做好機(jī)關(guān)文書檔案規(guī)范化管理工作的思考

李政清

【摘要】隨著機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理的進(jìn)一步推進(jìn)，文書檔案規(guī)范化管理的作用越來越重要。本文介紹了文書檔案規(guī)范化管理的意義、基本要求和基本特征，并在此基礎(chǔ)上闡述了現(xiàn)代化辦公環(huán)境下文書檔案管理一體化的原則。

【關(guān)鍵詞】文書檔案；規(guī)范化

一、文書檔案規(guī)范化管理的意義

文書檔案是指機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)等團(tuán)體在從事社會(huì)活動(dòng)的過程中，為了特定需要，按照一定的要求、格式而形成的書面文字材料。文書檔案管理工作是檔案管理工作的重要組成部分，其管理水平直接影響著文書檔案資料的完整性。文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，文書處理工作和檔案管理工作任務(wù)不同且相互獨(dú)立，但二者同時(shí)又是文書檔案管理工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，推進(jìn)機(jī)關(guān)文書檔案管理規(guī)范化工作，有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

（一）文書檔案規(guī)范化管理是各級(jí)機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)工作不可缺少的輔助工作。文書檔案工作是各級(jí)各類機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)活動(dòng)必不可少的一個(gè)輔助工作。無論領(lǐng)導(dǎo)有多么大的能力和才干，也少不了文書檔案的輔助工作。文書檔案工作能夠保證機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，保證領(lǐng)導(dǎo)決策的推行，保證信息溝通的順暢，因此，它具有很強(qiáng)的保障功能。同時(shí)，文書檔案工作上的些許疏忽，都有可能導(dǎo)致黨政領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門在處理公務(wù)上、決策等方面的損失，有些損失甚至無法彌補(bǔ)。因此，文書檔案的規(guī)范化管理，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)工作和業(yè)務(wù)工作的輔助作用不可或缺。

（二）文書檔案規(guī)范化管理是機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分。文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)日常工作的重要組成部分，是單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要條件和手段。進(jìn)入信息社會(huì)后，文書檔案管理工作已從過去的后臺(tái)躍升到前臺(tái)。文書檔案管理工作已經(jīng)成為機(jī)關(guān)管理與機(jī)構(gòu)運(yùn)行的重要工具，成為維系人類社會(huì)永久記憶和創(chuàng)造力的智慧寶庫。文書檔案管理規(guī)范化的程度直接決定著一個(gè)機(jī)關(guān)日常工作的效率。

（三）文書檔案規(guī)范化管理是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。文書檔案管理工作是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，是檔案事業(yè)賴以生存發(fā)展的物質(zhì)基礎(chǔ)。有領(lǐng)導(dǎo)人曾講過，檔案是歷史舟車、文化財(cái)富，是人們?cè)谏鐣?huì)實(shí)踐中創(chuàng)造和積累的重要?dú)v史文化資源。文書檔案不單純是一堆文字材料，而應(yīng)該把它當(dāng)作是歷史的載體、文化的財(cái)富。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，文書檔案規(guī)范化管理在國家檔案事業(yè)中發(fā)揮著越來越重要的基礎(chǔ)性作用。

二、文書檔案規(guī)范化管理的基本要求

做好文書檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)性工作主要有以下三方面的要求：

（一）準(zhǔn)確嚴(yán)密。這就要求我們的文書檔案在工作的過程中是準(zhǔn)確嚴(yán)密的，應(yīng)該減少漏洞，最大程度上減少工作上的疏漏。在從事擬稿、辦文的過程中，在檔案形成的過程中，都要強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確、規(guī)矩、規(guī)范。

（二）及時(shí)迅速。這是對(duì)我們的工作提出的時(shí)效要求。無論是處理文件，還是搜集檔案材料，各個(gè)工作環(huán)節(jié)都應(yīng)該保持效率。因?yàn)槲臅鴻n案管理工作是直接為領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門服務(wù)的，所以在工作的各個(gè)環(huán)節(jié)上都要最大限度地提高工作效率，通過采用先進(jìn)的技術(shù)，加強(qiáng)管理，簡化工作流程，來提升工作的效率。

（三）確保安全。主要是指文書檔案的信息安全和實(shí)體安全。在工作的過程中，要嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，不能將文書檔案丟失或造成文件積壓沒有及時(shí)整理、立卷。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，大量的文件是以電子文件的形式存在的，稍不留意就有可能產(chǎn)生一系列的泄密后果。盡管有加密手段，但是也有出現(xiàn)疏漏的時(shí)候。因此，各種文書檔案，不論是紙質(zhì)的，還是電子的，都要注意保存，嚴(yán)格保密，既要保證信息安全，同時(shí)還要保證實(shí)體安全。

三、文書檔案規(guī)范化管理的基本特征

（一）前端控制。這是文書檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。前端控制是指在文件撰寫、處理和保管的各階段都要符合文件管理系統(tǒng)的要求，前端控制主要體現(xiàn)在技術(shù)設(shè)計(jì)和文件撰寫兩個(gè)層面，把文件的撰寫、處理、保管環(huán)節(jié)都鑲嵌進(jìn)入文件管理系統(tǒng)，統(tǒng)一要求。主要包含兩個(gè)層面的內(nèi)容，一是技術(shù)設(shè)計(jì)方面，二是文件撰寫方面。從技術(shù)設(shè)計(jì)的層面看，主要指電子文件，電子文件能夠按照預(yù)先設(shè)定的格式自動(dòng)生成符合規(guī)范的正式文本。從文件撰寫的層面看，主要指在文件的處理、撰寫過程中要符合國家有關(guān)的法規(guī)、規(guī)范。

