新形式下檔案管理工作存在的問題和對(duì)策研究

劉小琴

【摘要】檔案是信息的重要載體，檔案管理是十分重要的工作，管好用好檔案，對(duì)資源開發(fā)起著重要作用。為了更好地完善檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理和解決檔案管理工作中的問題，本文針對(duì)性地提出解決措施，以保障檔案管理工作順利進(jìn)行。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；問題；對(duì)策；研究

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理的有效性與公共機(jī)構(gòu)的競(jìng)爭(zhēng)力有關(guān)，人們更關(guān)注檔案管理的有效性，研究新形式下檔案管理存在的問題和對(duì)策具有非常重要的意義。

一、檔案管理中的問題分析

（一）檔案管理制度不健全，缺乏規(guī)范性管理。很多企事業(yè)單位目前因?yàn)槿狈n案管理相關(guān)的規(guī)范性制度，使得其檔案管理工作不夠規(guī)范，缺少相應(yīng)的設(shè)備和管理流程，員工做事散漫，甚至出現(xiàn)了檔案多處管理的情況，這使得檔案信息沒有準(zhǔn)確性和時(shí)效性，無法給予企業(yè)的工作、決策和發(fā)展提供有效的服務(wù)。雖然檔案管理人員的社會(huì)要求不斷提高，但是檔案管理人員的素質(zhì)還沒有普遍提高，部分事業(yè)單位檔案管理效率低下，使得檔案管理人員的素質(zhì)不能適應(yīng)檔案管理的要求。

（二）管理意識(shí)不強(qiáng)，檔案管理的方法落后。在現(xiàn)代社會(huì)的企事業(yè)單位，由于文件管理投入不足，文件管理方式仍處于傳統(tǒng)的手工管理模式，采用手工采集、整理、編輯、檢索文件?，F(xiàn)代信息技術(shù)的使用使得檔案管理符合現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展，搜索過程復(fù)雜且容易出錯(cuò)。在降低工作效率的過程中，文件信息的準(zhǔn)確性不能保證，這對(duì)企事業(yè)單位是不利的。盡管許多組織對(duì)文件管理的重視程度越來越高，但在實(shí)際的文件管理工作中，由于工作人員對(duì)文件管理的理解不夠，在收集和整理數(shù)據(jù)的過程中經(jīng)常會(huì)遇到很多困難。

（三）檔案硬件投入不足，創(chuàng)新觀念落后。創(chuàng)新是檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的保障，檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展意味著其社會(huì)功能的改善和提高，要把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來。檔案工作是黨和國家的重要事業(yè)，但檔案室建設(shè)不規(guī)范不標(biāo)準(zhǔn)，檔案柜陳舊，存儲(chǔ)條件差，為此，要以時(shí)代發(fā)展為基礎(chǔ)，要實(shí)現(xiàn)檔案的可持續(xù)發(fā)展，必須不斷創(chuàng)新檔案管理工作。這也是檔案管理社會(huì)性和開放性的必然要求。

二、改進(jìn)檔案管理中常見問題的對(duì)策

（一）信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用。主要是檔案管理相關(guān)軟件的開發(fā)和使用，使得檔案管理更加便捷、準(zhǔn)確。要用現(xiàn)代信息技術(shù)手段管理檔案，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員現(xiàn)代信息技術(shù)技能的培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠有效地將這項(xiàng)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中。利用檔案管理相關(guān)軟件，對(duì)檔案信息的輸入、檢索等進(jìn)行全方位的管理，使得在利用檔案信息的時(shí)候更加快速和準(zhǔn)確，提升單位檔案管理的效率。

（二）加強(qiáng)工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。在正確理解檔案管理意義的同時(shí)，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定開展管理工作，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)察。還要經(jīng)常培訓(xùn)，這種培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)性的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。

（三）檔案管理的效果，直接決定了檔案的壽命和準(zhǔn)確性。檔案管理是一個(gè)專業(yè)性和規(guī)范性的工作，必須嚴(yán)格按照《檔案法》的規(guī)范性要求來進(jìn)行檔案管理，該規(guī)范性文件明確了檔案管理的職責(zé)、范圍、方式、權(quán)利和義務(wù)等，并提出檔案管理必須規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。因此，各企事業(yè)單位應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的投入，這主要包括了檔案室的規(guī)范化建設(shè)、檔案管理設(shè)備的齊全、檔案室的安全等。堅(jiān)持系統(tǒng)實(shí)施的嚴(yán)肅性。檔案部門不僅是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，還是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在實(shí)施規(guī)章制度時(shí)，必須要充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

（四）檔案管理工作中出現(xiàn)很多難題。主要問題是檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，甚至出現(xiàn)了一崗多職的情況，人員的缺少是需要時(shí)間來改變的，需要提升檔案管理工作人員的整體素質(zhì)，這種素質(zhì)是建立在專業(yè)化的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的基礎(chǔ)之上的，并且在加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，也要教導(dǎo)員工在其職終其事的素質(zhì)，服從企事業(yè)單位的安排，切實(shí)做好檔案管理工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理工作創(chuàng)新的途徑

（一）思想觀念的創(chuàng)新。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

（二）服務(wù)方式的創(chuàng)新。更好地創(chuàng)新服務(wù)方式，需要我們不斷發(fā)現(xiàn)新的文件需求和服務(wù)方式，更好地滿足實(shí)踐需求。在工作中，要加強(qiáng)和改進(jìn)檔案業(yè)務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和時(shí)效性。

（三）加大資金投入。檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，建設(shè)的前提就是館藏檔案的數(shù)字化，檔案部門在硬件設(shè)備方面應(yīng)該積極引進(jìn)必需的應(yīng)用設(shè)備，通常工作人員應(yīng)該借助先進(jìn)科學(xué)的硬件設(shè)備，轉(zhuǎn)化、掃描、補(bǔ)充、整理館藏檔案資源，注重各環(huán)節(jié)的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數(shù)據(jù)庫，保障檢索服務(wù)的高效性；或者是建立各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，注重?cái)?shù)據(jù)信息的備份與加密等工作。

四、結(jié)語

事業(yè)單位的檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)型和職能型的管理工作，在信息化建設(shè)過程中還存在一系列問題，必須立足實(shí)際，加強(qiáng)檔案管理與信息技術(shù)相結(jié)合，注重檔案信息管理建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)，加大資金投入，落實(shí)科學(xué)規(guī)范化，通過信息化方法管理檔案，最大限度地發(fā)揮檔案工作在管理和服務(wù)方面的潛在優(yōu)勢(shì)。

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