創(chuàng)新機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性及途徑

王芳

【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)有機關(guān)事業(yè)單位高效運轉(zhuǎn)的需要。針對傳統(tǒng)檔案管理中存在的各種問題，機關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極開展檔案的信息化建設(shè)工作，這對提高檔案資源的有效利用率，提高各部門的工作效率等方面都有重要的意義。本文在分析了信息化時代對機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要影響基礎(chǔ)上，提出了創(chuàng)新檔案管理的主要途徑。

【關(guān)鍵詞】機關(guān)事業(yè)單位；檔案管理；信息化

檔案作為一種特殊的信息資源，是事業(yè)單位寶貴的資源和財富。它包含了很多重要的信息資料，記錄著機關(guān)單位的發(fā)展歷史、人事關(guān)系、人事檔案、工作流程等重要信息，檔案為機關(guān)單位的未來發(fā)展提供了重要依據(jù)。因此，檔案管理在機關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展中具有十分重要的作用。但是，目前我國很多機關(guān)事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這種管理方式存在著檔案存放條件不達標、缺少檔案存放場地、檔案缺失等很多問題，因此，采用紙質(zhì)檔案存放的方式已經(jīng)不能滿足機關(guān)事業(yè)單位工作的需要。目前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步，檔案管理工作的信息化、電子化已經(jīng)成為發(fā)展潮流。在這種背景下，機關(guān)檔案管理工作也面臨著巨大的壓力和挑戰(zhàn)，如何創(chuàng)新機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，已經(jīng)成為當前檔案工作者研究的重要內(nèi)容和使命。

一、提高機關(guān)事業(yè)單位檔案管理信息化的重要性

機關(guān)事業(yè)單位的檔案信息化管理是檔案工作發(fā)展的必然趨勢，同時，實現(xiàn)檔案的信息化管理，也可以提高機關(guān)單位檔案管理的效率，這對促進機關(guān)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的意義。

（一）檔案存放載體越來越便捷。目前，很多機關(guān)事業(yè)單位的檔案通常以紙質(zhì)的形式保存，每天機關(guān)事業(yè)單位都會形成很多的檔案信息，如果這些檔案資源以紙質(zhì)的形式保存，就勢必要整理出專門的存儲地點，即便配備了專門的檔案室，每天也需要不斷入藏新的檔案，這樣就會造成檔案存放空間減少的現(xiàn)象。而檔案信息一旦丟失或者損毀，不僅對機關(guān)單位而且對當事人都會造成巨大損失，因此，紙質(zhì)保存檔案的方式存在很多的問題。而目前隨著網(wǎng)絡(luò)信息化的進步和發(fā)展，機關(guān)單位的電子文件也不斷增加，一些新興的信息存儲技術(shù)提高了檔案信息存儲的容量，改變了傳統(tǒng)檔案資源存儲的載體，例如，一些重要文件可以通過光盤、U盤、云存儲等形式進行保存，這種存儲方法具有簡單操作、存儲時間長等優(yōu)勢。

（二）提高了檔案資源信息的利用率。由于紙質(zhì)檔案在被查閱時要受到時間和地點的限制，并且需要花費很長的時間才能查找到所需的資料。然而在信息化時代，檔案部門可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及計算機技術(shù)建立起適合單位的信息化檔案室，整合各個部門的資料，將檔案信息歸入統(tǒng)一的管理中，有效實現(xiàn)檔案資源的配置和共享，從而使檔案查詢?nèi)穗S時隨地都可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己所需的資料，這種方式準確高效，節(jié)省了寶貴的時間，也更容易被檔案使用者所接受。

二、加強機關(guān)事業(yè)單位檔案管理的主要途徑

在網(wǎng)絡(luò)信息時代，通過加強對機關(guān)事業(yè)單位檔案資源的開發(fā)和管理，提高檔案資源的有效共享和合理使用，這對促進機關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展具有重要的作用，主要可以通過以下途徑提高檔案管理工作：

（一）提升機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案管理工作的認識。檔案管理工作越來越受到各個單位的重視，人們也越來越認識到檔案管理在單位發(fā)展中所起到的重要作用。因此，在信息化不斷發(fā)展的新時代，機關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和干部更要充分認識到信息化已經(jīng)是一種發(fā)展潮流，檔案管理工作必須擺脫傳統(tǒng)的管理方式，只有積極參與到各項工作的信息化建設(shè)中，為單位的檔案管理信息化提供有效的檔案配備、經(jīng)費等方面的保障，才能為實現(xiàn)本單位檔案管理信息化打下堅實的基礎(chǔ)。

（二）提升檔案工作人員的綜合素質(zhì)。隨著檔案工作的信息化開展，這也對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，機關(guān)單位要注重培養(yǎng)具有計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等在內(nèi)的專業(yè)檔案管理人員。一方面針對已有的檔案人員要鼓勵他們自學(xué)檔案管理的相關(guān)專業(yè)知識和理論實踐，提高自身的工作質(zhì)量，另一方面機關(guān)單位也要不斷開展各種關(guān)于檔案管理的講座，積極參加各種檔案管理的信息化培訓(xùn)活動，提高檔案人員的信息化意識，才能保證檔案管理信息化建設(shè)的開發(fā)和實現(xiàn)，從而促進機關(guān)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

（三）做好檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)。機關(guān)事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理的信息化，就要做好檔案信息管理系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)工作。因此，各個機關(guān)事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，了解目前單位檔案管理的現(xiàn)狀，開展檔案信息管理系統(tǒng)所需要的經(jīng)費、檔案配置、人員情況等具體內(nèi)容，從而針對單位的現(xiàn)狀開發(fā)一套適合自身發(fā)展的信息檔案管理系統(tǒng)，才能真正解決檔案管理存在的各種問題，最終提高機關(guān)單位的檔案管理水平。

三、結(jié)束語

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作也進入了全新的發(fā)展時期。提高機關(guān)檔案管理工作，對機關(guān)事業(yè)單位具有重要的影響和意義：一方面，加強檔案管理信息化工作能夠促進事業(yè)單位的全面發(fā)展，不斷滿足事業(yè)單位的檔案工作需求；另一方面，加強檔案管理的信息化建設(shè)才能充分發(fā)揮檔案資源的價值，為檔案使用者提供最真實、最可靠的數(shù)據(jù)來源，提高檔案資源的使用率，最終提高機關(guān)事業(yè)單位的運轉(zhuǎn)效率。

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