（二）全過程管理。這是文書檔案規(guī)范化管理的核心要求。全過程管理的基本內(nèi)容是指將文書檔案管理工作的全部內(nèi)容納入機(jī)關(guān)工作人員的全程控制之下。全過程管理就是不要有漏洞，不要有哪一個(gè)環(huán)節(jié)失控或失真。全過程管理就是把參與文書檔案管理工作的人員有機(jī)銜接在一起，同時(shí)對(duì)文書檔案的生成質(zhì)量承擔(dān)一定的責(zé)任，各自從不同的角度去把握。

（三）信息共享。這是文書檔案規(guī)范化管理的工作目標(biāo)。信息共享是文書檔案規(guī)范化管理的目標(biāo)，可以從兩方面來把握。從系統(tǒng)論的角度來看，文件、檔案、圖書、情報(bào)都是信息的一種形式，都具有傳輸、存儲(chǔ)信息的功能。隨著現(xiàn)代管理對(duì)綜合化信息的需求，勢(shì)必會(huì)強(qiáng)化信息資源共享。從全社會(huì)的角度來說，信息共享是信息化社會(huì)的基本特征。機(jī)關(guān)工作過程中形成的許多公文信息可以一次輸入，多次輸出，反復(fù)使用，這是文書檔案工作現(xiàn)代化的一個(gè)重要標(biāo)志。實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)和系統(tǒng)內(nèi)文檔工作的信息資源共享，是文書檔案管理規(guī)范化追求的目標(biāo)和境界。

四、現(xiàn)代化辦公環(huán)境下文書檔案一體化管理的原則

隨著現(xiàn)代化辦公環(huán)境條件的改善，文書檔案管理工作已經(jīng)從過去的臺(tái)后躍升到臺(tái)前，隨之而來的是文書工作和檔案工作的界限變得越來越模糊。在現(xiàn)代化辦公環(huán)境下，做好文書檔案一體化管理要把握好以下三個(gè)原則。

（一）撰文工作規(guī)范化。公文起草具有以下的特點(diǎn)：一是目的的特殊性，公文是為處理公務(wù)服務(wù)的，要排斥個(gè)性化寫作。二是內(nèi)容要絕對(duì)真實(shí)地反映現(xiàn)實(shí)生活、工作實(shí)際，排斥文學(xué)手法，不能虛構(gòu)。三是文稿不能隨意產(chǎn)生，要嚴(yán)格按照國家公文格式的標(biāo)準(zhǔn)或約定俗成的格式規(guī)范制作出來，保證未來在檔案格式上的要素齊備、重要項(xiàng)目不丟失。四是表達(dá)要規(guī)范，采用應(yīng)用文體，注重公文最基礎(chǔ)的要素，恰當(dāng)使用好公文術(shù)語。

（二）辦文程序規(guī)范化。發(fā)文程序從擬稿開始依次會(huì)經(jīng)歷核稿、簽發(fā)、注發(fā)、繕印、校核、用印、簽署、發(fā)文登記、裝封、發(fā)出這十個(gè)環(huán)節(jié)，然后文稿經(jīng)過發(fā)文程序傳遞到收文機(jī)關(guān)，另外還有一部分文稿要留在單位內(nèi)部。這樣的一個(gè)工作流程中，有很多環(huán)節(jié)都直接影響著文書檔案的質(zhì)量。因此，要保證這個(gè)流程的規(guī)范化，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量，嚴(yán)格按照操作規(guī)程去把關(guān)。

（三）立卷歸檔規(guī)范化。立卷歸檔是文書檔案管理的重要環(huán)節(jié)。做好此環(huán)節(jié)工作主要有以下內(nèi)容：一是做好平時(shí)的歸卷工作，把年終的集中整理化整為零，把工作做在平時(shí)。要把握以下細(xì)節(jié)：第一，收存工具要標(biāo)準(zhǔn)化；第二，注重分門別類；第三，確保文件整齊完備；第四，區(qū)分文件的保存價(jià)值；第五，保持文件自然聯(lián)系。二是對(duì)文件信息進(jìn)行整理編目，主要有：第一，按照時(shí)間順序或重要程度排列；第二，為每一頁文件編寫頁號(hào)；第三，編擬案卷題名；第四，填寫案卷封面。三是對(duì)文件信息的歸檔保存。要謹(jǐn)慎地對(duì)待每一份在工作當(dāng)中形成的文書檔案，嚴(yán)格遵循國家的法律法規(guī)要求，把那些有價(jià)值的、已經(jīng)處理好的、處理完畢的文件定期集中歸檔，使得相關(guān)文書檔案能有一個(gè)法定的處所。

文書檔案管理工作是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)的記錄者，也是機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)展的預(yù)測(cè)者。加強(qiáng)機(jī)關(guān)文書檔案規(guī)范化管理，對(duì)于提高機(jī)關(guān)工作的質(zhì)量和效率有著十分重要的作用和意義。因此，每一名文書檔案管理工作者都要高度重視文書檔案規(guī)范化管理的工作，在具體的業(yè)務(wù)工作中，認(rèn)真按照有關(guān)的業(yè)務(wù)要求，切實(shí)做好文書檔案規(guī)范化管理的工作。

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