)開始就將與紙質(zhì)文件共存于世。但是在實(shí)踐當(dāng)中我們不難發(fā)現(xiàn)，兩者之間具有相互的共性、異性，同時(shí)也有相互的轉(zhuǎn)化性。

在科技迅猛發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，優(yōu)勝劣汰并非單純?cè)谟谛屡f理念交接問(wèn)題，而是因?yàn)榕f式的處理方法已無(wú)法滿足當(dāng)今高精確、高質(zhì)效的作業(yè)需求。先有了紙質(zhì)文件之后，根據(jù)辦公利用等方面的所需形成了相應(yīng)的電子版本，在現(xiàn)代化趨勢(shì)下人們通常把紙質(zhì)文件進(jìn)行掃描和輸入，其被電子文件作為執(zhí)行依據(jù)。這不僅僅局限于網(wǎng)絡(luò)辦公，更主要的是符合現(xiàn)代快節(jié)奏、高壓力的辦公效率。時(shí)代的交替，使計(jì)算機(jī)技術(shù)引領(lǐng)下的信息化辦公取代了以往效率低下的辦公模式。

電子文件可以實(shí)現(xiàn)實(shí)際工作生活中隨時(shí)應(yīng)用所需要的信息資料，跨越了時(shí)間和空間的限制，大幅提升了辦公效率。但正因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)信息資源具有其開放性和共享性，且一旦文件被篡改，電子文件又缺乏其本身的證據(jù)保留性，因此，網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題成為電子文件安全性與完整性的一項(xiàng)重大威脅。當(dāng)體驗(yàn)了電子文件便捷傳輸、方便收集和便于攜帶的現(xiàn)代化體驗(yàn)之后，人們逐漸發(fā)現(xiàn)，最傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件儲(chǔ)存方式竟是目前信息化發(fā)展社會(huì)當(dāng)中，最穩(wěn)妥、最實(shí)際的資料儲(chǔ)存方式，其依然是占據(jù)著整個(gè)社會(huì)并對(duì)信息法律效率，辯證性到主導(dǎo)作用的文件模式。所以，人們把電子文件利用現(xiàn)代化設(shè)備進(jìn)行輸出，轉(zhuǎn)變成為紙質(zhì)文件，以進(jìn)行有效遞交與長(zhǎng)期的保存。

但有些時(shí)候，文件被歸檔后需要進(jìn)行紙面、電子兩種文檔類型一起儲(chǔ)存，在業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)與應(yīng)用當(dāng)中，紙質(zhì)與電子兩種版本又同時(shí)出現(xiàn)、且被同時(shí)利用。這種模式被稱作為“雙軌制”，是一種更加全面、更加深入、更加進(jìn)步的應(yīng)用與管理形式。

四、加強(qiáng)技術(shù)防范，消除泄密隱患

紙質(zhì)檔案作為傳統(tǒng)檔案，是做好檔案保密與利用工作的基礎(chǔ)部分。這個(gè)基礎(chǔ)必須夯實(shí)。作為檔案工作者對(duì)所保管的檔案務(wù)必做到不損壞、不丟失、不散亂、不泄密，為開發(fā)利用檔案信息資源作貢獻(xiàn)。同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案異軍突起，已有超越紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)。做好電子檔案的保密和開發(fā)利用工作，應(yīng)對(duì)高科技的挑戰(zhàn)，已是當(dāng)務(wù)之急。凡涉密網(wǎng)絡(luò)一定要與互聯(lián)網(wǎng)實(shí)行物理隔離；定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，確保涉密信息不上網(wǎng)。筆者以本單位工作實(shí)際為例，在內(nèi)外網(wǎng)密級(jí)文件管理上，按規(guī)定做到專機(jī)專用，使涉密計(jì)算機(jī)不聯(lián)網(wǎng)、涉密文件不上網(wǎng)、上網(wǎng)文件不涉密，內(nèi)網(wǎng)上的各類信息資料不轉(zhuǎn)載到外網(wǎng)上或其他公共網(wǎng)，也不在涉密與非涉密計(jì)算機(jī)之間互用。涉密移動(dòng)盤不上聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)，硬盤帶數(shù)據(jù)的變舊電腦須統(tǒng)一處理等。由于妥善處理兩種不同功能的檔案關(guān)系，使檔案的保密利用工作，取得較好的成效。

五、要加強(qiáng)電子檔案的開發(fā)利用

電子檔案的開發(fā)是現(xiàn)代檔案管理區(qū)別于傳統(tǒng)保密的重要標(biāo)志之一，也是目前檔案工作的中心環(huán)節(jié)。衡量一個(gè)單位檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)，不僅看收集了多少有價(jià)值的檔案和加工整理的情況、保管工作如何，更重要的是看所收藏檔案信息傳遞和信息開發(fā)，將信息資源快速、準(zhǔn)確、完整地提供給所需要的單位。特別是檔案信息部門更應(yīng)該發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，明確自身的職責(zé)，做到電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用的互補(bǔ)，整合檔案資源來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)電子檔案利用質(zhì)的飛躍，并且還需更深層次多途徑挖掘信息資源，變被動(dòng)為主動(dòng)，變靜態(tài)為動(dòng)態(tài)，加強(qiáng)各單位之間業(yè)務(wù)的橫向聯(lián)合，從而使信息資源得到充分的開發(fā)與利用，以適應(yīng)信息社會(huì)的要求，發(fā)揮檔案部門的職能作用。

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